Nối biểu mẫu
Mỗi trường form ghép vào một ô CRM, Nguồn là trường ẩn. Gửi thử ba lần rồi mới mở cho khách.
ONMATE / KẾT NỐI KÊNH VÀO CRM
Kết nối kênh vào CRM
Tập trung thông tin từ các kênh để đội ngũ thuận tiện chăm sóc khách.
ONMATE khảo sát khả năng kết nối website, biểu mẫu, tin nhắn và cuộc gọi với CRM. Mỗi nguồn được gắn thông tin nhận diện, phân công tiếp nhận và kiểm thử đồng bộ trong phạm vi nền tảng hỗ trợ.
HÀNH TRÌNH NỐI KÊNH VÀO CRM
Kênh nối vào CRM dễ theo dõi khi mỗi khách có nguồn rõ và mỗi lỗi có người xử lý.
Sáu chặng từ nối biểu mẫu đến xử lý lỗi. Chọn một chặng để xem việc ở đó.
Nối Zalo OA
Lấy địa chỉ nhận từ CRM, dán vào trang webhook của Zalo, chỉ bật tin khách nhắn tới. Nhắn thử một tin.
Nối cuộc gọi
Ba quy tắc: số lạ tạo khách, số cũ ghi vào hồ sơ, cuộc nhỡ tạo việc gọi lại. Tổng đài tùy gói.
Gắn nguồn
Ba nguồn khách cố định, mỗi nơi đặt một liên kết riêng. Nguồn khách và trang vào đầu tiên ghi riêng.
Đọc nhật ký
Báo lỗi cho hai người, đầu tuần xem thẻ ba kênh. Mỗi lỗi một người xử lý và một ngày xong.
Xử lý khi lỗi
Cứu khách trước: nhập tay và gọi trong ngày. Rồi sửa nguyên nhân, gửi thử một khách mẫu và xóa khách mẫu.
Sáu chặng quay quanh một điểm. Chọn một chặng để đọc chi tiết.
KẾT NỐI KÊNH
SÁU PHẦN VIỆCChọn một phần việc để xem
Chọn một phần việc để xem
toàn bộ cách làm.
Mỗi phần việc có màn hình làm việc, đầu vào và cách đo riêng.
Chạm vào một thẻ để đổi nội dung bên dưới.
Đang xemNối biểu mẫu website vào CRMNội dung của thẻ Nối biểu mẫu website vào CRMChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Nối biểu mẫu trông thế nào.
Ba màn hình: ghép trường, cách nhúng và danh sách khách gửi thử.
Ghép trường
Mỗi trường trên form ghép vào một ô CRM. Số điện thoại bắt buộc, Nguồn là trường ẩn điền sẵn.
Đọc tiếp
Bốn trường.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/ket-noi/bieu-mau/hoi-gia-nen-thom
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Ghép trường biểu mẫu
Biểu mẫu Hỏi giá nến thơm · Bản nháp| Trường trên form | Trường trong CRM | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Họ tên | Tên | Không |
| Số điện thoại | Điện thoại | Có1 |
| Nhu cầu | Ghi chú | Không2 |
| Nguồn (trường ẩn) | Nguồn khách = Form website | Có3 |
- 1Số điện thoại bắt buộc và ghép vào ô Điện thoại. Thiếu số thì sale không có cách gọi khách.
- 2Nhu cầu ghép vào Ghi chú và không bắt buộc. Câu hỏi dài làm khách bỏ giữa chừng.
- 3Nguồn là trường ẩn, điền sẵn Form website. Khách không thấy, CRM gắn nguồn mà không ai nhập tay.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Nhúng biểu mẫu
Chọn cách đặt form lên trang, rồi dán mã nhúng do CRM tạo. Ghi rõ trang đặt.
Đọc tiếp
Một mã nhúng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/ket-noi/bieu-mau/hoi-gia-nen-thom/nhung
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Nhúng biểu mẫu
Hỏi giá nến thơm · Bản nhápNhúng thẳng vào trang1Khách điền ngay trên trang, không rời website
Cửa sổ bật lênHiện khi khách bấm nút
<!-- Mã nhúng do CRM tạo (mẫu) --><script src="https://crm.nhathom.example/mau.js"></script>2<div data-bieu-mau="hoi-gia-nen-thom"></div>
Trang đặt biểu mẫunhathom.example/lien-he3
- 1Nhúng thẳng vào trang để khách điền ngay tại đó. Anh Long chọn cách này khi đặt được mã vào trang liên hệ.
- 2Mã nhúng do CRM tạo, anh Long dán nguyên văn. Sửa tay trong mã dễ làm biểu mẫu ngừng gửi về CRM.
- 3Ghi rõ trang đặt biểu mẫu. Khi sửa website, biết trang nào còn mã để không mất kết nối.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Khách gửi thử
Ba lần gửi thử hiện trong danh sách khách, Nguồn là Form website và người nhận là Sale A.
Đọc tiếp
Ba khách thử.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/khach-hang?nguon=form-website
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Khách hàng
Lọc: Nguồn khách = Form website · ba lần gửi thử| Khách | Trang gửi | Nguồn khách | Phụ trách |
|---|---|---|---|
| Khách thử 1 (mẫu) | Trang liên hệ | Form website1 | Sale A (mẫu) |
| Khách thử 2 (mẫu) | Trang sản phẩm | Form website | Sale A (mẫu)2 |
| Khách thử 3 (mẫu) Gửi thử3 | Trang chủ | Form website | Sale A (mẫu) |
- 1Cả ba lần gửi thử đều có Nguồn khách là Form website. Nguồn tự điền, không ai chọn tay.
- 2Người nhận là Sale A, đúng quy tắc giao lead của nguồn form. Gửi thử cũng kiểm được việc giao người.
- 3Khách thử có nhãn Gửi thử. Xóa sau khi kiểm xong để không lẫn vào số khách mới của tuần.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: tạo và cấu hình biểu mẫu CRM ↗HubSpot: tạo và sửa biểu mẫu ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước nối biểu mẫu.
Ghép trường trước, nhúng sau, gửi thử rồi mới mở.
- 01Anh Long liệt kê các trường của biểu mẫu và ô CRM tương ứng.
- 02Chọn Số điện thoại là trường bắt buộc, thêm trường ẩn Nguồn điền sẵn Form website.
- 03Anh Long nhúng biểu mẫu vào trang liên hệ bằng mã do CRM tạo và ghi tên trang.
- 04Gửi thử ba lần: điền đủ, chỉ số điện thoại và từ điện thoại. Kiểm từng khách trong CRM.
- 05Bạn Mai xóa khách thử, chị Hạnh duyệt rồi mới mở biểu mẫu cho khách.
Bạn đưa vào
- Trường biểu mẫu
- Trường ẩn Nguồn
- Mã nhúng
- Người duyệt
Biểu mẫuONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Biểu mẫu nhúng trên trang, ba lần gửi thử đúng ô và đúng nguồn, khách thử đã xóa.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: tạo và cấu hình biểu mẫu CRM ↗HubSpot: tạo và sửa biểu mẫu ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để nối biểu mẫu.
Cần bảng ghép trường, mã nhúng và bảng ghi ba lần gửi thử.
NGUYÊN TẮC
Chỉ mở biểu mẫu cho khách sau khi gửi thử đạt. Mỗi lần sửa form hoặc website thì thử lại.
GỬI THỬ · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-form-gui-thuTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Lần thử | Cách điền | Vào CRM | Đúng nguồn | Người nhận |
| 2 | Thử 1 | Điền đủ ba trường1 | Có | Có | Sale A |
| 3 | Thử 2 | Chỉ điền số điện thoại2 | Có | Có | Sale A |
| 4 | Thử 3 | Gửi từ điện thoại3 | Có | Có | Sale A |
Gửi thửGhi chú
- 1Thử 1 điền đủ ba trường. Kiểm từng trường rơi đúng ô CRM, không lệch cột.
- 2Thử 2 chỉ điền số điện thoại. Trường bắt buộc đủ thì CRM vẫn phải nhận khách.
- 3Thử 3 gửi từ điện thoại. Nhiều khách xem website bằng điện thoại, nên thử cả cách này.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Ghép trường
Mỗi trường một ô CRMTrường ẩn
Nguồn điền sẵnNgười nhận
Theo quy tắc giao leadGửi thử
Ba cách điềnBộ tài nguyên4 mục
- BảngBảng ghép trườngTrường form và ô CRM.
- MãMã nhúngDo CRM tạo.
- ThửBảng gửi thửBa lần, ba cách điền.
