Lộ trình
Bốn buổi, mỗi buổi một việc làm được ngay. Ai vắng thì có buổi học bù.
ONMATE / ĐÀO TẠO & VẬN HÀNH CRM
Đào tạo & vận hành CRM
Giúp đội ngũ sử dụng CRM nhất quán trong công việc hằng ngày.
ONMATE hướng dẫn theo vai trò, thực hành trên tình huống mẫu và xây dựng quy tắc nhập liệu. Tài liệu và lịch rà soát giúp nhân sự mới tiếp cận hệ thống và đội ngũ duy trì chất lượng dữ liệu.
HÀNH TRÌNH ĐÀO TẠO VÀ VẬN HÀNH CRM
Cả nhóm dùng CRM đều tay khi có buổi học, bài tập, hướng dẫn một trang và buổi rà soát.
Sáu chặng từ lộ trình đào tạo đến rà soát mỗi thứ Hai. Chọn một chặng để xem việc ở đó.
Quy tắc
Sáu quy tắc nhập liệu, mỗi quy tắc có ví dụ và người duyệt. Chỗ nào CRM tự chặn thì để CRM chặn.
Thực hành
Bốn bài làm trên khách tập, có người chấm. Bài làm lại ghi rõ nguyên nhân.
Hướng dẫn
Mỗi vai một trang, có người phụ trách và nhật ký sửa. Hướng dẫn chỉ trỏ tới số quy tắc.
Sức khỏe dữ liệu
Bốn chỉ số mỗi tuần đo quy trình, không đo người. Chỉ số thiếu có người xử lý và hạn.
Rà soát
Ba buổi thứ Hai rà bốn chỉ số. Mỗi việc sau họp có người nhận, rồi bàn giao lịch cho chị Hạnh.
Sáu chặng quay quanh một điểm. Chọn một chặng để đọc chi tiết.
ĐÀO TẠO & VẬN HÀNH
SÁU PHẦN VIỆCChọn một phần việc để xem
Chọn một phần việc để xem
toàn bộ cách làm.
Mỗi phần việc có màn hình làm việc, đầu vào và cách đo riêng.
Chạm vào một thẻ để đổi nội dung bên dưới.
Đang xemLộ trình bốn buổi đào tạoNội dung của thẻ Lộ trình bốn buổi đào tạoChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Lộ trình trông thế nào.
Ba màn hình: bảng bốn buổi, lịch tháng 10 và bảng buổi học theo vai.
Bốn buổi, bốn việc
Mỗi buổi ghi việc làm được ngay sau khi học. Buổi nào chưa có việc kèm theo thì viết lại trước khi dạy.
Đọc tiếp
Bốn buổi.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Lộ trình đào tạo CRM – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Lộ trình đào tạo CRM
Bản nháp · bạn Mai dạy · chị Hạnh duyệt · thời gian tham khảo · ví dụ giả định
| Buổi | Làm được ngay sau buổi | Ngày |
|---|---|---|
| 1 · Mở việc hôm nay | Mở việc hôm nay, đọc bảng của mình1 | 08/10 |
| 2 · Nhập khách đủ trường | Tạo khách đủ bốn trường bắt buộc | 12/10 |
| 3 · Chuyển giai đoạn | Chuyển giai đoạn, ghi lý do bỏ dở2 | 19/10 |
| 4 · Làm trọn một vòng | Tự làm cả vòng trên khách mẫu | 22/103 |
- 1Mỗi buổi kết thúc bằng một việc làm được ngay. Học xong mà chưa làm được việc nào thì buổi đó chưa đạt.
- 2Buổi 3 dạy chuyển giai đoạn và ghi lý do bỏ dở. Hai việc này học riêng, không gộp vào buổi khác.
- 3Buổi 4 là buổi cuối, ngày 22/10. Ngày chỉ để tham khảo, đổi theo lịch của cả nhóm rồi cập nhật lại bảng.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Lịch tháng 10
Buổi 1 đã xong ngày 08/10, buổi 2 là hôm nay, buổi 4 ngày 22/10. Họp rà soát xếp cùng ngày thứ Hai.
Đọc tiếp
Bốn buổi và một buổi bàn giao.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
calendar.example/lich/dao-tao-crm
Lịch
Hôm nayTháng 10 năm 2026 · Nhà Thơm (mẫu)Tháng
T2T3T4T5T6T7CN
28
29
30
1
2
3
4
5
6
7
8Buổi 1 · xong1
9
10
11
12Buổi 22Họp rà soát
13
14
15
16
17
18
19Buổi 3Họp rà soát
20
21
22Buổi 43
23
24
25
26Họp rà soát
27
28
29
30Bàn giao
31
1
- 1Buổi 1 đã xong ngày 08/10, đánh dấu màu xanh. Lịch cho biết ngay buổi nào đã học, buổi nào chưa.
- 2Buổi 2 diễn ra hôm nay, thứ Hai 12/10, cùng ngày với họp rà soát. Hai việc xếp liền nhau cho gọn lịch.
- 3Buổi 4 ngày 22/10, trước buổi bàn giao 30/10. Còn thời gian sửa nếu ai cần học lại.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Buổi học theo vai trò
Sale học đủ bốn buổi. Chủ shop học bốn buổi, buổi 1 học bù. Bạn Mai dạy cả bốn buổi đến 30/10.
Đọc tiếp
Ba vai trò.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Buổi học theo vai trò – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Buổi học theo vai trò
Bản nháp · bạn Mai viết · chị Hạnh duyệt · ví dụ giả định
| Vai trò | Người | Buổi cần học |
|---|---|---|
| Sale | Sale A, Sale B | Buổi 1, 2, 3, 41 |
| Chủ shop | Chị Hạnh | Buổi 1 (bù), 2, 3, 42 |
| Quản trị tạm | Bạn Mai, đến 30/10 | Dạy cả bốn buổi3 |
- 1Sale học đủ bốn buổi. Sale A và Sale B dùng CRM mỗi ngày, nên cần cả bốn.
- 2Chủ shop học bốn buổi, buổi 1 học bù vì chị Hạnh vắng ngày 08/10. Bù xong thì cả ba cùng một mức.
- 3Bạn Mai dạy cả bốn buổi đến 30/10. Sau ngày đó, người giữ CRM tiếp nhận bộ hướng dẫn để dạy người mới.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước dựng lộ trình.
Chọn việc cần làm được trước, rồi mới chia thành buổi.
- 01Chị Hạnh liệt kê việc mỗi người làm trong CRM mỗi ngày: nhận cuộc gọi, ghi cuộc gọi, báo giá.
- 02Bạn Mai gom việc thành bốn buổi ngắn. Mỗi buổi chỉ dạy những việc làm được ngay sau buổi đó.
- 03Bạn Mai xếp bốn buổi lên lịch chung. Ngày chỉ để tham khảo, đổi được khi cả nhóm cần.
- 04Bạn Mai gán buổi theo vai trò: Sale học đủ bốn buổi, Chủ shop bốn buổi, bạn Mai dạy.
- 05Chị Hạnh duyệt lộ trình. Sau mỗi buổi, bạn Mai đánh dấu buổi đã học và ghi người học bù.
Bạn đưa vào
- Việc hằng ngày
- Vai trò
- Lịch chung
- Việc làm được ngay
Lộ trìnhONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Bảng bốn buổi, lịch tháng 10, bảng buổi học theo vai trò và bảng theo dõi đào tạo.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho lộ trình.
Cần danh sách việc hằng ngày, danh sách người học và lịch chung.
NGUYÊN TẮC
Mỗi buổi có một việc làm được ngay, mỗi người học có đủ buổi theo vai, và ai vắng thì có ngày học bù.
BỐN BUỔI · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-theo-doi-dao-taoTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Người | Vai trò | Buổi 1 · 08/10 | Buổi 2 · 12/10 | Buổi 3 · 19/10 | Buổi 4 · 22/10 |
| 2 | Sale A (mẫu) | Sale | Đã học | Học hôm nay1 | Chưa đến | Chưa đến |
| 3 | Sale B (mẫu) | Sale | Đã học | Học hôm nay | Chưa đến | Chưa đến |
| 4 | Chủ shop (mẫu) | Chủ shop | Vắng2 | Học hôm nay | Thêm buổi 1 bù3 | Chưa đến |
| 5 | Bạn Mai | Quản trị tạm | Dạy | Dạy | Dạy | Dạy |
Bốn buổiGhi chú
- 1Buổi 2 là buổi hôm nay. Ô đổi sang Đã học khi bạn Mai đánh dấu xong cuối buổi.
- 2Chủ shop vắng buổi 1 ngày 08/10. Ô ghi Vắng để sắp học bù, không có ý chấm điểm ai.
- 3Buổi 1 học bù xếp vào ngày 19/10, cùng ngày buổi 3. Ô này nhắc người dạy chuẩn bị hai phần.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bốn buổi
Mỗi buổi một việcTheo vai trò
Sale, Chủ shopNgày tham khảo
Đổi theo lịch nhómHọc bù
Ghi ngày cụ thểBộ tài nguyên4 mục
- BảngBảng bốn buổiViệc làm được ngay.
