Trường
Chỉ giữ trường có người điền và có việc dùng, ô cố định như nguồn khách thì chọn từ danh sách.
ONMATE / CRM
CRM
Mỗi khách có người phụ trách và bước tiếp theo.
CRM chỉ có ích khi mọi khách để lại thông tin đều vào đó, có người nhận và có bước tiếp theo rõ ràng. ONMATE thiết lập trường, pipeline và quy tắc phân công trên CRM bạn đang dùng (thường là Bitrix24), nối các nguồn khách vào và đặt báo cáo đủ để quản lý theo dõi.
HÀNH TRÌNH DỰNG CRM
CRM dùng được khi mỗi khách có người nhận, có bước hiện tại và có việc tiếp theo.
Sáu chặng từ trường thông tin đến báo cáo tuần. Chọn một chặng để xem việc ở đó.
Quy trình
Mỗi khách ở một bước, mỗi bước có điều kiện vào và việc tiếp theo kèm hạn.
Phân công
Khách mới vào là có người nhận theo nguồn, kèm người thay và danh sách khách chưa ai nhận.
Trùng lặp
Máy báo hồ sơ nghi trùng, người quyết định gộp, và lịch sử của cả hai hồ sơ được giữ lại.
Kết nối
Mỗi kênh đưa khách vào đúng trường và đúng nguồn, thử bằng khách TEST rồi đối chiếu số mỗi tuần.
Báo cáo
Ba số cho buổi họp tuần, danh sách việc trễ cho từng người, mỗi vai trò xem phần mình.
Sáu chặng quay quanh một điểm. Chọn một chặng để đọc chi tiết.
Khách có người nhận và việc tiếp theo
SÁU PHẦN VIỆCChọn một phần việc để xem
Chọn một phần việc để xem
toàn bộ cách làm.
Mỗi phần việc có màn hình làm việc, đầu vào và cách đo riêng.
Chạm vào một thẻ để đổi nội dung bên dưới.
Đang xemChọn trường cần giữNội dung của thẻ Chọn trường cần giữChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Trường của CRM trông thế nào.
Ba màn hình: danh sách trường, form nhập khách và cấu hình danh sách chọn.
Mỗi trường một dòng
Bảng có tên trường, kiểu dữ liệu, bắt buộc hay không và người điền. Nhìn là biết trường nào đang có chủ.
Đọc tiếp
Bản đầu chỉ cần bốn năm trường. Trường mới thêm khi có việc cần dùng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/cai-dat/truong-thong-tin
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Trường thông tin khách hàng
Chỉ giữ trường có người dùng| Trường | Kiểu | Bắt buộc | Người điền |
|---|---|---|---|
| Họ tên | Văn bản | Có2 | Người nhập |
| Số điện thoại | Số điện thoại | Có | Người nhập |
| Nguồn khách | Danh sách chọn | Có | Tự điền3 |
| Nhu cầu | Danh sách chọn1 | Không | Sale |
- 1Mỗi dòng là một trường, kèm kiểu dữ liệu. Danh sách ngắn giúp người nhập không bị rối.
- 2Trường bắt buộc là trường thiếu thì không lưu được hồ sơ. Chỉ bắt buộc thứ không thể thiếu.
- 3Cột người điền cho biết ai chịu trách nhiệm. Trường không ai điền thì nên bỏ.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Ô bắt buộc có dấu sao
Họ tên và số điện thoại bắt buộc. Nguồn khách do máy tự điền, nhu cầu do sale ghi sau khi nói chuyện.
Đọc tiếp
Form càng ngắn thì người nhập càng ít bỏ trống hoặc gõ bừa.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/khach-hang/them
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Thêm khách hàng
Dấu * là trường bắt buộcThông tin khách
Họ tên *Nguyễn Thị Lan1
Số điện thoại *0901 *** 234
Nguồn kháchForm website2
Nhu cầuNến thơm, quà tặng3
- 1Dấu sao đánh dấu ô bắt buộc. Người nhập biết ngay phải điền gì trước.
- 2Nguồn khách do hệ thống tự điền khi khách đến từ form hoặc Zalo, không cần gõ tay.
- 3Nhu cầu là ô sale ghi sau khi nói chuyện. Ghi ngắn, đủ để người khác đọc hiểu.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Chọn thay vì gõ tay
Nguồn khách chỉ nhận giá trị trong danh sách. Mọi hồ sơ dùng cùng một cách gọi nên báo cáo đếm đúng.
Đọc tiếp
Muốn thêm giá trị mới thì thêm ở một chỗ này, cả đội dùng chung.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/cai-dat/truong-thong-tin/nguon-khach
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Trường: Nguồn khách
Chọn từ danh sách, không gõ tự doCấu hình trường
Tên trườngNguồn khách1
Kiểu trườngDanh sách chọn2
Giá trị cho phép
Form websiteZalo OAGọi điệnFacebook3
- 1Tên trường đặt bằng lời quen thuộc với cả đội, tránh viết tắt riêng của một người.
- 2Kiểu danh sách chọn chỉ cho chọn giá trị có sẵn. Không ai gõ mỗi người một kiểu.
- 3Giá trị cho phép liệt kê hết ở đây. Muốn thêm nguồn mới thì thêm ở đúng một chỗ này.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước chọn trường.
Bắt đầu từ việc cần dùng khách hàng, không từ danh sách trường mẫu.
- 01Viết ra các việc cần làm với khách: gọi lại, gửi báo giá, báo cáo theo nguồn.
- 02Với mỗi việc, ghi trường tối thiểu cần có. Chỉ giữ trường phục vụ ít nhất một việc.
- 03Chọn kiểu dữ liệu cho từng trường. Thông tin cố định như nguồn khách thì dùng danh sách chọn.
- 04Chọn trường bắt buộc và người điền. Trường không ai điền thì không đưa vào form.
- 05Nhập thử một khách mẫu, rồi sửa những ô gây vướng trước khi cả đội dùng.
Bạn đưa vào
- Việc cần làm với khách
- Form hiện tại
- Người nhập liệu
- Báo cáo cần có
Danh sách trườngONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Danh sách trườngtênkiểubắt buộc hay khôngngười điền
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để chọn trường.
Cần biết khách được nhập ở đâu và ai nhập.
NGUYÊN TẮC
Một trường chỉ có mặt khi có người điền và có việc dùng. Trường không ai dùng chỉ làm dữ liệu rối thêm.
DANH SÁCH TRƯỜNG · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-truong-crmTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Trường | Kiểu | Bắt buộc | Người điền |
| 2 | Họ tên | Văn bản | Có | Người nhập |
| 3 | Số điện thoại | Số điện thoại | Có1 | Người nhập |
| 4 | Nguồn khách | Danh sách chọn2 | Có | Tự điền |
| 5 | Nhu cầu | Danh sách chọn | Không | Sale3 |
TrườngGiá trị cho phép
- 1Cột bắt buộc ghi rõ trường nào không được để trống.
- 2Nguồn khách là danh sách chọn, nên mọi hồ sơ dùng cùng một cách gọi.
- 3Cột người điền giúp biết hỏi ai khi trường bị trống.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Một trường một dòng
Không gộp ôKiểu dữ liệu rõ
Chọn hoặc gõBắt buộc có lý do
Chỉ ô cầnCó người điền
Ghi vai tròBộ tài nguyên4 mục
- ViệcViệc cần làm với kháchGọi, báo giá, báo cáo.
- FormForm đang dùngẢnh chụp hoặc danh sách.
- NgườiNgười nhập liệuAi gõ, ai tự điền.
- Báo cáoBáo cáo cần cóCần đếm theo gì.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Bitrix24: trung tâm trợ giúp Trung tâm trợ giúp của Bitrix24 có phần hướng dẫn thêm trường tùy chỉnh vào hồ sơ khách. Tên menu có thể khác theo phiên bản.
- Nguồn
- HubSpot: cơ sở kiến thức Cơ sở kiến thức của HubSpot có hướng dẫn tạo thuộc tính tùy chỉnh cho liên hệ. Cách gọi trường ở mỗi CRM khác nhau.