- DuyệtNgười duyệtChị Hạnh ký tên.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Bitrix24: biểu mẫu CRM Trang trợ giúp về biểu mẫu CRM. Dùng để đọc cách tạo form, gắn trường và nhúng, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: tạo và sửa biểu mẫu Trang trợ giúp về biểu mẫu. Dùng để xem trường, thuộc tính và cách nhúng, tùy gói.
- Nguồn
- Nghị định 13/2023 Văn bản về dữ liệu cá nhân. Biểu mẫu thu số điện thoại nên cần đọc, đây không phải tư vấn pháp lý.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: tạo và cấu hình biểu mẫu CRM ↗HubSpot: tạo và sửa biểu mẫu ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc nối biểu mẫu.
Đếm lần gửi thử đúng ô, khách form có Nguồn khách và khách nhận trong ngày.
CẦN ĐO
Số còn thiếu là việc đầu tuần cho anh Long.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc nối biểu mẫu – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc nối biểu mẫu website
Tuần 29/09 – 05/10 · số đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Lần gửi thử vào CRM đúng ô | 3 | 3 | Đủ1 |
| Khách form có Nguồn khách | 36 | 36 | Đủ2 |
| Khách form nhận trong ngày | 34 | 36 | Còn hai3 |
- 1Ba trên ba lần gửi thử vào đúng ô. Thử xong mới mở biểu mẫu cho khách.
- 2Cả 36 khách form có Nguồn khách. Thiếu nguồn thì báo cáo theo nguồn thiếu khách.
- 334 trên 36 khách form có người nhận trong ngày. Hai khách còn lại, xem lại giờ gửi và người nhận thay.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Lần gửi thử vào CRM đúng ô | Ba trên ba | Có lần rơi sai ô |
| Khách form có Nguồn khách | Đủ cả 36 | Nhiều khách trống nguồn |
| Khách form nhận trong ngày | Gần đủ, còn hai | Khách chờ qua ngày |
| Biểu mẫu có người phụ trách | Anh Long | Không ai giữ |
CÁCH ĐỌC
3 trên 3 lần gửi thử đúng ô, 36 trên 36 khách form có Nguồn khách, 34 trên 36 khách nhận trong ngày.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Cách nhúng và tên mục tùy gói, xem trang trợ giúp hiện hành.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: tạo và cấu hình biểu mẫu CRM ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Khách điền form mà CRM không có
Bắt đầu từ nhật ký kết nối.
- Mở nhật ký kết nối
- Tìm dòng của Form website
- Đọc lý do lỗi
- Nhập tay khách và báo anh Long
Khách vào CRM thiếu nguồn
Bắt đầu từ bảng ghép trường.
- Mở bảng ghép trường
- Xem trường ẩn Nguồn
- Gửi thử một khách
- Sửa rồi thử lại
Biểu mẫu biến mất khỏi trang
Bắt đầu từ trang đặt form.
- Mở trang liên hệ
- Xem mã nhúng còn không
- Dán lại mã do CRM tạo
- Gửi thử rồi xóa khách thử
DẤU HIỆU
Khách form không vào CRM
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Không thấy khách trong danh sách |
| Nguyên nhân | Mã nhúng bị sửa hoặc mất khi đổi website |
| Việc cần làm | Dán lại mã gốc rồi gửi thử |
Khách báo đã gửi mà CRM chưa có.
DẤU HIỆU
Khách vào CRM sai ô
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Ô Điện thoại trống, Ghi chú có số |
| Nguyên nhân | Ghép trường sai khi tạo biểu mẫu |
| Việc cần làm | Sửa bảng ghép trường rồi thử lại |
Số điện thoại nằm trong Ghi chú.
DẤU HIỆU
Khách thử lẫn vào số tuần
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Có khách tên thử trong danh sách |
| Nguyên nhân | Chưa xóa khách thử sau khi kiểm |
| Việc cần làm | Xóa khách thử, ghi ngày xóa |
Số khách mới tuần cao hơn thực tế.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo và sửa biểu mẫu ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: tạo và cấu hình biểu mẫu CRM ↗
Nội dung của thẻ Nối Zalo Official Account vào CRMChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Nối Zalo trông thế nào.
Ba màn hình: hộp tin nhắn, trang webhook và hồ sơ khách trong CRM.
Hộp tin nhắn
Danh sách tin của Official Account. Chấm đỏ là tin chưa trả lời, tin khách hỏi giá cần vào CRM.
Đọc tiếp
Ba cuộc chat.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
oa.zalo.me/manage/chat
ZaloOfficial AccountN
Tin nhắnNgười quan tâmThông báoThống kêCài đặt
Tin nhắn
Nhà Thơm (mẫu) · Official Account
Khách B (mẫu)Quan tâm Official Account · 05/10
Cho mình hỏi giá nến thơm hương gỗ.210:42
Dạ shop gửi bạn bảng giá ngay ạ.10:50
Bạn cho mình xin số điện thoại nhé.10:51
Nhập tin nhắn…3
- 1Danh sách tin nhắn của Official Account. Chấm đỏ là tin chưa trả lời, người trực xem trước.
- 2Khách hỏi giá là một khách mới. Tin này phải về CRM, không để nằm riêng trong Zalo.
- 3Ô trả lời vẫn ở Zalo. Phần nối kênh chỉ chuyển tin về CRM, không thay người trả lời khách.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Trang webhook
Địa chỉ nhận do CRM cung cấp, trạng thái Đang nhận và chỉ bật tin khách nhắn tới.
Đọc tiếp
Một địa chỉ.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
developers.zalo.me/app/1234567/webhook
ZaloDevelopersN
Tổng quanWebhookNhật kýCài đặt
Webhook
Ứng dụng nối Official Account Nhà Thơm (mẫu)
Địa chỉ nhận tin
URL webhookhttps://crm.nhathom.example/zalo/nhan-tin1
Trạng tháiĐang nhận2
Tin gửi về CRM
Tin nhắn mới của kháchBật3
Tin nhắn shop gửi điTắt
- 1Địa chỉ nhận do CRM cung cấp, anh Long dán vào đây. Sai một ký tự thì tin không về CRM.
- 2Trạng thái Đang nhận chưa đủ. Gửi thử một tin nhắn để thấy tin hiện trong CRM.
- 3Chỉ bật tin khách nhắn tới. Tin shop gửi đi chưa cần, bật thêm sẽ ghi trùng vào hồ sơ khách.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Hồ sơ Khách B
Nguồn khách ghi Zalo OA, người phụ trách là Sale B và tin Zalo hiện trong hoạt động.
Đọc tiếp
Một khách mẫu.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/khach-hang/khach-b
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Khách B (mẫu)
Hồ sơ khách · Zalo OAThông tin khách
Nguồn kháchZalo OA1
Phụ tráchSale B (mẫu)2
Điện thoại09•• ••• 387
Giai đoạnBáo giá
Hoạt động
Tin nhắn Zalo OA3Cho mình hỏi giá nến thơm hương gỗ.
10:42Việc Nhận leadSale B nhận lúc 10:50
10:50- 1Nguồn khách ghi Zalo OA, do kênh nối điền khi tin đầu tiên về. Không ai nhập tay.
- 2Người phụ trách là Sale B theo quy tắc giao lead của nguồn Zalo OA.
- 3Tin Zalo hiện trong hoạt động của khách, kèm giờ. Người sau xem lại được khách đã hỏi gì.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Zalo Official Account: tài liệu cho nhà phát triển ↗Zalo Official Account: tổng quan webhook ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước nối Zalo OA.
Lấy địa chỉ nhận, dán vào Zalo, gửi thử một tin.
- 01Bạn Mai lấy địa chỉ nhận tin do CRM cung cấp và ghi lại.
- 02Anh Long dán địa chỉ vào trang webhook của ứng dụng Zalo, theo trang tài liệu.
- 03Chỉ bật sự kiện tin khách nhắn tới, chưa bật tin shop gửi đi.
- 04Nhắn thử một tin từ tài khoản của shop và xem tin hiện trong hồ sơ khách.
- 05Đặt quy tắc ghép khách bằng số điện thoại, chị Hạnh duyệt rồi mới dùng.
Bạn đưa vào
- Địa chỉ nhận
- Official Account
- Sự kiện bật
- Quy tắc ghép khách
Zalo OAONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Tin khách nhắn Zalo về CRM, nối đúng hồ sơ khách và có người nhận.
Tài liệu tham khảo:Zalo Official Account: tổng quan webhook ↗Zalo Official Account: tài liệu cho nhà phát triển ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để nối Zalo OA.
Cần địa chỉ nhận, bảng ghép khách và người phụ trách kết nối.
NGUYÊN TẮC
Chỉ nối tin khách nhắn tới. Mỗi khách một hồ sơ, ghép bằng số điện thoại; chưa có số thì tạo khách mới và hỏi xin số.