- LịchLịch tháng 10Bốn buổi, bàn giao.
- BảngBuổi theo vaiSale, Chủ shop.
- Theo dõiBảng theo dõiAi học buổi nào.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Bitrix24: trung tâm trợ giúp Trang trợ giúp chung. Dùng để xem màn hình mà người học sẽ làm quen, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: cơ sở kiến thức Trang trợ giúp chung. Dùng để tra từng việc trong lộ trình, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: tạo công việc (tasks) Trang trợ giúp về công việc. Dùng để dạy việc hằng ngày như mở danh sách việc và làm việc quá hạn, theo bản hiện hành.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗HubSpot: tạo công việc (tasks) ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc bảng lộ trình.
Đếm buổi có việc làm được ngay, buổi đã học và người học đủ buổi.
CẦN ĐO
Buổi chưa có việc làm được ngay thì chưa nên dạy.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc bảng lộ trình – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc bảng lộ trình
Thứ Hai 12/10 · 4 buổi, 3 người · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Buổi có việc làm được ngay | 4 | 4 | Đủ1 |
| Buổi đã học theo lịch | 2 | 4 | Còn hai2 |
| Người học đủ buổi đến nay | 2 | 3 | Còn một3 |
- 1Bốn trên bốn buổi có việc làm được ngay. Buổi nào chưa có việc kèm theo thì viết lại trước khi dạy.
- 2Hai trên bốn buổi đã học, là buổi 1 và 2. Hai buổi còn lại nằm sau hôm nay nên chưa chậm.
- 3Hai trên ba người học đủ buổi đến nay. Người còn lại là chị Hạnh, sẽ học bù buổi 1 vào ngày 19/10.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Buổi có việc làm được ngay | Bốn trên bốn | Dạy cả buổi mà không ai làm được gì |
| Buổi đã học theo lịch | Hai trên bốn, còn hai | Lịch trôi mà không ai biết buổi nào bị hoãn |
| Người học đủ buổi đến nay | Hai trên ba, còn một | Người vắng không có ngày học bù |
| Buổi có ngày tham khảo | Bốn trên bốn | Không ai biết buổi kế tiếp là khi nào |
CÁCH ĐỌC
4 trên 4 buổi có việc làm được ngay, 2 trên 4 buổi đã học, 2 trên 3 người học đủ buổi đến nay.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Ngày chỉ để tham khảo, đổi theo lịch của nhóm.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Chưa biết dạy gì trước
Bắt đầu từ việc hằng ngày.
- Liệt kê việc mỗi vai làm mỗi ngày
- Chọn việc làm hằng ngày cho buổi 1
- Viết việc làm được ngay sau buổi
- Xếp các buổi sau theo thứ tự việc
Có người vắng buổi học
Bắt đầu từ bảng theo dõi.
- Mở bảng theo dõi đào tạo
- Ghi Vắng vào ô của buổi đó
- Chọn ngày học bù trên lịch
- Ghi ngày bù vào bảng theo dõi
Hai buổi sát nhau quá
Bắt đầu từ lịch chung.
- Mở lịch tháng 10
- Xem hai buổi đang sát nhau
- Tách ra nếu một buổi quá nặng
- Cập nhật ngày tham khảo trong bảng
DẤU HIỆU
Học xong chưa làm được
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Học xong mà người học chưa làm được việc nào |
| Nguyên nhân | Buổi chưa có việc làm được ngay |
| Việc cần làm | Bạn Mai viết lại buổi quanh một việc cụ thể |
Buổi học có mà việc làm chưa có.
DẤU HIỆU
Người vắng không được bù
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Ô Vắng nằm đó nhiều tuần |
| Nguyên nhân | Chưa có ngày học bù trên lịch |
| Việc cần làm | Chọn một ngày, ghi vào ô buổi bù |
Buổi vắng chỉ ghi Vắng.
DẤU HIỆU
Ngày học bị coi là cố định
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Có người đến buổi học đã dời |
| Nguyên nhân | Lịch chung chưa cập nhật sau khi đổi |
| Việc cần làm | Sửa lịch rồi báo lại cả nhóm |
Ngày đổi mà lịch không đổi.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
Nội dung của thẻ Bộ quy tắc nhập liệuChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Quy tắc trông thế nào.
Ba màn hình: sáu quy tắc, form tạo khách và giao dịch bị chặn.
Sáu quy tắc, đúng và sai
Mỗi quy tắc đi kèm một cách viết đúng và một cách viết sai. Người mới nhìn ví dụ là hiểu ngay.
Đọc tiếp
Sáu quy tắc.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Bộ quy tắc nhập liệu – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Bộ quy tắc nhập liệu
Bản 1 · bạn Mai viết · chị Hạnh duyệt · ví dụ giả định
| Quy tắc | Viết đúng | Viết sai |
|---|---|---|
| 1 · Tìm trước khi tạo | Gõ số điện thoại vào ô tìm | Tạo luôn rồi gộp sau |
| 2 · Số điện thoại | 09•• ••• 2141 | +84 9•• ••• 214 |
| 3 · Nguồn khách | Để CRM tự điền | Gõ tay “fb”, “zalo”2 |
| 4 · Báo giá | Có số tiền và hạn trả lời3 | Để trống rồi báo giá |
| 5 · Chốt đơn | Ghi mã đơn | Chốt khi chưa có mã |
| 6 · Bỏ dở | Chọn một lý do | Để trống ô lý do |
- 1Số điện thoại viết một kiểu, bắt đầu bằng số 0. Cùng một kiểu thì tìm số trùng mới ra kết quả.
- 2Gõ tay “fb”, “zalo” là cách viết sai: mỗi người một kiểu, bảng nguồn khách sẽ bị chia nhỏ. Để CRM tự điền.
- 3Báo giá cần số tiền và hạn trả lời. Hai thông tin này để việc nhắc đúng hạn có chỗ bám vào.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
CRM nhắc ngay khi tạo
Form báo có thể trùng Khách tập 1 (mẫu), đánh dấu bốn trường bắt buộc và tự điền nguồn khách là Gọi điện.
Đọc tiếp
Bốn trường bắt buộc.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪUTạo
app.hubspot.com/contacts/12345678/objects/0-1/create
Danh bạHội thoạiTiếp thịBán hàngDịch vụTự động hóaBáo cáoN
Tạo liên hệ mới
Danh bạ · tạo bằng tay · dữ liệu mẫu
Có thể trùng một hồ sơ cũ: Khách tập 1 (mẫu). Mở hồ sơ cũ trước khi tạo.1
Thông tin khách (dấu * là bắt buộc)
Họ tên *Khách tập 1 (mẫu)
Số điện thoại *09•• ••• 2142
Nguồn khách *Gọi điện · tự điền3
Người phụ trách *Chủ shop (mẫu) · tự giao
- 1CRM báo có thể trùng Khách tập 1 (mẫu). Mở hồ sơ cũ trước, tránh tạo thêm hồ sơ cho cùng một người.
- 2Số điện thoại có dấu *, bắt buộc theo cấu hình của Nhà Thơm. Bỏ trống thì không lưu được hồ sơ.
- 3Nguồn khách ghi Gọi điện và tự điền. Người tạo không gõ tay, nên không có “fb” hay “Zalo” viết nhiều kiểu.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Chưa sang Báo giá được
Giao dịch thiếu Số tiền và Hạn trả lời nên CRM chưa cho sang Báo giá. Ghi chú báo giá thì không bắt buộc.
Đọc tiếp
Ba trường.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
nhathom-mau.bitrix24.com/crm/deal/details/502/
Bitrix24Tìm người, tài liệu, khách…MờiN
Luồng tinChat và cuộc gọiLịchCRMCông việcTài liệuHộp thưNhân viênBáo cáo
Giao dịch của Khách tập 1 (mẫu)
Lịch sửTrường
Chuyển giai đoạn
MớiĐã liên hệBáo giáChốt đơnBỏ dở
Chưa sang Báo giá được: thiếu Số tiền và Hạn trả lời.1
Trường cần điền
| Trường | Giá trị | Trạng thái |
|---|---|---|
| Số tiền | (trống) | Cần điền2 |
| Hạn trả lời | (trống) | Cần điền |
| Ghi chú báo giá | Hộp nến quà tặng | Không bắt buộc3 |
- 1Giao dịch đang ở Đã liên hệ và chưa sang Báo giá được. CRM nói rõ thiếu Số tiền và Hạn trả lời.
- 2Số tiền còn trống nên có nhãn Cần điền. Điền đủ hai ô thì CRM mới cho chuyển giai đoạn.
- 3Ghi chú báo giá không bắt buộc, để trống vẫn chuyển được. CRM chỉ chặn những trường bạn Mai đã đặt.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: thiết lập quy tắc pipeline ↗Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước viết bộ quy tắc.
Viết ít, mỗi quy tắc một ví dụ, rồi mới duyệt.
- 01Bạn Mai ghi những lỗi nhập liệu hay gặp: nguồn gõ tay, số điện thoại nhiều kiểu, thiếu số tiền.
- 02Bạn Mai viết mỗi lỗi thành một quy tắc, kèm ví dụ viết đúng và ví dụ viết sai.
