Đặt trạng thái lead
Năm trạng thái ngắn, mỗi trạng thái một câu "khi nào dùng". Chị Hạnh duyệt rồi bạn Mai mới nhập vào CRM.
ONMATE / QUẢN LÝ LEAD & PIPELINE
Quản lý lead & pipeline
Theo dõi từng cơ hội bán hàng và bước cần thực hiện tiếp theo.
ONMATE thiết kế các giai đoạn tư vấn, quy tắc phân công và nhắc phản hồi trên CRM. Báo cáo giúp đội ngũ nhận biết cơ hội đang chờ xử lý, hồ sơ trùng và những bước cần cải thiện.
HÀNH TRÌNH QUẢN LÝ LEAD
Lead không nguội khi có trạng thái rõ, người nhận đúng và hạn gọi.
Sáu chặng từ đặt trạng thái đến đọc phễu. Chọn một chặng để xem việc ở đó.
Dựng pipeline
Mỗi lead nằm đúng một cột giai đoạn. Thẻ nằm quá bảy ngày thì gọi hỏi lại hoặc chuyển Bỏ dở.
Đặt hạn nhận lead
Mỗi nguồn một hạn, CRM tạo việc Nhận lead. Người trực xem tab Quá hạn đầu giờ sáng.
Giao lead cho người
Mỗi nguồn một người nhận chính và một người thay chọn sẵn. Lead vào là có chủ.
Gộp trùng, gắn nhãn rác
Máy gợi ý cặp trùng, người phụ trách xem rồi mới gộp. Tin rác gắn nhãn kèm lý do, chưa xóa.
Đọc phễu lead
Mỗi tuần đếm khách tới từng bước và đọc lý do bỏ dở. Một tuần là mẫu nhỏ, chưa kết luận.
Sáu chặng quay quanh một điểm. Chọn một chặng để đọc chi tiết.
LEAD
SÁU PHẦN VIỆCChọn một phần việc để xem
Chọn một phần việc để xem
toàn bộ cách làm.
Mỗi phần việc có màn hình làm việc, đầu vào và cách đo riêng.
Chạm vào một thẻ để đổi nội dung bên dưới.
Đang xemTrạng thái leadNội dung của thẻ Trạng thái leadChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Bộ trạng thái lead trông thế nào.
Ba màn hình: cài đặt trong Bitrix24, danh sách trong HubSpot và tài liệu chung của shop.
Trạng thái trong Bitrix24
Bảng năm trạng thái theo thứ tự, mỗi dòng có loại: đang xử lý, thành công, thất bại. Mở trang trợ giúp để xem đúng tên mục hiện nay.
Đọc tiếp
Năm dòng, ba loại.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
nhathom-mau.bitrix24.com/crm/configs/status/
Bitrix24Tìm người, tài liệu, khách…MờiN
Luồng tinChat và cuộc gọiLịchCRMCông việcTài liệuHộp thưNhân viênBáo cáo
Cài đặt CRM
Trạng tháiNguồnLoại giao dịch
Trạng thái lead
| Thứ tự | Trạng thái | Loại | Ý nghĩa |
|---|---|---|---|
| 1 | Mới1 | Đang xử lý | Có thông tin, chưa ai gọi |
| 2 | Đã liên hệ | Đang xử lý | Đã nói chuyện với khách |
| 3 | Báo giá | Đang xử lý | Đã gửi báo giá |
| 4 | Chốt đơn | Thành công2 | Khách xác nhận đặt |
| 5 | Bỏ dở | Thất bại3 | Khách dừng hoặc mất liên lạc |
- 1Mới là trạng thái đầu: có thông tin nhưng chưa ai gọi. Thứ tự từ trên xuống là thứ tự khách đi qua.
- 2Chốt đơn mang loại Thành công: CRM tính vào số đơn thắng. Chỉ chuyển sang đây khi khách đã xác nhận đặt.
- 3Bỏ dở mang loại Thất bại, không xóa lead. Giữ lại để còn xem khách dừng ở bước nào và vì sao.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Thuộc tính trong HubSpot
Trạng thái lead là một thuộc tính dạng danh sách chọn. Mỗi tùy chọn có nhãn hiển thị và giá trị nội bộ, kéo thả để đổi thứ tự.
Đọc tiếp
Ba cột.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪULưuHủy
app.hubspot.com/property-settings/12345678/properties
Danh bạHội thoạiTiếp thịBán hàngDịch vụTự động hóaBáo cáoN
Chỉnh sửa thuộc tính
Trạng thái lead · Đối tượng Danh bạ
Thông tin cơ bảnTùy chọn danh sáchQuy tắc
Tùy chọn của danh sách
| Nhãn hiển thị | Giá trị nội bộ | Thứ tự |
|---|---|---|
| Mới1 | moi | Kéo để đổi thứ tự |
| Đã liên hệ | da_lien_he2 | Kéo để đổi thứ tự |
| Báo giá | bao_gia | Kéo để đổi thứ tự3 |
| Chốt đơn | chot_don | Kéo để đổi thứ tự |
| Bỏ dở | bo_do | Kéo để đổi thứ tự |
- 1Nhãn hiển thị là chữ người bán nhìn thấy. Đặt bằng tiếng Việt, đúng từ cả nhóm hay nói.
- 2Giá trị nội bộ là tên máy đọc, dùng khi nối với form và báo cáo. Đặt không dấu, đừng đổi tùy hứng.
- 3Thứ tự trong danh sách là thứ tự khách đi qua. Kéo thả để đổi, rồi báo cả nhóm trước khi lưu.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu bộ trạng thái
Bảng bốn cột: trạng thái, khi nào dùng, việc kế tiếp, người được đổi. Viết một lần, cả nhóm cùng đọc.
Đọc tiếp
Năm dòng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Bộ trạng thái lead – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Bộ trạng thái lead
Bản nháp · 5 trạng thái · bạn Mai viết · chị Hạnh duyệt · ví dụ giả định
| Trạng thái | Khi nào dùng | Việc kế tiếp | Người đổi |
|---|---|---|---|
| Mới | Có thông tin, chưa ai gọi1 | Gọi lần đầu | Tự động |
| Đã liên hệ | Đã nói chuyện với khách | Báo giá hoặc hẹn lại | Người phụ trách |
| Báo giá | Đã gửi báo giá | Gọi hỏi lại | Người phụ trách |
| Chốt đơn | Khách xác nhận đặt | Chuyển giao hàng | Sale, chị Hạnh xem2 |
| Bỏ dở | Khách dừng hoặc mất liên lạc | Ghi lý do3 | Người phụ trách |
- 1Mỗi trạng thái có một câu "khi nào dùng". Đọc câu này, hai sale hiểu cùng một nghĩa.
- 2Chốt đơn do người phụ trách chuyển, chị Hạnh xem lại. Người chuyển và người xem là hai người khác nhau.
- 3Bỏ dở luôn kèm lý do. Thiếu lý do thì sau này không biết khách dừng vì đâu.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) ↗HubSpot: tạo và sửa thuộc tính (properties) ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước đặt bộ trạng thái.
Viết ra giấy trước, rồi mới cấu hình trong CRM.
- 01Bạn Mai liệt kê các bước khách đi qua, từ lúc để lại số tới lúc mua hoặc dừng.
- 02Gộp thành năm trạng thái. Mỗi trạng thái một câu "khi nào dùng", viết bằng việc khách đã làm.
- 03Chị Hạnh duyệt bộ trạng thái. Người duyệt khác người viết, và chốt xong mới nhập vào CRM.
- 04Bạn Mai nhập vào Bitrix24 hoặc HubSpot theo đúng thứ tự, gắn loại cho từng trạng thái.
- 05Thứ Hai rà lại: lead thiếu trạng thái, lead Mới quá một ngày, lead Bỏ dở thiếu lý do.
Bạn đưa vào
- Đường khách đi
- Năm trạng thái
- Người duyệt
- Cài đặt CRM
Bộ trạng thái leadONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Một bảng năm trạng tháikhi nào dùngviệc kế tiếpngười đổi và loại
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: các bước triển khai CRM (CRM Implementation Steps) ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để đặt trạng thái.
Cần danh sách bước khách đi qua và quyền sửa cài đặt CRM.
NGUYÊN TẮC
Viết bộ trạng thái ra giấy trước, nhập vào CRM sau. Cài đặt theo trí nhớ thì mỗi người hiểu một kiểu.
TRẠNG THÁI · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-trang-thai-leadTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Trạng thái | Loại | Số lead | Người đổi | Ngày rà |
| 2 | Mới | Đang xử lý | 81 | Tự động | 05/10 |
| 3 | Đã liên hệ | Đang xử lý | 21 | Người phụ trách | 05/10 |
| 4 | Báo giá | Đang xử lý | 14 | Người phụ trách | 05/10 |
| 5 | Chốt đơn | Thành công | 9 | Người phụ trách | 05/10 |
| 6 | Bỏ dở | Thất bại2 | 12 | Người phụ trách | 05/10 |
| 7 | Tổng | 643 |
Trạng tháiGhi chú
- 1Mới có 8 lead. Đây là nhóm cần hỏi trước: còn ai chưa được gọi?
- 2Bỏ dở thuộc loại Thất bại, 12 lead. Cộng với Chốt đơn là số khách đã có kết cục.
- 3Tổng 64 phải bằng số khách mới trong tuần. Lệch thì có lead chưa có trạng thái hoặc bị đếm hai lần.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Trạng thái
Năm trạng thái, tên ngắnKhi nào dùng
Một câu theo việc khách làmLoại
Xử lý, thành công, thất bạiNgười đổi
Người phụ trách chuyểnBộ tài nguyên4 mục
- GốcDanh sách bước khách đi quaBạn Mai viết trước.
- CRMQuyền sửa cài đặtBạn Mai đã có.
- BảngBộ trạng thái leadMẫu năm dòng.
- LịchBuổi rà thứ HaiHằng tuần.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) Nơi Bitrix24 mô tả cách đặt giai đoạn trong CRM. Mở trang này để xem đúng tên mục hiện nay.