GHÉP KHÁCH · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-so-noi-tin-nhanTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Khách Zalo | Số điện thoại | Khách trong CRM | Ghép bằng |
| 2 | Khách B (mẫu) | 09•• ••• 387 | Khách B (mẫu) | Số điện thoại1 |
| 3 | Khách H (mẫu) | 09•• ••• 455 | Khách H (mẫu) | Số điện thoại2 |
| 4 | Khách Q (mẫu) | Chưa có | Tạo khách mới | Hỏi xin số3 |
Ghép kháchGhi chú
- 1Ghép bằng số điện thoại: cùng số thì tin Zalo vào hồ sơ cũ, không tạo khách trùng.
- 2Khách H đã có hồ sơ nên tin mới nối vào đó. Một người chỉ có một hồ sơ.
- 3Khách Q chưa để lại số. Tạo khách mới, ghi Hỏi xin số để người trực hỏi trong chat.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Địa chỉ nhận
Do CRM cung cấpSự kiện
Chỉ tin khách nhắn tớiGhép bằng
Số điện thoạiNgười phụ trách
Bạn Mai, anh LongBộ tài nguyên4 mục
- Địa chỉĐịa chỉ nhận tinDo CRM cung cấp.
- BảngBảng ghép kháchKhách Zalo và khách CRM.
- NgườiNgười phụ trách kết nốiBạn Mai, anh Long.
- DuyệtNgười duyệtChị Hạnh ký tên.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Zalo OA: tài liệu cho nhà phát triển Tài liệu chung của Official Account. Dùng để đọc cách ứng dụng được cấp quyền, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- Zalo OA: tổng quan webhook Trang về webhook. Dùng để xem sự kiện nào được gửi về và cách khai báo địa chỉ nhận.
- Nguồn
- Nghị định 13/2023 Tin nhắn và số điện thoại khách là dữ liệu cá nhân. Đây không phải tư vấn pháp lý.
Tài liệu tham khảo:Zalo Official Account: tài liệu cho nhà phát triển ↗Zalo Official Account: tổng quan webhook ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc nối Zalo OA.
Đếm cuộc chat đã vào CRM, khách Zalo có số điện thoại và khách nhận trong ngày.
CẦN ĐO
Số còn thiếu là việc đầu tuần cho người trực.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc nối Zalo OA – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc nối Zalo Official Account
Tuần 29/09 – 05/10 · số đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Cuộc chat đã vào CRM | 15 | 15 | Đủ1 |
| Khách Zalo có số điện thoại | 11 | 15 | Còn bốn2 |
| Khách Zalo nhận trong ngày | 15 | 15 | Đủ3 |
- 1Cả 15 cuộc chat tuần này đã vào CRM. Chat nằm ngoài CRM là khách không ai thấy.
- 211 trên 15 khách Zalo có số điện thoại. Bốn khách còn lại, người trực hỏi xin số trong chat.
- 3Cả 15 khách Zalo có người nhận trong ngày. Hạn nhận lead của nguồn này xem ở trang quản lý lead.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Cuộc chat đã vào CRM | Đủ cả 15 | Chat nằm ngoài CRM |
| Khách Zalo có số điện thoại | Phần lớn, còn bốn | Hầu hết khách chưa có số |
| Khách Zalo nhận trong ngày | Đủ cả 15 | Khách chờ qua ngày |
| Tin chưa trả lời | Có người trực xem | Không ai xem chấm đỏ |
CÁCH ĐỌC
15 trên 15 cuộc chat đã vào CRM, 11 trên 15 khách Zalo có số điện thoại, 15 trên 15 khách nhận trong ngày.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Quyền của ứng dụng Zalo và tên mục thay đổi, xem tài liệu hiện hành.
Tài liệu tham khảo:Zalo Official Account: tài liệu cho nhà phát triển ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Tin Zalo không về CRM
Bắt đầu từ trang webhook.
- Mở trang webhook của ứng dụng
- Xem địa chỉ nhận
- Nhắn thử một tin
- Xem nhật ký kết nối
Một khách hai hồ sơ
Bắt đầu từ bảng ghép khách.
- Mở bảng ghép khách
- Tìm số điện thoại trùng
- Gộp hồ sơ theo trang trợ giúp
- Ghi người gộp
Khách Zalo chưa có số
Bắt đầu từ hộp tin nhắn.
- Mở cuộc chat của khách
- Hỏi xin số trong chat
- Nhập số vào hồ sơ
- Ghi ngày hỏi
DẤU HIỆU
Tin Zalo không vào CRM
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hoạt động của khách thiếu tin Zalo |
| Nguyên nhân | Địa chỉ nhận sai hoặc sự kiện chưa bật |
| Việc cần làm | Anh Long sửa địa chỉ, nhắn thử lại |
Khách nhắn mà hồ sơ không có tin.
DẤU HIỆU
Tin Zalo ghi trùng
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Một tin hiện hai dòng trong hoạt động |
| Nguyên nhân | Bật cả tin khách nhắn tới và tin shop gửi đi |
| Việc cần làm | Chỉ giữ sự kiện tin khách nhắn tới |
Một tin hiện hai lần.
DẤU HIỆU
Khách Zalo có hồ sơ thứ hai
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hai hồ sơ cùng số điện thoại |
| Nguyên nhân | Quy tắc ghép khách chưa dùng số điện thoại |
| Việc cần làm | Đặt quy tắc ghép rồi gộp hồ sơ cũ |
Cùng một người mà hai hồ sơ.
Tài liệu tham khảo:Zalo Official Account: tổng quan webhook ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Zalo Official Account: tổng quan webhook ↗
Nội dung của thẻ Nối cuộc gọi vào CRMChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Nối cuộc gọi trông thế nào.
Ba màn hình: quy tắc cuộc gọi, ghi chú sau gọi và nhật ký cuộc gọi.
Quy tắc cuộc gọi
Số lạ tạo khách nguồn Gọi điện, số đã có ghi vào hồ sơ cũ, cuộc nhỡ tạo việc Gọi lại.
Đọc tiếp
Ba quy tắc.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/ket-noi/cuoc-goi/quy-tac
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Quy tắc cuộc gọi
Tổng đài · Bản nháp| Khi có | CRM làm | Hạn |
|---|---|---|
| Gọi đến số chưa có | Tạo khách, nguồn Gọi điện1 | Ngay khi gọi |
| Gọi đến số đã có | Ghi vào hồ sơ khách đó2 | Không có |
| Cuộc gọi nhỡ | Tạo việc Gọi lại3 | Trong ngày |
- 1Số lạ gọi tới thì CRM tạo khách mới, nguồn Gọi điện. Người nghe máy không phải nhập tay.
- 2Số đã có thì cuộc gọi ghi vào hồ sơ cũ. Khách gọi lại không bị tạo hồ sơ thứ hai.
- 3Cuộc gọi nhỡ tạo việc Gọi lại trong ngày. Cuộc nhỡ của khách Y hôm 01/10 cần việc này.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Ghi chú cuộc gọi
Kết quả chọn từ danh sách, một việc tiếp theo và hạn ghi ngày giờ cụ thể.
Đọc tiếp
Bốn ô.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/cuoc-goi/ghi-chu
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Ghi chú cuộc gọi
Khách C (mẫu) · Gọi điệnKháchKhách C (mẫu) · 09•• ••• 052
Kết quả cuộc gọiCần báo giá1
Việc tiếp theoGửi báo giá nến thơm2
Hạn việc12/10/2026 · 09:003
Lưu ghi chú
- 1Kết quả cuộc gọi chọn từ danh sách ngắn. Chọn thì đếm được, gõ tự do thì khó đếm.
- 2Mỗi cuộc gọi có một việc tiếp theo. Gọi xong mà không có việc tiếp thì khách dễ nguội.
- 3Hạn việc ghi ngày và giờ cụ thể. Việc không có hạn sẽ không hiện trong danh sách quá hạn.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Nhật ký cuộc gọi
Cuộc nhỡ chữ đỏ, số khách che bớt và cuộc gọi chưa có ghi chú ghi Chưa có.
Đọc tiếp
Ba cuộc gọi mẫu.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/ket-noi/cuoc-goi/nhat-ky
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Nhật ký cuộc gọi
Tuần 29/09 – 05/10 · 13 cuộc| Giờ | Khách | Kết quả | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 01/10 14:05 | Khách Y (mẫu) · 09•• ••• 805 | Nhỡ1 | Chưa có |
| 02/10 09:20 | Khách A (mẫu) · 09•• ••• 2142 | Đã nghe | Hỏi nến thơm |
| 02/10 10:05 | Khách K (mẫu) · 09•• ••• 366 | Đã nghe | Chưa có3 |
- 1Cuộc gọi nhỡ hiện chữ đỏ. Khách Y nhỡ lúc 14:05 ngày 01/10, chưa ai gọi lại trong ngày.