- 03Bạn Mai chia quy tắc: CRM tự điền hoặc chặn được thì cài vào CRM, còn lại chỉ nhắc.
- 04Chị Hạnh duyệt từng quy tắc và ghi ngày duyệt. Quy tắc chưa duyệt thì chưa dạy như chính thức.
- 05Bạn Mai cài quy tắc CRM làm được vào CRM, và đưa quy tắc nhắc vào hướng dẫn một trang.
Bạn đưa vào
- Lỗi hay gặp
- Ví dụ đúng và sai
- Cài đặt CRM
- Người duyệt
Bộ quy tắcONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Bộ quy tắc sáu dòng, form tạo khách đã cài, giai đoạn có trường bắt buộc và bảng ghi số bản.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo và sửa thuộc tính (properties) ↗HubSpot: thiết lập quy tắc pipeline ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để viết quy tắc.
Cần danh sách lỗi hay gặp, ví dụ đúng sai và người duyệt.
NGUYÊN TẮC
Mỗi quy tắc có người viết, người duyệt khác, số bản và ngày duyệt. Quy tắc nào CRM chặn được thì cài vào CRM.
SÁU QUY TẮC · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-bo-quy-tacTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Quy tắc | Áp dụng cho | Người viết | Người duyệt | Bản | Duyệt ngày |
| 2 | 1 · Tìm trước khi tạo | Sale, Chủ shop | Bạn Mai | Chị Hạnh | 11 | 05/10 |
| 3 | 2 · Số điện thoại | Sale, Chủ shop | Bạn Mai | Chị Hạnh | 1 | 05/10 |
| 4 | 3 · Nguồn khách | CRM tự điền2 | Bạn Mai | Chị Hạnh | 1 | 05/10 |
| 5 | 4 · Báo giá | Sale | Bạn Mai | Chị Hạnh | 1 | 05/10 |
| 6 | 5 · Chốt đơn | Sale | Bạn Mai | Chị Hạnh | 1 | 05/10 |
| 7 | 6 · Bỏ dở | Sale | Bạn Mai | Chị Hạnh3 | 1 | Chờ duyệt |
Sáu quy tắcLịch sử bản
- 1Mỗi quy tắc ghi số bản. Sửa quy tắc thì tăng số bản, bản cũ vẫn xem được để biết đã đổi gì.
- 2Quy tắc 3 áp dụng cho CRM, không phải cho người: nguồn khách tự điền, nên không ai phải nhớ gõ.
- 3Bạn Mai viết, chị Hạnh duyệt. Quy tắc 6 đã có người duyệt nhưng chưa có ngày duyệt, nên vẫn là bản chờ.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Hai người
Người viết, người duyệtSố bản
Sửa thì tăng bảnNgày duyệt
Ghi từng quy tắcCRM chặn
Nếu làm đượcBộ tài nguyên4 mục
- BảngBộ quy tắcSáu dòng, đúng và sai.
- FormForm tạo kháchTrường bắt buộc.
- Cài đặtĐiều kiện giai đoạnSố tiền, hạn trả lời.
- DuyệtNgày duyệtChị Hạnh ký tên.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: thiết lập quy tắc pipeline Trang trợ giúp về quy tắc pipeline. Dùng để xem cách buộc điền thông tin trước khi chuyển giai đoạn, tùy gói và theo bản hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: tạo và sửa thuộc tính Trang trợ giúp về thuộc tính. Dùng để đặt trường bắt buộc cho form tạo khách, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- Bitrix24: pipeline bán hàng Trang trợ giúp về pipeline. Dùng để xem cách đặt điều kiện cho từng giai đoạn, theo bản hiện hành.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: thiết lập quy tắc pipeline ↗HubSpot: tạo và sửa thuộc tính (properties) ↗Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc bảng quy tắc.
Đếm quy tắc có ví dụ, quy tắc đã duyệt và quy tắc CRM tự chặn hay tự điền.
CẦN ĐO
Quy tắc chưa duyệt thì chưa dạy như quy tắc chính thức.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc bộ quy tắc – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc bộ quy tắc
Sáu quy tắc · thứ Hai 12/10 · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Quy tắc có ví dụ đúng và sai | 6 | 6 | Đủ1 |
| Quy tắc chị Hạnh đã duyệt | 5 | 6 | Còn một2 |
| Quy tắc CRM tự chặn hoặc tự điền | 3 | 6 | Ba cần nhắc3 |
- 1Sáu trên sáu quy tắc có ví dụ đúng và sai. Ví dụ cho người mới thấy ngay thế nào là đúng.
- 2Năm trên sáu quy tắc đã được chị Hạnh duyệt. Quy tắc 6, lý do bỏ dở, còn chờ duyệt.
- 3Ba quy tắc CRM tự chặn hoặc tự điền: nguồn khách, báo giá, chốt đơn. Ba quy tắc còn lại phải nhắc.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Quy tắc có ví dụ đúng và sai | Sáu trên sáu | Người mới đọc một câu mô tả mà không hiểu |
| Quy tắc chị Hạnh đã duyệt | Năm trên sáu, còn một | Dạy quy tắc mà chưa ai duyệt |
| Quy tắc CRM tự chặn hoặc tự điền | Ba trên sáu | Mọi quy tắc đều phải nhớ bằng đầu |
| Quy tắc có ngày duyệt | Năm trên sáu | Không biết bản nào đang có hiệu lực |
CÁCH ĐỌC
6 trên 6 quy tắc có ví dụ, 5 trên 6 đã duyệt, 3 trên 6 do CRM tự chặn hoặc tự điền.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Khả năng buộc điền thông tin tùy gói, xem trang trợ giúp hiện hành.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: thiết lập quy tắc pipeline ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Một khách có hai hồ sơ
Bắt đầu từ quy tắc 1.
- Mở quy tắc 1: tìm trước khi tạo
- Gõ số điện thoại vào ô tìm
- Nếu đã có, mở hồ sơ cũ
- Chỉ tạo mới khi tìm không thấy
Nguồn khách viết nhiều kiểu
Bắt đầu từ quy tắc 3.
- Mở quy tắc 3: để CRM tự điền
- Xem trường Nguồn khách trong form
- Bỏ ô gõ tay nếu CRM cho phép
- Sửa các hồ sơ đã viết sai kiểu
Sang Báo giá mà thiếu số
Bắt đầu từ quy tắc 4.
- Mở quy tắc 4: số tiền và hạn trả lời
- Đặt hai trường là điều kiện giai đoạn
- Thử chuyển một giao dịch mẫu
- Xem CRM chặn và nêu thiếu gì
DẤU HIỆU
Số điện thoại viết nhiều kiểu
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Số bắt đầu +84 nằm cạnh số bắt đầu 0 |
| Nguyên nhân | Quy tắc 2 chưa được dạy hoặc chưa được thử |
| Việc cần làm | Dạy lại quy tắc 2 và sửa các số đã nhập |
Một khách bị tính hai lần.
DẤU HIỆU
Quy tắc chỉ nhắc, không chặn
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Giao dịch bỏ dở vẫn để trống lý do |
| Nguyên nhân | Quy tắc 6 chỉ nhắc, CRM chưa chặn |
| Việc cần làm | Đưa vào hướng dẫn và đọc lại ở buổi rà soát |
Ba quy tắc dựa vào người nhớ.
DẤU HIỆU
Quy tắc đổi mà không ai biết
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hai người làm theo hai cách khác nhau |
| Nguyên nhân | Quy tắc đổi nhưng số bản không tăng |
| Việc cần làm | Tăng số bản, ghi ngày duyệt, báo cả nhóm |
Bản cũ và bản mới cùng tồn tại.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: thiết lập quy tắc pipeline ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: pipeline bán hàng (Sales pipelines) ↗
Nội dung của thẻ Thực hành trên khách tậpChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Thực hành trông thế nào.
Ba màn hình: bốn bài, hồ sơ Khách tập 1 và phiếu chấm.
Bốn bài, hai khách tập
Mỗi bài một việc: mở việc hôm nay, ghi cuộc gọi, tạo khách đủ trường, chuyển Báo giá. Chỉ làm trên khách tập.
Đọc tiếp
Bốn bài.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Bốn bài thực hành – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Bốn bài thực hành
Chỉ dùng khách tập · bạn Mai ra bài · chị Hạnh duyệt · ví dụ giả định
| Bài | Làm gì | Khách tập |
|---|---|---|
| 1 · Mở việc hôm nay | Mở danh sách, làm xong một việc | Khách tập 1 (mẫu) |
| 2 · Ghi cuộc gọi | Ghi cuộc gọi và đặt việc kế tiếp1 | Khách tập 1 (mẫu) |
| 3 · Tạo khách đủ trường | Tìm trước, rồi tạo đủ bốn trường2 | Khách tập 2 (mẫu) |
| 4 · Chuyển Báo giá | Điền số tiền, hạn trả lời rồi chuyển3 | Khách tập 2 (mẫu) |
- 1Bài 2 ghi cuộc gọi và đặt việc kế tiếp. Làm xong, hồ sơ phải có việc kế tiếp với ngày hạn.