- Nguồn
- HubSpot: tạo và sửa thuộc tính (properties) Hướng dẫn tạo thuộc tính dạng danh sách chọn, nơi đặt các trạng thái lead. Xem trang để biết loại thuộc tính hiện có.
- Nguồn
- HubSpot: giai đoạn vòng đời (lifecycle stages) HubSpot nêu cách dùng giai đoạn vòng đời của danh bạ. Đọc để phân biệt với trạng thái lead của shop.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) ↗HubSpot: tạo và sửa thuộc tính (properties) ↗HubSpot: giai đoạn vòng đời (lifecycle stages) ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc bộ trạng thái lead.
Đếm lead có đúng một trạng thái, lead Mới quá một ngày và lead Bỏ dở có lý do.
CẦN ĐO
Đủ trạng thái chỉ nói CRM gọn, chưa nói khách chịu mua.
ĐỌC TRẠNG THÁI · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc trạng thái lead – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc trạng thái lead
Tuần 29/09 – 05/10 · số lead đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lead | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Lead có đúng một trạng thái | 64 | 64 | Đủ1 |
| Lead Mới đã quá một ngày | 3 | 8 | Còn ba2 |
| Lead Bỏ dở có ghi lý do | 9 | 12 | Còn ba3 |
- 1Mọi lead có đúng một trạng thái: 64 trên 64. Con số này bằng số khách mới trong tuần.
- 2Lead Mới đã quá một ngày: 3 trên 8. Ba lead này cần người gọi hôm nay.
- 3Lead Bỏ dở có ghi lý do: 9 trên 12. Ba lead còn lại cần người phụ trách bổ sung lý do.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Lead có đúng một trạng thái | Bằng số khách mới | Thiếu hoặc đếm hai lần |
| Lead Mới quá một ngày | Gần bằng không | Nhiều lead chưa ai gọi |
| Lead Bỏ dở có lý do | Đủ mọi lead | Nhiều lead trống lý do |
| Người đổi trạng thái | Đúng người phụ trách | Ai cũng đổi |
CÁCH ĐỌC
Đủ 64 trên 64 lead có một trạng thái.
Đọc tiếp
Còn 3 lead Mới quá một ngày và 3 lead Bỏ dở thiếu lý do; gọi và bổ sung trước.
LƯU Ý
Bảng chỉ nói trạng thái đã đúng và đủ, không nói khách nào sẽ mua hay bao nhiêu đơn sẽ chốt.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: phân tích CRM (CRM Analytics) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
CRM chưa có bộ trạng thái nào
Bắt đầu từ tờ giấy năm dòng.
- Liệt kê các bước khách đi qua
- Gộp thành năm trạng thái
- Chị Hạnh duyệt bảng
- Nhập vào CRM theo thứ tự
Mỗi sale gọi trạng thái một kiểu
Bắt đầu từ câu "khi nào dùng".
- Hỏi từng sale hiểu "Đã liên hệ" là gì
- Chọn một câu chung
- Ghi câu đó vào bảng
- Gửi bảng cho cả nhóm
Có quá nhiều trạng thái
Bắt đầu từ việc gộp bớt.
- Đếm số lead ở từng trạng thái
- Gộp trạng thái ít người dùng
- Chuyển lead sang trạng thái mới
- Bỏ trạng thái cũ sau cùng
DẤU HIỆU
Lead không có trạng thái
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Tổng các cột nhỏ hơn số khách |
| Nguyên nhân | Lead nhập tay chưa chọn trạng thái |
| Việc cần làm | Đặt trạng thái mặc định là Mới |
Báo cáo tuần thiếu vài lead so với số khách mới.
DẤU HIỆU
Bỏ dở không có lý do
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Ô lý do để trống |
| Nguyên nhân | Lý do là ô gõ tự do, ai cũng bỏ qua |
| Việc cần làm | Đổi thành danh sách chọn ngắn |
Ba lead Bỏ dở trống ô lý do, tuần sau không biết khách dừng vì đâu.
DẤU HIỆU
Lead nằm ở Mới quá lâu
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Cột Mới có thẻ quá hạn |
| Nguyên nhân | Không ai được giao xem cột này mỗi sáng |
| Việc cần làm | Giao một người xem cột Mới đầu giờ |
Ba lead Mới quá một ngày vẫn chưa ai gọi.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: chọn chế độ CRM (Choose a CRM Mode) ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: thiết lập và tùy chỉnh pipeline ↗
Nội dung của thẻ Pipeline theo giai đoạnChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Pipeline trông thế nào.
Ba màn hình: bảng Kanban của Bitrix24, bảng giao dịch của HubSpot và cài đặt giai đoạn.
Kanban trong Bitrix24
Mỗi cột một giai đoạn, mỗi thẻ một lead. Tên cột kèm số lead và tổng tiền; thẻ quá hạn hiện chữ đỏ.
Đọc tiếp
Năm cột.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
nhathom-mau.bitrix24.com/crm/deal/kanban/
Bitrix24Tìm người, tài liệu, khách…MờiN
Luồng tinChat và cuộc gọiLịchCRMCông việcTài liệuHộp thưNhân viênBáo cáo
Giao dịch
Giao dịchLeadKhách hàng
ThêmBán nến thơm · Tuần 29/09 – 05/10KanbanDanh sáchHoạt động
Mới8
6.400.000 ₫
Khách C (mẫu)Gọi điện800.000 ₫
Hôm nayH
Khách G (mẫu)1Form website1.450.000 ₫
Quá hạn 1 ngàyA
Đã liên hệ21
31.850.000 ₫
Khách A (mẫu)Form website1.500.000 ₫
08/10A
Khách H (mẫu)Zalo OA2.100.000 ₫
09/10B
Báo giá14
26.600.000 ₫
Khách B (mẫu)2Zalo OA1.900.000 ₫
08/10B
Công ty D (mẫu)Form website4.800.000 ₫
09/10A
Chốt đơn9
17.100.000 ₫
Khách E (mẫu)Zalo OA1.900.000 ₫
06/10B
Khách I (mẫu)Gọi điện2.300.000 ₫
05/10H
Bỏ dở12
14.400.000 ₫
Khách F (mẫu)3Form website1.200.000 ₫
Hỏi giáA
Khách J (mẫu)Zalo OA950.000 ₫
Chưa cầnB
- 1Thẻ ghi "Quá hạn 1 ngày": lead Mới chưa ai gọi. Cột Mới có 8 lead, 3 lead quá hạn.
- 2Cột Báo giá có 14 lead. Mỗi thẻ có hạn trả lời, nhìn ngày là biết khách nào cần gọi hỏi lại.
- 3Thẻ Bỏ dở mang nhãn lý do như "Hỏi giá". Lead không bị xóa, chỉ nằm ở cột cuối.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bảng giao dịch trong HubSpot
Bảng giao dịch cũng chia cột theo giai đoạn. Dòng lọc phía trên chọn pipeline, chủ sở hữu và khoảng ngày.
Đọc tiếp
Năm cột.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪUTạo giao dịch
app.hubspot.com/contacts/12345678/objects/0-3/views/all/board
Danh bạHội thoạiTiếp thịBán hàngDịch vụTự động hóaBáo cáoN
Giao dịch
64 giao dịch · Pipeline: Bán nến thơm
Pipeline: Bán nến thơmChủ sở hữu: Tất cảNgày tạo: Tuần này
Mới(8)
Tổng: 6.400.000 ₫
Khách G (mẫu)1Số tiền: 1.450.000 ₫Ngày chốt: 06/10
A
Khách C (mẫu)Số tiền: 800.000 ₫Ngày chốt: 07/10
H
Đã liên hệ(21)
Tổng: 31.850.000 ₫
Khách A (mẫu)Số tiền: 1.500.000 ₫Ngày chốt: 10/10
A
Khách H (mẫu)2Số tiền: 2.100.000 ₫Ngày chốt: 11/10
B
Báo giá(14)
Tổng: 26.600.000 ₫
Khách B (mẫu)Số tiền: 1.900.000 ₫Ngày chốt: 10/10
B
Công ty D (mẫu)Số tiền: 4.800.000 ₫Ngày chốt: 12/10
A
Chốt đơn(9)
Tổng: 17.100.000 ₫
Khách E (mẫu)3Số tiền: 1.900.000 ₫Ngày chốt: 06/10
B
Bỏ dở(12)
Tổng: 14.400.000 ₫
Khách F (mẫu)Số tiền: 1.200.000 ₫Ngày chốt: 05/10
A
- 1Thẻ có ngày đỏ là lead Mới đã quá hạn. Cả cột có 8 lead; nhìn màu để biết lead nào gọi trước.
- 2Đã liên hệ có 21 lead. Đây là cột đông nhất: nhiều khách đã nói chuyện nhưng chưa tới bước báo giá.
- 3Chốt đơn có 9 lead. Tổng tiền cột hiện ngay dưới tên cột; chị Hạnh xem số này mỗi sáng thứ Hai.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cài đặt giai đoạn
Mỗi giai đoạn có điều kiện chuyển vào và việc cần ghi. Điều kiện viết bằng việc khách đã làm, không bằng cảm giác.
Đọc tiếp
Một dòng một giai đoạn.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
nhathom-mau.bitrix24.com/crm/configs/deal_category/
Bitrix24Tìm người, tài liệu, khách…MờiN
Luồng tinChat và cuộc gọiLịchCRMCông việcTài liệuHộp thưNhân viênBáo cáo
Cài đặt phễu
Giai đoạnTrườngQuyền
Phễu: Bán nến thơm
MớiĐã liên hệBáo giáChốt đơnBỏ dở
Quy tắc của shop cho từng giai đoạn
| Giai đoạn | Chuyển vào khi | Việc cần ghi |
|---|---|---|
| Mới | Có số điện thoại hoặc Zalo1 | Gọi lần đầu |
| Đã liên hệ | Đã nói chuyện được với khách | Ngày hẹn kế tiếp |
| Báo giá | Đã gửi báo giá | Số tiền và hạn trả lời2 |
| Chốt đơn | Khách xác nhận đặt | Mã đơn |
| Bỏ dở | Khách dừng hoặc mất liên lạc | Lý do3 |
- 1Mỗi giai đoạn có một điều kiện vào. Mới chỉ cần có số điện thoại hoặc Zalo để gọi được.