- Lưu ý
- Dữ liệu cá nhân Hồ sơ khách chứa dữ liệu cá nhân. Cần có cơ sở pháp lý, xem văn bản hiện hành.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Rà trường theo mức được điền.
Đếm mỗi trường có giá trị ở bao nhiêu hồ sơ trên tổng số. Trường gần như trống thì cân nhắc bỏ.
CẦN ĐO
Trường ít được điền cần quyết định giữ hay bỏ.
RÀ TRƯỜNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Rà trường theo mức điền
| Trường | Hồ sơ có giá trị | Quyết định |
|---|---|---|
| Số điện thoại | 64 / 641 | Giữ |
| Nhu cầu | 41 / 64 | Giữ |
| Ngày sinh | 3 / 642 | Cân nhắc bỏ |
| Số fax | 0 / 64 | Bỏ3 |
- 1Số hồ sơ có giá trị trên tổng số hồ sơ cho thấy trường nào thực sự được điền.
- 2Trường chỉ điền được rất ít hồ sơ cần cân nhắc: hoặc bỏ, hoặc tìm lý do không ai điền.
- 3Trường không hồ sơ nào có giá trị nên bỏ khỏi form. Càng ít trường, dữ liệu càng sạch.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Trường bắt buộc | Gần như hồ sơ nào cũng có | Nhiều hồ sơ để trống |
| Trường thường | Đa số hồ sơ có giá trị | Chỉ vài hồ sơ có |
| Trường chuyên biệt | Điền khi cần dùng | Điền cho có |
| Trường cũ | Còn việc dùng đến | Không hồ sơ nào có |
CÁCH ĐỌC
Số 64 trên 64 nghĩa là hồ sơ nào cũng có.
Đọc tiếp
Số 3 trên 64 cho thấy trường ít được dùng, nên hỏi vì sao.
LƯU Ý
Càng ít trường thì càng ít dữ liệu cá nhân cần giữ.
Đọc tiếp
Việc giữ ngày sinh cần có cơ sở pháp lý.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Form quá dài
Chỉ giữ ô cần cho việc kế tiếp, các ô còn lại để sale hỏi khi nói chuyện.
- Đếm số ô hiện có
- Gạch ô không ai dùng
- Chuyển ô cũ sang tùy chọn
- Nhập thử một khách
Mỗi người gõ một kiểu
Đổi trường gõ tay thành danh sách chọn, ví dụ nguồn khách và nhu cầu.
- Liệt kê cách gõ hiện có
- Gộp về vài giá trị
- Tạo danh sách chọn
- Sửa hồ sơ cũ
Có trường mới cần thêm
Viết việc cần dùng trường đó trước khi thêm vào CRM.
- Ghi việc cần dùng
- Chọn kiểu dữ liệu
- Chọn người điền
- Thêm và nhập thử
DẤU HIỆU
Cùng nguồn nhưng ghi nhiều tên
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Form, Website, form web cùng nghĩa |
| Kiểu trường | Văn bản tự do |
| Việc cần làm | Đổi sang danh sách chọn |
Ô nguồn khách là ô gõ tự do.
DẤU HIỆU
Sale bỏ trống số điện thoại
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hồ sơ không gọi lại được |
| Bắt buộc | Chưa bật |
| Việc cần làm | Bật bắt buộc cho số điện thoại |
Trường không bắt buộc nên nhiều hồ sơ thiếu.
DẤU HIỆU
Trường có nhưng ít khi điền
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Ô trống ở hầu hết hồ sơ |
| Người điền | Không có |
| Việc cần làm | Bỏ ô hoặc gán người điền |
Ô được thêm theo mẫu mà không ai dùng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
Nội dung của thẻ Chia khách theo bướcChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Quy trình bán trông thế nào.
Ba màn hình: bảng khách theo bước, cấu hình một bước và hồ sơ của một khách.
Mỗi cột một bước
Mỗi thẻ là một khách. Số trên đầu cột là số khách ở bước đó, kéo thẻ sang cột kế khi khách tiến thêm.
Đọc tiếp
Bảng nên vừa một màn hình. Quá năm sáu bước thì người dùng ngại cập nhật.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/quy-trinh-ban
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Khách theo bước
Tuần 29/09 – 05/10Mới 8
Võ Quốc BảoForm website
Đặng Mai ChiForm website
Đã liên hệ 211
Trần Văn MinhZalo OA2
Đỗ Phương ThảoForm website
Báo giá 14
Lê Hoàng AnhGọi điện
Vũ Anh TuấnZalo OA
Chốt đơn 9
Phạm Thu HàForm website3
Ngô Minh KhôiForm website
- 1Mỗi cột là một bước bán hàng. Số trên đầu cột là số khách đang ở bước đó.
- 2Mỗi thẻ là một khách, kèm nguồn. Kéo thẻ sang cột kế khi khách tiến thêm một bước.
- 3Cột Chốt đơn là kết quả cuối. Đây là nơi đối chiếu với số đơn bên hệ thống đơn hàng.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Điều kiện vào, việc kế tiếp
Mỗi bước có tên, điều kiện vào bước và việc tiếp theo kèm hạn. Hai sale xếp khách giống nhau.
Đọc tiếp
Viết điều kiện bằng việc đã làm xong, ví dụ đã gửi bảng giá, không viết cảm nhận.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/cai-dat/quy-trinh-ban/bao-gia
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Bước: Báo giá
Mỗi bước có điều kiện vào và việc tiếp theoCấu hình bước
Tên bướcBáo giá1
Điều kiện vào bướcĐã gửi bảng giá cho khách2
Việc tiếp theoHỏi ý kiến khách sau 2 ngày3
Người xử lýNgười phụ trách khách
- 1Tên bước đặt bằng việc đang xảy ra với khách, ví dụ Báo giá, để ai cũng hiểu như nhau.
- 2Điều kiện vào bước là việc đã làm xong. Có điều kiện rõ thì hai sale xếp khách giống nhau.
- 3Việc tiếp theo kèm hạn nhắc. Khách ở bước nào cũng có việc kế tiếp, không bị bỏ quên.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bước hiện tại nằm đầu hồ sơ
Hồ sơ cho biết khách đang ở bước nào, ai phụ trách và việc tiếp theo hạn ngày nào.
Đọc tiếp
Việc quá hạn hiện trong báo cáo việc trễ, nên người phụ trách khó quên.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/khach-hang/nguyen-thi-lan
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Hồ sơ khách
Nguyễn Thị Lan · Form websiteNguyễn Thị Lan
BướcĐã liên hệ1
NguồnForm website
Người phụ tráchSale A (mẫu)2
Việc tiếp theoGửi bảng giá · hạn 07/103
- 1Bước hiện tại nằm ngay đầu hồ sơ. Mở ra là biết khách đang ở đâu.
- 2Người phụ trách là một người cụ thể. Có tên thì có người chịu trách nhiệm.
- 3Việc tiếp theo ghi cả hạn. Quá hạn thì việc này hiện trong báo cáo việc trễ.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước dựng quy trình bán.
Vẽ đường khách đi thật, không vẽ đường lý tưởng.
- 01Hỏi sale: khách đi qua những bước nào từ lúc hỏi đến lúc mua? Ghi ra giấy.
- 02Gộp lại còn bốn đến sáu bước, mỗi bước đặt tên bằng việc đang xảy ra.
- 03Viết điều kiện vào bước và việc tiếp theo cho từng bước.
- 04Thêm bước Bỏ dở và ghi lý do bỏ, để biết khách rời đi ở khâu nào.
- 05Kéo thử vài khách thật qua các bước, sửa bước nào gây tranh cãi.
Bạn đưa vào
- Cách sale đang làm
- Các bước thực tế
- Hạn cho từng việc
- Lý do bỏ dở
Quy trình bánONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Quy trình bán: bốn đến sáu bước, mỗi bước có điều kiện vào và việc tiếp theo.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để dựng bước.
Cần hiểu cách sale đang chăm khách.
