ONMATE / DATA INTEGRATION

Data Integration

Kết nối dữ liệu giữa các hệ thống theo một cấu trúc thống nhất.

ONMATE rà soát dữ liệu từ website, CRM, bảng tính và các nền tảng đang sử dụng. Phương án kết nối làm rõ cách ghép bản ghi, xử lý dữ liệu trùng và theo dõi lỗi để đội ngũ giảm thao tác tổng hợp thủ công.

Xem phạm vi dịch vụ Trao đổi nhu cầu

Ánh xạ trường

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Bảng ánh xạ trường

Cột trong bảng tính	Trường trong CRM	Kiểu
Họ và tên	Họ tên	Văn bản
Số điện thoại	Số điện thoại	Số điện thoại
Nhu cầu	Nhu cầu	Danh sách chọn
Nguồn	Nguồn khách	Danh sách chọn

Khóa nối

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Nối đơn hàng với GA4 theo mã đơn

Tuần 29/09 – 05/10

Đơn trong cửa hàng51Khớp với GA447Chưa khớp4

Mã đơn	Cửa hàng	GA4
NT-20413	Có	Có
NT-20418	Có	Chưa có
NT-20421	Có	Chưa có

Sơ đồ luồng

Nhật ký chạy

HÀNH TRÌNH NỐI DỮ LIỆU

Nối dữ liệu dùng được khi từng dòng đi đâu đều truy ra được và lỗi không trôi lặng lẽ.

Sáu chặng từ ánh xạ trường đến nhật ký chạy. Chọn một chặng để xem việc ở đó.

CHẶNG 01

Ánh xạ

Mỗi cột của nguồn ghép với một trường đích, cùng kiểu dữ liệu, thử trên vài dòng thật.

Sáu chặng quay quanh một điểm. Chọn một chặng để đọc chi tiết.

Dữ liệu đi đúng chỗ, và biết khi nó đi sai

SÁU PHẦN VIỆC

Chọn một phần việc để xem
toàn bộ cách làm.

Mỗi phần việc có màn hình làm việc, đầu vào và cách đo riêng.

Chạm vào một thẻ để đổi nội dung bên dưới.

Đang xemGhép trường nguồn với đích

	A	B	C	D	E
2	4	Nguyễn Thị Lan	0901***234	29/09 09:12	Giữ
3	7	Nguyễn T. Lan	0901***234	29/09 09:15	Trùng
4	8	Phạm Quang Huy	0987***651	29/09 10:02	Sang CRM

Nội dung của thẻ Ghép trường nguồn với đíchChọn thẻ khác

TRÔNG NHƯ THẾ NÀO

Ánh xạ trường trông thế nào.

Ba màn hình: bảng ánh xạ, một dòng trước và sau, và hồ sơ trong CRM.

Cột nguồn ghép trường đích

Mỗi dòng ghép một cột của bảng tính với một trường trong CRM, kèm kiểu dữ liệu. Tên đích ghi đúng như trong CRM.

Đọc tiếp

Bắt đầu với bốn cột: họ tên, số điện thoại, nhu cầu, nguồn.

MÔ PHỎNG · SỐ MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Bảng ánh xạ trường

Cột trong bảng tính	Trường trong CRM	Kiểu
Họ và tên	Họ tên	Văn bản
Số điện thoại	Số điện thoại	Số điện thoại
Nhu cầu	Nhu cầu	Danh sách chọn
Nguồn	Nguồn khách	Danh sách chọn

Tên trường đích ghi đúng như trong CRM, để người ghép không phải đoán.
Kiểu Danh sách chọn nghĩa là CRM chỉ nhận các giá trị đã có sẵn trong danh sách.
Cột Nguồn của bảng tính tên khác trường Nguồn khách trong CRM. Ghi cặp tên này vào bảng.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Một dòng trước và sau

Lấy một dòng thật rồi đặt giá trị trong bảng tính cạnh giá trị trong CRM. Chỗ nào đổi, ghi lại quy tắc đổi.

Đọc tiếp

Thử vài dòng khác nhau trước khi chạy cả bảng.

MÔ PHỎNG · SỐ MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Dòng 4 trước và sau khi sang CRM

Trường	Trong bảng tính	Trong CRM
Họ tên	nguyễn thị lan	Nguyễn Thị Lan
Số điện thoại	0901 *** 234	0901***234
Nguồn khách	form	Form website

Tên được viết hoa chữ cái đầu để hồ sơ trong CRM đồng đều.
Số điện thoại bỏ khoảng trắng, về dạng chung dùng để nối và loại trùng.
Giá trị trong form đổi sang đúng lựa chọn có trong danh sách Nguồn khách của CRM.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

LÀM NHƯ THẾ NÀO

Năm bước lập bảng ánh xạ.

Bắt đầu từ trường CRM đang dùng, không từ mọi cột của bảng tính.

01Liệt kê các trường CRM đang có người dùng: họ tên, số điện thoại, nhu cầu, nguồn.
02Với mỗi trường, tìm cột của bảng tính chứa giá trị tương ứng và ghi cặp tên.
03Ghi kiểu dữ liệu của trường đích: văn bản, số điện thoại hay danh sách chọn.
04Thử một vài dòng thật: đặt giá trị trước và sau cạnh nhau, ghi quy tắc đổi.
05Cho người dùng CRM xem hồ sơ vừa tạo, rồi sửa chỗ họ thấy sai.

Bạn đưa vào

Bảng tính nguồn
Trường trong CRM
Kiểu dữ liệu
Người dùng CRM

Bảng ánh xạ trườngONMATE cùng doanh nghiệp

Bạn nhận lại

Bảng ánh xạcột nguồntrường đíchkiểuquy tắc đổi

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

CẦN CHUẨN BỊ GÌ

Cần chuẩn bị gì để ánh xạ.

Cần mở được bảng tính nguồn và màn hình trường của CRM.

NGUYÊN TẮC

Mỗi cột nguồn hoặc có trường đích, hoặc được ghi là bỏ qua. Không để cột lửng lơ.

ÁNH XẠ · MẪU

docs.google.com/spreadsheets

nhathom-anh-xa-truongTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu

	A	B	C	D
1	Cột nguồn	Trường đích	Kiểu	Bắt buộc
2	Họ và tên	Họ tên	Văn bản	Có
3	Số điện thoại	Số điện thoại	Số điện thoại	Có
4	Nhu cầu	Nhu cầu	Danh sách chọn	Không
5	Nguồn	Nguồn khách	Danh sách chọn	Có

Ánh xạMẫu thử

Kiểu của trường đích ghi ngay cạnh, để biết giá trị nào sẽ bị từ chối.
Nhu cầu không bắt buộc: thiếu giá trị này, dòng vẫn sang CRM.
Cột Nguồn ghép với trường Nguồn khách. Hai tên khác nhau nằm cùng một dòng.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Một cột một dòng

Không gộp

Ghi kiểu đích

Văn bản, số, danh sách

Ghi quy tắc đổi

Viết ngắn

Có người duyệt

Ghi vai trò

Bộ tài nguyên4 mục

Bảng tínhBảng tính nguồnQuyền xem và ghi.
CRMQuyền xem trường CRMXem tên và kiểu.
MẫuVài dòng mẫuĐã che thông tin riêng.
NgườiNgười duyệt ánh xạThường là chủ shop.

Xem đủ thông số và ghi chú

Nguồn: Google Sheets API: khái niệm Trang tài liệu mô tả bảng tính, trang tính, ô và phạm vi giá trị mà luồng đọc hoặc ghi.
Nguồn: Bitrix24: tài liệu REST API Tài liệu mô tả cách đọc và ghi dữ liệu CRM qua REST API, ví dụ khi tạo khách hàng.
Lưu ý: Che thông tin riêng trong dòng mẫu Khi gửi dòng mẫu để xem, che bớt số điện thoại. Dữ liệu cá nhân cần có cơ sở pháp lý, xem văn bản hiện hành.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

ĐO ĐIỀU GÌ

Rà ánh xạ theo từng trường.