- 2Giai đoạn Báo giá ghi số tiền và hạn trả lời. Hạn này là mốc để gọi hỏi lại.
- 3Bỏ dở ghi lý do. Danh sách lý do ngắn, vài lựa chọn, để sale chọn nhanh thay vì gõ tự do.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) ↗HubSpot: thiết lập và tùy chỉnh pipeline ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước dựng pipeline.
Đi từ đường khách đi, tới bảng, tới thói quen xem bảng.
- 01Chị Hạnh vẽ lại đường khách đi từ lúc để lại số tới lúc nhận hàng, trên một tờ giấy.
- 02Bạn Mai chia đường đó thành năm giai đoạn và ghi điều kiện chuyển vào của từng giai đoạn.
- 03Bạn Mai tạo pipeline trong CRM, đặt tên giai đoạn như tờ giấy, rồi kéo lead cũ vào đúng cột.
- 04Thứ Hai cả nhóm xem bảng. Thẻ nằm quá bảy ngày thì gọi hỏi lại hoặc chuyển Bỏ dở.
- 05Mỗi tháng nhìn lại tên giai đoạn. Giai đoạn nào ít thẻ hoặc không ai hiểu thì gộp lại.
Bạn đưa vào
- Đường khách đi
- Năm giai đoạn
- Cài đặt CRM
- Cả nhóm xem bảng
Pipeline bán nến thơmONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Một bảng Kanban năm cột, mọi lead nằm đúng một cột, có buổi xem bảng thứ Hai.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: các bước triển khai CRM (CRM Implementation Steps) ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để dựng pipeline.
Cần đường khách đi, bộ trạng thái đã duyệt và danh sách lead hiện có.
NGUYÊN TẮC
Giai đoạn đặt theo việc khách đã làm, không theo việc sale định làm. Nhờ vậy hai sale xếp cùng một lead vào cùng một cột.
PIPELINE · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-pipeline-tuanTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Giai đoạn | Số lead | Quá 7 ngày | Có hạn kế tiếp | Ngày rà |
| 2 | Mới | 8 | 0 | 8 | 05/10 |
| 3 | Đã liên hệ | 21 | 51 | 21 | 05/10 |
| 4 | Báo giá | 14 | 2 | 122 | 05/10 |
| 5 | Chốt đơn | 9 | 0 | 9 | 05/10 |
| 6 | Bỏ dở | 12 | 0 | — | 05/10 |
| 7 | Tổng | 643 | 7 |
Tuần 29/09Ghi chú
- 1Đã liên hệ có 5 lead nằm quá 7 ngày. Gọi hỏi lại hoặc chuyển Bỏ dở, đừng để nằm yên.
- 2Báo giá có 12 trên 14 lead có hạn kế tiếp. Hai lead chưa có hạn cần người phụ trách bổ sung.
- 3Tổng 64 khớp số khách mới của tuần. Cộng năm giai đoạn phải ra đúng con số này.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Giai đoạn
Theo việc khách đã làmĐiều kiện vào
Một câu, đo đượcQuá bảy ngày
Gọi hỏi lại hoặc Bỏ dởHạn kế tiếp
Mọi thẻ có ngàyBộ tài nguyên4 mục
- GốcĐường khách điTờ giấy chị Hạnh vẽ.
- Trạng tháiBộ trạng thái đã duyệtNăm dòng.
- LeadDanh sách lead hiện cóXuất từ chỗ cũ.
- LịchBuổi xem bảngThứ Hai hằng tuần.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) Hướng dẫn tạo pipeline và giai đoạn trong CRM. Mở trang này để xem đúng tên mục hiện nay.
- Nguồn
- HubSpot: thiết lập và tùy chỉnh pipeline Cách tạo pipeline, thêm giai đoạn và đổi thứ tự trong HubSpot. Xem bản hiện hành trước khi cấu hình.
- Nguồn
- HubSpot: thiết lập quy tắc pipeline Nói về quy tắc khi chuyển giai đoạn của giao dịch. Đọc để biết tùy chọn hiện có, vì tính năng và gói thay đổi.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) ↗HubSpot: thiết lập và tùy chỉnh pipeline ↗HubSpot: thiết lập quy tắc pipeline ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc pipeline tuần.
Đếm lead nằm đúng một giai đoạn, lead nằm quá bảy ngày và lead báo giá có hạn.
CẦN ĐO
Pipeline gọn chưa nói khách sẽ mua, chỉ nói lead đang ở đâu.
ĐỌC PIPELINE · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc pipeline – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc pipeline tuần
Tuần 29/09 – 05/10 · số lead đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lead | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Lead nằm đúng một giai đoạn | 64 | 64 | Đủ1 |
| Lead Đã liên hệ quá 7 ngày | 5 | 21 | Còn năm2 |
| Lead Báo giá có hạn trả lời | 12 | 14 | Còn hai3 |
- 1Mọi lead nằm đúng một giai đoạn: 64 trên 64. Cộng năm cột phải ra 64.
- 2Lead Đã liên hệ quá 7 ngày: 5 trên 21. Năm lead này cần gọi hỏi lại hoặc chuyển Bỏ dở.
- 3Lead Báo giá có hạn trả lời: 12 trên 14. Hai lead chưa có hạn, bổ sung để biết khi nào gọi hỏi lại.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Lead nằm đúng một giai đoạn | Bằng số khách mới | Thiếu hoặc nằm hai nơi |
| Lead Đã liên hệ quá bảy ngày | Rất ít | Nhiều thẻ nằm yên |
| Lead Báo giá có hạn trả lời | Mọi lead | Nhiều thẻ trống hạn |
| Tổng năm cột | Bằng số khách mới | Lệch số |
CÁCH ĐỌC
Đủ 64 trên 64 lead nằm đúng một cột.
Đọc tiếp
Còn 5 lead Đã liên hệ quá bảy ngày và 2 lead Báo giá thiếu hạn; gọi hỏi lại trước.
LƯU Ý
Số lead mỗi cột chỉ cho biết lead đang ở đâu, không cho biết cột nào sẽ ra đơn.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: phân tích CRM (CRM Analytics) ↗HubSpot: tạo báo cáo với trình dựng báo cáo tùy chỉnh ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Lead nằm trong sổ tay, bảng tính và Zalo
Bắt đầu từ một bảng duy nhất.
- Xuất lead từ mọi nơi ra một bảng
- Bạn Mai chuẩn hóa tên và số điện thoại
- Nhập vào pipeline theo giai đoạn
- Dừng ghi lead ở nơi cũ
Đã có pipeline nhưng cột nào cũng đầy
Bắt đầu từ thẻ nằm yên.
- Lọc thẻ nằm quá bảy ngày
- Gọi hỏi lại từng khách
- Chuyển Bỏ dở nếu khách dừng
- Ghi lý do vào thẻ
Hai sale hiểu giai đoạn khác nhau
Bắt đầu từ điều kiện vào.
- Đặt hai sale cạnh nhau
- Đọc lại điều kiện từng giai đoạn
- Sửa chữ cho cùng một nghĩa
- Chị Hạnh duyệt bản sửa
DẤU HIỆU
Thẻ nằm yên ở Đã liên hệ
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Thẻ không đổi cột |
| Nguyên nhân | Không có hạn kế tiếp trên thẻ |
| Việc cần làm | Mỗi thẻ ghi ngày hẹn gọi lại |
Năm thẻ đã nói chuyện hơn bảy ngày mà chưa gửi báo giá.
DẤU HIỆU
Tổng các cột không khớp
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Tổng lệch vài lead |
| Nguyên nhân | Lead nhập hai lần ở hai nơi |
| Việc cần làm | Tìm trùng theo số điện thoại |
Cộng năm cột ra số khác số khách mới trong tuần.
DẤU HIỆU
Báo giá thiếu hạn trả lời
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Thẻ báo giá không có ngày |
| Nguyên nhân | Hạn trả lời không bắt buộc ghi |
| Việc cần làm | Đặt hạn là thông tin cần ghi khi vào Báo giá |
Hai thẻ Báo giá không có ngày hẹn gọi hỏi lại.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: chọn chế độ CRM (Choose a CRM Mode) ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
Nội dung của thẻ Hạn nhận leadChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Hạn nhận lead trông thế nào.
Ba màn hình: danh sách lead cần nhận, danh sách công việc và tài liệu hạn nhận.
Lead cần nhận trong Bitrix24
Danh sách lead chưa liên hệ lần đầu, mỗi dòng có giờ vào, hạn nhận và chip tình trạng. Chip đỏ là lead quá hạn.
Đọc tiếp
Năm cột.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
nhathom-mau.bitrix24.com/crm/lead/list/
Bitrix24Tìm người, tài liệu, khách…MờiN
Luồng tinChat và cuộc gọiLịchCRMCông việcTài liệuHộp thưNhân viênBáo cáo
Lead cần nhận
LeadGiao dịchKhách hàng
ThêmChưa liên hệ lần đầuKanbanDanh sáchHoạt động
| Lead | Nguồn | Vào lúc | Hạn nhận | Tình trạng |
|---|---|---|---|---|
| Khách G (mẫu) | Form website | 04/10 16:20 | 04/10 17:20 | Quá hạn1 |
| Khách H (mẫu) | Zalo OA | 05/10 10:15 | 05/10 11:152 | Còn 25 phút |
| Khách A (mẫu) | Form website | 05/10 08:42 | 05/10 09:42 | Đúng hạn3 |
| Khách C (mẫu) | Gọi điện | 05/10 09:05 | Ngay khi gọi | Đã nhận |
- 1Chip đỏ "Quá hạn": lead vào 04/10 16:20, hạn 17:20, chưa ai nhận. Nhận lead này trước.
- 2Hạn nhận bằng giờ vào cộng một giờ: Zalo OA vào 10:15 nên hạn là 11:15.