NGUYÊN TẮC
Mỗi bước phải tách được bằng một việc đã xảy ra, và sau mỗi bước phải có việc tiếp theo.
CÁC BƯỚC · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-quy-trinh-banTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Bước | Điều kiện vào | Việc tiếp theo | Hạn |
| 2 | Mới | Khách vừa vào CRM | Gọi hoặc nhắn lần đầu | 1 ngày |
| 3 | Đã liên hệ | Đã nói chuyện với khách1 | Gửi bảng giá | 2 ngày |
| 4 | Báo giá | Đã gửi bảng giá | Hỏi ý kiến khách2 | 2 ngày |
| 5 | Chốt đơn | Khách đồng ý mua | Tạo đơn hàng | 1 ngày3 |
Các bướcLý do bỏ dở
- 1Điều kiện vào bước viết là việc đã làm xong, không viết chung chung.
- 2Mỗi bước có đúng một việc tiếp theo, đủ ngắn để sale nhớ.
- 3Cột hạn là số ngày tối đa trước khi việc bị tính là trễ.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bốn đến sáu bước
Vừa một màn hìnhĐiều kiện vào rõ
Việc đã làmCó hạn cho việc
Tính bằng ngàyCó bước Bỏ dở
Ghi lý doBộ tài nguyên4 mục
- SaleCách chăm khách hiện tạiKể từng bước.
- ViệcViệc sau mỗi bướcGọi, gửi, hỏi.
- HạnHạn mỗi việcBao nhiêu ngày.
- Bỏ dởCác lý do khách rờiGhi từ khách thật.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Bitrix24: trung tâm trợ giúp Trung tâm trợ giúp của Bitrix24 có phần hướng dẫn cấu hình bước của giao dịch (deal). Số bước và cách đặt tên do người dùng chọn.
- Nguồn
- HubSpot: cơ sở kiến thức Cơ sở kiến thức của HubSpot có hướng dẫn tạo và sửa quy trình bán (deal pipeline). Mỗi CRM gọi tên bước khác nhau.
- Lưu ý
- Bước là quy ước của shop Các bước mẫu trong hình là minh họa. Quy trình thật phải theo cách shop bán hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đếm khách ở mỗi bước.
Cộng số khách các bước phải bằng số khách mới trong kỳ. Cộng không khớp thì có hồ sơ bị lạc.
CẦN ĐO
Số khách các bước phải cộng ra tổng khách mới.
ĐẾM THEO BƯỚC · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Số khách theo bước · tuần 29/09
| Bước | Số khách | Ở bước lâu nhất |
|---|---|---|
| Mới | 8 | 1 ngày |
| Đã liên hệ | 211 | 3 ngày |
| Báo giá | 14 | 6 ngày2 |
| Chốt đơn | 9 | – |
| Bỏ dở3 | 12 | – |
- 1Số khách mỗi bước cộng lại bằng tổng khách mới của tuần. Cộng không khớp thì có hồ sơ bị lạc.
- 2Cột lâu nhất cho biết khách nằm ở bước đó bao lâu. Bước nào lâu thì xem lại việc tiếp theo.
- 3Bỏ dở cần được đếm riêng. Nhìn số này để biết khách rời đi ở khâu nào.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Số khách mỗi bước | Cộng khớp tổng khách mới | Cộng thiếu, có hồ sơ lạc |
| Ở bước lâu nhất | Khách dừng ngắn, việc tiếp theo chạy | Khách nằm lâu không ai chạm |
| Bỏ dở | Ghi được lý do | Chỉ có số, không có lý do |
| Chốt đơn | Khớp đơn bên hệ thống bán hàng | Lệch mà không giải thích |
CÁCH ĐỌC
Trong mẫu, 8 + 21 + 14 + 9 + 12 = 64, bằng số khách mới.
Đọc tiếp
Bước Báo giá có khách nằm lâu nhất, nên xem việc tiếp theo.
LƯU Ý
Số khách chốt đơn trong CRM có thể khác số đơn của hệ thống bán hàng.
Đọc tiếp
Hãy ghi rõ nguồn từng số.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Khách dồn ở một bước
Xem việc tiếp theo của bước đó có ai làm không và hạn có hợp lý không.
- Mở danh sách khách của bước
- Xem việc tiếp theo
- Gán lại người phụ trách
- Đặt hạn mới
Nhiều khách bỏ dở
Ghi lý do bỏ cho từng khách, sau đó xem lý do nào lặp lại nhiều nhất.
- Thêm trường lý do
- Ghi lại khách bỏ gần đây
- Gộp nhóm lý do
- Sửa bước liên quan
Sale không cập nhật bước
Rút gọn quy trình và đưa bước cập nhật vào việc hằng ngày.
- Hỏi sale vướng ở đâu
- Giảm số bước
- Nhắc cập nhật cuối ngày
- Xem lại sau hai tuần
DẤU HIỆU
Khách nằm ở bước Mới nhiều ngày
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Nhiều khách ở Mới quá lâu |
| Việc tiếp theo | Chưa đặt |
| Việc cần làm | Đặt việc gọi lần đầu kèm hạn |
Bước Mới chưa có việc tiếp theo hoặc chưa có người nhận.
DẤU HIỆU
Hai sale xếp khách khác nhau
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Cùng tình huống nhưng bước khác nhau |
| Điều kiện vào | Chưa có |
| Việc cần làm | Viết điều kiện bằng việc đã làm |
Điều kiện vào bước chưa viết rõ.
DẤU HIỆU
Số chốt đơn khác số đơn hàng
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | CRM ít hơn hệ thống đơn |
| Cập nhật bước | Làm muộn |
| Việc cần làm | Cập nhật bước ngay khi tạo đơn |
Khách chốt xong nhưng sale chưa kéo thẻ.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
Nội dung của thẻ Giao khách cho đúng ngườiChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Phân công trông thế nào.
Ba màn hình: quy tắc giao khách, danh sách khách chưa ai nhận và cài đặt vắng mặt.
Mỗi nguồn một người nhận
Mỗi nguồn khách giao cho một người, kèm người thay. Khách mới vào là có chủ ngay.
Đọc tiếp
Quy tắc đơn giản dễ nhớ hơn quy tắc nhiều điều kiện. Cần chia luân phiên thì thêm sau.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/cai-dat/phan-cong
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Quy tắc phân công
Khách mới được giao theo nguồn| Nguồn | Giao cho | Người thay |
|---|---|---|
| Form website1 | Sale A (mẫu) | Sale B (mẫu) |
| Zalo OA | Sale B (mẫu)2 | Sale A (mẫu) |
| Gọi điện | Chủ shop (mẫu) | Sale A (mẫu)3 |
- 1Mỗi nguồn khách được giao cho một người. Khách mới vào là có chủ ngay, không chờ.
- 2Cách chia theo nguồn hợp khi mỗi người quen một kênh. Có thể đổi sang chia luân phiên.
- 3Người thay nhận khi người chính vắng. Không có cột này thì khách rơi vào khoảng trống.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Danh sách khách bị bỏ sót
Chỉ gồm khách chưa có người nhận, kèm nguồn và thời gian chờ. Danh sách trống là dấu hiệu tốt.
Đọc tiếp
Quản lý xem danh sách này mỗi sáng, trước khi sale bắt đầu gọi.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/khach-hang?loc=chua-nhan
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Khách chưa có người nhận
Quản lý xem mỗi sáng| Khách | Nguồn | Đã chờ |
|---|---|---|
| Võ Quốc Bảo1 | Form website | 2 giờ |
| Đặng Mai Chi | Form website2 | 45 phút |
| Bùi Thanh Tú | Gọi điện | 1 ngày3 |
- 1Danh sách chỉ gồm khách chưa ai nhận. Nếu bảng trống thì việc phân công đang chạy tốt.
- 2Cột nguồn cho biết khách đến từ kênh nào, để biết quy tắc nào bị hụt.