- 2Số khách ghi dạng che bớt. Vẫn đủ để người xem biết là khách nào mà không lộ số.
- 3Cuộc gọi chưa có ghi chú ghi Chưa có. Người nghe máy bổ sung trước khi hết ngày.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: tự tạo giao dịch từ cuộc gọi đến ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước nối cuộc gọi.
Quy tắc trước, ghi chú sau, rồi đọc nhật ký mỗi tuần.
- 01Anh Long nối tổng đài với CRM theo trang trợ giúp và ghi số điện thoại của shop.
- 02Bạn Mai đặt ba quy tắc: số lạ, số đã có và cuộc nhỡ.
- 03Bạn Mai làm ô Kết quả cuộc gọi là danh sách ngắn, ô Việc tiếp theo là bắt buộc.
- 04Gọi thử một cuộc đến và một cuộc nhỡ, xem khách và việc xuất hiện trong CRM.
- 05Mỗi tuần chị Hạnh đọc nhật ký cuộc nhỡ và người gọi lại.
Bạn đưa vào
- Số điện thoại shop
- Ba quy tắc
- Ghi chú sau gọi
- Người nghe máy
Cuộc gọiONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Cuộc gọi vào hồ sơ khách, cuộc nhỡ có việc gọi lại và nhật ký đọc được mỗi tuần.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: tự tạo giao dịch từ cuộc gọi đến ↗Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để nối cuộc gọi.
Cần số điện thoại shop, ba quy tắc và bảng ghi cuộc nhỡ.
NGUYÊN TẮC
Cuộc gọi nhỡ phải có người gọi lại và kết quả ghi bằng chữ ngắn. Ghi tên người, không ghi chung chung.
CUỘC NHỠ · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-cuoc-goi-nhoTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Giờ nhỡ | Số gọi | Gọi lại lúc | Người gọi lại | Kết quả |
| 2 | 01/10 14:05 | 09•• ••• 805 | 02/10 09:101 | Chủ shop (mẫu) | Khách chưa nghe |
| 3 | 24/09 10:30 | 09•• ••• 611 | 24/09 11:00 | Sale A (mẫu)2 | Đã báo giá |
| 4 | 17/09 15:40 | 09•• ••• 903 | 17/09 16:10 | Sale B (mẫu) | Hẹn lại 18/093 |
Cuộc nhỡGhi chú
- 1Cuộc nhỡ 01/10 được gọi lại sau gần 19 giờ, ngoài mục tiêu trong ngày. Ghi rõ để đọc tuần sau.
- 2Người gọi lại ghi tên. Việc không có tên dễ rơi vào khoảng trống giữa ba người.
- 3Kết quả ghi chữ ngắn như Hẹn lại. Từ đó biết cuộc nhỡ nào còn cơ hội với khách.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Số gọi
Che bớt khi ghiGọi lại lúc
Giờ thật, không ướcNgười gọi lại
Một tên mỗi cuộcKết quả
Chữ ngắnBộ tài nguyên4 mục
- SốSố điện thoại shopSố nối với tổng đài.
- Quy tắcBa quy tắc cuộc gọiSố lạ, số cũ, cuộc nhỡ.
- BảngBảng cuộc nhỡGiờ nhỡ, người gọi lại.
- DuyệtNgười duyệtChị Hạnh ký tên.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Bitrix24: tạo giao dịch từ cuộc gọi đến Trang trợ giúp về cuộc gọi đến. Dùng để đọc cách cuộc gọi tạo khách, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- Bitrix24: trung tâm trợ giúp Nơi tra menu điện thoại và gói hiện hành. Tính năng tổng đài tùy gói.
- Nguồn
- Nghị định 13/2023 Số điện thoại khách là dữ liệu cá nhân. Đây không phải tư vấn pháp lý.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: tự tạo giao dịch từ cuộc gọi đến ↗Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc nối cuộc gọi.
Đếm cuộc gọi có trong CRM, cuộc gọi nghe trong ngày và cuộc gọi có ghi chú sau gọi.
CẦN ĐO
Số còn thiếu là việc đầu tuần cho người nghe máy.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc nối cuộc gọi – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc nối cuộc gọi vào CRM
Tuần 29/09 – 05/10 · số đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số cuộc | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Cuộc gọi đã có trong CRM | 13 | 13 | Đủ1 |
| Cuộc gọi nghe trong ngày | 12 | 13 | Còn một2 |
| Cuộc gọi có ghi chú sau gọi | 10 | 13 | Còn ba3 |
- 1Cả 13 cuộc gọi tuần này đã có trong CRM. Cuộc gọi nằm ngoài CRM thì không ai thấy lịch sử.
- 212 trên 13 cuộc gọi được nghe trong ngày. Một cuộc nhỡ còn lại là Khách Y ngày 01/10.
- 310 trên 13 cuộc gọi có ghi chú sau gọi. Ba cuộc chưa ghi, người nghe máy bổ sung.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Cuộc gọi đã có trong CRM | Đủ cả 13 | Cuộc gọi nằm ngoài CRM |
| Cuộc gọi nghe trong ngày | Gần đủ, còn một | Nhiều cuộc nhỡ qua ngày |
| Cuộc gọi có ghi chú sau gọi | Phần lớn, còn ba | Hầu hết không ghi chú |
| Cuộc nhỡ có người gọi lại | Mỗi cuộc một tên | Cuộc nhỡ không ai nhận |
CÁCH ĐỌC
13 trên 13 cuộc gọi có trong CRM, 12 trên 13 nghe trong ngày, 10 trên 13 có ghi chú sau gọi.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Tính năng tổng đài tùy gói và nhà cung cấp, xem trang trợ giúp hiện hành.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: tự tạo giao dịch từ cuộc gọi đến ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Cuộc nhỡ không ai gọi lại
Bắt đầu từ nhật ký cuộc gọi.
- Mở nhật ký cuộc gọi
- Lọc cuộc nhỡ
- Giao một người gọi lại
- Ghi kết quả vào bảng cuộc nhỡ
Cuộc gọi không có ghi chú
Bắt đầu từ ô ghi chú.
- Mở cuộc gọi chưa có ghi chú
- Chọn kết quả từ danh sách
- Thêm việc tiếp theo
- Ghi hạn ngày giờ
Khách gọi mà không thành hồ sơ
Bắt đầu từ quy tắc cuộc gọi.
- Mở quy tắc cuộc gọi
- Xem quy tắc số lạ
- Gọi thử từ một số khác
- Sửa quy tắc rồi thử lại
DẤU HIỆU
Cuộc gọi không vào CRM
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Nhật ký CRM thiếu cuộc gọi |
| Nguyên nhân | Tổng đài chưa nối hoặc đã mất kết nối |
| Việc cần làm | Anh Long nối lại rồi gọi thử |
Cuộc gọi hiện ở tổng đài mà CRM không có.
DẤU HIỆU
Khách gọi lại có hồ sơ thứ hai
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hai hồ sơ cùng một số |
| Nguyên nhân | Quy tắc số đã có chưa ghi vào hồ sơ cũ |
| Việc cần làm | Sửa quy tắc, gộp hồ sơ theo trang trợ giúp |
Hai hồ sơ cùng số điện thoại.
DẤU HIỆU
Cuộc nhỡ không có việc gọi lại
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Cuộc nhỡ không kèm việc |
| Nguyên nhân | Chưa bật quy tắc cuộc gọi nhỡ |
| Việc cần làm | Bật quy tắc và giao người gọi lại |
Khách nhỡ mà không thấy việc.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: tự tạo giao dịch từ cuộc gọi đến ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: tự tạo giao dịch từ cuộc gọi đến ↗
Nội dung của thẻ Gắn nguồn cho từng kháchChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Gắn nguồn trông thế nào.
Ba màn hình: quy ước nguồn, liên kết gắn nguồn và hồ sơ khách.
Quy ước nguồn
Ba nguồn khách: Form website, Zalo OA, Gọi điện. Mỗi nguồn có một cách gắn và một người phụ trách.
Đọc tiếp
Ba dòng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Quy ước gắn nguồn khách – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Quy ước gắn nguồn khách
Bản nháp · bạn Mai viết · chị Hạnh duyệt · ví dụ giả định
| Nguồn khách | Cách gắn | Người phụ trách |
|---|---|---|
| Form website | Trường ẩn tự điền1 | Anh Long |
| Zalo OA | Webhook điền khi tin đầu về2 | Bạn Mai |
| Gọi điện | Chọn tay khi ghi khách | Người nghe máy3 |
- 1Form website gắn nguồn bằng trường ẩn tự điền. Anh Long giữ trường này trên website.