- 3Chip xanh "Đúng hạn": lead vào 08:42, hạn 09:42, đã có người nhận trong hạn.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Công việc trong HubSpot
Mỗi lead mới sinh một công việc "Nhận lead" có hạn và người phụ trách. Tab Quá hạn gom việc cần làm trước.
Đọc tiếp
Bốn tab.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪUTạo công việc
app.hubspot.com/tasks/12345678/view/all
Danh bạHội thoạiTiếp thịBán hàngDịch vụTự động hóaBáo cáoN
Công việc
Danh sách công việc của nhóm
Tất cảQuá hạn (1)Hôm nay (2)Sắp tới (1)
| Công việc | Liên quan tới | Hạn | Người phụ trách | Tình trạng |
|---|---|---|---|---|
| Nhận lead – Khách G (mẫu) | Danh bạ | 04/10 17:20 | Sale A (mẫu) | Quá hạn1 |
| Nhận lead – Khách H (mẫu) | Danh bạ | 05/10 11:152 | Sale B (mẫu) | Hôm nay |
| Gửi bảng giá – Khách A (mẫu) | Giao dịch | 05/10 17:00 | Sale A (mẫu)3 | Hôm nay |
| Gọi hỏi lại – Khách B (mẫu) | Giao dịch | 06/10 09:00 | Sale B (mẫu) | Sắp tới |
- 1Công việc Quá hạn nằm đầu danh sách: nhận lead Khách G, hạn 04/10 17:20. Làm trước các việc khác.
- 2Cột Hạn ghi cả giờ, không chỉ ngày. Với lead mới, chênh vài giờ đã khác nhiều.
- 3Mỗi việc có một người phụ trách. Việc không có tên ai thì không ai làm, nên cột này không để trống.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu hạn nhận lead
Bảng ba nguồn: hạn nhận, người nhận và việc ngoài giờ làm việc. Viết một lần để không ai phải đoán.
Đọc tiếp
Ba dòng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Hạn nhận lead theo nguồn – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Hạn nhận lead theo nguồn
Bản nháp · 3 nguồn · chị Hạnh chọn hạn · bạn Mai ghi vào CRM · ví dụ giả định
| Nguồn lead | Hạn nhận | Người nhận | Ngoài giờ làm việc |
|---|---|---|---|
| Form website | 1 giờ1 | Sale A (mẫu) gọi | Trước 9:00 hôm sau |
| Zalo OA | 1 giờ | Sale B (mẫu) trả lời | Trước 9:00 hôm sau |
| Gọi điện | Ngay khi gọi2 | Chủ shop (mẫu) ghi lại | Gọi lại đầu giờ sáng3 |
- 1Form website và Zalo OA cùng hạn 1 giờ. Mốc này khớp "giờ nhận tối đa" đã ghi ở bảng phân công.
- 2Cuộc gọi: hạn là ngay khi gọi. Người nghe máy tạo lead và ghi lại luôn, không để sau mới nhập.
- 3Ngoài giờ làm việc thì gọi lại đầu giờ sáng. Ghi sẵn để không ai phải đoán.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: tạo công việc (tasks) ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước đặt hạn nhận lead.
Chọn hạn trước, rồi mới nhờ CRM nhắc.
- 01Chị Hạnh chọn hạn nhận cho từng nguồn, theo số người đang trực thật chứ không theo mong muốn.
- 02Bạn Mai ghi hạn vào tài liệu, kèm việc làm khi lead vào ngoài giờ làm việc.
- 03Bạn Mai cài CRM tạo việc "Nhận lead" khi lead vào, hạn bằng giờ vào cộng hạn của nguồn.
- 04Người phụ trách xem tab Quá hạn đầu giờ sáng và sau giờ nghỉ trưa, nhận lead quá hạn trước.
- 05Thứ Hai đếm lead nhận trong hạn và lead quá hạn theo nguồn, rồi chị Hạnh xem lại mốc hạn.
Bạn đưa vào
- Hạn theo nguồn
- Tài liệu hạn nhận
- Công việc và nhắc
- Người trực
Hạn nhận leadONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Mọi lead có một công việc Nhận lead có hạn, người phụ trách và chip tình trạng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo công việc (tasks) ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để đặt hạn nhận.
Cần danh sách nguồn lead, giờ làm việc và người trực từng nguồn.
NGUYÊN TẮC
Chỉ đặt hạn mà người trực làm được. Hạn đặt quá chặt thì không ai theo kịp, và CRM chỉ toàn thẻ đỏ.
HẠN NHẬN · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-han-nhan-leadTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Lead | Nguồn | Vào lúc | Hạn nhận | Nhận lúc | Kết quả |
| 2 | Khách A (mẫu) | Form website | 05/10 08:42 | 05/10 09:42 | 05/10 08:58 | Đúng hạn |
| 3 | Khách H (mẫu) | Zalo OA | 05/10 10:15 | 05/10 11:15 | 05/10 10:22 | Đúng hạn |
| 4 | Khách G (mẫu) | Form website | 04/10 16:20 | 04/10 17:20 | — | Quá hạn1 |
| 5 | Khách C (mẫu) | Gọi điện | 05/10 09:05 | Ngay khi gọi | 05/10 09:05 | Đúng hạn |
| 6 | Khách N (mẫu) | Form website | 03/10 21:40 | 04/10 09:002 | 04/10 08:50 | Đúng hạn |
| 7 | Khách Q (mẫu) | Gọi điện | 02/10 15:30 | Ngay khi gọi | — | Chưa nhận3 |
Tuần 29/09Ghi chú
- 1Khách G chưa có giờ nhận, kết quả Quá hạn. Dòng này cần người nhận ngay hôm nay.
- 2Lead vào ngoài giờ lấy hạn là 9:00 sáng hôm sau, đúng như tài liệu hạn nhận lead.
- 3Cuộc gọi nhỡ cũng là lead. Dòng Khách Q chưa nhận: gọi lại đầu giờ, rồi ghi giờ nhận.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Hạn theo nguồn
Một mốc cho mỗi nguồnNgười nhận
Một người, có người thayNhắc quá hạn
Việc đỏ, báo người thayNgoài giờ
Gọi lại đầu giờ sángBộ tài nguyên4 mục
- NguồnDanh sách nguồn leadForm, Zalo OA, gọi điện.
- GiờGiờ làm việc của shopChị Hạnh xác nhận.
- NgườiNgười trực từng nguồnKèm người thay.
- ViệcCông việc Nhận leadCRM tạo tự động.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: tạo công việc (tasks) Cách tạo công việc có hạn, người phụ trách và nhắc việc. Mở trang để xem tùy chọn hiện nay.
- Nguồn
- Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) Giải thích giai đoạn và công việc đi kèm trong CRM. Xem trang để biết tên mục hiện nay.
- Nguồn
- HubSpot: tạo quy trình tự động (workflows) Cách tạo quy trình tạo công việc khi có bản ghi mới. Tính năng khác nhau theo gói, xem trang trợ giúp.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo công việc (tasks) ↗Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) ↗HubSpot: tạo quy trình tự động (workflows) ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc hạn nhận lead.
Đếm lead có người nhận trong ngày, lead Mới chưa ai nhận và nguồn đã có hạn riêng.
CẦN ĐO
Nhận kịp chỉ nói shop trả lời nhanh, chưa nói khách hài lòng.
ĐỌC HẠN NHẬN · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc hạn nhận lead – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc hạn nhận lead
Tuần 29/09 – 05/10 · số lead đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lead | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Lead có người nhận trong ngày | 61 | 64 | Còn ba1 |
| Lead Mới chưa ai nhận | 3 | 8 | Nhận ngay2 |
| Nguồn đã có hạn nhận riêng | 3 | 3 | Đủ3 |
- 1Có người nhận trong ngày: 61 trên 64 lead. Ba lead còn lại cần có người nhận ngay.
- 2Lead Mới chưa ai nhận: 3 trên 8. Ba lead này nhận trước khi rà phần còn lại.
- 3Mọi nguồn đã có hạn nhận riêng: 3 trên 3. Nguồn nào chưa có hạn thì chưa thể nói lead đó trễ hay chưa.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Lead có người nhận trong ngày | Gần bằng số khách mới | Nhiều lead chưa ai nhận |
| Lead Mới chưa ai nhận | Gần bằng không | Nhiều thẻ đỏ |
| Nguồn có hạn riêng | Mọi nguồn | Nguồn chưa có hạn |
| Việc Nhận lead quá hạn | Có người phụ trách | Không có tên ai |
CÁCH ĐỌC
Có người nhận trong ngày 61 trên 64 lead, 3 lead Mới chưa ai nhận (2 từ form, 1 cuộc gọi nhỡ); nhận 3 lead này trước.
LƯU Ý
Bảng chỉ nói lead có người nhận kịp hay không, không nói khách sau đó có mua hay hài lòng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: phân tích CRM (CRM Analytics) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Chưa có hạn nào, ai rảnh thì gọi
Bắt đầu từ một mốc cho mỗi nguồn.
- Chị Hạnh chọn hạn từng nguồn
- Bạn Mai ghi vào tài liệu
- Cài việc Nhận lead trong CRM
- Theo dõi một tuần rồi chỉnh
Lead vào ngoài giờ bị bỏ quên
Bắt đầu từ quy tắc ngoài giờ.
- Ghi giờ làm việc của shop
- Đặt hạn 9:00 sáng hôm sau
- Cho người trực sáng xem tab Quá hạn
- Đếm lead ngoài giờ mỗi tuần
Có người nghỉ, lead đứng chờ
Bắt đầu từ người thay.
- Ghi người thay cho từng nguồn
- Cài báo người thay khi quá hạn
- Đổi chủ lead khi có lịch nghỉ
- Báo cả nhóm trước ngày nghỉ
DẤU HIỆU
Lead quá hạn nhưng không ai biết
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Lead nằm ở Mới quá một ngày |
| Nguyên nhân | Việc Nhận lead không báo cho ai |
| Việc cần làm | Cài nhắc cho người phụ trách và người thay |
Khách G để lại form chiều 04/10, hôm sau vẫn chưa ai gọi.