- 3Cột đã chờ cho thấy khách bị bỏ lâu thế nào. Chờ tính theo ngày là việc cần xử lý ngay.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Giao lại trước ngày nghỉ
Ghi ngày nghỉ và người thay. Khách mới và khách đang xử lý được giao lại kèm lịch sử trao đổi.
Đọc tiếp
Giao lại trước ngày nghỉ, không đợi khách gọi mới phát hiện không ai trả lời.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/cai-dat/phan-cong/vang-mat
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Vắng mặt
Giao lại trước ngày nghỉSale A (mẫu) nghỉ phép
Từ ngày07/101
Đến ngày09/10
Giao khách mới choSale B (mẫu)2
Khách đang xử lýChuyển sang Sale B (mẫu)3
- 1Ghi rõ ngày nghỉ của người phụ trách, để hệ thống biết khi nào chuyển khách.
- 2Người nhận thay được chọn trước. Khách mới trong những ngày nghỉ sẽ vào tay người này.
- 3Khách đang xử lý cũng được giao lại, kèm lịch sử trao đổi. Người thay đọc là hiểu tiếp.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước đặt quy tắc phân công.
Chọn cách chia ít điều kiện nhất mà đội vẫn theo được.
- 01Liệt kê các nguồn khách và người đang nhận từng nguồn.
- 02Chọn cách chia: theo nguồn, theo luân phiên hoặc theo loại nhu cầu. Mỗi lần chỉ chọn một.
- 03Chọn người thay cho từng người nhận chính.
- 04Đặt mốc: khách chưa có người nhận sau một khoảng thời gian thì báo cho quản lý.
- 05Chạy thử với một khách mẫu của mỗi nguồn, xem khách có về đúng người không.
Bạn đưa vào
- Các nguồn khách
- Người nhận và người thay
- Mốc thời gian
- Lịch nghỉ
Quy tắc phân côngONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Quy tắc phân côngmỗi nguồn có người nhậnngười thay và mốc báo
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để phân công.
Cần biết ai nhận kênh nào và nghỉ khi nào.
NGUYÊN TẮC
Mỗi khách mới có đúng một người nhận. Hai người cùng giữ thì không ai chịu trách nhiệm.
QUY TẮC PHÂN CÔNG · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-phan-congTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nguồn | Giao cho | Người thay | Giờ nhận tối đa |
| 2 | Form website | Sale A (mẫu)1 | Sale B (mẫu) | 1 giờ |
| 3 | Zalo OA | Sale B (mẫu) | Sale A (mẫu)2 | 1 giờ |
| 4 | Gọi điện | Chủ shop (mẫu) | Sale A (mẫu) | Ngay khi gọi3 |
Quy tắcLịch nghỉ
- 1Mỗi nguồn có đúng một người nhận chính, không để hai người cùng giữ.
- 2Người thay được đặt sẵn từ trước, không đợi đến lúc có người nghỉ mới tìm.
- 3Giờ nhận tối đa là mốc để báo khách chưa có người nhận.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Một nguồn một người
Không giữ đôiCó người thay
Đặt từ trướcCó mốc nhận
Tính bằng giờCó lịch nghỉ
Cập nhật hằng thángBộ tài nguyên4 mục
- NguồnCác nguồn kháchForm, Zalo, gọi điện.
- NgườiNgười nhận mỗi nguồnAi quen kênh nào.
- ThayNgười thayKhi người chính vắng.
- LịchLịch nghỉNgày nghỉ đã biết.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Bitrix24: trung tâm trợ giúp Trung tâm trợ giúp của Bitrix24 có phần hướng dẫn tự động giao khách cho người phụ trách. Tên mục có thể khác theo phiên bản.
- Nguồn
- HubSpot: cơ sở kiến thức Cơ sở kiến thức của HubSpot có hướng dẫn giao liên hệ cho chủ sở hữu và quy tắc luân phiên. Kiểm tra mục hỗ trợ cho gói bạn dùng.
- Lưu ý
- Cách chia là quy ước của shop Chia theo nguồn hay luân phiên là lựa chọn của shop, không phải quy định của CRM.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đếm khách có người nhận.
Với mỗi nguồn, so số khách mới với số khách đã có người nhận. Số chưa nhận cần gần bằng không.
CẦN ĐO
Khách chưa có người nhận là chỗ bị bỏ sót.
ĐẾM NGƯỜI NHẬN · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Khách có người nhận trong ngày · tuần 29/09
| Nguồn | Khách mới | Có người nhận | Chưa nhận |
|---|---|---|---|
| Form website | 361 | 34 | 22 |
| Zalo OA | 15 | 15 | 03 |
| Gọi điện | 13 | 12 | 1 |
- 1Khách mới theo nguồn trong tuần. Tổng các dòng bằng số khách mới của tuần.
- 2Chưa nhận là khách trong ngày vào mà chưa có người nhận. Số này cần gần bằng không.
- 3Dòng không có khách chưa nhận cho thấy quy tắc của nguồn đó đang chạy ổn.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Khách mới | Cộng ra đúng tổng tuần | Thiếu so với số của kênh |
| Có người nhận | Gần bằng khách mới | Thấp hơn nhiều |
| Chưa nhận | Bằng không hoặc rất ít | Tăng dần qua các tuần |
| Theo nguồn | Nguồn nào cũng có người nhận | Một nguồn thường bị bỏ |
CÁCH ĐỌC
Trong mẫu, Form website còn 2 khách chưa nhận.
Đọc tiếp
Mở danh sách chưa nhận để xem quy tắc của nguồn này hụt ở đâu.
LƯU Ý
Chưa nhận không có nghĩa là bị bỏ rơi.
Đọc tiếp
Hãy xem lịch sử hồ sơ trước khi kết luận.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Khách vào mà không ai gọi
Xem danh sách chưa nhận, tìm nguồn nào hụt quy tắc rồi bổ sung người nhận.
- Mở danh sách chưa nhận
- Xem nguồn của khách
- Sửa quy tắc nguồn đó
- Giao tay số khách đang chờ
Người nhận nghỉ phép
Giao lại trước ngày nghỉ, gồm cả khách đang xử lý.
- Ghi ngày nghỉ
- Chọn người thay
- Chuyển khách đang xử lý
- Kiểm tra sau ngày nghỉ
Một người nhận quá nhiều
Đổi sang chia luân phiên hoặc thêm người nhận cho nguồn đó.
- Đếm khách mỗi người
- Chọn cách chia mới
- Chạy thử một tuần
- So lại số khách chưa nhận
DẤU HIỆU
Khách Zalo không ai trả lời
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Khách Zalo chờ nhiều giờ |
| Quy tắc nguồn | Chưa có người nhận |
| Việc cần làm | Giao Zalo OA cho một người |
Nguồn Zalo OA chưa có người nhận.
DẤU HIỆU
Người thay không nhận được khách
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Khách đến khi người chính nghỉ vẫn bị bỏ |
| Người thay | Chưa chọn |
| Việc cần làm | Chọn người thay cho mỗi nguồn |
Người thay chưa được chọn trong quy tắc.
DẤU HIỆU
Hai người cùng gọi một khách
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Khách nhận hai cuộc gọi |
| Người phụ trách | Có hai tên |
| Việc cần làm | Chỉ giữ một người phụ trách |
Cả hai đều thấy khách và nghĩ mình phụ trách.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
Nội dung của thẻ Gộp hồ sơ khách trùngChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Xử lý trùng trông thế nào.
Ba màn hình: danh sách cặp nghi trùng, màn hình gộp hai hồ sơ và quy tắc kiểm tra.
Máy gợi ý, người quyết định
Mỗi dòng là hai hồ sơ có thể là cùng một người, kèm lý do nghi như trùng số điện thoại.
Đọc tiếp
Trùng số điện thoại đáng tin hơn trùng tên. Tên giống nhau dễ là hai người khác nhau.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/khach-hang/trung-lap
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Hồ sơ nghi trùng
Máy gợi ý, người quyết định gộp| Hồ sơ 1 | Hồ sơ 2 | Trùng theo |
|---|---|---|
| Nguyễn Thị Lan1 | Nguyễn T. Lan | Số điện thoại2 |
| Trần Văn Minh | Minh Trần | Email3 |
| Lê Hoàng Anh | Lê H. Anh | Số điện thoại |
- 1Mỗi dòng là một cặp hồ sơ máy nghi là cùng một người. Máy chỉ gợi ý, chưa gộp.