- 2Zalo OA gắn nguồn khi tin đầu tiên về CRM. Bạn Mai giữ phần cài đặt này.
- 3Gọi điện chọn nguồn bằng tay khi ghi khách. Người nghe máy chịu trách nhiệm chọn đúng.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Liên kết gắn nguồn
Mỗi nơi đặt một liên kết riêng. Trang đích bắt buộc, tên nguồn viết thường, nối bằng gạch dưới.
Đọc tiếp
Một liên kết mẫu.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Tạo liên kết gắn nguồn – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Tạo liên kết gắn nguồn
Một liên kết cho mỗi nơi đặt · ví dụ giả định
Trang đíchhttps://nhathom.example/nen-thom1
Nguồnzalo_oa2
Nơi đặtGiới thiệu Official Account
https://nhathom.example/nen-thom?utm_source=zalo_oa&utm_medium=gioi_thieu3- 1Trang đích là trang khách sẽ mở. Mỗi liên kết trỏ một trang, không trỏ chung về trang chủ.
- 2Nguồn viết thường, không dấu, một kiểu. Viết lẫn hoa thường làm báo cáo tách thành hai nguồn.
- 3Liên kết hoàn chỉnh gồm trang đích và phần gắn nguồn. Dán thử trên trình duyệt trước khi đặt lên.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Hồ sơ Khách A
Nguồn khách ghi Form website, trang vào đầu tiên được lưu, ô liên kết gắn nguồn còn Chưa gắn.
Đọc tiếp
Một khách mẫu.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/khach-hang/khach-a
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Khách A (mẫu)
Hồ sơ khách · Form websiteThông tin khách
Nguồn kháchForm website1
Phụ tráchSale A (mẫu)
Điện thoại09•• ••• 214
Lần đầu tới website
Trang vào đầu tiênnhathom.example/nen-thom2
Liên kết gắn nguồnChưa gắn3
Gửi biểu mẫu30/09 · 21:05
- 1Nguồn khách ghi Form website, chọn từ danh sách ba nguồn. Đây là kênh khách dùng để liên hệ.
- 2Trang vào đầu tiên cho biết khách đọc trang nào trước khi điền biểu mẫu.
- 3Liên kết gắn nguồn ghi Chưa gắn: khách này vào website không qua liên kết có gắn nguồn.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo và sửa thuộc tính (properties) ↗Bitrix24: tạo và cấu hình biểu mẫu CRM ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước gắn nguồn.
Viết quy ước trước, gắn nguồn ở từng kênh, rồi đếm khách thiếu.
- 01Bạn Mai viết quy ước ba nguồn khách: Form website, Zalo OA, Gọi điện.
- 02Anh Long đặt trường ẩn Nguồn trong biểu mẫu và tạo liên kết riêng cho mỗi nơi đặt.
- 03Webhook Zalo điền Nguồn khi tin đầu về, người nghe máy chọn Nguồn khi ghi khách.
- 04Mở một hồ sơ mẫu, xem Nguồn khách và trang vào đầu tiên.
- 05Chị Hạnh duyệt quy ước, mỗi tuần bạn Mai đếm khách chưa có nguồn.
Bạn đưa vào
- Quy ước nguồn
- Trường ẩn Nguồn
- Liên kết gắn nguồn
- Người phụ trách
Gắn nguồnONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Mỗi khách có Nguồn khách, khách form có trang vào đầu, liên kết đặt ra đều gắn nguồn.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo và sửa thuộc tính (properties) ↗Bitrix24: tạo và cấu hình biểu mẫu CRM ↗Zalo Official Account: tổng quan webhook ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để gắn nguồn.
Cần quy ước nguồn, danh sách liên kết và người phụ trách từng nguồn.
NGUYÊN TẮC
Nguồn khách là kênh khách đã dùng; liên kết gắn nguồn cho biết khách đến từ đâu trước khi gửi form. Hai thứ ghi riêng.
LIÊN KẾT · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-lien-ket-gan-nguonTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nơi đặt | Nguồn | Chiến dịch | Người đặt | Đã thử |
| 2 | Giới thiệu Official Account | zalo_oa1 | gioi_thieu | Bạn Mai | Có |
| 3 | Chữ ký email của shop | chu_ky | Bạn Mai | Có | |
| 4 | Bài đăng Facebook | bai_dang | Bạn Mai | Có | |
| 5 | Tin chào Zalo | zalo_oa | tin_chao | Bạn Mai | Có |
| 6 | Mã QR ở cửa hàng | qr2 | cua_hang | Anh Long | Có |
| 7 | Nút Zalo trên website | Chưa gắn | — | Anh Long | Chưa3 |
Liên kếtGhi chú
- 1Mỗi nơi đặt liên kết một dòng, ghi nguồn và chiến dịch viết thường, không dấu.
- 2Mã QR ở cửa hàng cũng gắn nguồn riêng. Khách quét mã vào website thì còn dấu nơi quét.
- 3Nút Zalo trên website chưa gắn nguồn và chưa thử. Liên kết chưa thử thì chưa đưa lên trang.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Nguồn khách
Ba giá trị cố địnhLiên kết
Mỗi nơi đặt một linkTrang vào đầu
CRM lưu khi gửi formNgười phụ trách
Một tên mỗi nguồnBộ tài nguyên4 mục
- Quy ướcQuy ước nguồn kháchBa nguồn, ba cách gắn.
- BảngDanh sách liên kếtNơi đặt và nguồn gắn.
- NgườiNgười phụ trách nguồnBạn Mai, anh Long.
- DuyệtNgười duyệtChị Hạnh ký tên.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: tạo và sửa thuộc tính Trang trợ giúp về thuộc tính. Dùng để tạo ô Nguồn khách với danh sách giá trị cố định, tùy gói.
- Nguồn
- Bitrix24: biểu mẫu CRM Trang trợ giúp về biểu mẫu. Dùng để xem cách điền sẵn một trường của form, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- Nghị định 13/2023 Trang vào đầu tiên của khách là dữ liệu cá nhân. Đây không phải tư vấn pháp lý.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo và sửa thuộc tính (properties) ↗Bitrix24: tạo và cấu hình biểu mẫu CRM ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc gắn nguồn.
Đếm khách có Nguồn khách, khách form có trang vào đầu và liên kết có gắn nguồn.
CẦN ĐO
Số còn thiếu là việc đầu tuần cho bạn Mai.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc gắn nguồn – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc gắn nguồn khách
Tuần 29/09 – 05/10 · số đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Khách mới có Nguồn khách | 64 | 64 | Đủ1 |
| Khách form có trang vào đầu | 33 | 36 | Còn ba2 |
| Liên kết đặt ra có gắn nguồn | 5 | 6 | Còn một3 |
- 1Cả 64 khách mới có Nguồn khách. Thiếu nguồn thì báo cáo theo nguồn thiếu khách.
- 233 trên 36 khách form có trang vào đầu tiên. Ba khách còn lại, hỏi anh Long xem trường có gửi về không.
- 35 trên 6 liên kết đặt ra đã gắn nguồn. Liên kết còn lại gắn xong rồi mới đặt lên trang.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Khách mới có Nguồn khách | Đủ cả 64 | Nhiều khách trống nguồn |
| Khách form có trang vào đầu | Phần lớn, còn ba | Khách form không biết vào từ đâu |
| Liên kết đặt ra có gắn nguồn | Gần đủ, còn một | Hầu hết link chưa gắn |
| Nguồn khách đúng quy ước | Chỉ ba giá trị | Nhiều cách viết khác nhau |
CÁCH ĐỌC
64 trên 64 khách mới có Nguồn khách, 33 trên 36 khách form có trang vào đầu, 5 trên 6 liên kết đặt ra có gắn nguồn.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Tên ô và cách điền sẵn tùy công cụ, xem trang trợ giúp hiện hành.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo và sửa thuộc tính (properties) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Khách vào CRM không có nguồn
Bắt đầu từ danh sách khách.
- Lọc khách có Nguồn khách trống
- Xem khách vào từ kênh nào
- Điền nguồn cho từng khách
- Sửa chỗ gắn nguồn của kênh đó
Nguồn khách viết nhiều kiểu
Bắt đầu từ quy ước nguồn.
- Mở quy ước nguồn khách
- Đổi ô Nguồn thành danh sách cố định
- Sửa các khách viết khác
- Ghi ngày sửa
Liên kết đặt ra chưa gắn nguồn
Bắt đầu từ danh sách liên kết.