DẤU HIỆU
Hạn quá chặt nên ai cũng bỏ qua
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Nhiều chip đỏ mỗi ngày |
| Nguyên nhân | Hạn đặt theo mong muốn, không theo người trực |
| Việc cần làm | Chị Hạnh đặt lại mốc theo số người trực |
Hạn mười lăm phút nhưng người trực chỉ có một và hay bận.
DẤU HIỆU
Cuộc gọi nhỡ không thành lead
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Có cuộc gọi nhỡ nhưng không có lead |
| Nguyên nhân | Không ai tạo lead từ cuộc gọi nhỡ |
| Việc cần làm | Tạo lead từ danh sách gọi nhỡ đầu giờ |
Khách gọi hai lần không ai bắt máy, CRM không có dòng nào.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo công việc (tasks) ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo công việc (tasks) ↗
Nội dung của thẻ Giao lead cho ngườiChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Giao lead trông thế nào.
Ba màn hình: robot trong Bitrix24, quy trình trong HubSpot và bảng lead theo người.
Robot trong Bitrix24
Robot gắn vào từng cột giai đoạn: giao lead theo nguồn, tạo việc, nhắc người phụ trách, báo chủ shop khi chốt đơn.
Đọc tiếp
Bốn cột robot.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
nhathom-mau.bitrix24.com/crm/deal/automation/0/
Bitrix24Tìm người, tài liệu, khách…MờiN
Luồng tinChat và cuộc gọiLịchCRMCông việcTài liệuHộp thưNhân viênBáo cáo
Tự động hóa giao dịch
RobotTrình kích hoạtLịch sử
Mới
Giao theo nguồn1Form website → Sale A · Zalo OA → Sale B
Tạo việc: Nhận leadHạn sau 1 giờ
Thêm robot
Đã liên hệ
Tạo việc: Gửi bảng giáHạn sau 1 ngày
Thêm robot
Báo giá
Nhắc người phụ trách2Sau 2 ngày chưa trả lời
Thêm robot
Chốt đơn
Báo cho Chủ shop3Tin trong ứng dụng
Thêm robot
- 1Robot cột Mới giao lead theo nguồn: Form website cho Sale A, Zalo OA cho Sale B. Lead có chủ ngay khi vào.
- 2Báo giá sau 2 ngày chưa trả lời thì robot nhắc người phụ trách gọi hỏi lại. Số ngày do chị Hạnh chọn.
- 3Chốt đơn thì robot báo Chủ shop. Chị Hạnh biết đơn mới mà không cần hỏi từng người.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Quy trình trong HubSpot
Quy trình bắt đầu khi có danh bạ mới. Các bước nối nhau: đặt chủ sở hữu, tạo việc, báo người thay nếu quá hạn.
Đọc tiếp
Một điều kiện, ba bước.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪUXem lại và bật
app.hubspot.com/workflows/12345678/platform/flow/1001/edit
Danh bạHội thoạiTiếp thịBán hàngDịch vụTự động hóaBáo cáoN
Giao lead từ Form website
Quy trình · Danh bạ · Đang bật
Hành độngChi tiếtLịch sử
Điều kiện bắt đầuDanh bạ được tạo1Nguồn là Form website
Đặt chủ sở hữu: Sale A (mẫu)2Mọi lead từ Form website
Tạo việc: Nhận leadHạn sau 1 giờ kể từ lúc lead vào
Báo người thay nếu quá hạn3Email cho Sale B (mẫu) khi việc quá hạn
- 1Điều kiện bắt đầu chỉ lấy lead từ Form website. Zalo OA và Gọi điện có quy trình riêng, người nhận khác.
- 2Đặt chủ sở hữu là Sale A cho mọi lead từ form. Một nguồn một người nhận chính, không chia đôi.
- 3Quá hạn thì báo Sale B, người thay đã đặt sẵn. Có người nghỉ thì lead cũng không bị bỏ quên.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Lead theo người phụ trách
Bảng bốn cột: lead trong tuần, đang ở Mới, quá hạn nhận. Nhìn bảng để biết ai đang nhiều việc và ai cần nhắc.
Đọc tiếp
Ba người, một dòng tổng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Lead theo người phụ trách – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Lead theo người phụ trách
Tuần 29/09 – 05/10 · bạn Mai ghi từ CRM · chị Hạnh xem · ví dụ giả định
| Người phụ trách | Lead trong tuần | Đang ở Mới | Quá hạn nhận |
|---|---|---|---|
| Sale A (mẫu) | 361 | 4 | 22 |
| Sale B (mẫu) | 15 | 2 | 0 |
| Chủ shop (mẫu) | 13 | 2 | 13 |
| Tổng | 64 | 8 | 3 |
- 1Sale A nhận 36 lead vì giữ toàn bộ Form website. Nhiều nhất, nên cần người thay sẵn khi nghỉ.
- 2Sale A có 2 trên 3 lead quá hạn. Hai lead này nhận trước, rồi xem lại lượng việc của Sale A.
- 3Chủ shop có 1 lead quá hạn: một cuộc gọi nhỡ. Chị Hạnh nhận gọi thẳng nên cần nhắc đầu giờ.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) ↗HubSpot: tạo quy trình tự động (workflows) ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước giao lead.
Chọn người cho từng nguồn trước, rồi mới cài robot.
- 01Chị Hạnh chọn một người nhận chính cho từng nguồn: Form website, Zalo OA, cuộc gọi.
- 02Mỗi nguồn có một người thay, chọn sẵn từ trước, không đợi tới lúc có người nghỉ mới tìm.
- 03Bạn Mai cài robot hoặc quy trình giao lead theo nguồn và tạo việc Nhận lead ngay khi lead vào.
- 04Bạn Mai thử bằng ba lead mẫu, mỗi nguồn một lead, xem chủ sở hữu có đúng bảng không.
- 05Thứ Hai xem bảng lead theo người. Ai nhiều lead hơn hẳn thì chị Hạnh và bạn Mai bàn lại.
Bạn đưa vào
- Danh sách nguồn
- Người nhận và người thay
- Robot hoặc quy trình
- Bảng lead theo người
Quy tắc giao leadONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Mọi lead có người phụ trách ngay khi vào, và mọi nguồn có người thay đặt sẵn.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo quy trình tự động (workflows) ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để giao lead.
Cần danh sách nguồn, người nhận từng nguồn và quyền cài robot hoặc quy trình.
NGUYÊN TẮC
Một nguồn một người nhận chính. Hai người cùng giữ một nguồn thì ai cũng nghĩ người kia đã gọi.
GIAO LEAD · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-giao-leadTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nguồn | Chủ lead | Người thay | Thiết lập trong CRM | Ngày rà |
| 2 | Form website | Sale A (mẫu)1 | Sale B (mẫu)2 | Robot giao, việc Nhận lead hạn 1 giờ | 05/10 |
| 3 | Zalo OA | Sale B (mẫu) | Sale A (mẫu) | Robot giao, việc Nhận lead hạn 1 giờ | 05/10 |
| 4 | Gọi điện | Chủ shop (mẫu) | Sale A (mẫu) | Người nghe máy tạo lead | 05/10 |
| 5 | Khi có người nghỉ | Người thay | — | Đổi chủ hàng loạt3 | Cần rà |
Quy tắcLịch nghỉ
- 1Mỗi nguồn một chủ chính: Form website cho Sale A. Không để hai người cùng giữ một nguồn.
- 2Người thay đặt sẵn từ trước: Sale B thay Sale A. Có người nghỉ thì lead không đứng chờ.
- 3Lịch nghỉ chưa có cách làm rõ trong CRM nên ghi Cần rà. Bạn Mai viết cách đổi chủ hàng loạt trước kỳ nghỉ.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Chủ lead
Một người cho mỗi nguồnNgười thay
Chọn sẵn từ trướcCách giao
Robot hoặc quy trìnhLịch nghỉ
Đổi chủ trước ngày nghỉBộ tài nguyên4 mục
- NguồnDanh sách nguồn leadForm, Zalo OA, gọi điện.
- NgườiNgười nhận và người thayChị Hạnh chọn.
- CRMQuyền cài tự động hóaBạn Mai đã có.
- MẫuBa lead thửMỗi nguồn một lead.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) Giải thích giai đoạn và robot gắn với từng giai đoạn. Xem trang để biết tên mục hiện nay.
- Nguồn
- HubSpot: tạo quy trình tự động (workflows) Cách tạo quy trình bắt đầu từ bản ghi mới. Tính năng khác nhau theo gói, xem trang trợ giúp.
- Nguồn
- HubSpot: hướng dẫn quyền của người dùng Nói người dùng cần quyền gì để xem và sửa bản ghi. Đọc trước khi giao lead cho người mới.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) ↗HubSpot: tạo quy trình tự động (workflows) ↗HubSpot: hướng dẫn quyền của người dùng ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc việc giao lead.
Đếm lead có người phụ trách, nguồn có người thay và người phụ trách hai nguồn trở lên.
CẦN ĐO
Giao đều chưa nói lead được gọi tốt, chỉ nói ai đang giữ lead.
ĐỌC VIỆC GIAO · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc việc giao lead – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc việc giao lead
Tuần 29/09 – 05/10 · số đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Lead có người phụ trách | 64 | 64 | Đủ1 |
| Nguồn có người thay đặt sẵn | 3 | 3 | Đủ2 |
| Người phụ trách hai nguồn trở lên | 0 | 3 | Mỗi nguồn một người3 |
- 1Mọi lead có người phụ trách: 64 trên 64. Lead không có chủ là lead dễ bị bỏ quên nhất.
- 2Cả ba nguồn đều có người thay đặt sẵn: 3 trên 3. Có người nghỉ thì có ngay người nhận.