- 2Cột trùng theo cho biết lý do nghi. Trùng số điện thoại đáng tin hơn trùng tên.
- 3Trùng theo email nên được xem kỹ. Hai người có thể dùng chung một địa chỉ email.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Chọn hồ sơ giữ lại
Chọn hồ sơ đầy đủ hơn làm hồ sơ giữ. Thông tin chỉ có ở hồ sơ kia được đưa sang, lịch sử được ghép lại.
Đọc tiếp
Xem hai hồ sơ cạnh nhau trước khi bấm gộp. Gộp nhầm khó hoàn lại.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/khach-hang/gop
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Gộp hai hồ sơ
Chọn hồ sơ giữ lại trước khi gộp| Trường | Hồ sơ giữ | Hồ sơ gộp vào |
|---|---|---|
| Họ tên | Nguyễn Thị Lan1 | Nguyễn T. Lan |
| Nhu cầu | Nến thơm | Quà tặng2 |
| Lịch sử | 3 cuộc gọi | 1 tin Zalo3 |
- 1Hồ sơ giữ là hồ sơ còn lại sau khi gộp. Chọn hồ sơ đầy đủ hơn làm hồ sơ giữ.
- 2Thông tin chỉ có ở hồ sơ kia được nhập vào hồ sơ giữ, để không mất dữ liệu.
- 3Lịch sử trao đổi của cả hai hồ sơ được ghép lại. Người phụ trách đọc một chỗ là đủ.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Báo khi vừa nhập khách
Chọn trường dùng để so, thường là số điện thoại và email. Khi trùng, hệ thống báo thay vì tự gộp.
Đọc tiếp
Chỉ cho một vai trò được gộp. Thao tác khó hoàn lại thì không mở cho tất cả.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/cai-dat/trung-lap
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Quy tắc trùng lặp
Báo khi nhập khách giống hồ sơ cũKiểm tra khi thêm khách
Kiểm tra theoSố điện thoại, email1
Khi phát hiện trùngCảnh báo, không tự gộp2
Người được gộpQuản lý3
Lưu lịch sử gộpBật
- 1Chọn trường dùng để so, thường là số điện thoại và email. Tên dễ trùng nên ít dùng.
- 2Khi phát hiện trùng, hệ thống cảnh báo thay vì tự gộp. Tự gộp dễ gộp nhầm hai người.
- 3Chỉ một vai trò được gộp. Gộp là thao tác khó hoàn lại nên không mở cho tất cả.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước xử lý trùng.
Chặn trùng từ lúc nhập, rồi mới dọn hồ sơ cũ.
- 01Chọn trường dùng để so sánh. Số điện thoại và email thường ổn định hơn họ tên.
- 02Bật cảnh báo khi nhập khách trùng, để người nhập mở hồ sơ cũ thay vì tạo mới.
- 03Chạy tìm trùng cho hồ sơ hiện có, ra danh sách cặp nghi trùng.
- 04Xem từng cặp: gộp khi chắc là một người, giữ riêng khi chưa chắc và hỏi lại khách.
- 05Ghi lại cặp đã quyết định, để lần sau không xem lại cùng một cặp.
Bạn đưa vào
- Hồ sơ hiện có
- Số điện thoại, email
- Người được gộp
- Lịch dọn định kỳ
Quy tắc trùng lặpONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Quy tắc trùng lặptrường so sánhcách xử lý và người được gộp
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để xử lý trùng.
Cần biết trường nào dùng để nhận ra cùng một người.
NGUYÊN TẮC
Máy chỉ gợi ý, người quyết định gộp. Gộp nhầm hai người thành một thì mất cả hai lịch sử.
CẶP NGHI TRÙNG · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-cap-nghi-trungTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Hồ sơ 1 | Hồ sơ 2 | Trùng theo | Quyết định |
| 2 | Nguyễn Thị Lan | Nguyễn T. Lan | Số điện thoại1 | Gộp |
| 3 | Trần Văn Minh | Minh Trần | Chờ hỏi khách2 | |
| 4 | Lê Hoàng Anh | Lê H. Anh | Số điện thoại | Gộp3 |
Cặp nghi trùngĐã gộp
- 1Cột trùng theo ghi lại căn cứ, để người xem biết vì sao hai hồ sơ bị ghép cặp.
- 2Cặp chưa chắc chắn thì ghi chờ hỏi khách, không đoán.
- 3Cột quyết định lưu lại việc đã làm, để lần sau không xem lại cùng một cặp.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
So bằng trường ổn định
Số điện thoạiBáo, không tự gộp
Người xemMột vai trò được gộp
Quản lýGhi lại quyết định
Mỗi cặpBộ tài nguyên4 mục
- Hồ sơDanh sách khách hiện cóXuất từ CRM.
- TrườngTrường dùng để soĐiện thoại, email.
- NgườiNgười được gộpGhi vai trò.
- LịchLịch dọn định kỳHằng tháng.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Bitrix24: trung tâm trợ giúp Trung tâm trợ giúp của Bitrix24 có phần hướng dẫn tìm và gộp bản ghi trùng. Tên mục có thể khác theo phiên bản.
- Nguồn
- HubSpot: cơ sở kiến thức Cơ sở kiến thức của HubSpot có hướng dẫn quản lý bản ghi trùng lặp. Cách tìm trùng ở mỗi CRM khác nhau.
- Lưu ý
- Dữ liệu cá nhân Việc gộp hồ sơ động đến dữ liệu cá nhân. Cần có cơ sở pháp lý, xem văn bản hiện hành.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đếm cặp nghi trùng.
Đếm cặp nghi trùng và cặp đã xử lý, chia theo lý do. Lý do nào nhiều thì siết bước nhập.
CẦN ĐO
Cặp chưa xử lý làm báo cáo đếm đôi khách.
ĐẾM TRÙNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Hồ sơ nghi trùng · tuần 29/09
| Nghi trùng theo | Số cặp | Đã xử lý |
|---|---|---|
| Số điện thoại | 41 | 4 |
| 1 | 02 | |
| Tên giống nhau | 1 | 03 |
- 1Số cặp nghi trùng chia theo lý do. Lý do nào nhiều thì siết kiểm tra ở bước nhập.
- 2Đã xử lý là số cặp đã được người quyết định, dù gộp hay giữ riêng.
- 3Cặp chưa xử lý cứ nằm đó sẽ làm báo cáo đếm đôi khách. Xử lý hết trước kỳ báo cáo.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Số cặp nghi trùng | Ít và giảm dần | Tăng qua các tuần |
| Đã xử lý | Gần bằng số cặp | Nhiều cặp chưa ai xem |
| Theo số điện thoại | Gộp được ngay | Có nhiều người dùng chung số |
| Theo tên | Xem kỹ rồi quyết định | Gộp nhầm hai người |
CÁCH ĐỌC
Trong mẫu có 6 cặp nghi trùng, 4 cặp theo số điện thoại đã xử lý.
Đọc tiếp
Hai cặp còn lại chờ người quyết định.
LƯU Ý
Gộp hồ sơ động đến dữ liệu cá nhân của khách.
Đọc tiếp
Cần có cơ sở pháp lý, xem văn bản hiện hành.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Một khách nhiều hồ sơ
Gộp về một hồ sơ, giữ lịch sử của cả hai.
- Mở hai hồ sơ cạnh nhau
- Chọn hồ sơ giữ
- Gộp thông tin còn thiếu
- Ghi vào nhật ký
Không chắc có phải một người
Giữ riêng hai hồ sơ và hỏi lại khách khi có dịp.
- Ghi chú nghi trùng
- Hỏi lại khách
- Quyết định sau khi có câu trả lời
- Cập nhật hồ sơ
Báo cáo đếm đôi khách
Gộp xong mới chạy lại báo cáo tuần.