Với mỗi cột nguồn, kiểm ba điều: có trường đích, kiểu khớp, đã thử dòng mẫu.

CẦN ĐO

Cột chưa thử dòng mẫu dễ gây lỗi lúc chạy thật.

RÀ ÁNH XẠ · MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Rà ánh xạ từng trường

Cột nguồn	Có trường đích	Kiểu khớp	Đã thử dòng mẫu
Họ và tên	Có	Có	Có
Số điện thoại	Có	Có	Có
Nhu cầu	Có	Cần xem	Chưa
Nguồn	Có	Chưa	Chưa

Cột Nhu cầu có thể chứa chữ gõ tự do, còn trường đích là danh sách chọn. Cần xem lại.
Cột Nguồn chưa kiểm kiểu với trường đích. Kiểm trước khi chạy thật.
Chưa thử dòng mẫu thì chưa biết giá trị nào CRM từ chối. Thử vài dòng trước.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Cách đọc số · số mẫu

Chỉ số	Cho biết	Cần xem lại khi
Có trường đích	Mọi cột đều có đích hoặc ghi bỏ qua	Cột lửng lơ không rõ đi đâu
Kiểu khớp	Giá trị nằm trong kiểu của đích	Giá trị có thể bị từ chối hoặc lệch
Đã thử dòng mẫu	Dòng mẫu sang đúng chỗ	Mới chỉ kiểm trên giấy
Quy tắc đổi	Ghi lại cho từng cột	Người sau không hiểu vì sao đổi

CÁCH ĐỌC

Ô vàng là việc cần làm.

Đọc tiếp

Cột Nguồn chưa kiểm kiểu và chưa thử dòng mẫu, nên chưa nên chạy thật.

LƯU Ý

Ánh xạ đúng chưa nói dữ liệu nguồn đúng.

Đọc tiếp

Nó chỉ cho biết cột nào đi tới trường nào.

Tài liệu tham khảo:Bitrix24: tài liệu REST API ↗

CÁCH TRIỂN KHAI

Cách xử lý các tình huống thường gặp.

Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.

Tên cột mỗi nơi một kiểu

Lập bảng ghép tên, mỗi cặp một dòng.

Liệt kê cột nguồn
Liệt kê trường đích
Ghép từng cặp
Ghi kiểu dữ liệu

Giá trị cần đổi dạng

Ghi quy tắc đổi cạnh từng cột.

Lấy dòng mẫu
Đặt trước và sau
Viết quy tắc
Cho người dùng xem

Form thêm cột mới

Thêm vào bảng ánh xạ trước khi chạy.

Ghi tên cột mới
Chọn trường đích
Thử dòng mẫu
Cập nhật bảng

DẤU HIỆU

Hồ sơ CRM thiếu nhu cầu

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Trường Nhu cầu trong CRM trống
Ánh xạ	Chưa có dòng cho cột Nhu cầu
Việc cần làm	Thêm dòng ánh xạ và thử lại

KIỂM TRA

Cột Nhu cầu không được ghép sang trường nào.

DẤU HIỆU

Nguồn khách hiện sai

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Nguồn khách trống hoặc lệch
Giá trị	Khác lựa chọn trong danh sách
Việc cần làm	Đổi giá trị về đúng lựa chọn

KIỂM TRA

Giá trị form không có trong danh sách của CRM.

DẤU HIỆU

Số điện thoại lẫn chữ

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Một số hồ sơ không tạo được
Chuẩn hóa	Chưa bỏ ký tự lạ
Việc cần làm	Thêm quy tắc làm sạch số

KIỂM TRA

Người nhập gõ thêm ghi chú vào ô số.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU

Danh sách kiểm tra.

Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.

0%SẴN SÀNG

Đã liệt kê các trường CRM đang dùngMỗi cột nguồn có trường đích hoặc ghi bỏ quaĐã ghi kiểu dữ liệu của trường đíchQuy tắc đổi giá trị viết cạnh từng cộtĐã thử vài dòng mẫuNgười dùng CRM đã xem hồ sơ vừa tạoHồ sơ ghi bảng tính và số dòng gốcBảng ánh xạ có tên người duyệt

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗

Nội dung của thẻ Chọn khóa để nối dữ liệuChọn thẻ khác

TRÔNG NHƯ THẾ NÀO

Khóa nối trông thế nào.

Ba màn hình: chọn khóa, chuẩn hóa số điện thoại và kết quả nối theo mã đơn.

Thử từng khóa một

Thử vài khóa: tên, số điện thoại, email. Khóa tốt là khóa gần như mỗi người một giá trị và có ở cả hai nơi.

Đọc tiếp

Không dùng tên làm khóa chính.

MÔ PHỎNG · SỐ MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Chọn khóa để nối

Khóa thử	Nhận xét	Quyết định
Họ tên	Hai người có thể trùng tên	Không dùng
Số điện thoại chuẩn hóa	Gần như mỗi người một số	Dùng
Email	Nhiều khách không điền	Dự phòng

Tên giống nhau chưa chắc là một người, nên tên không làm khóa nối được.
Số điện thoại, sau khi chuẩn hóa, được chọn làm khóa chính để nối.
Email bỏ trống ở nhiều dòng, nên chỉ làm khóa dự phòng khi thiếu số điện thoại.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Đưa về một dạng chung

Số điện thoại có nhiều cách gõ. Đưa về một dạng chung trước khi so, nếu không hai số giống nhau bị coi là khác.

Đọc tiếp

Quy tắc nào cũng viết một câu và áp dụng giống nhau.

MÔ PHỎNG · SỐ MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Chuẩn hóa số điện thoại trước khi nối

Khách gõ	Dạng chung	Quy tắc
0901 *** 234	0901***234	Bỏ khoảng trắng
+84 901 *** 234	0901***234	Đổi +84 thành 0
84901***234	0901***234	Đổi 84 thành 0

Mỗi quy tắc viết một câu ngắn, ai đọc cũng áp dụng giống nhau.
Mọi cách gõ về cùng một dạng chung. Hai số giống nhau mới được coi là một khách.
Số có mã nước +84 đổi về số 0 ở đầu, giống cách khách hay gõ trong nước.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Số đơn khớp và chưa khớp

Nối đơn hàng của cửa hàng với GA4 bằng mã đơn. Đơn chưa khớp được liệt kê từng đơn, không chỉ ghi tổng.

Đọc tiếp

Số chưa khớp là việc cần xem, chưa phải kết luận.

MÔ PHỎNG · SỐ MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Nối đơn hàng với GA4 theo mã đơn

Tuần 29/09 – 05/10

Đơn trong cửa hàng51Khớp với GA447Chưa khớp4

Mã đơn	Cửa hàng	GA4
NT-20413	Có	Có
NT-20418	Có	Chưa có
NT-20421	Có	Chưa có

Mã đơn giống nhau ở cửa hàng và GA4, nên nối được từng đơn một.
Đơn này có ở cửa hàng nhưng chưa thấy bên GA4. Ghi mã đơn để tìm lý do, không đoán.
Các đơn chưa khớp được liệt kê từng đơn để người phụ trách xem, không chỉ ghi tổng.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

LÀM NHƯ THẾ NÀO

Năm bước chọn khóa nối.

Thử trên dữ liệu thật của hai nơi trước khi chốt khóa.

01Liệt kê các trường có ở cả hai nơi: mã đơn, số điện thoại, email, tên.
02Đếm trong mỗi nơi: trường nào gần như mỗi bản ghi một giá trị, trường nào hay bỏ trống?
03Chọn một khóa chính và một khóa dự phòng, ghi lý do chọn.
04Viết quy tắc chuẩn hóa cho khóa, ví dụ bỏ khoảng trắng trong số điện thoại.
05Nối thử, đếm dòng khớp và chưa khớp, rồi xem từng dòng chưa khớp.