- 3Không ai giữ hai nguồn trở lên: 0 trên 3 người. Mỗi nguồn một người nên biết ngay ai chịu trách nhiệm.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Lead có người phụ trách | Bằng số khách mới | Có lead không chủ |
| Nguồn có người thay | Mọi nguồn | Nguồn chưa có người thay |
| Người phụ trách hai nguồn trở lên | Không ai | Một người phụ trách nhiều |
| Lead quá hạn theo người | Ít và đều | Dồn vào một người |
CÁCH ĐỌC
Đủ 64 trên 64 lead có chủ, 3 trên 3 nguồn có người thay.
Đọc tiếp
Sale A giữ 36 lead và 2 trên 3 lead quá hạn; xem lại lượng việc.
LƯU Ý
Bảng đếm lead mỗi người phụ trách, không đánh giá ai làm tốt hơn ai.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo báo cáo với trình dựng báo cáo tùy chỉnh ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Chưa ai giao lead, ai thấy thì gọi
Bắt đầu từ một nguồn một người.
- Liệt kê các nguồn lead
- Chị Hạnh chọn người nhận chính
- Chọn người thay cho từng nguồn
- Cài giao tự động trong CRM
Một sale nhận quá nhiều lead
Bắt đầu từ bảng lead theo người.
- Đọc bảng lead theo người
- Xem nguồn nào dồn vào một người
- Bàn lại người nhận hoặc người thay
- Ghi quyết định vào bảng quy tắc
Sắp có người nghỉ phép
Bắt đầu từ người thay.
- Ghi ngày nghỉ vào lịch
- Đổi chủ lead đang xử lý sang người thay
- Đổi người nhận nguồn trong lúc nghỉ
- Đổi lại khi người nghỉ về
DẤU HIỆU
Hai sale cùng gọi một khách
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hai người cùng giữ một khách |
| Nguyên nhân | Một nguồn được giao cho hai người |
| Việc cần làm | Một nguồn một người nhận chính |
Khách A nhận hai cuộc gọi trong một giờ từ hai người.
DẤU HIỆU
Lead không có chủ
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Cột người phụ trách để trống |
| Nguyên nhân | Lead nhập tay không đi qua robot |
| Việc cần làm | Đặt người nhận mặc định cho lead nhập tay |
Vài lead nhập tay chưa có người phụ trách nên không ai gọi.
DẤU HIỆU
Người nghỉ vẫn nhận lead
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Lead mới nằm im cả ngày |
| Nguyên nhân | Người thay chưa được cài |
| Việc cần làm | Đổi người nhận trước ngày nghỉ |
Sale A nghỉ nhưng form vẫn giao lead cho người này.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: hướng dẫn quyền của người dùng ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo quy trình tự động (workflows) ↗
Nội dung của thẻ Lead trùng và rácChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Lead trùng và rác trông thế nào.
Ba màn hình: danh sách trùng trong HubSpot, tìm trùng trong Bitrix24 và quy tắc xử lý.
Bản ghi trùng trong HubSpot
Mỗi dòng là một cặp bản ghi nghi là cùng một người, kèm trường trùng. Máy chỉ gợi ý, người phụ trách quyết định gộp.
Đọc tiếp
Bốn cặp.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪUBỏ qua tất cả
app.hubspot.com/contacts/12345678/duplicates
Danh bạHội thoạiTiếp thịBán hàngDịch vụTự động hóaBáo cáoN
Quản lý bản ghi trùng
Danh bạ · 4 cặp được gợi ý
Danh bạCông ty
| Bản ghi | Bản ghi trùng | Trùng ở | Gợi ý |
|---|---|---|---|
| Khách A (mẫu) · Form website | Khách A (mẫu) · Zalo OA | Điện thoại 09•• ••• 2141 | Gộp2 |
| Khách K (mẫu) · Form website | Khách K (mẫu) · Gọi điện | Điện thoại 09•• ••• 733 | Gộp |
| Khách L (mẫu) · Zalo OA | Khách L (mẫu) · Form website | Điện thoại 09•• ••• 518 | Gộp |
| Khách M (mẫu) · Form website | Khách M (mẫu) · Form website3 | Điện thoại 09•• ••• 665 | Gộp |
- 1Hai bản ghi trùng ở số điện thoại: Khách A vào một lần qua form, một lần qua Zalo.
- 2Gợi ý Gộp là gợi ý của máy. Người phụ trách xem hai bản, so ghi chú, rồi mới bấm Gộp.
- 3Cặp cùng nguồn Form website: khách gửi form hai lần. Vẫn gộp thành một khách.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tìm trùng trong Bitrix24
Chọn trường để so, thường là điện thoại và email. Kết quả gom các lead cùng số thành nhóm để hợp nhất.
Đọc tiếp
Bốn nhóm.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
nhathom-mau.bitrix24.com/crm/lead/dedupe/
Bitrix24Tìm người, tài liệu, khách…MờiN
Luồng tinChat và cuộc gọiLịchCRMCông việcTài liệuHộp thưNhân viênBáo cáo
Tìm lead trùng
LeadLiên hệ
Tìm trùng theo
Trường kiểm traĐiện thoạiEmail
Nhóm trùng tìm thấy · 4
| Số điện thoại | Số lead | Người phụ trách | Việc |
|---|---|---|---|
| 09•• ••• 214 | 21 | Sale A (mẫu) | Hợp nhất2 |
| 09•• ••• 733 | 2 | Sale B (mẫu) | Hợp nhất |
| 09•• ••• 518 | 2 | Sale A (mẫu) | Hợp nhất |
| 09•• ••• 665 | 2 | Sale B (mẫu)3 | Hợp nhất |
- 1Mỗi nhóm trùng có 2 lead cùng số điện thoại. Bốn nhóm là bốn khách bị đếm hai lần.
- 2Chip Hợp nhất mở màn hình so hai lead. Chọn bản giữ, xem từng trường rồi mới hợp nhất.
- 3Cột người phụ trách cho biết ai xem nhóm trùng này. Mỗi nhóm một người, tránh hai người cùng gộp.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Quy tắc trùng và rác
Bảng ba cột: khi nào coi là trùng, giữ bản nào, việc sau đó. Lead rác gắn nhãn Rác, chưa xóa ngay.
Đọc tiếp
Bốn quy tắc.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Quy tắc lead trùng và rác – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Quy tắc lead trùng và rác
Bản nháp · 4 quy tắc · bạn Mai viết · chị Hạnh duyệt · ví dụ giả định
| Khi nào coi là trùng | Giữ bản nào | Việc sau đó |
|---|---|---|
| Cùng số điện thoại | Bản có hoạt động mới nhất1 | Chép ghi chú |
| Cùng email, khác số | Bản có người phụ trách | Hỏi người phụ trách |
| Cùng tên, khác số, email | Không tự gộp2 | Hỏi người phụ trách |
| Tin thử, quảng cáo ngoài | Không giữ | Gắn Rác3 |
- 1Cùng số điện thoại thì giữ bản có hoạt động mới nhất và chép ghi chú sang. Không mất lịch sử.
- 2Cùng tên nhưng khác số và email thì không tự gộp. Hai người cùng tên vẫn có thể là hai khách.
- 3Tin thử hoặc quảng cáo ngoài thì gắn Rác, chưa xóa. Giữ lại một thời gian để còn kiểm tra.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước xử lý lead trùng.
Chọn cách so trước, rồi mới gộp.
- 01Bạn Mai chọn trường để so: số điện thoại trước, email sau. Tên dễ trùng nên không dùng một mình.
- 02Chị Hạnh duyệt quy tắc: giữ bản nào, chép gì sang bản giữ, khi nào hỏi người phụ trách.
- 03Mỗi sáng bạn Mai mở danh sách trùng, xem từng cặp rồi mới gộp. Không bấm gộp hàng loạt.
- 04Tin thử và quảng cáo từ ngoài gắn nhãn Rác kèm lý do. Chưa xóa, giữ lại để kiểm tra.
- 05Thứ Hai đếm lượt vào, lượt trùng, lượt rác. Rác nhiều thì sửa ở form, không chỉ dọn ở CRM.
Bạn đưa vào
- Trường để so
- Quy tắc đã duyệt
- Danh sách trùng
- Nhãn Rác
Quy tắc trùng và rácONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Số khách mới chỉ gồm lead sạch: lượt trùng đã gộp, lượt rác đã gắn nhãn và có lý do.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để xử lý trùng.
Cần quyền gộp bản ghi và một bảng ghi lại từng lượt trùng, lượt rác.
NGUYÊN TẮC
Giữ lại dấu vết mỗi lần gộp hoặc gắn Rác. Không có dấu vết thì sau này không biết vì sao một khách biến mất.
TRÙNG VÀ RÁC · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-lead-trung-racTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Lượt vào | Loại | Lý do | Xử lý | Người làm |
| 2 | Khách A (mẫu) · Zalo OA | Trùng | Cùng số 09•• ••• 214 | Gộp vào bản Form website1 | Sale A (mẫu) |
| 3 | Khách K (mẫu) · Gọi điện | Trùng | Cùng số 09•• ••• 733 | Gộp vào bản Form website | Sale B (mẫu) |
| 4 | Khách L (mẫu) · Form website | Trùng | Cùng số 09•• ••• 518 | Gộp vào bản Zalo OA | Sale B (mẫu) |
| 5 | Khách M (mẫu) · Form website | Trùng | Gửi form hai lần | Gộp thành một | Sale A (mẫu) |
| 6 | Tin thử của nhân viên | Rác2 | Nội dung thử | Gắn Rác | Bạn Mai |
| 7 | Tin quảng cáo từ bên ngoài | Rác | Không phải khách | Gắn Rác | Bạn Mai |
| 8 | Số không gọi được | Rác | Số điện thoại thiếu chữ số | Gắn Rác, ghi lý do3 | Sale B (mẫu) |
Tuần 29/09Ghi chú
- 1Bốn lượt trùng đều có bản giữ rõ ràng. Ghi gộp vào bản nào để người sau còn tìm lại.
- 2Ba lượt rác gắn nhãn Rác. Nhãn riêng giúp loại khỏi số khách mà vẫn xem lại được.