- 2Bài 3 tập tìm trước khi tạo: gõ số điện thoại vào ô tìm, thấy chưa có rồi mới tạo đủ bốn trường.
- 3Bài 4 tập chuyển sang Báo giá. Bỏ sót số tiền hoặc hạn trả lời thì CRM chặn và nêu lý do.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Hồ sơ Khách tập 1
Hồ sơ mang nhãn Khách tập, có việc kế tiếp hạn 14/10 và giao dịch Bài thực hành 2. Nhãn tách khách tập khỏi khách thật.
Đọc tiếp
Ba mục.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
app.hubspot.com/contacts/12345678/record/0-1/990
Danh bạHội thoạiTiếp thịBán hàngDịch vụTự động hóaBáo cáoN
Khách tập 1 (mẫu)
Danh bạ · bài thực hành 2 · dữ liệu mẫu
Hoạt động
Ghi cuộc gọi đầuSale A: hỏi hộp nến quà tặng
09:40Việc kế tiếp2Gửi bảng giá · hạn 14/10
Đã đặt- 1Nhãn Khách tập tách khách thực hành khỏi khách thật. Hồ sơ có nhãn này không tính vào số liệu tuần.
- 2Việc kế tiếp Gửi bảng giá hạn 14/10 đã đặt. Bài 2 chỉ đạt khi có việc kế tiếp với ngày hạn.
- 3Giao dịch tên Bài thực hành 2 nằm ở Đã liên hệ. Tên rõ ràng giúp bạn Mai tìm lại để chấm.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Phiếu chấm bài
Mỗi người có số bài đạt, số bài làm lại và một dòng ghi nguyên nhân. Chủ shop chờ học bù nên bài 1, 2 chưa làm.
Đọc tiếp
Ba người.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Phiếu chấm bài thực hành – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Phiếu chấm bài thực hành
Thứ Hai 12/10 · bạn Mai chấm · chị Hạnh xem · ví dụ giả định
| Người | Đạt | Làm lại | Ghi |
|---|---|---|---|
| Sale A (mẫu) | 3 | 1 | Bài 4: thiếu hạn trả lời1 |
| Sale B (mẫu) | 3 | 1 | Bài 3: số bắt đầu +842 |
| Chủ shop (mẫu) | 2 | 0 | Bài 1, 2 chờ buổi học bù3 |
- 1Sale A làm lại bài 4 vì thiếu hạn trả lời. Ghi đúng nguyên nhân để buổi sau nhắc đúng chỗ.
- 2Sale B làm lại bài 3 vì số bắt đầu bằng +84. Lỗi này khớp với quy tắc 2 về số điện thoại.
- 3Chủ shop chờ học bù buổi 1 nên bài 1, 2 chưa làm. Đây là lịch học, không phải điểm yếu của ai.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước tổ chức thực hành.
Làm trên khách tập, chấm ngay, ghi nguyên nhân khi làm lại.
- 01Bạn Mai tạo vài hồ sơ Khách tập trong CRM, gắn nhãn Khách tập và không dùng khách thật.
- 02Bạn Mai ra bốn bài, mỗi bài một việc và gắn với một khách tập.
- 03Người học làm bài trên CRM ngay trong buổi, bạn Mai đứng cạnh và chỉ khi được hỏi.
- 04Bạn Mai chấm từng bài đạt hay làm lại và ghi nguyên nhân khi làm lại vào phiếu chấm.
- 05Chị Hạnh xem phiếu chấm. Nguyên nhân lặp lại thì đưa vào quy tắc hoặc hướng dẫn.
Bạn đưa vào
- Khách tập
- Bốn bài
- Người học
- Phiếu chấm
Thực hànhONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Bốn bài, hồ sơ Khách tập có nhãn, phiếu chấm từng người và bảng chấm tổng hợp.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗HubSpot: ghi tay hoạt động vào bản ghi ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để thực hành.
Cần hồ sơ khách tập, bốn bài và phiếu chấm.
NGUYÊN TẮC
Khách tập có nhãn riêng nên không lẫn vào số liệu thật. Mỗi bài làm lại phải ghi nguyên nhân, để sửa quy tắc chứ không trách người.
BỐN BÀI · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-cham-bai-thuc-hanhTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Người | Bài 1 | Bài 2 | Bài 3 | Bài 4 | Việc sau |
| 2 | Sale A (mẫu) | Đạt | Đạt | Đạt | Làm lại1 | Làm lại bài 4 |
| 3 | Sale B (mẫu) | Đạt | Đạt | Làm lại | Đạt | Làm lại bài 3 |
| 4 | Chủ shop (mẫu) | Chờ2 | Chờ | Đạt | Đạt | Học bù buổi 1 |
| 5 | Cộng đạt | 2 | 2 | 2 | 2 | 8 trên 103 |
Bốn bàiGhi chú
- 1Sale A làm lại bài 4. Ô vàng chỉ đánh dấu bài cần làm lại, còn nguyên nhân ghi ở phiếu chấm.
- 2Chủ shop chưa làm bài 1, ô ghi Chờ vì còn học bù. Chờ khác với Làm lại, không tính là lỗi.
- 3Cộng đạt 8 trên 10 bài, khớp dòng đầu của bảng đọc. Hai bài còn lại là hai ô Làm lại ở trên.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Nhãn Khách tập
Tách khỏi khách thậtBốn bài
Mỗi bài một việcĐạt hoặc làm lại
Ghi nguyên nhânChờ
Cho người học bùBộ tài nguyên4 mục
- Hồ sơKhách tập (mẫu)Có nhãn riêng.
- BàiBốn bài thực hànhMỗi bài một việc.
- PhiếuPhiếu chấmĐạt, làm lại, ghi chú.
- BảngBảng chấm tổng hợpCộng bài đạt.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: cơ sở kiến thức Trang trợ giúp chung. Dùng để tra cách tạo hồ sơ, đặt nhãn và đổi giai đoạn trong các bài thực hành, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: ghi tay hoạt động vào bản ghi Trang trợ giúp về ghi hoạt động. Dùng cho bài ghi cuộc gọi và đặt việc kế tiếp, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- Bitrix24: trung tâm trợ giúp Trang trợ giúp chung. Dùng để tra cách làm cùng các bài trên Bitrix24, theo bản hiện hành.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗HubSpot: ghi tay hoạt động vào bản ghi ↗Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc bảng thực hành.
Đếm bài đạt ngay lần đầu, bài làm lại có ghi nguyên nhân và người làm đủ bài.
CẦN ĐO
Bài làm lại chưa ghi nguyên nhân thì chưa sửa được gốc.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc bài thực hành – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc bài thực hành
Thứ Hai 12/10 · 10 bài đã làm · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Bài đạt ngay lần đầu | 8 | 10 | Hai làm lại1 |
| Bài làm lại có ghi nguyên nhân | 2 | 2 | Đủ2 |
| Người làm đủ bài buổi đã học | 2 | 3 | Còn một3 |
- 1Tám trên mười bài đạt ngay lần đầu. Hai bài còn lại làm lại, đã ghi trên phiếu chấm.
- 2Hai trên hai bài làm lại có ghi nguyên nhân. Nguyên nhân ghi sẵn để bổ sung vào quy tắc hoặc hướng dẫn.
- 3Hai trên ba người làm đủ bài của buổi đã học. Người còn lại chờ học bù buổi 1 vào 19/10.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Bài đạt ngay lần đầu | Tám trên mười, hai làm lại | Bài khó không được phát hiện |
| Bài làm lại có ghi nguyên nhân | Hai trên hai | Cùng một lỗi lặp lại ở buổi sau |
| Người làm đủ bài buổi đã học | Hai trên ba, còn một | Người vắng không có cơ hội làm bù |
| Bài có phiếu chấm | Mười trên mười | Không biết ai làm bài nào |
CÁCH ĐỌC
8 trên 10 bài đạt ngay lần đầu, 2 trên 2 bài làm lại có nguyên nhân, 2 trên 3 người làm đủ bài.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Bảng đo bài làm của cả nhóm, không dùng để xếp hạng người học.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Người học chưa dám làm thật
Bắt đầu từ khách tập.
- Tạo một hồ sơ Khách tập có nhãn
- Cho người học làm bài 1 trên hồ sơ đó
- Chấm ngay sau khi làm xong
- Chuyển sang bài kế tiếp
Một bài làm lại nhiều lần
Bắt đầu từ phiếu chấm.
- Mở phiếu chấm của bài đó
- Đọc nguyên nhân đã ghi
- Kiểm tra quy tắc hoặc hướng dẫn liên quan
- Sửa câu chữ rồi cho làm lại
Dữ liệu tập lẫn vào số liệu
Bắt đầu từ nhãn.
- Lọc hồ sơ theo nhãn Khách tập
- Kiểm tra nhãn có trên mọi hồ sơ tập
- Gắn nhãn cho hồ sơ bị sót
- Chạy lại số liệu tuần
DẤU HIỆU
Hồ sơ tập tính vào số liệu
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Số khách mới lệch so với từng kênh |
| Nguyên nhân | Hồ sơ tập thiếu nhãn Khách tập |
| Việc cần làm | Gắn nhãn, rồi loại nhãn này khỏi báo cáo |
Số khách mới bị lệch.