Bạn đưa vào

Dữ liệu hai nơi
Trường dùng chung
Quy tắc chuẩn hóa
Người duyệt khóa

Khóa nối đã thửONMATE cùng doanh nghiệp

Bạn nhận lại

Khóa chính, khóa dự phòng, quy tắc chuẩn hóa, số dòng khớp.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

CẦN CHUẨN BỊ GÌ

Cần chuẩn bị gì để chọn khóa.

Cần xem được dữ liệu của cả hai nơi cần nối.

NGUYÊN TẮC

Khóa tốt có ở cả hai nơi, ít bỏ trống và không đổi theo thời gian. Khóa dự phòng chỉ dùng khi thiếu khóa chính.

KHÓA · MẪU

docs.google.com/spreadsheets

nhathom-khoa-noiTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu

	A	B	C	D
1	Khóa	Dùng để nối	Chuẩn hóa	Dự phòng
2	Mã đơn	Đơn hàng và GA4	Giữ nguyên chữ in hoa	Không
3	Số điện thoại	Form lead và CRM	Bỏ khoảng trắng, đổi +84 thành 0	Email
4	Email	Dự phòng	Viết chữ thường	Không

KhóaDòng chưa nối

Mỗi khóa ghi rõ nối hai bên nào, để không dùng nhầm khóa cho việc khác.
Quy tắc chuẩn hóa viết ngay cạnh khóa; ai chạy cũng làm giống nhau.
Khi thiếu số điện thoại, email là khóa dự phòng, không phải lựa chọn đầu tiên.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Ghi khóa nối gì

Hai bên nào

Ghi cách chuẩn hóa

Một câu

Có khóa dự phòng

Khi thiếu khóa chính

Có người duyệt

Ghi vai trò

Bộ tài nguyên4 mục

Đơn hàngDanh sách đơn của shopCó mã đơn.
GA4Quyền xem GA4Xem mã đơn đã ghi.
FormBảng tính form leadCó số điện thoại.
CRMQuyền xem CRMXem số điện thoại.

Xem đủ thông số và ghi chú

Nguồn: Google Sheets API: khái niệm Trang tài liệu mô tả ô và phạm vi giá trị, nơi luồng đọc khóa nối từ bảng tính.
Nguồn: Bitrix24: tài liệu REST API Tài liệu mô tả cách đọc dữ liệu CRM, dùng khi kiểm một khách đã có hồ sơ chưa.
Lưu ý: Số điện thoại là dữ liệu cá nhân Dùng khi có cơ sở pháp lý, xem văn bản hiện hành. Che bớt khi chia sẻ mẫu.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

ĐO ĐIỀU GÌ

Rà khóa nối theo từng khóa.

Với mỗi khóa, xem có ở hai nơi không, có ổn định không và bao nhiêu dòng chưa nối.

CẦN ĐO

Dòng chưa nối cần có danh sách, không chỉ một con số.

RÀ KHÓA · MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Rà khóa nối · tuần 29/09

Khóa	Có ở hai nơi	Ổn định	Dòng chưa nối
Mã đơn	Có	Có	4
Số điện thoại	Có	Có	2
Email	Cần xem	Có	19

Bốn đơn có mã nhưng chưa nối được. Con số này phải bằng số đơn trong danh sách chưa khớp.
Hai dòng thiếu số điện thoại nên không nối được; chúng được trả lại cho người nhập.
Nhiều khách bỏ trống email, nên email chỉ làm khóa dự phòng.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Cách đọc số · số mẫu

Chỉ số	Cho biết	Cần xem lại khi
Có ở hai nơi	Cả hai bên đều có giá trị	Một bên hay bỏ trống
Ổn định	Giá trị không đổi theo thời gian	Đổi khi khách sửa thông tin
Dòng chưa nối	Có danh sách từng dòng	Chỉ có một con số
Khóa dự phòng	Ghi khi nào được dùng	Dùng lẫn với khóa chính

CÁCH ĐỌC

Mã đơn có bốn đơn chưa nối: cần xem từng đơn.

Đọc tiếp

Email nhiều khách bỏ trống nên chỉ để dự phòng.

LƯU Ý

Nối được chưa có nghĩa là đúng.

Đọc tiếp

Hai bản ghi cùng khóa vẫn có thể thuộc hai người, ví dụ dùng chung số.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗

CÁCH TRIỂN KHAI

Cách xử lý các tình huống thường gặp.

Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.

Số điện thoại gõ nhiều kiểu

Chuẩn hóa về một dạng trước khi nối.

Gom các kiểu gõ
Viết quy tắc
Áp dụng cả hai nơi
Nối thử

Không có khóa chung

Tạo khóa ở nơi sinh dữ liệu, ví dụ mã đơn.

Tìm nơi sinh dữ liệu
Thêm trường mã
Ghi mã ở cả hai nơi
Nối lại

Một bên hay bỏ trống

Dùng khóa dự phòng và ghi khi nào dùng.

Chọn khóa dự phòng
Ghi điều kiện dùng
Đếm dòng dùng dự phòng
Rà định kỳ

DẤU HIỆU

Đơn không nối được với GA4

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Đơn có ở cửa hàng, không thấy ở GA4
Mã đơn	Khác định dạng giữa hai nơi
Việc cần làm	So từng mã, thống nhất định dạng

KIỂM TRA

Mã đơn bên GA4 ghi khác bên cửa hàng.

DẤU HIỆU

Một khách thành hai hồ sơ

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Hai hồ sơ cùng một khách
Chuẩn hóa	Chưa đổi +84 về 0
Việc cần làm	Thêm quy tắc chuẩn hóa, nối lại

KIỂM TRA

Số điện thoại gõ hai kiểu nên không nhận ra là một.

DẤU HIỆU

Nối nhầm hai người

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Một hồ sơ nhận thông tin hai người
Khóa	Số dùng chung chưa đủ riêng
Việc cần làm	Thêm khóa dự phòng hoặc chờ duyệt

KIỂM TRA

Hai người dùng chung một số điện thoại.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU

Danh sách kiểm tra.

Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.

0%SẴN SÀNG

Đã liệt kê các trường có ở cả hai nơiĐã chọn một khóa chính và một khóa dự phòngQuy tắc chuẩn hóa viết một câuĐã nối thử trên dữ liệu thậtĐã đếm dòng khớp và chưa khớpCó danh sách từng dòng chưa khớpNgười duyệt đã xem lý do chọn khóaKhóa nối ghi cạnh luồng dữ liệu

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗BigQuery: tổng quan ↗

Nội dung của thẻ Loại trùng có quy tắcChọn thẻ khác

TRÔNG NHƯ THẾ NÀO

Loại trùng trông thế nào.

Ba màn hình: dòng bị đánh dấu trong bảng tính, quy tắc và nhóm chờ duyệt.

Dòng trùng được đánh dấu

Cùng số điện thoại thì hai dòng bị coi là một khách. Dòng đến trước được giữ, dòng đến sau được đánh dấu Trùng.

Đọc tiếp

Dòng bị đánh dấu vẫn còn trong bảng tính.

MÔ PHỎNG · SỐ MẪU

docs.google.com/spreadsheets

nhathom-form-leadTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu

	A	B	C	D	E
1	Dòng	Họ tên	Số điện thoại	Gửi lúc	Trạng thái
2	4	Nguyễn Thị Lan	0901***234	29/09 09:12	Giữ
3	7	Nguyễn T. Lan	0901***234	29/09 09:15	Trùng
4	8	Phạm Quang Huy	0987***651	29/09 10:02	Sang CRM

Form leadNhật ký

Số điện thoại là khóa để so. Tên viết khác nhau vẫn bị nhận ra là một người.
Giờ gửi cho biết dòng nào đến trước. Dòng đến trước được giữ.
Dòng 7 được đánh dấu Trùng vì cùng số điện thoại với dòng 4, gửi sau ba phút.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Nhóm cần người quyết

Cùng số nhưng tên khác hẳn có thể là hai người. Nhóm này chờ người phụ trách quyết, chưa sang CRM.

Đọc tiếp

Ca nghi vấn nên ít; nhiều thì quy tắc cần chỉnh.