- 3Rác cũng ghi lý do, ví dụ thiếu chữ số. Lý do cho biết nên sửa ở form hay ở người nhập.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Trường so
Điện thoại, emailBản giữ
Bản có hoạt động mới nhấtNhãn Rác
Kèm lý doDấu vết
Ghi mỗi lượt gộpBộ tài nguyên4 mục
- QuyềnQuyền gộp bản ghiBạn Mai đã có.
- Quy tắcQuy tắc đã duyệtChị Hạnh duyệt.
- BảngBảng lượt trùng và rácMột dòng một lượt.
- NhãnNhãn RácTạo sẵn trong CRM.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: quản lý bản ghi trùng Cách xem các cặp bản ghi trùng và quyết định gộp. Mở trang để xem tùy chọn hiện nay.
- Nguồn
- HubSpot: gộp bản ghi Nói điều gì xảy ra với thông tin khi gộp hai bản ghi. Đọc kỹ trước khi gộp lần đầu.
- Nguồn
- Bitrix24: trung tâm trợ giúp Nơi Bitrix24 ghi cách tìm và hợp nhất lead trùng. Tìm từ khóa duplicates để thấy bản hiện hành.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗HubSpot: gộp bản ghi ↗Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc lead trùng và rác.
Đếm lượt trùng đã gộp, lượt rác đã gắn nhãn và số lead sạch còn lại.
CẦN ĐO
Số sạch chỉ nói CRM gọn, chưa nói shop có thêm khách.
ĐỌC TRÙNG VÀ RÁC · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc lead trùng và rác – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc lead trùng và rác
Tuần 29/09 – 05/10 · 71 lượt vào · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượt | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Lượt trùng đã gộp | 4 | 71 | Đã gộp1 |
| Lượt rác đã gắn nhãn | 3 | 71 | Chưa xóa2 |
| Lead sạch còn lại | 64 | 71 | Đủ3 |
- 1Lượt trùng đã gộp: 4 trên 71. Bốn lượt này không được đếm thành bốn khách mới.
- 2Lượt rác đã gắn nhãn: 3 trên 71. Chưa xóa; giữ lại một thời gian để còn kiểm tra.
- 3Lead sạch còn lại: 64 trên 71. Con số này mới là số khách mới của tuần.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Lượt trùng đã gộp | Mọi cặp đã xem | Cặp chờ lâu |
| Lượt rác đã gắn nhãn | Có lý do | Nhãn trống lý do |
| Lead sạch còn lại | Bằng số khách mới | Lệch số khách |
| Tổng ba nhóm | Bằng số lượt vào | Cộng không khớp |
CÁCH ĐỌC
Trong 71 lượt vào có 4 lượt trùng đã gộp và 3 lượt rác đã gắn nhãn, còn 64 lead sạch.
Đọc tiếp
64 mới là số khách mới của tuần.
LƯU Ý
Làm sạch chỉ giúp đếm đúng.
Đọc tiếp
Số lượt vào giảm không có nghĩa shop mất khách, và ngược lại.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Chưa từng dọn lead trùng
Bắt đầu từ danh sách trùng.
- Mở danh sách trùng của CRM
- Xếp theo số điện thoại
- Gộp từng cặp, giữ bản đầy đủ hơn
- Ghi dấu vết vào bảng
Form gửi hai lần nhiều
Bắt đầu từ chính form.
- Đếm cặp cùng nguồn Form website
- Xem form có báo gửi thành công không
- Nhờ anh Long xem trang cảm ơn
- Gộp các cặp hiện có
Có nhiều tin rác
Bắt đầu từ nguồn của tin rác.
- Gắn nhãn Rác kèm lý do
- Xem tin rác đến từ nguồn nào
- Sửa form hoặc kênh nhận tin
- Đếm lại sau một tuần
DẤU HIỆU
Một khách thành hai lead
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hai lead cùng số điện thoại |
| Nguyên nhân | Mỗi kênh tạo lead riêng |
| Việc cần làm | Gộp và đặt quy tắc so theo số |
Khách A để số qua form rồi nhắn Zalo, CRM có hai dòng.
DẤU HIỆU
Gộp nhầm hai khách
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Một khách mất lịch sử |
| Nguyên nhân | Gộp theo tên thay vì theo số |
| Việc cần làm | Chỉ gộp khi trùng số hoặc email |
Hai khách cùng tên bị gộp thành một, mất lịch sử của một người.
DẤU HIỆU
Lead rác bị xóa mất
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Số lượt vào không khớp |
| Nguyên nhân | Xóa thay vì gắn nhãn |
| Việc cần làm | Gắn nhãn Rác kèm lý do |
Tin rác bị xóa ngay nên không biết rác đến từ đâu.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: gộp bản ghi ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗
Nội dung của thẻ Từ lead tới đơnChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Phễu lead trông thế nào.
Ba màn hình: phễu trong Bitrix24, bảng chuyển giai đoạn trong HubSpot và bảng lý do bỏ dở.
Phễu bán hàng trong Bitrix24
Bốn thanh theo bốn bước khách đi qua: khách mới, đã liên hệ, báo giá, chốt đơn. Dòng dưới ghi số khách bỏ dở.
Đọc tiếp
Bốn bước.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
nhathom-mau.bitrix24.com/crm/reports/analytics/
Bitrix24Tìm người, tài liệu, khách…MờiN
Luồng tinChat và cuộc gọiLịchCRMCông việcTài liệuHộp thưNhân viênBáo cáo
Phễu bán hàng
Phễu bán hàngTổng hợpTheo nguồn
Lead tuần 29/09 – 05/10 · 64 khách
- Khách mới64Vào CRM trong tuần
- Đã liên hệ52Được gọi hoặc nhắn1
- Báo giá26Đã nhận báo giá2
- Chốt đơn9Khách xác nhận đặt3
Đã bỏ dở12 = 4 trước khi liên hệ + 5 sau khi liên hệ + 3 sau khi báo giá
- 1Đã liên hệ 52 trên 64 khách. Mười hai khách chưa tới: 8 còn ở Mới, 4 bỏ dở trước khi liên hệ.
- 2Báo giá 26 trên 64 khách. Từ Đã liên hệ sang Báo giá, một nửa số khách chưa được báo giá.
- 3Chốt đơn 9 trên 64 khách. Nhìn bước trước nó, Báo giá 26, để biết khách dừng ở đâu.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Chuyển giai đoạn trong HubSpot
Mỗi dòng cho biết bao nhiêu khách đi từ giai đoạn này sang giai đoạn kế, kèm tỷ lệ của tuần.
Đọc tiếp
Ba dòng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪULưu báo cáo
app.hubspot.com/reports-dashboard/12345678/reports/2002
Danh bạHội thoạiTiếp thịBán hàngDịch vụTự động hóaBáo cáoN
Chuyển giữa các giai đoạn
Giao dịch · Pipeline Bán nến thơm · 29/09 – 05/10
Số khách đi từ giai đoạn này sang giai đoạn kế
| Từ giai đoạn | Sang giai đoạn | Đã vào | Đã chuyển | Tỷ lệ |
|---|---|---|---|---|
| Mới | Đã liên hệ | 64 | 521 | 81,3% |
| Đã liên hệ | Báo giá | 52 | 262 | 50,0% |
| Báo giá | Chốt đơn | 26 | 93 | 34,6% |
- 1Mỗi dòng cho biết bao nhiêu khách đi từ giai đoạn này sang giai đoạn kế. Mới sang Đã liên hệ: 52 trên 64.
- 2Đã liên hệ sang Báo giá: 26 trên 52. Dòng này có nhiều khách chưa sang bước kế nhất, nên xem trước.
- 3Báo giá sang Chốt đơn: 9 trên 26. Con số nhỏ nhưng mẫu cũng nhỏ, đọc cùng ghi chú lý do.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bảng lý do bỏ dở
Ba khung theo lúc khách dừng: trước khi liên hệ, sau khi liên hệ, sau khi báo giá. Mỗi lý do ghi theo lời khách.
Đọc tiếp
Chín lý do.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
board.example/b/nhathom-bo-do
Lead bỏ dở tuần 29/09 – 05/10
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChèn
Trước khi liên hệ · 41
Số gọi không đượcB
Không nghe máy hai lầnA
Hỏi một lần rồi im lặngA
Sau khi liên hệ · 52
Chưa cần lúc nàyB
Hỏi giá rồi im lặngA
Mua nơi khácB
Chờ người nhà quyếtA
Sau khi báo giá · 33
Báo giá vượt ngân sáchA
Chờ tới đợt sauB
- 1Trước khi liên hệ: 4 khách bỏ dở, 3 có lý do. Nhóm này chưa ai gọi, nên lý do càng đáng đọc.
- 2Sau khi liên hệ: 5 khách bỏ dở, 4 có lý do. Lý do ghi theo lời khách nói, không phải sale đoán.
- 3Sau khi báo giá: 3 khách bỏ dở, 2 có lý do. Nhóm này đã nhận báo giá nên đáng gọi hỏi lại sau.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: phân tích CRM (CRM Analytics) ↗HubSpot: tạo báo cáo với trình dựng báo cáo tùy chỉnh ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước đọc phễu lead.
Đếm trước, hỏi vì sao sau.
- 01Bạn Mai lấy số khách mới trong tuần và số khách đã tới từng bước, từ báo cáo của CRM.
- 02Ghi số khách bỏ dở sau từng bước, kèm lý do nếu có. Lý do ghi theo lời khách nói.
- 03Đặt hai bảng cạnh nhau: bảng số khách tới từng bước và bảng lý do bỏ dở.
- 04Chị Hạnh chọn một bước đáng xem nhất trong tuần và giao một người tìm hiểu bước đó.
- 05Tuần sau xem lại đúng bước đó. Chưa đủ số lead thì đừng kết luận, ghi thêm một tuần.
Bạn đưa vào
- Khách mới trong tuần
- Số khách tới từng bước
- Lý do bỏ dở
- Hai tuần liền nhau
Bảng phễu leadONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Một bảng bốn bước: số khách tới, số bỏ dở sau bước, số lý do đã ghi và một bước đáng xem.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: phân tích CRM (CRM Analytics) ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để đọc phễu.