- Chạy tìm trùng
- Xử lý các cặp
- Làm mới báo cáo
- So lại số khách mới
DẤU HIỆU
Cùng khách mà hai sale cùng gọi
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Khách nhận hai cuộc gọi |
| Hồ sơ | Chưa gộp |
| Việc cần làm | Gộp và chọn một người phụ trách |
Hai hồ sơ có hai người phụ trách.
DẤU HIỆU
Gộp xong mất lịch sử
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hồ sơ giữ thiếu lịch sử |
| Cách gộp | Bỏ qua lịch sử |
| Việc cần làm | Chọn ghép lịch sử khi gộp |
Lịch sử của hồ sơ gộp không được ghép vào hồ sơ giữ.
DẤU HIỆU
Hai người khác nhau bị gộp
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hồ sơ lẫn thông tin hai người |
| Căn cứ so | Chỉ dựa trên số điện thoại |
| Việc cần làm | Dùng thêm email hoặc hỏi khách trước khi gộp |
Hai người dùng chung số điện thoại.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
Nội dung của thẻ Nối kênh vào CRMChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Kết nối trông thế nào.
Ba màn hình: danh sách kênh, ghép trường từ form và khách thử để kiểm tra.
Mỗi kênh một dòng
Mỗi dòng là một kênh đưa khách vào CRM, kèm tình trạng và thời điểm khách vào gần nhất.
Đọc tiếp
Ngày khách vào gần nhất cũ bất thường là dấu hiệu kênh đã ngưng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/cai-dat/ket-noi
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Kênh đang nối với CRM
Mỗi kênh đưa khách vào một nguồn riêng| Kênh | Tình trạng | Khách vào gần nhất |
|---|---|---|
| Form website1 | Đang nhận2 | 05/10 14:20 |
| Zalo OA | Đang nhận | 05/10 11:05 |
| Gọi điện | Đang nhận | 04/10 09:153 |
- 1Mỗi dòng là một kênh đưa khách vào CRM. Kênh nào chưa nối thì khách của kênh đó không về đây.
- 2Tình trạng cho biết kênh đang nhận hay đã ngưng. Nên xem cột này mỗi tuần.
- 3Khách vào gần nhất giúp phát hiện kênh im lặng. Nếu ngày này cũ bất thường thì mở kênh ra kiểm tra.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Ô form về đúng trường
Mỗi ô trên form được ghép với một trường CRM. Số điện thoại phải về đúng trường số điện thoại.
Đọc tiếp
Ghép sai kiểu thì khách vẫn vào nhưng trường bị trống, rất khó phát hiện.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/cai-dat/ket-noi/form-website
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Ghép trường: Form website
Mỗi ô trên form đổ vào một trường CRM| Ô trên form | Trường CRM | Kiểu |
|---|---|---|
| Họ và tên | Họ tên1 | Văn bản |
| Điện thoại | Số điện thoại2 | Số điện thoại |
| Quan tâm | Nhu cầu | Danh sách chọn3 |
- 1Cột trái là tên ô trên form, cột giữa là trường trong CRM. Hai bên không cần trùng tên.
- 2Số điện thoại ghép vào đúng trường số điện thoại, để việc tìm trùng chạy được.
- 3Kiểu trường phải khớp với dữ liệu form gửi. Lệch kiểu thì khách vào mà trường bị trống.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Thử bằng khách tên TEST
Gửi một form với tên TEST, sau đó mở danh sách khách hôm nay xem hồ sơ có về đúng nguồn và bước không.
Đọc tiếp
Xóa hồ sơ thử sau khi xem xong, để không lẫn vào số thật.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/khach-hang?loc=hom-nay
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Khách hôm nay
Kiểm tra form bằng một khách tên TEST| Khách | Nguồn | Thời gian | Bước |
|---|---|---|---|
| TEST – Nhà Thơm1 | Form website2 | Vừa xong | Mới3 |
- 1Khách thử đặt tên có chữ TEST, để nhận ra ngay và xóa sau. Không dùng tên khách thật.
- 2Nguồn phải là Form website. Nếu hiện nguồn khác thì phần ghép nguồn đang sai.
- 3Khách thử xuất hiện ở bước Mới là bằng chứng đường nối chạy. Xóa hồ sơ thử sau khi xem xong.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước nối một kênh.
Nối từng kênh một, thử xong mới nối kênh kế.
- 01Liệt kê các kênh khách đang dùng: form website, Zalo OA, gọi điện, mạng xã hội.
- 02Với mỗi kênh, chọn cách đưa khách vào CRM theo tài liệu của CRM đang dùng.
- 03Ghép từng ô của kênh với trường CRM, và đặt giá trị nguồn khách riêng cho mỗi kênh.
- 04Gửi một khách thử tên TEST, mở CRM xem hồ sơ về đúng nguồn, đúng người nhận.
- 05Xóa khách thử, rồi đối chiếu số khách kênh gửi đi với số có trong CRM mỗi tuần.
Bạn đưa vào
- Form website
- Zalo OA
- Gọi điện
- Trường CRM
Kết nối kênhONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Kết nối kênh: mỗi kênh về CRM với đúng trường và đúng nguồn.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để nối kênh.
Cần biết kênh gửi những gì và CRM nhận những gì.
NGUYÊN TẮC
Mỗi kênh có giá trị nguồn riêng. Nhiều kênh dùng chung một nguồn thì báo cáo không phân biệt được.
ĐỐI CHIẾU KÊNH · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-doi-chieu-kenhTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Kênh | Gửi đi | Có trong CRM | Ghi chú |
| 2 | Form website | 381 | 36 | Lệch 2, đang tra2 |
| 3 | Zalo OA | 15 | 15 | Khớp3 |
| 4 | Gọi điện | 13 | 13 | Khớp |
Tuần 29/09Ghi chú lệch
- 1Số gửi đi lấy từ phía kênh, ví dụ số lần form được gửi.
- 2Ghi chú nêu rõ lệch bao nhiêu và đang tra gì.
- 3Dòng khớp ghi ngắn là khớp, để nhìn lướt cũng thấy dòng nào cần xem.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Mỗi kênh một nguồn
Giá trị riêngGhép đủ ô cần
Đúng kiểuThử bằng khách TEST
Rồi xóaĐối chiếu mỗi tuần
Gửi so với nhậnBộ tài nguyên4 mục
- KênhDanh sách kênh đang dùngForm, Zalo, gọi điện.
- ÔCác ô thông tin của kênhTên, điện thoại, nhu cầu.
- TrườngTrường CRM đã chọnTừ danh sách trường.
- SốSố khách kênh gửi điĐể đối chiếu.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Bitrix24: tài liệu REST API Tài liệu REST API của Bitrix24 mô tả cách thêm khách vào CRM từ hệ thống khác. Phần này dành cho người làm kỹ thuật.
- Nguồn
- HubSpot: cơ sở kiến thức Cơ sở kiến thức của HubSpot có hướng dẫn đưa dữ liệu từ form vào CRM. Cách ghép trường ở mỗi CRM khác nhau.
- Lưu ý
- Đường nối là việc cần thử Khi nối kênh mới, hãy gửi khách thử và xem hồ sơ. Không dựa vào việc “chắc đã chạy”.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: tài liệu REST API ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đối chiếu số kênh với CRM.
Lấy số khách mỗi kênh gửi đi, so với số có trong CRM cùng tuần. Lệch thì có khách bị rơi.
CẦN ĐO
Số gửi đi và số trong CRM cần khớp nhau.
ĐỐI CHIẾU KÊNH · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đối chiếu kênh với CRM · tuần 29/09
| Kênh | Gửi đi | Có trong CRM | Lệch |
|---|---|---|---|
| Form website | 381 | 36 | 22 |
| Zalo OA | 15 | 15 | 03 |
| Gọi điện | 13 | 13 | 0 |
- 1Cột gửi đi lấy từ phía kênh, cột có trong CRM lấy từ CRM. So hai cột để thấy khách bị rơi.