MÔ PHỎNG · SỐ MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Các nhóm cùng số điện thoại · tuần 29/09

Số điện thoại	Hai tên	Quyết định
0901***234	Nguyễn Thị Lan / Nguyễn T. Lan	Đã gộp
0912***567	Trần Văn Minh / Trần Minh	Đã gộp
0933***018	Lê Hoàng Anh / Lê Thị Mai	Chờ duyệt

Nhóm đã gộp vẫn còn nguyên trong bảng tính, chỉ được đánh dấu.
Cùng số điện thoại nhưng hai tên khác hẳn. Có thể là hai người dùng chung một số.
Dòng chờ duyệt chưa sang CRM. Người phụ trách quyết định gộp hay giữ hai khách.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

LÀM NHƯ THẾ NÀO

Năm bước đặt quy tắc loại trùng.

Chạy thử trên một tuần dữ liệu trước khi bật chạy tự động.

01Chọn trường dùng để nhận ra trùng, thường là số điện thoại đã chuẩn hóa.
02Quyết định giữ bản nào: đến trước hay đến sau, và ghi lý do.
03Đánh dấu bản còn lại là Trùng, không xóa, để khôi phục được.
04Đặt riêng ca nghi vấn, như cùng số nhưng tên khác hẳn, cho người duyệt.
05Chạy thử một tuần dữ liệu, đếm dòng gộp và dòng chờ duyệt.

Bạn đưa vào

Bảng tính nguồn
Số điện thoại chuẩn hóa
Quy tắc giữ bản
Người duyệt

Quy tắc loại trùngONMATE cùng doanh nghiệp

Bạn nhận lại

Quy tắc loại trùng, danh sách dòng đã gộp, danh sách chờ duyệt.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

CẦN CHUẨN BỊ GÌ

Cần chuẩn bị gì để loại trùng.

Cần một khóa đã chuẩn hóa và người quyết định ca nghi vấn.

NGUYÊN TẮC

Không xóa dòng nào. Dòng trùng chỉ được đánh dấu và gộp, để người xem lại được khi cần.

QUY TẮC · MẪU

docs.google.com/spreadsheets

nhathom-quy-tac-loai-trungTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu

	A	B	C	D
1	Tình huống	Nhận biết	Xử lý	Người duyệt
2	Gửi form hai lần	Cùng số điện thoại	Giữ bản đến trước	Không cần
3	Dòng thử	Họ tên có chữ TEST	Bỏ	Không cần
4	Cùng số, tên khác hẳn	Số trùng, tên khác	Chờ duyệt	Chủ shop (mẫu)

Quy tắcCa chờ duyệt

Trường hợp hay gặp nhất có cách xử lý tự động, ghi sẵn.
Dòng thử được nhận ra bằng chữ TEST trong họ tên, nên khi thử form nhớ gõ TEST.
Ca nghi vấn không tự quyết: đã có tên người duyệt.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Ghi cách nhận trùng

Trường nào

Ghi bản được giữ

Đến trước

Không xóa dòng

Chỉ đánh dấu

Có người duyệt

Ca nghi vấn

Bộ tài nguyên4 mục

Bảng tínhDòng đã nhậpCó giờ gửi.
KhóaKhóa đã chuẩn hóaSố điện thoại.
NgườiNgười duyệt ca nghi vấnCó tên rõ.
Thói quenCách đang gộp tayAi làm, khi nào.

Xem đủ thông số và ghi chú

Nguồn: Google Sheets API: khái niệm Mô tả cách đọc và ghi giá trị ô, dùng để đánh dấu trạng thái Trùng ở một cột riêng.
Nguồn: Bitrix24: tài liệu REST API Tài liệu mô tả cách đọc và ghi dữ liệu CRM, dùng khi kiểm một khách đã có hồ sơ chưa.
Lưu ý: Gộp nhầm khó khôi phục Nên đánh dấu ở bảng tính trước, chỉ gộp trong CRM sau khi người duyệt xác nhận.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

ĐO ĐIỀU GÌ

Rà các dòng không sang CRM.

Mỗi dòng không sang có một lý do. Số dòng sang cộng số dòng giữ lại phải bằng số dòng đã đọc.

CẦN ĐO

Dòng biến mất không có lý do là dấu hiệu lỗi.

RÀ DÒNG · MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Dòng đi đâu · tuần 29/09

Việc	Số dòng	Cách xử lý
Đọc từ bảng tính	70
Trùng số điện thoại	2	Gộp, giữ bản đến trước
Dòng thử (TEST)	1	Bỏ
Thiếu số điện thoại	2	Trả cho người nhập
Chờ người duyệt	1	Giữ lại
Sang CRM	64

Hai dòng trùng được gộp vào bản đến trước, không mất dòng nào.
Dòng thiếu số điện thoại trả cho người nhập, vì không có khóa thì không nối được.
Số dòng sang CRM cộng các dòng giữ lại phải bằng số dòng đã đọc: 64 + 6 = 70.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Cách đọc số · số mẫu

Chỉ số	Cho biết	Cần xem lại khi
Trùng số điện thoại	Gộp, giữ bản đến trước	Mất dòng không ghi lý do
Dòng thử	Bỏ, có ghi lý do	Lọt vào CRM
Thiếu số điện thoại	Trả cho người nhập	Bị bỏ qua lặng lẽ
Chờ duyệt	Giữ lại, có người quyết	Nằm lâu không ai xem

CÁCH ĐỌC

Cộng lại: 64 sang CRM, 2 trùng, 1 dòng thử, 2 thiếu số, 1 chờ duyệt, bằng 70 dòng đã đọc.

LƯU Ý

Ít dòng trùng chưa chắc là tốt hơn.

Đọc tiếp

Quy tắc quá chặt có thể gộp nhầm hai người khác nhau.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗

CÁCH TRIỂN KHAI

Cách xử lý các tình huống thường gặp.

Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.

Khách gửi form hai lần

Nhận ra bằng số điện thoại và giữ bản đến trước.

Chuẩn hóa số
So số điện thoại
Giữ bản đến trước
Đánh dấu bản còn lại

Dòng thử lẫn vào

Quy ước gõ TEST trong họ tên khi thử form.

Quy ước chữ TEST
Nhận ra dòng thử
Bỏ khỏi luồng
Ghi vào nhật ký

Cùng số, tên khác hẳn

Đưa vào danh sách chờ người duyệt.

Nhận ra ca nghi vấn
Giữ lại, chưa sang CRM
Gửi người duyệt
Ghi quyết định

DẤU HIỆU

Hai khách bị gộp thành một

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Hồ sơ nhận thông tin hai người
Quy tắc	Chưa tách ca cùng số khác tên
Việc cần làm	Thêm danh sách chờ duyệt

KIỂM TRA

Quy tắc coi cùng số là cùng người.

DẤU HIỆU

Một khách vẫn có hai hồ sơ

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Hai hồ sơ cùng một khách
Chuẩn hóa	Chưa đổi về dạng chung
Việc cần làm	Chuẩn hóa số rồi chạy lại

KIỂM TRA

Số điện thoại chưa chuẩn hóa nên không nhận ra.

DẤU HIỆU

Ca chờ duyệt nằm mãi

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Danh sách chờ ngày một dài
Người duyệt	Chưa có tên rõ
Việc cần làm	Giao một người và một ngày xem

KIỂM TRA

Không ai nhận việc duyệt.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU

Danh sách kiểm tra.

Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.

0%SẴN SÀNG

Đã chọn trường nhận ra trùngĐã chọn bản được giữ và ghi lý doBản còn lại chỉ đánh dấu, không xóaCa nghi vấn có danh sách chờ duyệtCó người duyệt ca nghi vấnDòng thử có quy ước chữ TESTĐã chạy thử một tuần dữ liệuSố dòng đọc bằng số dòng sang cộng số dòng giữ lại

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗

Nội dung của thẻ Vẽ luồng từ nguồn đến đíchChọn thẻ khác

TRÔNG NHƯ THẾ NÀO

Luồng chạy trông thế nào.