Cần số khách tới từng bước và lý do bỏ dở do người phụ trách ghi.
NGUYÊN TẮC
Số khách và lý do đi cùng nhau. Số cho biết khách dừng ở đâu, lý do cho biết nên hỏi gì tiếp.
PHỄU LEAD · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-phau-lead-tuanTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Bước | Số khách tới | Bỏ dở sau bước | Có ghi lý do | Ngày rà |
| 2 | Khách mới | 641 | 4 | 3 | 05/10 |
| 3 | Đã liên hệ | 52 | 5 | 4 | 05/10 |
| 4 | Báo giá | 26 | 32 | 2 | 05/10 |
| 5 | Chốt đơn | 9 | — | — | 05/10 |
| 6 | Tổng bỏ dở | 12 | 93 |
Tuần 29/09Ghi chú
- 1Khách mới là 64, con số xuất phát của cả phễu. Các bước sau đều so với số này.
- 2Sau Báo giá có 3 khách bỏ dở. Số này cộng với hai nhóm trước thành 12.
- 3Bỏ dở có ghi lý do là 9 trên 12. Ba khách chưa có lý do cần người phụ trách bổ sung.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bốn bước
Khách mới tới chốt đơnLý do bỏ dở
Danh sách chọn ngắnHai tuần
Xem hai tuần liền nhauNgười đọc
Chị Hạnh chọn bước xemBộ tài nguyên4 mục
- SốSố khách tới từng bướcXuất từ báo cáo CRM.
- Lý doLý do bỏ dởNgười phụ trách ghi.
- BảngBảng phễu leadMẫu bốn dòng.
- LịchBuổi xem phễuThứ Hai hằng tuần.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Bitrix24: phân tích CRM (CRM Analytics) Giới thiệu báo cáo phễu và các báo cáo CRM. Mở trang để xem tên báo cáo hiện nay.
- Nguồn
- HubSpot: tạo báo cáo với trình dựng báo cáo tùy chỉnh Cách dựng báo cáo theo giai đoạn giao dịch. Tùy chọn khác nhau theo gói, xem trang trợ giúp.
- Nguồn
- HubSpot: giai đoạn vòng đời (lifecycle stages) Nói về giai đoạn vòng đời của danh bạ. Đọc để phân biệt với giai đoạn giao dịch.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: phân tích CRM (CRM Analytics) ↗HubSpot: tạo báo cáo với trình dựng báo cáo tùy chỉnh ↗HubSpot: giai đoạn vòng đời (lifecycle stages) ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc phễu lead tuần.
Đếm khách tới từng bước, khách bỏ dở và số lý do đã ghi.
CẦN ĐO
Phễu chỉ cho thấy khách dừng ở đâu, chưa cho thấy vì sao.
ĐỌC PHỄU · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc phễu lead – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc phễu lead
Tuần 29/09 – 05/10 · số khách đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số khách | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Khách tới bước Đã liên hệ | 52 | 64 | Mất 121 |
| Khách tới bước Chốt đơn | 9 | 64 | Xem từng bước2 |
| Khách bỏ dở có ghi lý do | 9 | 12 | Còn ba3 |
- 1Khách tới bước Đã liên hệ: 52 trên 64. Mười hai khách chưa tới nơi, đọc cùng cột bỏ dở.
- 2Khách tới bước Chốt đơn: 9 trên 64. Nhìn từng bước một, đừng chỉ nhìn con số cuối.
- 3Bỏ dở có ghi lý do: 9 trên 12. Thiếu lý do, phễu chỉ cho thấy chỗ mất khách, không cho thấy vì sao.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Khách tới bước Đã liên hệ | Gần bằng khách mới | Nhiều khách chưa tới |
| Khách tới bước Báo giá | Giảm dần từng bước | Rơi mạnh ở một bước |
| Khách bỏ dở có lý do | Mọi khách | Nhiều lý do trống |
| Tổng các nhóm | Bằng khách mới | Lệch số |
CÁCH ĐỌC
Từ 64 khách, 52 tới Đã liên hệ, 26 tới Báo giá, 9 tới Chốt đơn; 9 trên 12 khách bỏ dở có lý do.
LƯU Ý
Một tuần, vài chục lead là mẫu nhỏ.
Đọc tiếp
Đọc để biết nên hỏi gì, đừng dùng để dự báo.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: phân tích CRM (CRM Analytics) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Biết số lead nhưng không biết khách dừng đâu
Bắt đầu từ bốn bước.
- Lấy số khách tới từng bước
- Ghi số khách bỏ dở sau bước
- Đặt thành một bảng bốn dòng
- Chọn một bước đáng xem
Bỏ dở nhiều mà không có lý do
Bắt đầu từ ô lý do.
- Đổi ô lý do thành danh sách chọn
- Nhờ người phụ trách bổ sung lead cũ
- Đếm lại số lý do đã ghi
- Đọc các lý do hay gặp
Phễu mỗi tuần một khác
Bắt đầu từ hai tuần liền nhau.
- Đặt hai tuần cạnh nhau
- Xem bước nào đổi nhiều
- Đối chiếu với lý do bỏ dở
- Chờ thêm một tuần rồi mới kết luận
DẤU HIỆU
Bước Báo giá thấp hẳn
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Nhiều khách chờ ở Đã liên hệ |
| Nguyên nhân | Chưa có hạn gửi bảng giá |
| Việc cần làm | Tạo việc Gửi bảng giá có hạn |
Chỉ 26 trên 52 khách đã liên hệ được báo giá.
DẤU HIỆU
Số chốt đơn khác số đơn thật
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hai nơi hai con số |
| Nguyên nhân | Chuyển Chốt đơn trước khi khách xác nhận |
| Việc cần làm | Chỉ chuyển khi có xác nhận đặt |
CRM ghi 9 đơn chốt, bảng đơn của shop ghi số khác.
DẤU HIỆU
Lý do bỏ dở toàn ghi "khác"
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Lý do không phân loại được |
| Nguyên nhân | Danh sách chọn thiếu lựa chọn |
| Việc cần làm | Thêm vài lý do hay gặp vào danh sách |
Chín lý do thì bảy lý do là "khác", không đọc được gì.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo báo cáo với trình dựng báo cáo tùy chỉnh ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: giai đoạn vòng đời (lifecycle stages) ↗
NHỚ NHANH
Sáu phần việc, từ trạng thái lead đến phễu lead tuần.
Chọn một ô để quay lại đúng phần nội dung ở trên.
01
NĂM BƯỚC TRIỂN KHAI
ONMATE làm gì, và doanh nghiệp nhận lại được gì.
Mỗi bước kết thúc bằng một thứ xem được. Bấm một bước để xem việc làm và thứ được bàn giao.
01 · Chuẩn bị
02 · Thiết lập
03 · Bàn giao
BƯỚC 01
Mô tả cách bán hiện tại
Khách đến từ đâu, ai nhận, bước nào kế tiếp.
Bàn giaoBản mô tả quy trìnhBƯỚC 02
Chốt cấu hình
Trường, giai đoạn, quyền, quy tắc phân công.
Bàn giaoBảng cấu hìnhBƯỚC 03
Nối kênh và nhập dữ liệu
Form, tin nhắn, cuộc gọi; dữ liệu cũ đã làm sạch.
Bàn giaoKênh đã nối, dữ liệu đã nhậpBƯỚC 04
Chạy thử với khách mẫu
Đi hết một vòng từ lúc để lại thông tin tới lúc chốt.
Bàn giaoBáo cáo chạy thửBƯỚC 05
Bàn giao và đào tạo
Hướng dẫn theo vai trò, người phụ trách CRM, lịch rà soát.
Bàn giaoTài liệu bàn giaoTài liệu tham khảo:Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) ↗HubSpot: thiết lập và tùy chỉnh pipeline ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
02
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Những câu hay được hỏi trước khi bắt đầu.
Chọn một chủ đề. Câu trả lời nói rõ cả điều làm được lẫn điều không ai bảo đảm được.
Hạn phản hồi nên đặt bao lâu?
Tùy nguồn và giờ làm việc của đội. ONMATE cùng bạn chọn hạn khả thi rồi theo dõi số lead quá hạn; trang này không đưa con số cố định.
Lead rác loại thế nào cho đúng?
Đặt quy tắc rõ như số điện thoại sai định dạng hoặc nội dung vô nghĩa; mọi lead bị loại đều ghi lý do để người phụ trách xem lại.
ONMATE có tự gọi lead không?
Không. ONMATE đặt quy tắc giao, nhắc và báo quá hạn; người trong đội mới là người gọi.
Làm cách nào biết cách quản lý lead có hiệu quả?
Xem số lead quá hạn, số lead có chủ và tỷ lệ chuyển giai đoạn qua thời gian. Đây là chỉ số quản lý, không phải lời hứa kết quả bán hàng.
Bao lâu thì dùng được?
Tham khảo: một đội nhỏ, ít kênh khoảng 2–3 tuần; nhiều kênh, nhiều người dùng khoảng 4–8 tuần; chuyển dữ liệu lớn hoặc nhiều phòng ban có thể hơn. Con số chốt sau khi xem quy trình bán và dữ liệu hiện có của bạn.
Chi phí tính thế nào?
Theo phạm vi: số người dùng, số kênh nối, lượng dữ liệu cần chuyển, mức tùy chỉnh và buổi đào tạo. Phí gói của CRM (Bitrix24, HubSpot…) trả riêng cho nhà cung cấp. ONMATE đề xuất sau khi xem hiện trạng; trang này không nêu giá.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) ↗HubSpot: thiết lập và tùy chỉnh pipeline ↗HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗
03
BẮT ĐẦU
Kể điều bạn cần, bắt đầu từ đây.
Chỉ cần họ tên và số điện thoại. Các mục còn lại bỏ trống cũng được.
Yêu cầu đã sẵn sàng
Yêu cầu chưa được gửi. Bạn có thể sao chép nội dung và gửi qua Messenger hoặc kênh liên hệ bên dưới để bắt đầu trao đổi.
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Dịch vụ
- Điều cần trao đổi
- Ngân sách