- 2Form website lệch hai khách. Cần tra xem hai khách đó bị mất ở bước nào giữa form và CRM.
- 3Dòng không lệch cho thấy kênh Zalo OA nối ổn. Không cần làm gì thêm với kênh này.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Gửi đi | Lấy từ phía kênh | Không có số để đối chiếu |
| Có trong CRM | Bằng số gửi đi | Ít hơn số gửi đi |
| Lệch | Bằng không hoặc giải thích được | Lệch mà không rõ nguyên nhân |
| Khách thử | Đã xóa sau khi kiểm tra | Còn lẫn trong số thật |
CÁCH ĐỌC
Trong mẫu, Form website gửi 38 khách nhưng CRM có 36.
Đọc tiếp
Hai khách lệch cần tra xem rơi ở bước nào.
LƯU Ý
Số gửi đi có thể gồm cả khách thử và thư rác.
Đọc tiếp
Hãy loại các dòng này trước khi so.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Khách vào form mà CRM không có
Gửi khách thử, xem form có báo gửi thành công và CRM có hồ sơ không.
- Gửi khách thử
- Xem hồ sơ có về CRM
- Xem ghép trường
- Sửa chỗ hụt
Hồ sơ vào nhưng thiếu thông tin
So ô trên form với trường CRM, tìm ô bị ghép sai hoặc lệch kiểu.
- Mở bảng ghép trường
- So từng ô
- Sửa kiểu trường
- Gửi khách thử lần nữa
Nguồn khách bị lẫn
Đặt giá trị nguồn riêng cho từng kênh.
- Liệt kê giá trị nguồn
- Gán nguồn cho kênh
- Sửa hồ sơ cũ
- Kiểm tra báo cáo theo nguồn
DẤU HIỆU
Form báo thành công nhưng CRM không có
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Khách gửi mà không có hồ sơ |
| Tình trạng kênh | Đã ngưng |
| Việc cần làm | Bật lại và gửi khách thử |
Đường nối giữa form và CRM bị hỏng hoặc bị tắt.
DẤU HIỆU
Số điện thoại bị trống
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hồ sơ có tên nhưng không có số |
| Ghép trường | Chưa ghép |
| Việc cần làm | Ghép ô điện thoại vào đúng trường |
Ô điện thoại trên form chưa ghép vào trường số điện thoại.
DẤU HIỆU
Khách Zalo lẫn vào nguồn Form
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Báo cáo theo nguồn không phân biệt |
| Giá trị nguồn | Dùng chung |
| Việc cần làm | Đặt nguồn riêng cho từng kênh |
Hai kênh dùng chung một giá trị nguồn.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
Nội dung của thẻ Báo cáo CRM mỗi tuầnChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Báo cáo CRM trông thế nào.
Ba màn hình: báo cáo tuần, số khách theo bước và danh sách việc quá hạn.
Ba số, một câu hỏi
Câu hỏi nằm đầu, rồi ba số: khách mới, chốt đơn, việc trễ. Dòng nhỏ là tuần trước.
Đọc tiếp
Ba số đủ cho một buổi họp tuần. Số nào không giúp quyết việc thì bỏ.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/bao-cao/tuan
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Báo cáo tuần
Tuần 29/09 – 05/10Tuần này có bao nhiêu khách mới?1
Tuần 29/09 – 05/102
Khách mới64tuần trước 58Chốt đơn9tuần trước 8Việc trễ6tuần trước 9
Dòng nhỏ là tuần trước, để thấy hướng tăng giảm3
- 1Câu hỏi nằm đầu báo cáo. Người đọc biết ngay mình đang tìm câu trả lời nào.
- 2Ba số, đủ cho một cuộc họp tuần: khách mới, chốt đơn và việc trễ.
- 3Dòng nhỏ là số tuần trước. Nhìn là thấy tăng hay giảm mà không cần nhớ.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Khách dồn ở đâu
Mỗi thanh là số khách ở một bước. Thanh dài bất thường cho thấy việc tiếp theo ở bước đó chưa chạy.
Đọc tiếp
Xem cùng với số khách bỏ dở và lý do bỏ để biết nên sửa khâu nào.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/bao-cao/theo-buoc
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Khách theo bước
Tuần 29/09 – 05/10Số khách mỗi bước1
Bước đông nhất là Đã liên hệ2
Bỏ dở nên có lý do ghi kèm3
- 1Mỗi thanh là số khách ở một bước. Thanh dài nhất là bước đang chứa nhiều khách nhất.
- 2Khách dồn ở một bước là dấu hiệu việc tiếp theo của bước đó chưa được làm.
- 3Bỏ dở là số khách rời đi. Ghi lý do ở hồ sơ để biết nên sửa khâu nào.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Việc quá hạn của từng người
Mỗi dòng là một việc quá hạn, kèm người phụ trách và số ngày trễ. Việc trễ lâu nhất xếp đầu.
Đọc tiếp
Nhắc đúng người phụ trách, không nhắc chung cả nhóm.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/bao-cao/viec-tre
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Việc quá hạn
Quản lý xem trước buổi họp tuần| Khách | Việc | Người phụ trách | Trễ |
|---|---|---|---|
| Trần Văn Minh | Gửi bảng giá1 | Sale B (mẫu) | 3 ngày3 |
| Võ Quốc Bảo | Gọi lần đầu | Sale A (mẫu)2 | 2 ngày |
| Lê Hoàng Anh | Hỏi ý kiến | Sale A (mẫu) | 1 ngày |
- 1Mỗi dòng là một việc quá hạn của một khách, ghi rõ tên việc cần làm.
- 2Người phụ trách ghi tên để nhắc đúng người, không nhắc chung cả nhóm.
- 3Cột Trễ ghi số ngày quá hạn. Việc trễ lâu nhất xếp đầu, xử lý trước trong buổi họp tuần.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước dựng báo cáo.
Bắt đầu từ câu hỏi của buổi họp tuần.
- 01Viết ra ba câu hỏi cần trả lời mỗi tuần, ví dụ có bao nhiêu khách mới.
- 02Với mỗi câu hỏi, chọn một chỉ số từ CRM và ghi cách tính.
- 03Chia vai trò: chủ shop xem tổng, quản lý xem việc trễ, sale xem khách của mình.
- 04Đặt lịch gửi hoặc mở báo cáo cố định, ví dụ sáng thứ Hai trước buổi họp.
- 05Sau hai tuần, hỏi người dùng báo cáo nào không ai mở thì bỏ.
Bạn đưa vào
- Câu hỏi buổi họp
- Dữ liệu trong CRM
- Vai trò xem báo cáo
- Lịch xem
Báo cáo CRMONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Báo cáo CRM: ba số chính, danh sách việc trễ và quyền xem theo vai trò.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để dựng báo cáo.
Cần biết câu hỏi của buổi họp và ai đọc.
NGUYÊN TẮC
Mỗi báo cáo phục vụ một việc và một vai trò. Báo cáo không ai dùng thì bỏ.
SỐ LIỆU TUẦN · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-bao-cao-crmTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Số liệu | Tuần này | Tuần trước | Người giữ |
| 2 | Khách mới | 641 | 58 | Quản lý |
| 3 | Chốt đơn | 92 | 8 | Chủ shop |
| 4 | Việc trễ | 6 | 9 | Quản lý3 |
Tuần 29/09Việc trễ
- 1Số tuần này nằm cạnh tuần trước, để so ngay trong một dòng.
- 2Chốt đơn là số lấy từ CRM, có thể khác số đơn của hệ thống đơn hàng.
- 3Cột người giữ cho biết hỏi ai khi số bất thường.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bắt đầu từ câu hỏi
Họp tuầnÍt số, đủ để quyết
Ba đến nămChia theo vai trò
Ai xem gìCó lịch xem
Cố địnhBộ tài nguyên4 mục
- Câu hỏiCâu hỏi buổi họpCần quyết gì.
- SốSố liệu từ CRMKhách, bước, việc.