Ba màn hình: sơ đồ luồng, lịch chạy và thẻ mô tả một bước xử lý.

Từ bảng tính tới CRM

Vẽ nguồn, bước xử lý và đích thành một hàng. Bước xử lý ghi rõ việc làm, ví dụ chuẩn hóa số và loại trùng.

Đọc tiếp

Một luồng vẽ trên một hàng là đủ.

MÔ PHỎNG · SỐ MẪU

docs.google.com/presentation/d/1AbC…/edit

Luồng khách từ form tới CRM · bản nháp

Bảng tínhnhathom-form-lead, form ghi từng dòng

→

Bước xử lýChạy mỗi giờ

Chuẩn hóa sốLoại trùng

→

CRMTạo khách hàng mới

Điểm xuất phát: bảng tính nơi form ghi từng dòng.
Bước xử lý chạy theo lịch và làm hai việc: chuẩn hóa số điện thoại, loại trùng.
Điểm đến là CRM, nơi mỗi dòng sạch tạo một khách hàng mới.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Mỗi luồng chạy khi nào

Mỗi luồng ghi chạy khi nào, trong khung giờ nào và ai giữ. Luồng nào ghi theo giờ thì ghi cả giờ bắt đầu và kết thúc.

Đọc tiếp

Cột người phụ trách không để trống.

MÔ PHỎNG · SỐ MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Lịch chạy các luồng

Luồng	Chạy khi	Giờ	Người phụ trách
Form → Bảng tính	Khi khách gửi form	Mọi lúc	Chủ shop (mẫu)
Bảng tính → CRM	Mỗi giờ	08:00 – 21:00	Chủ shop (mẫu)
Tóm tắt nhật ký	Mỗi tuần	Thứ Hai, 08:30	Quản trị (mẫu)

Mỗi luồng có một người giữ, người đó nhận cảnh báo khi luồng gặp lỗi.
Tần suất ghi rõ để người dùng CRM biết dữ liệu mới tới lúc nào.
Chỉ chạy trong giờ làm việc, để khi có lỗi thì có người ngồi xử lý.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

LÀM NHƯ THẾ NÀO

Năm bước vẽ luồng chạy.

Vẽ ra trước khi dựng, vì luồng vẽ được mới nhớ và bàn giao được.

01Liệt kê các nơi dữ liệu đi qua: form, bảng tính, CRM, báo cáo.
02Vẽ mỗi luồng một hàng: nguồn, bước xử lý, đích.
03Ghi tần suất chạy và khung giờ cho từng luồng.
04Ghi bước xử lý làm gì và xử lý thế nào khi gặp dòng lỗi.
05Giao mỗi luồng cho một người phụ trách và ghi tên cạnh luồng.

Bạn đưa vào

Các nơi chứa dữ liệu
Tần suất mong muốn
Việc xử lý
Người phụ trách luồng

Sơ đồ và lịch luồngONMATE cùng doanh nghiệp

Bạn nhận lại

Sơ đồ luồng, bảng lịch chạy, thẻ mô tả từng bước, tên người phụ trách.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Google Apps Script ↗

CẦN CHUẨN BỊ GÌ

Cần chuẩn bị gì để vẽ luồng.

Cần quyền xem các nơi dữ liệu đi qua và người biết luồng đang chạy.

NGUYÊN TẮC

Mỗi luồng ghi bằng tên thật của tệp và hệ thống. Luồng nào không có người phụ trách thì chưa nên chạy tự động.

LUỒNG · MẪU

docs.google.com/spreadsheets

nhathom-luong-du-lieuTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu

	A	B	C	D
1	Luồng	Nguồn và đích	Chạy khi	Người giữ
2	Form → Bảng tính	Form website, nhathom-form-lead	Khi khách gửi form	Chủ shop (mẫu)
3	Bảng tính → CRM	nhathom-form-lead, CRM	Mỗi giờ, 08:00 – 21:00	Chủ shop (mẫu)
4	Tóm tắt nhật ký	Nhật ký chạy, thư tóm tắt	Thứ Hai, 08:30	Quản trị (mẫu)

LuồngLịch chạy

Mỗi luồng một dòng, nguồn và đích ghi bằng tên thật của tệp.
Tần suất ghi cạnh luồng để người xem biết dữ liệu mới tới đâu.
Mỗi luồng một người giữ, kể cả luồng nhỏ như bản tóm tắt.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Một luồng một dòng

Nguồn và đích

Ghi tần suất

Cả khung giờ

Có người phụ trách

Ghi tên

Ghi khi lỗi

Giữ và báo

Bộ tài nguyên4 mục

Bảng tínhQuyền xem bảng tính nguồnBiết cột nào có.
CRMQuyền xem CRMBiết trường đích.
NgườiNgười phụ trách luồngCó tên rõ.
LịchGiờ khách thường gửi formChọn giờ chạy.

Xem đủ thông số và ghi chú

Nguồn: Google Sheets API: khái niệm Mô tả bảng tính, trang tính và phạm vi giá trị mà bước xử lý đọc hoặc ghi.
Nguồn: Google Apps Script Nền tảng viết đoạn mã chạy cùng Google Workspace, một cách thường gặp để dựng bước xử lý.
Nguồn: Bitrix24: tài liệu REST API Tài liệu mô tả cách tạo và đọc dữ liệu CRM mà bước cuối của luồng sử dụng.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Google Apps Script ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

ĐO ĐIỀU GÌ

Rà từng luồng trước khi bật.

Với mỗi luồng, kiểm ba điều: có nguồn và đích, có tần suất, có người phụ trách.

CẦN ĐO

Luồng thiếu người phụ trách dễ chạy sai mà không ai biết.

RÀ LUỒNG · MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Rà từng luồng

Luồng	Có nguồn, đích	Có tần suất	Có người phụ trách
Form → Bảng tính	Có	Có	Có
Bảng tính → CRM	Có	Có	Có
Tóm tắt nhật ký	Có	Chưa có	Chưa có

Luồng chính đã ghi rõ nguồn và đích.
Luồng tóm tắt chưa ghi tần suất. Người xem không biết bản tóm tắt cập nhật khi nào.
Chưa có người giữ, lỗi của luồng này sẽ không ai nhận.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Cách đọc số · số mẫu

Chỉ số	Cho biết	Cần xem lại khi
Có nguồn và đích	Ghi bằng tên tệp thật	Chỉ ghi chung chung
Có tần suất	Ghi cả khung giờ	Chạy khi nào không ai rõ
Có người phụ trách	Ghi tên cụ thể	Để trống hoặc ghi cả nhóm
Có cách xử lý lỗi	Giữ dòng và ghi nhật ký	Lỗi bị bỏ qua lặng lẽ

CÁCH ĐỌC

Luồng Tóm tắt nhật ký chưa có tần suất và người phụ trách.

Đọc tiếp

Hai ô vàng này cần điền trước khi bật.

LƯU Ý

Luồng vẽ đúng chưa nói luồng chạy đúng.

Đọc tiếp

Vẫn cần xem nhật ký sau lần chạy đầu.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗

CÁCH TRIỂN KHAI

Cách xử lý các tình huống thường gặp.

Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.

Luồng chạy ngầm không ai nhớ

Vẽ lại luồng và hỏi người đang dùng dữ liệu.

Hỏi người dùng dữ liệu
Vẽ từng luồng
Ghi tần suất
Giao người phụ trách

Thêm luồng mới

Vẽ và duyệt trước khi dựng.

Vẽ luồng mới
Ghi nguồn và đích
Người phụ trách duyệt
Dựng và chạy thử

Đổi giờ chạy

Sửa lịch và báo người dùng dữ liệu.

Sửa bảng lịch
Báo người dùng
Chạy thử giờ mới
Ghi ngày đổi

DẤU HIỆU

Khách vào CRM chậm

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Nhân viên chờ lâu mới thấy khách
Tần suất	Chưa ghi và chưa ai kiểm
Việc cần làm	Ghi tần suất, thống nhất với người dùng

KIỂM TRA

Luồng chạy cách nhau lâu hơn người ta nghĩ.