DẤU HIỆU
Phiếu chấm không ghi nguyên nhân
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Buổi sau người học mắc lại lỗi cũ |
| Nguyên nhân | Phiếu chỉ ghi Làm lại, không ghi lý do |
| Việc cần làm | Ghi nguyên nhân vào cột Ghi của phiếu |
Làm lại mà không rõ vì sao.
DẤU HIỆU
Người học bị so với nhau
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Người học ngại làm trên CRM |
| Nguyên nhân | Phiếu dùng để so người, không để sửa quy tắc |
| Việc cần làm | Chỉ đọc phiếu theo bài, không theo người |
Phiếu chấm thành bảng xếp hạng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: ghi tay hoạt động vào bản ghi ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
Nội dung của thẻ Hướng dẫn một trangChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Hướng dẫn trông thế nào.
Ba màn hình: trang cho Sale, trang cho Chủ shop và thư mục hướng dẫn.
Hướng dẫn cho Sale
Bốn dòng theo thời điểm: mỗi sáng, có khách mới, sau cuộc gọi, khi báo giá. Cột Xem thêm chỉ về số quy tắc.
Đọc tiếp
Bốn dòng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Hướng dẫn một trang: Sale – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Hướng dẫn một trang: Sale
Bản 1 · bạn Mai viết · chị Hạnh duyệt · cập nhật 09/10 · ví dụ giả định
| Lúc nào | Làm gì | Xem thêm |
|---|---|---|
| Mỗi sáng | Mở Việc hôm nay, làm việc quá hạn1 | Bảng của tôi |
| Có khách mới | Tìm số điện thoại trước khi tạo | Quy tắc 1, 22 |
| Sau cuộc gọi | Ghi cuộc gọi, đặt việc kế tiếp | Việc hôm nay |
| Khi báo giá | Điền số tiền và hạn trả lời3 | Quy tắc 4 |
- 1Thói quen buổi sáng: mở Việc hôm nay và làm việc quá hạn trước. Một dòng, người mới nhớ ngay.
- 2Cột Xem thêm chỉ về số quy tắc. Hướng dẫn không chép lại quy tắc, nên không có hai bản lệch nhau.
- 3Dòng Khi báo giá nhắc hai thông tin CRM sẽ chặn nếu thiếu: số tiền và hạn trả lời.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Hướng dẫn cho Chủ shop
Bốn dòng: sáng thứ Hai, có cuộc gọi đến, họp rà soát, khi có quyết định. Cột Mở ở đâu chỉ đường tới đúng màn hình.
Đọc tiếp
Bốn dòng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Hướng dẫn một trang: Chủ shop – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Hướng dẫn một trang: Chủ shop
Bản 1 · bạn Mai viết · chị Hạnh duyệt · cập nhật 12/10 · ví dụ giả định
| Lúc nào | Làm gì | Mở ở đâu |
|---|---|---|
| Sáng thứ Hai | Đọc Bảng của chủ, sáu số1 | Báo cáo › Bảng của chủ |
| Có cuộc gọi đến | Tìm trước, ghi cuộc gọi, đặt việc | Danh bạ |
| Họp rà soát | Xem bốn chỉ số sức khỏe dữ liệu2 | Bảng sức khỏe |
| Khi có quyết định | Duyệt quy tắc và hướng dẫn3 | Thư mục hướng dẫn |
- 1Cột Mở ở đâu chỉ đường tới Bảng của chủ. Chủ shop không cần nhớ tên báo cáo, chỉ cần mở đúng chỗ.
- 2Họp rà soát đọc bốn chỉ số sức khỏe dữ liệu. Bốn số này đo quy trình chung, không chấm từng người.
- 3Sửa quy tắc hoặc hướng dẫn thì bạn Mai viết bản mới, chị Hạnh duyệt, rồi mới thay bản cũ.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Thư mục hướng dẫn
Mỗi hướng dẫn có người phụ trách, ngày sửa và trạng thái. Bản nháp cũ để Chỉ đọc, mỗi hướng dẫn chỉ một bản hiện hành.
Đọc tiếp
Bốn tệp.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
nhathom-mau.bitrix24.com/docs/path/huong-dan-crm/
Bitrix24Tìm người, tài liệu, khách…MờiN
Luồng tinChat và cuộc gọiLịchCRMCông việcTài liệuHộp thưNhân viênBáo cáo
Hướng dẫn CRM
TệpChia sẻ
Thư mục: Hướng dẫn CRM
| Tên | Người phụ trách | Sửa lần cuối | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| Hướng dẫn một trang: Sale | Sale A (mẫu)1 | 09/10 | Bản hiện hành2 |
| Hướng dẫn một trang: Chủ shop | Chủ shop (mẫu) | 12/10 | Bản hiện hành |
| Bộ quy tắc nhập liệu | Chủ shop (mẫu) | 12/10 | Bản hiện hành |
| Hướng dẫn Sale (nháp 08/10) | Bạn Mai | 08/10 | Chỉ đọc3 |
- 1Mỗi hướng dẫn có một người giữ. Sale A giữ bản cho Sale vì dùng hằng ngày, nên biết chỗ nào khó đọc.
- 2Bản hiện hành là bản mọi người đọc. Trong thư mục chỉ một bản hiện hành cho mỗi hướng dẫn.
- 3Bản nháp cũ ngày 08/10 để Chỉ đọc. Giữ lại để xem đã sửa gì, nhưng không ai sửa tiếp trên bản này.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước viết hướng dẫn một trang.
Viết theo thời điểm làm việc, không theo tên chức năng.
- 01Bạn Mai hỏi từng vai trò: mỗi ngày làm việc gì, vào lúc nào, mở màn hình nào.
- 02Bạn Mai viết mỗi vai một trang, mỗi dòng gồm lúc nào, làm gì và xem thêm ở đâu.
- 03Hướng dẫn chỉ trỏ tới số quy tắc, không chép lại quy tắc, để không có hai bản lệch nhau.
- 04Chị Hạnh duyệt và ghi ngày duyệt. Mỗi hướng dẫn có một người phụ trách, ghi trong thư mục hướng dẫn.
- 05Khi sửa, người phụ trách ghi nhật ký: ngày, sửa gì, vì sao, ai duyệt. Bản cũ để Chỉ đọc.
Bạn đưa vào
- Việc từng vai
- Số quy tắc
- Người phụ trách
- Ngày sửa
Hướng dẫnONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Hai hướng dẫn một trang, thư mục hướng dẫn, nhật ký sửa và bản thứ ba hạn 28/10.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để viết hướng dẫn.
Cần việc từng vai, bộ quy tắc đã duyệt và một thư mục chung.
NGUYÊN TẮC
Mỗi hướng dẫn một trang, một người phụ trách, một bản hiện hành. Sửa thì ghi nhật ký, để bản cũ không bị dùng nhầm.
NHẬT KÝ SỬA · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-nhat-ky-sua-huong-danTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ngày | Hướng dẫn | Sửa gì | Vì sao | Duyệt |
| 2 | 09/10 | Sale | Bản đầu | Sau buổi 11 | Chị Hạnh |
| 3 | 10/10 | Chủ shop | Thêm Có cuộc gọi đến2 | Chủ shop nhận gọi | Chị Hạnh |
| 4 | 12/10 | Sale | Thêm dòng Khi bỏ dở | Quy tắc 6 mới | Chờ duyệt3 |
| 5 | 12/10 | Chủ shop | Thêm Họp rà soát | Có lịch rà soát | Chị Hạnh |
Nhật kýNgười giữ
- 1Lý do sửa ghi ngắn: Sau buổi 1. Có lý do thì người đọc sau biết vì sao bản đó ra đời.
- 2Chủ shop nhận cuộc gọi nên bạn Mai thêm dòng Có cuộc gọi đến. Hướng dẫn sửa theo việc thật của từng vai.
- 3Dòng Khi bỏ dở đang Chờ duyệt vì quy tắc 6 chưa duyệt. Hướng dẫn không đi trước quy tắc.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Một trang
Mỗi vai một hướng dẫnNgười phụ trách
Một tên mỗi hướng dẫnChị Hạnh duyệt
Trước khi thay bảnBản cũ
Để chế độ Chỉ đọcBộ tài nguyên4 mục
- TrangHướng dẫn cho SaleBốn dòng.
- TrangHướng dẫn Chủ shopBốn dòng.
- Thư mụcThư mục hướng dẫnNgười phụ trách, ngày sửa.
- Nhật kýNhật ký sửaNgày, sửa gì, vì sao.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Bitrix24: trung tâm trợ giúp Trang trợ giúp chung. Dùng để tra cách đặt tệp và quyền xem, sửa trong thư mục tài liệu, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: cơ sở kiến thức Trang trợ giúp chung. Dùng để tra tên màn hình đưa vào cột Mở ở đâu, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: hướng dẫn quyền của người dùng Trang trợ giúp về quyền. Dùng để quyết định ai được sửa hướng dẫn và ai chỉ được đọc, tùy gói và theo bản hiện hành.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗HubSpot: hướng dẫn quyền của người dùng ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc bộ hướng dẫn.