- Mở danh sách liên kết
- Tìm dòng Chưa gắn
- Tạo lại liên kết có nguồn
- Thay link ở nơi đặt
DẤU HIỆU
Khách Zalo ghi nguồn Form website
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Khách chat Zalo nhưng Nguồn là Form website |
| Nguyên nhân | Trường Nguồn điền sẵn nhầm giá trị |
| Việc cần làm | Sửa giá trị điền sẵn rồi sửa khách cũ |
Nguồn khách sai kênh.
DẤU HIỆU
Khách form thiếu trang vào đầu
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hồ sơ không có trang vào đầu tiên |
| Nguyên nhân | Biểu mẫu chưa nhúng đúng cách để lưu trang |
| Việc cần làm | Anh Long nhúng lại theo trang trợ giúp |
Ô trang vào đầu tiên trống.
DẤU HIỆU
Hai kênh dùng chung một liên kết
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Nhiều nơi đặt cùng một liên kết |
| Nguyên nhân | Chưa tạo liên kết riêng cho từng nơi đặt |
| Việc cần làm | Tạo một liên kết cho mỗi nơi đặt |
Không phân biệt được khách đến từ đâu.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: tạo và cấu hình biểu mẫu CRM ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo và sửa thuộc tính (properties) ↗
Nội dung của thẻ Đọc nhật ký đồng bộChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Nhật ký trông thế nào.
Ba màn hình: nhật ký kết nối, báo lỗi và thẻ trạng thái ba kênh.
Nhật ký kết nối
Mỗi dòng có thời điểm, kênh, việc và kết quả. Dòng lỗi chữ đỏ, ghi luôn lý do.
Đọc tiếp
Ba dòng mẫu.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/ket-noi/nhat-ky
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Nhật ký kết nối
Mọi kênh · tuần 29/09 – 05/10| Thời điểm | Kênh | Việc | Kết quả |
|---|---|---|---|
| 05/10 09:12 | Form website1 | Tạo khách mới | Thành công |
| 04/10 16:20 | Form website | Tạo khách mới | Lỗi: hết thời gian chờ2 |
| 02/10 10:153 | Zalo OA | Nhận tin nhắn | Lỗi: sai địa chỉ nhận |
- 1Mỗi dòng ghi kênh nào gửi gì vào CRM. Đọc cột Kênh trước để biết lỗi nằm ở nguồn nào.
- 2Dòng lỗi ghi lý do bằng chữ. Biểu mẫu hết thời gian chờ thì sale nhập tay khách đó.
- 3Thời điểm giúp đối chiếu giờ khách gửi với giờ CRM nhận. Lệch nhiều giờ nghĩa là kết nối đang chậm.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Báo lỗi
Banner vàng báo lỗi chưa xử lý. Quy tắc báo cho anh Long và bạn Mai, qua thông báo và email.
Đọc tiếp
Một lỗi chưa xử lý.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/ket-noi/bao-loi
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Báo khi kênh có lỗi
Quy tắc · Bản nhápCó 1 lỗi nối kênh chưa xử lý: Form website, 04/10 16:20.
Quy tắc báo lỗi
Khi nào báoKênh có lỗi1
Báo choAnh Long, bạn Mai2
Cách báoThông báo trong CRM và email3
- 1Báo khi kênh có lỗi, không báo từng lần thành công. Báo quá nhiều thì người nhận bỏ qua.
- 2Báo cho anh Long và bạn Mai. Hai người để một người vắng thì người kia vẫn thấy.
- 3Báo qua thông báo trong CRM và email. Lỗi cần xem trong ngày nên không để chỉ nằm trong nhật ký.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Trạng thái ba kênh
Mỗi kênh một thẻ: trạng thái Đang nhận, lần nhận gần nhất và người phụ trách kênh.
Đọc tiếp
Form, Zalo, Gọi điện.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/ket-noi
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Kết nối
Ba kênh vào CRMForm website
Trạng tháiĐang nhận1
Nhận gần nhất05/10 09:12
Người phụ tráchAnh Long
Zalo OA
Trạng tháiĐang nhận
Nhận gần nhất05/10 08:552
Người phụ tráchBạn Mai
Gọi điện
Trạng tháiĐang nhận
Nhận gần nhất05/10 11:30
Người phụ tráchAnh Long3
- 1Mỗi kênh một thẻ với trạng thái Đang nhận. Thẻ chỉ nói kết nối còn bật, chưa nói tin đã về đủ.
- 2Giờ nhận gần nhất của Zalo OA là 08:55 sáng nay. Giờ cũ nhiều ngày thì kiểm tra kết nối.
- 3Mỗi kênh một người giữ. Kênh không ai giữ thì lỗi nằm im đến khi khách phàn nàn.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Zalo Official Account: tổng quan webhook ↗Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước đọc nhật ký.
Đặt quy tắc báo lỗi, đọc thẻ ba kênh, ghi người xử lý.
- 01Bạn Mai đặt quy tắc báo khi kênh có lỗi, báo cho anh Long và bạn Mai.
- 02Đầu tuần người phụ trách kênh xem thẻ trạng thái: Đang nhận và lần nhận gần nhất.
- 03Anh Long mở nhật ký, lọc dòng lỗi của tuần và đọc lý do.
- 04Mỗi lỗi ghi một người nhận xử lý và ngày xử lý xong.
- 05Chị Hạnh đọc bảng tuần trong buổi họp đầu tuần và ký tên.
Bạn đưa vào
- Quy tắc báo lỗi
- Thẻ ba kênh
- Nhật ký tuần
- Người xử lý
Nhật kýONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Mỗi kênh có dòng nhận trong ngày, mỗi lỗi có người nhận và ngày xử lý xong.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để đọc nhật ký.
Cần quy tắc báo lỗi, người phụ trách từng kênh và bảng nhật ký tuần.
NGUYÊN TẮC
Mỗi lỗi một dòng, một người nhận, một ngày xử lý xong. Lỗi để quá hai ngày thì nêu trong buổi họp đầu tuần.
NHẬT KÝ · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-nhat-ky-dong-boTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ngày giờ | Kênh | Điều đã xảy ra | Người xử lý | Xong |
| 2 | 30/09 11:20 | Gọi điện | Cuộc gọi không vào CRM1 | Anh Long | Có |
| 3 | 02/10 10:15 | Zalo OA | Webhook sai địa chỉ nhận | Anh Long2 | Có |
| 4 | 04/10 16:20 | Form website | Biểu mẫu hết thời gian chờ | Anh Long | Chưa3 |
Sự cốGhi chú
- 1Ghi điều đã xảy ra bằng một câu ngắn. Câu quá dài thì người sau đọc không kịp.
- 2Mỗi sự cố có tên người xử lý. Zalo OA sai địa chỉ nhận do anh Long sửa.
- 3Sự cố Form website 04/10 ghi Chưa xong. Xong khi gửi thử đạt và khách bị lỡ đã được gọi.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Báo lỗi
Cho hai ngườiNhận gần nhất
Xem từng kênhNgười xử lý
Một tên mỗi lỗiNgày xong
Ghi khi xử lý xongBộ tài nguyên4 mục
- Quy tắcQuy tắc báo lỗiKhi nào báo, báo ai.
- BảngBảng nhật ký tuầnDòng lỗi và người xử lý.
- NgườiNgười phụ trách kênhAnh Long, bạn Mai.
- DuyệtNgười duyệtChị Hạnh ký tên.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Zalo OA: tổng quan webhook Trang về webhook. Dùng để xem sự kiện gửi về và lý do một lần gửi có thể không tới.
- Nguồn
- Bitrix24: trung tâm trợ giúp Nơi tra menu nhật ký và thông báo hiện hành. Tính năng tùy gói.
- Nguồn
- HubSpot: cơ sở kiến thức Nơi tra nhật ký hoạt động và thông báo, theo bản hiện hành. Tính năng tùy gói.
Tài liệu tham khảo:Zalo Official Account: tổng quan webhook ↗Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc nhật ký tuần.
Đếm kênh có dòng nhận trong ngày, lỗi có người xử lý và lỗi đã xử lý xong.
CẦN ĐO
Lỗi chưa xong là việc đầu tuần cho anh Long.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc nhật ký kết nối – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc nhật ký kết nối
Tuần 29/09 – 05/10 · số đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Kênh có dòng nhận trong ngày | 3 | 3 | Đủ1 |
| Lỗi có người nhận xử lý | 3 | 3 | Đủ2 |
| Lỗi đã xử lý xong | 2 | 3 | Còn một3 |
- 1Cả 3 kênh có dòng nhận trong ngày. Kênh im cả ngày thì xem nhật ký trước khi kết luận.