DẤU HIỆU

Luồng chạy hai lần

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Một khách có hai hồ sơ
Người phụ trách	Chưa có một người duy nhất
Việc cần làm	Giữ một luồng, tắt luồng còn lại

KIỂM TRA

Hai người cùng dựng một luồng.

DẤU HIỆU

Không biết luồng nào hỏng

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Dữ liệu không sang CRM
Sơ đồ	Chưa vẽ nguồn và đích
Việc cần làm	Vẽ luồng rồi kiểm từng bước

KIỂM TRA

Không có sơ đồ nên khó tìm chỗ lỗi.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU

Danh sách kiểm tra.

Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.

0%SẴN SÀNG

Đã liệt kê các nơi dữ liệu đi quaMỗi luồng vẽ một hàng: nguồn, xử lý, đíchMỗi luồng có tần suất và khung giờBước xử lý ghi việc làm và cách xử lý lỗiMỗi luồng có một người phụ tráchLuồng chưa có người phụ trách chưa bật tự độngĐã chạy thử một lần và xem nhật kýSơ đồ nằm cạnh tài liệu bàn giao

Tài liệu tham khảo:Google Apps Script ↗Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗

Nội dung của thẻ Xử lý nguồn đổi cấu trúcChọn thẻ khác

TRÔNG NHƯ THẾ NÀO

Khi nguồn đổi trông thế nào.

Ba màn hình, đều là ví dụ giả định: so cấu trúc, luồng tạm dừng và cập nhật ánh xạ.

Lần chạy này khác lần trước

Mỗi lần chạy, luồng so các cột với lần trước. Cột đổi tên hoặc cột mới được liệt kê để người phụ trách xem.

Đọc tiếp

Ví dụ giả định, không phải sự cố có thật.

MÔ PHỎNG · SỐ MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

So cấu trúc bảng tính · ví dụ giả định

Cột	Lần chạy trước	Lần chạy này
Số điện thoại	Có	Đổi tên thành SĐT
Họ và tên	Có	Có
Ghi chú	Không	Cột mới

Cột Số điện thoại bị đổi tên. Luồng tìm cột theo tên cũ nên không thấy nữa.
Cột Họ và tên không đổi, nên luồng vẫn đọc được bình thường.
Cột mới chưa có trường đích. Luồng bỏ qua cho tới khi người phụ trách quyết định.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Sửa ánh xạ rồi chạy lại

Người phụ trách ghép lại cột đã đổi với trường CRM và quyết định cột mới. Xong mới cho luồng chạy tiếp.

Đọc tiếp

Cột mới chưa cần dùng thì ghi chờ quyết định.

MÔ PHỎNG · SỐ MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Cập nhật ánh xạ sau khi đổi

Cột trong bảng tính	Trường trong CRM	Quyết định
SĐT	Số điện thoại	Đã sửa
Ghi chú	Ghi chú	Chờ quyết định
Họ và tên	Họ tên	Giữ nguyên

Cột đổi tên chỉ cần sửa phía bảng tính; trường trong CRM giữ nguyên.
Cột mới chờ quyết định: đưa sang CRM hay chỉ giữ trong bảng tính.
Cột không đổi thì ánh xạ giữ nguyên, không phải làm lại.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Google Apps Script ↗

LÀM NHƯ THẾ NÀO

Năm bước ứng phó khi nguồn đổi.

Dựng cảnh báo từ đầu, vì cột đã đổi thì khó biết dữ liệu nào lệch.

01Ghi danh sách cột mà luồng cần, kiểu dữ liệu và cột nào bắt buộc.
02Mỗi lần chạy, so cột hiện có với danh sách và ghi sự khác nhau.
03Đặt quy tắc: thiếu cột bắt buộc thì dừng, thiếu cột phụ thì chỉ cảnh báo.
04Gửi cảnh báo cho người phụ trách, kèm cột nào đổi và dòng nào đang chờ.
05Sửa ánh xạ, chạy thử một lần, rồi cho luồng chạy tiếp.

Bạn đưa vào

Danh sách cột kỳ vọng
Kết quả so cột
Kênh báo
Người phụ trách luồng

Danh sách cột kỳ vọngONMATE cùng doanh nghiệp

Bạn nhận lại

Danh sách cột kỳ vọng, quy tắc dừng, cảnh báo cho người phụ trách.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Google Apps Script ↗

CẦN CHUẨN BỊ GÌ

Cần chuẩn bị gì để ứng phó.

Cần danh sách cột kỳ vọng và tên người nhận cảnh báo.

NGUYÊN TẮC

Mỗi cột ghi rõ thiếu thì dừng hay chỉ cảnh báo. Mỗi cảnh báo có người nhận, không để trôi.

CẤU TRÚC · MẪU

docs.google.com/spreadsheets

nhathom-cau-truc-nguonTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu

	A	B	C	D
1	Cột kỳ vọng	Kiểu	Nếu thiếu	Báo cho
2	Họ và tên	Văn bản	Dừng luồng	Chủ shop (mẫu)
3	Số điện thoại	Văn bản	Dừng luồng	Chủ shop (mẫu)
4	Nhu cầu	Văn bản	Chỉ cảnh báo	Chủ shop (mẫu)

Cấu trúcLịch sử đổi

Mỗi cột ghi người nhận cảnh báo, không để cảnh báo trôi.
Danh sách cột kỳ vọng là bản mẫu để so với bảng tính mỗi lần chạy.
Cột không bắt buộc thì chỉ cảnh báo, luồng vẫn chạy.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Ghi cột kỳ vọng

Kèm kiểu

Ghi mức xử lý

Dừng hay cảnh báo

Có người nhận

Ghi tên

Ghi lịch sử đổi

Ngày và lý do

Bộ tài nguyên4 mục

CộtDanh sách cột hiện cóTừ bảng tính.
NgườiNgười nhận cảnh báoCó tên rõ.
KênhKênh nhận báoEmail hoặc chat.
QuyềnDanh sách người sửa nguồnBiết ai đổi.

Xem đủ thông số và ghi chú

Nguồn: Google Sheets API: khái niệm Mô tả cấu trúc bảng tính và trang tính, nên có thể đọc dòng tiêu đề để so cột.
Nguồn: Google Apps Script Nền tảng viết đoạn mã chạy cùng Google Workspace, có thể dùng để so cột và gửi cảnh báo.
Lưu ý: Ví dụ chỉ để hình dung Cấu trúc và ngày trong ví dụ là giả định, không phải sự cố của dữ liệu mẫu.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Google Apps Script ↗

ĐO ĐIỀU GÌ

Rà khả năng phát hiện cột đổi.

Với mỗi luồng, kiểm ba điều: có so cột mỗi lần chạy, có cảnh báo, có người nhận.

CẦN ĐO

Luồng không so cột thì chỉ biết sau khi dữ liệu đã lệch.

RÀ CẢNH BÁO · MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Rà cảnh báo khi nguồn đổi

Luồng	Kiểm cột mỗi lần	Có cảnh báo	Có người nhận
Bảng tính → CRM	Có	Có	Có
Form → Bảng tính	Có	Chưa có	Chưa có
Tóm tắt nhật ký	Chưa có	Chưa có	Chưa có

Luồng chính có người nhận cảnh báo, ghi rõ tên.
Luồng này chưa có cảnh báo, nên nếu nguồn đổi sẽ không ai biết.
Luồng này chưa kiểm cột mỗi lần chạy, nên không phát hiện nguồn đổi.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Cách đọc số · số mẫu

Chỉ số	Cho biết	Cần xem lại khi
Kiểm cột mỗi lần	Mỗi lần chạy đều so	Chỉ kiểm khi ai đó nhớ
Có cảnh báo	Báo ngay khi cột đổi	Chỉ ghi trong nhật ký
Có người nhận	Có tên người cụ thể	Gửi vào hộp thư chung
Có cách khôi phục	Dòng chờ giữ nguyên	Dòng bị bỏ hoặc ghi sai

CÁCH ĐỌC

Luồng Bảng tính → CRM đủ ba ý.