Đếm vai trò có hướng dẫn, hướng dẫn có người phụ trách và hướng dẫn đã thử.
CẦN ĐO
Hướng dẫn chưa ai thử thì chưa biết có đọc được không.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc bộ hướng dẫn – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc bộ hướng dẫn
Thứ Hai 12/10 · ba vai trò · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Vai trò có hướng dẫn một trang | 2 | 3 | Còn một1 |
| Hướng dẫn có người phụ trách, ngày sửa | 2 | 2 | Đủ2 |
| Hướng dẫn thử với người chưa học | 0 | 2 | Chờ 19/103 |
- 1Hai trên ba vai trò có hướng dẫn một trang: Sale và Chủ shop. Vai trò người giữ CRM còn chờ, hạn 28/10.
- 2Hai trên hai hướng dẫn có người giữ và ngày sửa. Không ai giữ thì hướng dẫn cũ dần mà không ai biết.
- 3Chưa thử với ai: 0 trên 2. Chị Hạnh chưa học buổi 1 sẽ thử hướng dẫn trước khi học bù 19/10.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Vai trò có hướng dẫn một trang | Hai trên ba, còn một | Một vai không có chỗ tra, phải hỏi lại người cũ |
| Hướng dẫn có người phụ trách, ngày sửa | Hai trên hai | Hướng dẫn cũ dần mà không ai biết |
| Hướng dẫn thử với người chưa học | Chưa có, chờ 19/10 | Viết xong mà không ai đọc thử |
| Hướng dẫn chỉ có một bản hiện hành | Hai trên hai | Hai người làm theo hai bản khác nhau |
CÁCH ĐỌC
2 trên 3 vai trò có hướng dẫn, 2 trên 2 hướng dẫn có người phụ trách và ngày sửa, chưa hướng dẫn nào được thử.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Tên màn hình đổi theo bản công cụ, nên xem lại khi công cụ cập nhật.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Người mới không biết hỏi ai
Bắt đầu từ thư mục.
- Mở thư mục hướng dẫn CRM
- Tìm hướng dẫn đúng vai trò
- Đọc dòng ứng với việc đang làm
- Cần thêm thì xem số quy tắc ghi cạnh
Hướng dẫn không còn đúng
Bắt đầu từ nhật ký sửa.
- Mở nhật ký sửa của hướng dẫn
- Xem lần sửa cuối là khi nào
- Hỏi người phụ trách có gì đã đổi
- Sửa, ghi nhật ký và chờ duyệt
Hai bản cùng hiện hành
Bắt đầu từ thư mục.
- Mở thư mục, xem cột Trạng thái
- Chọn bản duyệt gần nhất
- Đặt bản kia sang Chỉ đọc
- Báo cả nhóm bản nào đang dùng
DẤU HIỆU
Không ai giữ hướng dẫn
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hỏi ai giữ thì không ai nhận |
| Nguyên nhân | Thư mục chưa ghi người phụ trách |
| Việc cần làm | Chị Hạnh chọn một người, ghi vào thư mục |
Hướng dẫn nằm đó không ai sửa.
DẤU HIỆU
Hướng dẫn chép lại quy tắc
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hướng dẫn nói một đằng, quy tắc nói một nẻo |
| Nguyên nhân | Hướng dẫn chép nguyên văn quy tắc |
| Việc cần làm | Thay bằng số quy tắc, chỉ trỏ tới bộ quy tắc |
Quy tắc đổi mà hướng dẫn chưa đổi.
DẤU HIỆU
Hướng dẫn đi trước quy tắc
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Có dòng nhắc tới quy tắc đang chờ duyệt |
| Nguyên nhân | Hướng dẫn sửa trước khi quy tắc được duyệt |
| Việc cần làm | Để dòng đó ở trạng thái chờ duyệt đến khi có quy tắc |
Dòng mới chưa có quy tắc được duyệt.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: hướng dẫn quyền của người dùng ↗
Nội dung của thẻ Sức khỏe dữ liệu hằng tuầnChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Sức khỏe dữ liệu trông thế nào.
Ba màn hình: bảng bốn chỉ số, danh sách bỏ dở thiếu lý do và cặp nghi trùng.
Bảng sức khỏe dữ liệu
Bốn số của tuần 29/09 – 05/10 và biểu đồ việc quá hạn theo người. Khách có nhãn Lô nhập hoặc Khách tập không tính.
Đọc tiếp
Bốn số, ba người.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/bao-cao/suc-khoe-du-lieu
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Sức khỏe dữ liệu
Tuần 29/09 – 05/10 · xem thứ Hai 12/10 · dữ liệu mẫuBốn chỉ số của tuần1
Bỏ dở có lý do9/12còn 3Việc đúng hạn16/193 quá hạnKhách mở có người phụ trách43/43Cặp nghi trùng3chờ xử lý
Việc quá hạn theo người2
Khách có nhãn Lô nhập hoặc Khách tập không tính vào bốn chỉ số.3
- 1Bốn chỉ số của tuần 29/09 – 05/10: bỏ dở có lý do, việc đúng hạn, khách có người phụ trách, cặp nghi trùng.
- 2Việc quá hạn chia theo người để san lại việc: Sale A 2, Chủ shop 1. Không dùng để chấm điểm.
- 3Khách có nhãn Lô nhập hoặc Khách tập không tính vào bốn chỉ số, nên không làm lệch số tuần.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bỏ dở thiếu lý do
Bộ lọc Bỏ dở với Lý do trống ra ba giao dịch, mỗi giao dịch có người phụ trách để bổ sung.
Đọc tiếp
Ba giao dịch.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
nhathom-mau.bitrix24.com/crm/deal/list/
Bitrix24Tìm người, tài liệu, khách…MờiN
Luồng tinChat và cuộc gọiLịchCRMCông việcTài liệuHộp thưNhân viênBáo cáo
Giao dịch
Tất cảCần sửa
ThêmBỏ dở · Lý do bỏ dở: trống1Danh sáchKanban
| Giao dịch | Khách | Người phụ trách | Ngày bỏ |
|---|---|---|---|
| #4812 | Khách P (mẫu) | Sale A (mẫu) | 30/09 |
| #4825 | Khách Q (mẫu) | Sale B (mẫu)2 | 02/10 |
| #4839 | Công ty R (mẫu) | Chủ shop (mẫu) | 04/103 |
- 1Bộ lọc Bỏ dở với Lý do trống ra đúng ba giao dịch cần bổ sung. Cả nhóm cùng mở một bộ lọc.
- 2Mỗi giao dịch có người phụ trách. Sale B bổ sung lý do giao dịch #4825, không ai phải đoán ai làm.
- 3Giao dịch #4839 bỏ ngày 04/10, đã tám ngày chưa có lý do. Để lâu càng khó nhớ, nên bổ sung sớm.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cặp nghi trùng
Ba cặp giống nhau ở số điện thoại hoặc tên website. Chờ duyệt gộp là chưa gộp, Giữ cả hai khi có thể là hai chi nhánh.
Đọc tiếp
Ba cặp.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
app.hubspot.com/contacts/12345678/duplicates
Danh bạHội thoạiTiếp thịBán hàngDịch vụTự động hóaBáo cáoN
Quản lý bản ghi trùng
Danh bạ · 3 cặp nghi trùng · dữ liệu mẫu
Danh bạCông ty
| Cặp bản ghi | Giống nhau ở | Trạng thái | Người xử lý |
|---|---|---|---|
| Khách W (mẫu) · Khách W (mẫu) | Số điện thoại1 | Chờ duyệt gộp2 | Sale A (mẫu) |
| Khách S (mẫu) · Khách S (mẫu) | Số điện thoại | Chờ duyệt gộp | Sale A (mẫu) |
| Công ty D (mẫu) · Công ty D (mẫu) | Tên website | Giữ cả hai3 | Sale A (mẫu) |
- 1Hai bản của Khách W giống nhau ở số điện thoại. Số trùng là dấu hiệu mạnh, nhưng vẫn cần người xem lại.
- 2Chờ duyệt gộp nghĩa là chưa gộp. Sale A xem hai bản rồi mới duyệt, vì gộp xong khó tách lại.
- 3Hai công ty D trùng tên website nhưng Giữ cả hai: có thể là hai chi nhánh. Chỉ gộp khi đúng là một.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bảng điều khiển (dashboards) ↗Bitrix24: phân tích CRM (CRM Analytics) ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước xem sức khỏe dữ liệu.
Mỗi tuần mở một bảng, đọc bốn số, giao việc cho từng số.
- 01Bạn Mai chọn bốn chỉ số đo quy trình, không đo từng người, rồi ghi cách tính của từng số.
- 02Bạn Mai dựng bảng sức khỏe dữ liệu trong CRM và loại hồ sơ có nhãn Lô nhập, Khách tập.
- 03Mỗi tuần cả nhóm xem bảng. Số nào thiếu thì mở danh sách lọc để thấy hồ sơ cần sửa.
- 04Mỗi chỉ số thiếu có người xử lý và hạn. Sale A giữ danh sách cặp nghi trùng.
- 05Bạn Mai ghi số tuần này vào nhật ký để buổi rà soát sau có số kỳ trước mà so.