- 2Cả 3 lỗi có người nhận xử lý. Lỗi không ai nhận sẽ nằm trong nhật ký đến khi có khách lỡ.
- 32 trên 3 lỗi đã xử lý xong. Lỗi Form website 04/10 còn mở, anh Long gửi thử rồi mới đóng.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Kênh có dòng nhận trong ngày | Đủ cả 3 | Có kênh im lặng nhiều ngày |
| Lỗi có người nhận xử lý | Đủ cả 3 | Lỗi không ai nhận |
| Lỗi đã xử lý xong | Gần đủ, còn một | Lỗi để dồn nhiều tuần |
| Lỗi báo tới người phụ trách kênh | Mỗi lỗi một thông báo | Lỗi chỉ nằm trong nhật ký |
CÁCH ĐỌC
3 trên 3 kênh có dòng nhận trong ngày, 3 trên 3 lỗi có người nhận xử lý, 2 trên 3 lỗi đã xử lý xong.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Tên mục nhật ký và cách báo tùy công cụ, xem trang trợ giúp hiện hành.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Một kênh im lặng nhiều ngày
Bắt đầu từ thẻ ba kênh.
- Mở thẻ trạng thái ba kênh
- Xem lần nhận gần nhất
- Mở nhật ký của kênh đó
- Báo người phụ trách kênh
Có lỗi mà không ai biết
Bắt đầu từ quy tắc báo lỗi.
- Mở quy tắc báo lỗi
- Xem báo cho ai
- Thêm người còn thiếu
- Gửi thử một thông báo
Lỗi để dồn qua tuần sau
Bắt đầu từ bảng nhật ký tuần.
- Mở bảng nhật ký tuần
- Lọc lỗi chưa xong
- Giao một người xử lý
- Nêu trong buổi họp đầu tuần
DẤU HIỆU
Kênh báo Đang nhận mà không có khách
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Lần nhận gần nhất đã quá lâu |
| Nguyên nhân | Trạng thái chỉ cho biết đã nối, không cho biết còn khách |
| Việc cần làm | Gửi thử một khách và đọc nhật ký |
Thẻ xanh nhưng lâu không có dòng mới.
DẤU HIỆU
Lỗi lặp lại mỗi ngày
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Nhiều dòng lỗi cùng lý do |
| Nguyên nhân | Chưa sửa nguyên nhân gốc, chỉ nhập tay khách |
| Việc cần làm | Giao anh Long sửa và ghi ngày xong |
Cùng một lý do, nhiều dòng.
DẤU HIỆU
Thông báo lỗi không tới ai
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Lỗi chỉ thấy khi mở nhật ký |
| Nguyên nhân | Quy tắc báo lỗi chưa có người nhận |
| Việc cần làm | Thêm anh Long, bạn Mai rồi gửi thử |
Có dòng lỗi mà không ai được báo.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
Nội dung của thẻ Xử lý khi kênh ngừng nhậnChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Xử lý lỗi trông thế nào.
Ba màn hình: quy trình, chi tiết lỗi và bảng kiểm sau khi sửa.
Quy trình khi lỗi
Ba việc: xem nhật ký, nhập tay khách bị lỡ, sửa nguyên nhân rồi gửi thử. Mỗi việc một người và một hạn.
Đọc tiếp
Ba dòng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Khi kênh ngừng nhận – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Khi kênh ngừng nhận khách
Bản nháp · bạn Mai viết · chị Hạnh duyệt · ví dụ giả định
| Việc | Ai làm | Hạn |
|---|---|---|
| Xem nhật ký, tìm dòng lỗi1 | Anh Long | Trong ngày |
| Nhập tay khách bị lỡ vào CRM2 | Sale nhận kênh | Trong ngày |
| Sửa nguyên nhân rồi gửi thử3 | Anh Long | Trong 2 ngày |
- 1Bước đầu là xem nhật ký tìm dòng lỗi. Anh Long làm trong ngày, không chờ khách báo.
- 2Nhập tay khách bị lỡ vào CRM do sale nhận kênh đó. Làm trước khi sửa nguyên nhân.
- 3Sửa nguyên nhân rồi mới gửi thử. Gửi thử đạt thì mới đóng lỗi trong nhật ký.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Chi tiết lỗi
Ghi kênh, thời điểm, lý do và khách bị lỡ. Banner xanh nhắc nhập tay khách rồi gọi khách.
Đọc tiếp
Một lỗi mẫu.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/ket-noi/nhat-ky/loi-0410
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Chi tiết lỗi
Form website · 04/10 16:20Lỗi nối kênh
KênhForm website
Thời điểm04/10/2026 · 16:20
Lý doHết thời gian chờ1
Khách bị lỡKhách G (mẫu)2
Cách xử lý: nhập tay khách vào CRM, rồi gọi khách.3
Nhập tay khách
- 1Lý do ghi bằng chữ dễ hiểu: hết thời gian chờ. Nhìn lý do biết lỗi ở CRM hay ở website.
- 2Khách bị lỡ là Khách G. Biết tên khách thì nhập tay được ngay, không phải đoán.
- 3Cách xử lý nằm cạnh lỗi: nhập tay khách, rồi gọi khách. Người trực không phải tìm lại quy trình.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bảng kiểm sau sửa
Ba việc kiểm sau khi sửa: gửi thử, kiểm Nguồn khách, xóa khách mẫu. Việc chưa xong ghi Chưa.
Đọc tiếp
Hai việc đã xong.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Kiểm sau khi sửa lỗi – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Kiểm sau khi sửa lỗi
Lỗi Form website 04/10 · ví dụ giả định
| Việc kiểm | Ai làm | Tình trạng |
|---|---|---|
| Gửi thử một khách mẫu vào CRM1 | Anh Long | Xong |
| Khách mẫu có Nguồn khách đúng2 | Anh Long | Xong |
| Xóa khách mẫu khỏi CRM | Anh Long | Chưa3 |
- 1Gửi thử một khách mẫu vào CRM. Khách mẫu ghi rõ là mẫu để không ai gọi nhầm.
- 2Kiểm khách mẫu có Nguồn khách đúng. Nguồn sai thì lỗi chưa hết, dù khách đã vào CRM.
- 3Xóa khách mẫu khỏi CRM. Việc này còn Chưa, nên số khách tuần chưa sạch.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗Zalo Official Account: tổng quan webhook ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước xử lý lỗi.
Cứu khách trước, sửa nguyên nhân sau, kiểm rồi mới đóng lỗi.
- 01Người phụ trách kênh mở chi tiết lỗi và ghi lý do vào nhật ký.
- 02Sale nhận kênh nhập tay khách bị lỡ vào CRM trong ngày.
- 03Người nhận khách gọi khách bị lỡ trong ngày, ghi kết quả vào hồ sơ.
- 04Anh Long sửa nguyên nhân, gửi thử một khách mẫu và kiểm Nguồn khách.
- 05Xóa khách mẫu, chị Hạnh đọc bảng kiểm rồi đóng lỗi.
Bạn đưa vào
- Chi tiết lỗi
- Khách bị lỡ
- Quy trình khi lỗi
- Bảng kiểm
Xử lý lỗiONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Lỗi có nguyên nhân, khách bị lỡ đã nhập tay và gọi, kênh được gửi thử lại.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: ghi tay hoạt động vào bản ghi ↗Zalo Official Account: tổng quan webhook ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì khi kênh lỗi.
Cần quy trình khi lỗi, danh sách khách bị lỡ và bảng kiểm.
NGUYÊN TẮC
Cứu khách trước, sửa nguyên nhân sau. Khách bị lỡ phải có tên người nhập tay và người gọi, không để chung chung.
KHÁCH BỊ LỠ · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-khach-bi-loTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Giờ khách gửi | Kênh | Khách | Nhập tay lúc | Đã gọi |
| 2 | 30/09 11:201 | Gọi điện | Khách J (mẫu) | 30/09 11:40 | 30/09 |
| 3 | 02/10 10:15 | Zalo OA | Khách R (mẫu) | 02/10 10:302 | 02/10 |
| 4 | 04/10 16:20 | Form website | Khách G (mẫu) | 06/10 08:30 | Chưa3 |
Khách bị lỡGhi chú
- 1Ghi giờ khách gửi gốc, không ghi giờ nhập tay. Từ đó đọc được khách chờ bao lâu.
- 2Khách R nhắn qua Zalo và được nhập tay sau 30 phút. Kịp trong ngày nên được gọi cùng ngày.
- 3Khách G nhập tay sau hai ngày và chưa được gọi. Đây là khách lỡ lâu nhất, người trực gọi trước.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Lý do lỗi
Ghi vào nhật kýNhập tay
Trong ngàyGọi khách
Trong ngàyGửi thử
Sau khi sửaBộ tài nguyên4 mục
- Quy trìnhQuy trình khi lỗiBa việc, ai làm, hạn.