- Vai tròNgười xem báo cáoChủ, quản lý, sale.
- LịchLịch họpNgày giờ cố định.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Bitrix24: trung tâm trợ giúp Trung tâm trợ giúp của Bitrix24 có phần hướng dẫn xem báo cáo trong CRM. Báo cáo có sẵn khác nhau theo phiên bản.
- Nguồn
- HubSpot: cơ sở kiến thức Cơ sở kiến thức của HubSpot có hướng dẫn tạo báo cáo và bảng điều khiển. Mỗi CRM gọi tên báo cáo khác nhau.
- Lưu ý
- Số trong CRM là số của CRM Số chốt đơn trong CRM có thể khác số của hệ thống bán hàng. Hãy ghi rõ nguồn từng số.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Xem báo cáo theo vai trò.
Mỗi vai trò chỉ xem phần mình cần. Báo cáo ngắn thì người ta mới thật sự mở ra mỗi tuần.
CẦN ĐO
Mỗi vai trò xem phần mình dùng.
VAI TRÒ XEM · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Mỗi vai trò xem gì
| Vai trò | Xem gì | Dùng để |
|---|---|---|
| Chủ shop | Khách mới, chốt đơn1 | Xem hằng tuần |
| Quản lý | Việc trễ, khách chưa nhận2 | Nhắc người phụ trách |
| Sale | Khách của mình | Làm việc mỗi ngày3 |
- 1Mỗi vai trò chỉ xem phần mình cần. Báo cáo ngắn thì người ta mới thật sự mở ra.
- 2Quản lý xem việc trễ và khách chưa nhận. Hai số này cho biết đội có bỏ sót ai không.
- 3Cột dùng để cho biết báo cáo phục vụ việc gì. Không có việc thì không cần báo cáo đó.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Chủ shop | Xem khách mới và chốt đơn | Xem cả danh sách việc |
| Quản lý | Xem việc trễ và khách chưa nhận | Xem số tổng nhưng không hành động |
| Sale | Chỉ xem khách của mình | Xem cả khách của người khác |
| Cột dùng để | Gắn với một việc cụ thể | Không gắn với việc nào |
CÁCH ĐỌC
Mỗi dòng nên gắn với một việc: chủ shop xem tuần, quản lý nhắc việc trễ, sale làm việc mỗi ngày.
LƯU Ý
Hồ sơ khách có dữ liệu cá nhân.
Đọc tiếp
Chỉ cho người cần xem; cần có cơ sở pháp lý, xem văn bản hiện hành.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Không ai mở báo cáo
Hỏi người dùng báo cáo đang trả lời câu hỏi nào, rồi rút gọn.
- Hỏi từng vai trò
- Gạch số không dùng
- Rút còn ba số
- Gắn vào buổi họp tuần
Số khác nhau giữa các nơi
Viết cách tính ở dưới số và ghi nguồn từng số.
- Ghi cách tính
- Ghi nguồn số
- So với hệ thống đơn
- Giải thích chỗ lệch
Báo cáo cho người mới
Cho người mới xem báo cáo cùng người phụ trách trong một buổi.
- Mở báo cáo cùng nhau
- Giải thích từng số
- Cho tự đọc lại
- Ghi chỗ chưa rõ
DẤU HIỆU
Việc trễ luôn cao
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Việc trễ không giảm |
| Kênh nhắc | Chưa có |
| Việc cần làm | Gửi danh sách việc trễ cho từng người |
Người phụ trách không nhận được nhắc.
DẤU HIỆU
Số chốt đơn thấp hơn đơn hàng
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | CRM ít hơn hệ thống đơn |
| Cập nhật bước | Làm muộn |
| Việc cần làm | Cập nhật bước ngay khi tạo đơn |
Sale chưa cập nhật bước sau khi chốt.
DẤU HIỆU
Sale xem cả khách người khác
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Sale thấy toàn bộ khách |
| Quyền xem | Mở cho tất cả |
| Việc cần làm | Giới hạn theo vai trò |
Quyền xem chưa chia theo vai trò.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
NHỚ NHANH
Sáu phần việc, từ trường thông tin đến báo cáo tuần.
Chọn một ô để quay lại đúng phần nội dung ở trên.
01
NĂM BƯỚC TRIỂN KHAI
ONMATE làm gì, và doanh nghiệp nhận lại được gì.
Mỗi bước kết thúc bằng một thứ xem được. Bấm một bước để xem việc làm và thứ được bàn giao.
01 · Chuẩn bị
02 · Thiết lập
03 · Bàn giao
BƯỚC 01
Chốt câu hỏi cần trả lời
Quyết định nào cần số, ai đọc, đọc bao lâu một lần.
Bàn giaoDanh sách câu hỏiBƯỚC 02
Lập kế hoạch dữ liệu
Sự kiện, trường, nguồn, tên gọi, quyền truy cập.
Bàn giaoSơ đồ dữ liệuBƯỚC 03
Thiết lập và kiểm thử
Cài đặt, thử từng điểm, đối chiếu với nguồn gốc.
Bàn giaoBáo cáo kiểm thửBƯỚC 04
Dựng báo cáo hoặc hệ thống
Bảng, biểu đồ, quy trình, phân quyền.
Bàn giaoBản dùng đượcBƯỚC 05
Bàn giao và rà soát
Hướng dẫn đọc số, người phụ trách, lịch rà soát.
Bàn giaoTài liệu bàn giaoTài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
02
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Những câu hay được hỏi trước khi bắt đầu.
Chọn một chủ đề. Câu trả lời nói rõ cả điều làm được lẫn điều không ai bảo đảm được.
ONMATE làm trên CRM nào?
Thường là Bitrix24 vì nhiều doanh nghiệp đang dùng. Nếu bạn dùng HubSpot, Zoho hoặc CRM khác, ONMATE có thể thiết lập theo cùng nguyên tắc nhưng cần xem tài liệu của từng nhà cung cấp.
Chuyển dữ liệu từ bảng tính cũ có được không?
Được nếu dữ liệu đủ sạch. ONMATE rà trùng, chuẩn hóa trường và nhập thử một phần trước khi nhập hết; bạn duyệt rồi mới nhập chính thức.
Dữ liệu khách có an toàn không?
An toàn phụ thuộc cách phân quyền và nhà cung cấp. ONMATE đặt quyền theo vai trò và nhắc các điểm cần theo quy định về dữ liệu cá nhân; đây không phải tư vấn pháp lý.
Sau khi thiết lập còn phải làm gì?
Cần đội dùng đều đặn, rà trường và pipeline khi đổi cách bán, và bỏ hồ sơ trùng. Thời gian theo dõi tùy quy mô đội.
Bao lâu thì dùng được?
Tham khảo: một hạng mục nhỏ (một tài khoản, một vài sự kiện) khoảng 1–2 tuần; quy mô vừa (nhiều nguồn, nhiều báo cáo) khoảng 3–5 tuần; quy mô lớn (nhiều hệ thống, nhiều phòng ban) khoảng 2 tháng trở lên. Con số chốt sau khi khảo sát hiện trạng đo và hệ thống của bạn.
Chi phí tính thế nào?
Theo phạm vi: số nguồn dữ liệu, số sự kiện hoặc báo cáo, số hệ thống kết nối, mức kiểm thử và thời gian hỗ trợ sau bàn giao. Phí công cụ (CRM, kho dữ liệu) trả riêng cho nhà cung cấp theo gói của họ. ONMATE đề xuất sau khi xem hiện trạng; trang này không nêu giá.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗Bitrix24: tài liệu REST API ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
03
BẮT ĐẦU
Kể điều bạn cần, bắt đầu từ đây.
Chỉ cần họ tên và số điện thoại. Các mục còn lại bỏ trống cũng được.
Yêu cầu đã sẵn sàng
Yêu cầu chưa được gửi. Bạn có thể sao chép nội dung và gửi qua Messenger hoặc kênh liên hệ bên dưới để bắt đầu trao đổi.
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Dịch vụ
- Điều cần trao đổi
- Ngân sách