Bạn đưa vào
- Giao dịch bỏ dở
- Việc đến hạn
- Người phụ trách
- Cặp nghi trùng
Sức khỏe dữ liệuONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Bảng bốn chỉ số, danh sách cần sửa, danh sách cặp nghi trùng và bảng ghi người xử lý.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bảng điều khiển (dashboards) ↗HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho sức khỏe dữ liệu.
Cần bốn chỉ số có cách tính, người xử lý và nhãn loại hồ sơ tập.
NGUYÊN TẮC
Mỗi chỉ số có cách tính, người xử lý và hạn. Hồ sơ nhập thử hoặc khách tập có nhãn riêng nên không làm lệch số.
BỐN CHỈ SỐ · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-suc-khoe-du-lieuTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Chỉ số | Số | Trên tổng | Người xử lý | Hạn |
| 2 | Bỏ dở có lý do | 9 | 12 | Từng người | 16/101 |
| 3 | Việc đúng hạn | 16 | 19 | Từng người | 14/10 |
| 4 | Khách có người phụ trách | 43 | 43 | Chủ shop (mẫu)2 | Mỗi tuần |
| 5 | Cặp nghi trùng | 3 | 3 | Sale A (mẫu)3 | 16/10 |
Tuần 29/09Cách tính
- 1Mỗi chỉ số còn thiếu đều có hạn. Bỏ dở có lý do thiếu ba, hạn bổ sung 16/10, trước buổi họp 19/10.
- 2Khách mở có người phụ trách: 43 trên 43, đủ. Người xử lý vẫn ghi sẵn để khi thiếu biết hỏi ai.
- 3Sale A giữ danh sách cặp nghi trùng mỗi tuần. Một người giữ thì danh sách không bị bỏ quên.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bốn chỉ số
Đo quy trình, không đo ngườiNgười xử lý
Một tên mỗi sốHạn
Ghi ngày cụ thểNhãn loại trừ
Lô nhập, Khách tậpBộ tài nguyên4 mục
- BảngBảng bốn chỉ sốSố và trên tổng.
- LọcDanh sách cần sửaBỏ dở thiếu lý do.
- Danh sáchCặp nghi trùngNgười xử lý từng cặp.
- Nhật kýBảng ghi người xử lýNgười và hạn.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: quản lý bản ghi trùng Trang trợ giúp về bản ghi trùng. Dùng để xem cách CRM gợi ý cặp nghi trùng và cách xử lý, tùy gói và theo bản hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: gộp bản ghi Trang trợ giúp về gộp bản ghi. Dùng để xem điều gì xảy ra khi gộp, trước khi duyệt từng cặp, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: quản lý bảng điều khiển Trang trợ giúp về dashboard. Dùng để dựng bảng bốn chỉ số, tùy gói và theo bản hiện hành.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗HubSpot: gộp bản ghi ↗HubSpot: quản lý bảng điều khiển (dashboards) ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc bảng sức khỏe dữ liệu.
Đếm giao dịch bỏ dở có lý do, việc làm đúng hạn và cặp nghi trùng có người xử lý.
CẦN ĐO
Chỉ số thiếu thì có người nhận và hạn, không để treo.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc sức khỏe dữ liệu – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc sức khỏe dữ liệu
Tuần 29/09 – 05/10 · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Giao dịch bỏ dở có lý do | 9 | 12 | Còn ba1 |
| Việc đến hạn làm đúng hạn | 16 | 19 | Ba quá hạn2 |
| Cặp nghi trùng có người xử lý | 3 | 3 | Đủ3 |
- 1Chín trên mười hai giao dịch bỏ dở có lý do. Ba giao dịch còn thiếu hiện trong danh sách Cần sửa.
- 2Mười sáu trên mười chín việc làm đúng hạn. Ba việc quá hạn khớp biểu đồ: Sale A hai, Chủ shop một.
- 3Ba trên ba cặp nghi trùng có người xử lý là Sale A. Có người xử lý chưa có nghĩa đã gộp xong.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Giao dịch bỏ dở có lý do | Chín trên mười hai, còn ba | Không biết khách bỏ ở bước nào, vì sao |
| Việc đến hạn làm đúng hạn | Mười sáu trên mười chín | Việc quá hạn tích lại mà không ai thấy |
| Cặp nghi trùng có người xử lý | Ba trên ba | Một khách có hai hồ sơ, hai người cùng gọi |
| Khách mở có người phụ trách | Bốn mươi ba trên bốn mươi ba | Khách mở không ai gọi lại |
CÁCH ĐỌC
9 trên 12 giao dịch bỏ dở có lý do, 16 trên 19 việc đúng hạn, 3 trên 3 cặp nghi trùng có người xử lý.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Các chỉ số đo quy trình chung, không dùng để đánh giá từng người.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bảng điều khiển (dashboards) ↗Bitrix24: phân tích CRM (CRM Analytics) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Bỏ dở thiếu lý do
Bắt đầu từ bộ lọc.
- Mở danh sách giao dịch Cần sửa
- Lọc Bỏ dở, Lý do trống
- Mỗi người mở giao dịch của mình
- Chọn lý do rồi lưu
Có cặp nghi trùng
Bắt đầu từ danh sách trùng.
- Mở quản lý bản ghi trùng
- Xem hai bản giống nhau ở đâu
- Quyết định gộp hay giữ cả hai
- Ghi người xử lý và hạn
Việc quá hạn tích lại
Bắt đầu từ biểu đồ theo người.
- Mở biểu đồ việc quá hạn
- Xem ai đang có việc quá hạn
- Chia lại việc nếu cần
- Đặt hạn mới cho từng việc
DẤU HIỆU
Số bốn chỉ số bị lệch
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Con số không khớp với danh sách lọc |
| Nguyên nhân | Hồ sơ có nhãn Lô nhập hoặc Khách tập lẫn vào |
| Việc cần làm | Thêm điều kiện loại nhãn rồi so lại |
Số khác với danh sách.
DẤU HIỆU
Gộp nhầm hai khách
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hồ sơ mất một phần lịch sử |
| Nguyên nhân | Gộp khi chưa xem hai bản |
| Việc cần làm | Duyệt từng cặp trước khi gộp, Giữ cả hai nếu còn nghi ngờ |
Hai người khác nhau bị gộp.
DẤU HIỆU
Chỉ số không ai nhận
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Số thiếu giữ nguyên nhiều tuần |
| Nguyên nhân | Chỉ số chưa có người xử lý và hạn |
| Việc cần làm | Giao tên người và ngày trong buổi rà soát |
Số thiếu mà không ai xử lý.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: gộp bản ghi ↗
Nội dung của thẻ Rà soát mỗi thứ HaiChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Rà soát trông thế nào.
Ba màn hình: biên bản 12/10, lịch ba buổi và bảng việc sau họp.
Biên bản rà soát 12/10
Bốn mục xem, mỗi mục có kết quả và một việc sau họp có người nhận. Quy tắc 6 chờ chị Hạnh duyệt.
Đọc tiếp
Bốn mục.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Biên bản rà soát 12/10 – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Biên bản rà soát thứ Hai 12/10
Lần đầu, lấy số nền · bạn Mai ghi · chị Hạnh duyệt · ví dụ giả định
| Mục xem | Kết quả | Việc sau họp |
|---|---|---|
| Bỏ dở có lý do | 9 trên 12 | Mỗi người bổ sung lý do của mình1 |
| Việc đúng hạn | 16 trên 19 | Làm ba việc quá hạn trước 14/10 |
| Cặp nghi trùng | 3 cặp | Sale A xử lý trước 16/102 |
| Quy tắc 6 | Chờ duyệt | Chị Hạnh duyệt trước buổi 33 |
- 1Mỗi mục xem kết thúc bằng một việc có người nhận. Họp xong là có việc làm, không chỉ có nhận xét.
- 2Việc cặp nghi trùng giao cho Sale A, hạn 16/10. Tên người và ngày ghi ngay trong biên bản.
- 3Quy tắc 6 chờ chị Hạnh duyệt trước buổi 3 ngày 19/10. Chưa duyệt thì chưa dạy như quy tắc chính thức.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Ba buổi thứ Hai và bàn giao
Buổi 12/10 lấy số nền, 19/10 so với 12/10, 26/10 rà lần cuối, rồi bàn giao ngày 30/10.
Đọc tiếp
Bốn ngày.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
calendar.example/lich/ra-soat-crm
Lịch
Hôm nayTháng 10 năm 2026 · Nhà Thơm (mẫu)Lịch biểu
Thứ Hai 12/10Họp rà soát · lấy số nềnGiờ tham khảo · Chủ shop, Sale A, Sale B, bạn Mai1
Thứ Hai 19/10Họp rà soát · so với 12/10Giờ tham khảo · Chủ shop học bù buổi 12
Thứ Hai 26/10Họp rà soát · giao việc còn mởGiờ tham khảo · lần cuối trước bàn giao3
Thứ Sáu 30/10Buổi bàn giaoChị Hạnh giữ lịch rà soát từ đây
- 1Họp thứ Hai 12/10 lấy số nền. Số nền là mốc cho các buổi sau, nên buổi này chỉ ghi, chưa kết luận.