- BảngBảng khách bị lỡKênh, ngày, người gọi.
- KiểmBảng kiểm sau sửaGửi thử, kiểm nguồn, xóa mẫu.
- DuyệtNgười duyệtChị Hạnh ký tên.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: ghi tay hoạt động Trang trợ giúp về ghi tay hoạt động vào bản ghi. Dùng để ghi một cuộc gọi hay tin nhắn đã bị lỡ.
- Nguồn
- HubSpot: quản lý bản ghi trùng Trang trợ giúp về bản ghi trùng. Dùng khi nhập tay làm một khách có hai hồ sơ.
- Nguồn
- Nghị định 13/2023 Khách bị lỡ vẫn là dữ liệu cá nhân, chỉ dùng đúng việc gọi lại. Đây không phải tư vấn pháp lý.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: ghi tay hoạt động vào bản ghi ↗HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc xử lý lỗi.
Đếm lỗi có ghi nguyên nhân, khách bị lỡ đã nhập tay và khách bị lỡ đã gọi.
CẦN ĐO
Khách chưa gọi là việc đầu tuần cho người nhận.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc xử lý lỗi nối kênh – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc xử lý lỗi nối kênh
Tuần 29/09 – 05/10 · số đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Lỗi có ghi nguyên nhân | 3 | 3 | Đủ1 |
| Khách bị lỡ đã nhập tay | 3 | 3 | Đủ2 |
| Khách bị lỡ gọi trong ngày | 2 | 3 | Còn một3 |
- 1Cả 3 lỗi có ghi nguyên nhân. Lỗi không ghi nguyên nhân thì lần sau xử lý lại từ đầu.
- 2Cả 3 khách bị lỡ đã nhập tay vào CRM. Khách không nhập tay là khách đã mất.
- 32 trên 3 khách bị lỡ được gọi trong ngày. Khách G chưa được gọi, người trực gọi đầu tuần.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Lỗi có ghi nguyên nhân | Đủ cả 3 | Lỗi chỉ ghi Không rõ |
| Khách bị lỡ đã nhập tay | Đủ cả 3 | Khách bị lỡ nằm ngoài CRM |
| Khách bị lỡ gọi trong ngày | Gần đủ, còn một | Khách chờ nhiều ngày |
| Lỗi có gửi thử sau khi sửa | Mỗi lỗi một lần | Sửa xong không thử |
CÁCH ĐỌC
3 trên 3 lỗi có ghi nguyên nhân, 3 trên 3 khách bị lỡ đã nhập tay, 2 trên 3 khách bị lỡ gọi trong ngày.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Cách ghi tay hoạt động tùy công cụ, xem trang trợ giúp hiện hành.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: ghi tay hoạt động vào bản ghi ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Khách báo gửi mà CRM không có
Bắt đầu từ nhật ký kết nối.
- Mở nhật ký kết nối
- Tìm dòng lỗi quanh giờ khách gửi
- Nhập tay khách vào CRM
- Gọi khách và ghi kết quả
Sửa xong mà lỗi quay lại
Bắt đầu từ bảng kiểm.
- Mở bảng kiểm sau sửa
- Xem việc gửi thử đã làm chưa
- Gửi thử lại một khách
- Ghi kết quả vào bảng
Nhập tay làm khách có hai hồ sơ
Bắt đầu từ danh sách khách.
- Tìm số điện thoại trùng
- Gộp hồ sơ theo trang trợ giúp
- Giữ hồ sơ có lịch sử
- Ghi người gộp
DẤU HIỆU
Khách bị lỡ không ai gọi
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Khách nhập tay chưa có việc gọi |
| Nguyên nhân | Nhập tay xong chưa giao người gọi |
| Việc cần làm | Giao một người và hạn trong ngày |
Đã nhập tay mà khách vẫn chờ.
DẤU HIỆU
Lỗi quay lại sau khi sửa
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Dòng lỗi mới cùng lý do |
| Nguyên nhân | Sửa xong chưa gửi thử đủ các cách |
| Việc cần làm | Gửi thử ba cách rồi ghi bảng kiểm |
Cùng một kênh lỗi lần nữa.
DẤU HIỆU
Khách nhập tay thiếu nguồn
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Nguồn khách trống ở khách nhập tay |
| Nguyên nhân | Biểu mẫu nhập tay không bắt buộc ô Nguồn |
| Việc cần làm | Bắt buộc ô Nguồn khi nhập tay |
Hồ sơ nhập tay không có Nguồn khách.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: ghi tay hoạt động vào bản ghi ↗
NHỚ NHANH
Sáu phần việc, từ biểu mẫu đến xử lý lỗi kênh.
Chọn một ô để quay lại đúng phần nội dung ở trên.
01
NĂM BƯỚC TRIỂN KHAI
ONMATE làm gì, và doanh nghiệp nhận lại được gì.
Mỗi bước kết thúc bằng một thứ xem được. Bấm một bước để xem việc làm và thứ được bàn giao.
01 · Chuẩn bị
02 · Thiết lập
03 · Bàn giao
BƯỚC 01
Mô tả cách bán hiện tại
Khách đến từ đâu, ai nhận, bước nào kế tiếp.
Bàn giaoBản mô tả quy trìnhBƯỚC 02
Chốt cấu hình
Trường, giai đoạn, quyền, quy tắc phân công.
Bàn giaoBảng cấu hìnhBƯỚC 03
Nối kênh và nhập dữ liệu
Form, tin nhắn, cuộc gọi; dữ liệu cũ đã làm sạch.
Bàn giaoKênh đã nối, dữ liệu đã nhậpBƯỚC 04
Chạy thử với khách mẫu
Đi hết một vòng từ lúc để lại thông tin tới lúc chốt.
Bàn giaoBáo cáo chạy thửBƯỚC 05
Bàn giao và đào tạo
Hướng dẫn theo vai trò, người phụ trách CRM, lịch rà soát.
Bàn giaoTài liệu bàn giaoTài liệu tham khảo:Bitrix24: tạo và cấu hình biểu mẫu CRM ↗HubSpot: tạo và sửa biểu mẫu ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
02
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Những câu hay được hỏi trước khi bắt đầu.
Chọn một chủ đề. Câu trả lời nói rõ cả điều làm được lẫn điều không ai bảo đảm được.
Có nối được mọi kênh vào CRM không?
Chỉ những kênh có tài liệu hoặc cách nối do nền tảng hỗ trợ. ONMATE kiểm tra điều kiện của từng kênh trước khi hứa phạm vi.
Nguồn khách lấy từ đâu?
Từ tham số trên liên kết khách bấm vào và từ kênh gửi thông tin. Liên kết không có tham số thì CRM không biết nguồn.
Khi kênh bị lỗi thì sao?
Nhật ký đồng bộ ghi lại lỗi và thời điểm; ONMATE đặt cảnh báo cho người phụ trách kênh và liệt kê cách xử lý các lỗi hay gặp.
Có cần gửi dữ liệu thật để thử không?
Không. Thử bằng khách mẫu; dữ liệu cá nhân thật chỉ vào CRM sau khi đã nối xong và có cơ sở theo văn bản hiện hành.
Bao lâu thì dùng được?
Tham khảo: một đội nhỏ, ít kênh khoảng 2–3 tuần; nhiều kênh, nhiều người dùng khoảng 4–8 tuần; chuyển dữ liệu lớn hoặc nhiều phòng ban có thể hơn. Con số chốt sau khi xem quy trình bán và dữ liệu hiện có của bạn.
Chi phí tính thế nào?
Theo phạm vi: số người dùng, số kênh nối, lượng dữ liệu cần chuyển, mức tùy chỉnh và buổi đào tạo. Phí gói của CRM (Bitrix24, HubSpot…) trả riêng cho nhà cung cấp. ONMATE đề xuất sau khi xem hiện trạng; trang này không nêu giá.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: tạo và cấu hình biểu mẫu CRM ↗HubSpot: tạo và sửa biểu mẫu ↗Zalo Official Account: tổng quan webhook ↗
03
BẮT ĐẦU
Kể điều bạn cần, bắt đầu từ đây.
Chỉ cần họ tên và số điện thoại. Các mục còn lại bỏ trống cũng được.
Yêu cầu đã sẵn sàng
Yêu cầu chưa được gửi. Bạn có thể sao chép nội dung và gửi qua Messenger hoặc kênh liên hệ bên dưới để bắt đầu trao đổi.
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Dịch vụ
- Điều cần trao đổi
- Ngân sách