Đọc tiếp

Luồng Form → Bảng tính chưa có cảnh báo và người nhận nên chưa an toàn.

LƯU Ý

Cảnh báo chỉ bắt được cột đổi tên hoặc mất.

Đọc tiếp

Giá trị trong cột đổi ý nghĩa thì cần người xem.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗

CÁCH TRIỂN KHAI

Cách xử lý các tình huống thường gặp.

Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.

Cột bị đổi tên

Luồng dừng, người phụ trách ghép lại cột.

So cột
Dừng luồng
Báo người phụ trách
Ghép lại rồi chạy tiếp

Có thêm cột mới

Chỉ cảnh báo, chờ quyết định dùng hay bỏ.

Nhận ra cột mới
Ghi vào lịch sử
Người phụ trách quyết định
Cập nhật danh sách

Kiểu dữ liệu cột đổi

Thử vài dòng mẫu trước khi cho chạy.

Xem kiểu mới
Thử dòng mẫu
Sửa quy tắc đổi
Chạy lại

DẤU HIỆU

Hồ sơ CRM thiếu số điện thoại

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Nhiều hồ sơ mới không có số
Kiểm cột	Luồng không so cột mỗi lần
Việc cần làm	Thêm bước so cột và quy tắc dừng

KIỂM TRA

Cột đổi tên nhưng luồng vẫn chạy.

DẤU HIỆU

Cảnh báo không ai đọc

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Luồng dừng nhiều ngày không ai biết
Người nhận	Chưa có một tên cụ thể
Việc cần làm	Giao một người nhận và một người thay

KIỂM TRA

Báo gửi vào hộp thư chung.

DẤU HIỆU

Dòng chờ biến mất

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Khách gửi form mà không có hồ sơ
Xử lý lỗi	Chưa giữ dòng lại
Việc cần làm	Giữ dòng và ghi nhật ký khi lỗi

KIỂM TRA

Luồng bỏ dòng khi lỗi thay vì giữ lại.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU

Danh sách kiểm tra.

Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.

0%SẴN SÀNG

Đã ghi danh sách cột kỳ vọng và kiểuMỗi cột ghi mức: dừng hay cảnh báoMỗi lần chạy có so cột với lần trướcCảnh báo gửi tới một người có tênCó người thay khi người phụ trách vắngDòng đang chờ được giữ nguyên khi dừngLịch sử đổi ghi ngày và lý doĐã thử một lần cột bị đổi trên bản thử

Tài liệu tham khảo:Google Apps Script ↗Google Sheets API: khái niệm ↗

Nội dung của thẻ Ghi nhật ký mỗi lần chạyChọn thẻ khác

TRÔNG NHƯ THẾ NÀO

Nhật ký chạy trông thế nào.

Ba màn hình: nhật ký theo ngày, tổng hợp một ngày và danh sách dòng không sang.

Đọc, sang, không sang

Mỗi ngày ba con số: đã đọc, sang CRM, không sang. Hàng cuối cộng cả tuần để thấy ngay có khớp không.

Đọc tiếp

Ngày nào bỗng nhiều dòng không sang thì xem trước.

MÔ PHỎNG · SỐ MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Nhật ký chạy theo ngày

Ngày	Đã đọc	Sang CRM	Không sang
29/09	8	7	1
30/09	11	10	1
01/10	9	9	0
02/10	12	11	1
03/10	10	9	1
04/10	11	10	1
05/10	9	8	1
Cả tuần	70	64	6

Mỗi dòng không sang có lý do trong nhật ký chi tiết, không chỉ là một con số.
Ngày không có dòng nào bị giữ lại: số đọc và số sang bằng nhau.
Số dòng sang CRM cả tuần là 64, bằng số khách mới trong CRM.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Lý do từng dòng

Mỗi dòng không sang có ngày, số dòng, lý do và cách xử lý. Dòng chờ duyệt ghi rõ ai quyết.

Đọc tiếp

Không có dòng nào biến mất không lý do.

MÔ PHỎNG · SỐ MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Dòng không sang CRM · tuần 29/09

Ngày	Dòng	Lý do	Cách xử lý
29/09	7	Trùng số điện thoại	Đã gộp
30/09	15	Thiếu số điện thoại	Trả cho người nhập
02/10	36	Dòng thử (TEST)	Bỏ
03/10	47	Trùng số điện thoại	Đã gộp
04/10	58	Thiếu số điện thoại	Trả cho người nhập
05/10	69	Nghi trùng	Chờ người duyệt

Trùng số điện thoại: bản đến sau được gộp, không bị xóa.
Dòng thử có tên TEST được bỏ, để không lọt vào CRM.
Một dòng còn chờ người duyệt, nên chưa sang CRM.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Google Apps Script ↗

LÀM NHƯ THẾ NÀO

Năm bước dựng nhật ký chạy.

Ghi từ lần chạy đầu, vì nhật ký thiếu ngày nào thì không bù lại được.

01Quyết định mỗi lần chạy ghi gì: số đọc, số sang, số không sang.
02Với mỗi dòng không sang, ghi số dòng gốc, lý do và cách xử lý.
03Tổng hợp theo ngày và theo tuần, rồi cộng lại để so với số đã đọc.
04Gửi bản tóm tắt tuần cho người phụ trách luồng vào một ngày cố định.
05Đặt ngưỡng xem lại: ngày nào số dòng không sang bất thường thì người phụ trách xem.

Bạn đưa vào

Bảng tính nguồn
Số khách vào CRM
Dòng không sang
Người nhận tóm tắt

Nhật ký chạyONMATE cùng doanh nghiệp

Bạn nhận lại

Nhật ký theo ngày, danh sách dòng không sang, bản tóm tắt tuần.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Google Apps Script ↗

CẦN CHUẨN BỊ GÌ

Cần chuẩn bị gì cho nhật ký.

Cần một nơi ghi nhật ký và người đọc nó hằng tuần.

NGUYÊN TẮC

Nhật ký không chứa thông tin riêng của khách. Chỉ ghi số dòng, lý do và cách xử lý, không ghi họ tên hay số điện thoại.

NHẬT KÝ · MẪU

docs.google.com/spreadsheets

nhathom-nhat-ky-chayTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu

	A	B	C	D	E
1	Ngày	Đã đọc	Sang CRM	Không sang	Lý do
2	02/10	12	11	1	Dòng thử (TEST)
3	03/10	10	9	1	Trùng số điện thoại
4	04/10	11	10	1	Thiếu số điện thoại

Theo ngàyDòng bị giữ

Số đã đọc ghi mỗi ngày, để thấy ngay ngày nào bỗng ít hoặc nhiều.
Số sang CRM nằm cạnh số đã đọc, dễ trừ ra số dòng bị giữ lại.
Lý do ghi bằng chữ, không bằng mã, để người nhập sửa được.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Ghi mỗi lần chạy

Đọc, sang, không sang

Ghi lý do từng dòng

Kèm số dòng

Không ghi số điện thoại

Chỉ số dòng

Có người đọc

Mỗi tuần

Bộ tài nguyên4 mục

Nơi ghiMột bảng tính nhật kýCó tab theo ngày.
NgườiNgười đọc hằng tuầnCó tên rõ.
QuyềnQuyền ghi cho luồngChỉ luồng được ghi.
LịchNgày gửi tóm tắtMột ngày cố định.

Xem đủ thông số và ghi chú

Nguồn: Google Sheets API: khái niệm Mô tả cách ghi thêm dòng vào trang tính, cách luồng ghi nhật ký mỗi lần chạy.
Nguồn: Google Apps Script Nền tảng viết đoạn mã chạy cùng Google Workspace, một cách thường gặp để ghi nhật ký.
Lưu ý: Nhật ký không chứa thông tin riêng Dữ liệu cá nhân cần có cơ sở pháp lý, xem văn bản hiện hành. Chỉ ghi số dòng, không ghi tên và số.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Google Apps Script ↗

ĐO ĐIỀU GÌ

Rà nhật ký theo từng luồng.

Với mỗi luồng, kiểm ba điều: ghi số dòng, ghi lý do từng dòng, có người đọc hằng tuần.

CẦN ĐO

Số đọc phải bằng số sang cộng số không sang.

RÀ NHẬT KÝ · MẪU

docs.google.com/document/d/1AbC…/edit

Rà nhật ký chạy

Luồng	Ghi số dòng	Ghi lý do từng dòng	Có người xem hằng tuần
Bảng tính → CRM	Có	Có	Có
Form → Bảng tính	Có	Chưa có	Chưa có
Tóm tắt nhật ký	Chưa có	Chưa có	Chưa có

Luồng chính có người xem nhật ký mỗi tuần.
Luồng này chỉ ghi tổng, không ghi lý do từng dòng. Khi sai thì khó tìm nguyên nhân.
Luồng tóm tắt chưa ghi số dòng, nên chưa biết đã chạy được bao nhiêu.

Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.

Cách đọc số · số mẫu

Chỉ số	Cho biết	Cần xem lại khi
Ghi số dòng	Đọc, sang, không sang	Chỉ ghi chạy xong
Ghi lý do từng dòng	Mỗi dòng một lý do	Chỉ có con số tổng
Có người đọc hằng tuần	Có tên và ngày cố định	Không ai xem
Cộng khớp	70 = 64 + 6	Lệch mà không rõ vì sao

CÁCH ĐỌC

Luồng Bảng tính → CRM đủ ba ý, cả tuần 70 dòng đọc bằng 64 sang cộng 6 không sang.

Đọc tiếp

Hai luồng còn lại cần bổ sung.

LƯU Ý

Nhật ký khớp số chưa nói dữ liệu đúng.

Đọc tiếp

Nó chỉ cho biết dòng nào đã đi đâu.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗

CÁCH TRIỂN KHAI

Cách xử lý các tình huống thường gặp.

Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.

Cần tìm một khách đã đi đâu

Tra theo số dòng gốc trong nhật ký.

Lấy số dòng gốc
Tra nhật ký ngày đó
Xem lý do
Báo người nhập nếu thiếu

Hằng tuần xem lại

Đọc bản tóm tắt và các dòng chờ duyệt.

Mở bản tóm tắt tuần
Cộng khớp số dòng
Xem dòng chờ duyệt
Ghi quyết định

Ngày có nhiều dòng không sang

Xem lý do chung rồi sửa tận gốc.

Lọc theo lý do
Tìm nguyên nhân
Sửa quy tắc hoặc form
Theo dõi ngày sau

DẤU HIỆU

Số dòng không khớp

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Đọc 70, sang 64, không sang 4
Nhật ký	Thiếu lý do cho 2 dòng
Việc cần làm	Bổ sung lý do và sửa luồng

KIỂM TRA

Có dòng bị bỏ mà không ghi lý do.

DẤU HIỆU

Nhiều dòng thiếu số điện thoại

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Dòng thiếu số tăng trong tuần
Form	Chưa bắt buộc số điện thoại
Việc cần làm	Sửa form, theo dõi nhật ký

KIỂM TRA

Form cho phép bỏ trống trường này.

DẤU HIỆU

Không ai xem nhật ký

Chỉ số	Giá trị
Hiện tượng	Lỗi kéo dài nhiều tuần
Người đọc	Chưa có tên và ngày xem
Việc cần làm	Giao người đọc, gửi tóm tắt tuần

KIỂM TRA

Có nhật ký nhưng không có người đọc.

Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗

TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU

Danh sách kiểm tra.

Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.

0%SẴN SÀNG

Mỗi lần chạy ghi số đọc, số sang, số không sangMỗi dòng không sang có số dòng, lý do, cách xử lýNhật ký không chứa họ tên hay số điện thoạiĐã cộng khớp số dòng theo ngày và theo tuầnCó bản tóm tắt tuần gửi một ngày cố địnhCó người đọc nhật ký và người thayDòng chờ duyệt có người quyết và ngày xemNhật ký giữ đủ ngày, không xóa giữa chừng

Tài liệu tham khảo:Google Apps Script ↗Google Sheets API: khái niệm ↗

NHỚ NHANH

Sáu phần việc, từ ánh xạ trường đến nhật ký chạy.

Chọn một ô để quay lại đúng phần nội dung ở trên.

CÓ THỂ CẦN THÊM

Dịch vụ dữ liệu đi cùng.

01CRMPipeline, người phụ trách, bước tiếp theo.02Looker StudioNguồn, bộ lọc, biểu đồ, chia sẻ.03Báo cáo tự độngLịch gửi, kiểm tra kỳ nguồn.

Data Integration

Nối dữ liệu dùng được khi từng dòng đi đâu đều truy ra được và lỗi không trôi lặng lẽ.

Ánh xạ

Khóa nối

Loại trùng

Luồng chạy

Đổi cấu trúc

Nhật ký

Chọn một phần việc để xem toàn bộ cách làm.

Ghép trường nguồn với đích — Mỗi cột của nguồn có một trường đích, cùng kiểu dữ liệu.

Ánh xạ trường trông thế nào.

Cột nguồn ghép trường đích

Bảng ánh xạ trường

Một dòng trước và sau

Dòng 4 trước và sau khi sang CRM

Hồ sơ khách sau khi sang

Khách hàng mới

Năm bước lập bảng ánh xạ.

Cần chuẩn bị gì để ánh xạ.

Một cột một dòng

Ghi kiểu đích

Ghi quy tắc đổi

Có người duyệt

Rà ánh xạ theo từng trường.

Rà ánh xạ từng trường

Cách xử lý các tình huống thường gặp.

Tên cột mỗi nơi một kiểu

Giá trị cần đổi dạng

Form thêm cột mới

Danh sách kiểm tra.

Chọn khóa để nối dữ liệu — Dùng một trường thật như mã đơn hoặc số điện thoại, không nối bằng tên.

Khóa nối trông thế nào.

Thử từng khóa một

Chọn khóa để nối

Đưa về một dạng chung

Chuẩn hóa số điện thoại trước khi nối

Số đơn khớp và chưa khớp

Nối đơn hàng với GA4 theo mã đơn

Năm bước chọn khóa nối.

Cần chuẩn bị gì để chọn khóa.

Ghi khóa nối gì

Ghi cách chuẩn hóa

Có khóa dự phòng

Có người duyệt

Rà khóa nối theo từng khóa.

Rà khóa nối · tuần 29/09

Cách xử lý các tình huống thường gặp.

Số điện thoại gõ nhiều kiểu

Không có khóa chung

Một bên hay bỏ trống

Danh sách kiểm tra.

Loại trùng có quy tắc — Một khách chỉ còn một bản ghi, bản bị gộp được đánh dấu chứ không xóa.

Loại trùng trông thế nào.

Dòng trùng được đánh dấu

Quy tắc viết thành chữ

Quy tắc loại trùng

Nhóm cần người quyết

Các nhóm cùng số điện thoại · tuần 29/09

Năm bước đặt quy tắc loại trùng.

Cần chuẩn bị gì để loại trùng.

Ghi cách nhận trùng

Ghi bản được giữ

Không xóa dòng

Có người duyệt

Rà các dòng không sang CRM.

Dòng đi đâu · tuần 29/09

Cách xử lý các tình huống thường gặp.

Khách gửi form hai lần

Dòng thử lẫn vào

Cùng số, tên khác hẳn

Danh sách kiểm tra.

Vẽ luồng từ nguồn đến đích — Mỗi luồng có nguồn, đích, tần suất và một người phụ trách.

Luồng chạy trông thế nào.

Từ bảng tính tới CRM

Luồng khách từ form tới CRM · bản nháp

Mỗi luồng chạy khi nào

Lịch chạy các luồng

Một bước xử lý

Bước: chuẩn hóa và loại trùng

Năm bước vẽ luồng chạy.

Chọn một phần việc để xem
toàn bộ cách làm.