- 2Họp 19/10 so với số nền 12/10: bốn chỉ số có đổi không. Chưa có dữ liệu thì không đoán nguyên nhân.
- 3Họp 26/10 là buổi rà cuối cùng. Việc còn mở được giao rõ người trước buổi bàn giao 30/10.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bảng việc sau họp
Sáu việc chia ba cột Cần làm, Đang làm, Xong. Mỗi việc có người nhận và hạn, trừ một việc chưa có hạn.
Đọc tiếp
Sáu việc.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
viec.nhathom.example/bang/ra-soat-crm
Việc sau họp rà soát
BảngLọcTự động hóa
Mọi ngườiTháng 10
Cần làm 3
Bổ sung ba lý do bỏ dởMỗi người một giao dịch · 16/101
Xử lý ba cặp nghi trùngSale A · 16/10
Xem quy tắc nào khó nhớBạn Mai · chưa có hạn
Đang làm 1
Làm ba việc quá hạnSale A, Chủ shop · 14/102
Xong 2
Chốt bốn chỉ sốBạn Mai · 12/103
Giao người xử lý từng chỉ sốChị Hạnh · 12/10
- 1Bổ sung ba lý do bỏ dở, hạn 16/10. Mỗi người làm giao dịch của mình, không ai làm thay ai.
- 2Ba việc quá hạn đang được làm, hạn 14/10. Việc ở cột Đang làm cho thấy ngay chuyện gì đã có người nhận.
- 3Chốt bốn chỉ số đã xong ngày 12/10. Bốn chỉ số này là thứ cả nhóm sẽ so lại ở buổi 19/10.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bảng điều khiển (dashboards) ↗HubSpot: tạo công việc (tasks) ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước rà soát mỗi thứ Hai.
Mở bảng, đọc bốn số, giao việc, ghi biên bản.
- 01Chị Hạnh chốt ba buổi thứ Hai và người phụ trách lịch. Ngày giờ chỉ để tham khảo, đổi khi cần.
- 02Buổi đầu 12/10 lấy số nền của bốn chỉ số. Các buổi sau so với số nền.
- 03Bạn Mai mở bảng sức khỏe dữ liệu và đọc bốn số cùng cả nhóm.
- 04Mỗi mục xem kết thúc bằng một việc sau họp có người nhận và hạn, ghi vào biên bản.
- 05Trước buổi bàn giao 30/10, bạn Mai chuyển lịch rà soát cho chị Hạnh giữ.
Bạn đưa vào
- Bốn chỉ số
- Lịch rà soát
- Cả nhóm
- Biên bản
Rà soátONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Biên bản từng buổi, lịch ba buổi, bảng việc sau họp và lịch rà soát giao cho chị Hạnh.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bảng điều khiển (dashboards) ↗HubSpot: tạo công việc (tasks) ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để rà soát.
Cần bốn chỉ số, lịch ba buổi và một bảng việc.
NGUYÊN TẮC
Mỗi buổi có người phụ trách và ngày. Buổi đầu lấy số nền, các buổi sau so với số nền, mọi việc sau họp có người nhận.
BA BUỔI RÀ · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-lich-ra-soatTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ngày | Việc rà | Người giữ | Ghi |
| 2 | Thứ Hai 12/10 | Lấy số nền bốn chỉ số1 | Bạn Mai | Làm hôm nay |
| 3 | Thứ Hai 19/10 | So với số nền 12/10 | Bạn Mai | Chủ shop học bù buổi 1 |
| 4 | Thứ Hai 26/10 | Rà lần cuối, giao việc mở2 | Bạn Mai | Trước bàn giao |
| 5 | Thứ Sáu 30/10 | Bàn giao lịch rà soát | Chủ shop (mẫu)3 | Từ đây chị Hạnh giữ |
Ba buổi ràBàn giao
- 1Buổi đầu chỉ lấy số nền, không so ai với ai. Số nền ghi vào biên bản để các buổi sau đối chiếu.
- 2Buổi 26/10 rà lần cuối và giao việc còn mở. Việc nào chưa xong được ghi người nhận trước khi bàn giao.
- 3Sau 30/10 chị Hạnh giữ lịch rà soát. Bạn Mai chỉ còn là quản trị tạm đến hết ngày bàn giao.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Ba buổi
Mỗi thứ HaiNgười phụ trách
Một tên mỗi buổiSố nền
Lấy ở buổi đầuViệc sau họp
Có người, có hạnBộ tài nguyên4 mục
- Biên bảnBiên bản từng buổiKết quả, việc sau họp.
- LịchLịch ba buổiCộng buổi bàn giao.
- BảngBảng việc sau họpCần làm, Đang làm, Xong.
- Bàn giaoLịch giao chị HạnhTừ 30/10.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: quản lý bảng điều khiển Trang trợ giúp về dashboard. Dùng để mở cùng một bảng số mỗi tuần, tùy gói và theo bản hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: trình dựng báo cáo tùy chỉnh Trang trợ giúp về báo cáo. Dùng để thêm số hoặc đổi cách tính khi nhóm cần, tùy gói và theo bản hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: tạo công việc (tasks) Trang trợ giúp về công việc. Dùng để giao việc sau họp cho từng người kèm hạn, theo bản hiện hành.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bảng điều khiển (dashboards) ↗HubSpot: tạo báo cáo với trình dựng báo cáo tùy chỉnh ↗HubSpot: tạo công việc (tasks) ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc lịch rà soát.
Đếm buổi có người phụ trách và ngày, việc có người nhận và hạn, chỉ số có số kỳ trước.
CẦN ĐO
Chưa có số kỳ trước thì chưa so sánh, chỉ ghi số nền.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc lịch rà soát – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc lịch rà soát
Ba buổi thứ Hai · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Buổi rà có người phụ trách và ngày | 3 | 3 | Đủ1 |
| Việc sau họp có người nhận và hạn | 5 | 6 | Còn một2 |
| Chỉ số có số kỳ trước để so | 0 | 4 | Chờ 19/103 |
- 1Ba trên ba buổi thứ Hai có người giữ và ngày: 12/10, 19/10, 26/10. Chị Hạnh giữ lịch sau bàn giao 30/10.
- 2Năm trên sáu việc sau họp có người nhận và hạn. Còn một việc chưa có hạn, bạn Mai ghi nốt trước 19/10.
- 3Chưa có số kỳ trước cho cả bốn chỉ số, vì 12/10 là buổi lấy số nền. Lần so đầu tiên là 19/10.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Buổi rà có người phụ trách và ngày | Ba trên ba | Buổi rà bị quên vì không ai nhắc |
| Việc sau họp có người nhận và hạn | Năm trên sáu, còn một | Việc không ai làm vì không ai nhận |
| Chỉ số có số kỳ trước để so | Chưa có, chờ 19/10 | So sánh khi chưa có mốc |
| Việc sau họp đã làm xong | Hai trên sáu | Việc cũ chất đống sang buổi sau |
CÁCH ĐỌC
3 trên 3 buổi có người phụ trách và ngày, 5 trên 6 việc có người nhận và hạn, chưa chỉ số nào có số kỳ trước.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Ngày giờ họp chỉ để tham khảo và đổi theo lịch của nhóm.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bảng điều khiển (dashboards) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Họp rà soát bị bỏ qua
Bắt đầu từ lịch.
- Mở lịch ba buổi thứ Hai
- Xem buổi nào đã trôi qua
- Hỏi người phụ trách buổi đó
- Dời sang ngày gần nhất và báo cả nhóm
Việc sau họp không ai làm
Bắt đầu từ bảng việc.
- Mở bảng việc sau họp
- Tìm việc chưa có người nhận
- Hỏi trong buổi họp ai nhận
- Ghi tên và hạn vào thẻ việc
Chưa biết so với gì
Bắt đầu từ số nền.
- Mở biên bản buổi 12/10
- Xem số nền của bốn chỉ số
- Đặt cạnh số mới của buổi sau
- Ghi chỉ số nào đổi, không đoán nguyên nhân
DẤU HIỆU
Chỉ số đổi mà không biết vì sao
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Bàn nhau mãi mà không thống nhất |
| Nguyên nhân | Buổi đầu chưa ghi số nền |
| Việc cần làm | Ghi số nền vào biên bản, buổi sau mới so |
Số đổi nhưng thiếu số nền.
DẤU HIỆU
Họp xong không ai nhớ
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Buổi sau hỏi lại cùng một việc |
| Nguyên nhân | Việc sau họp không ghi người nhận |
| Việc cần làm | Mỗi mục kết thúc bằng một việc có người, có hạn |
Biên bản có mà việc không có người.
DẤU HIỆU
Lịch rà soát mất người phụ trách
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hai tuần liền không có buổi rà soát |
| Nguyên nhân | Lịch chưa giao cho ai sau 30/10 |
| Việc cần làm | Chị Hạnh nhận lịch rà soát từ ngày bàn giao |
Sau bàn giao không ai nhắc.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo công việc (tasks) ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo báo cáo với trình dựng báo cáo tùy chỉnh ↗
NHỚ NHANH
Sáu phần việc, từ lộ trình đào tạo đến rà soát mỗi thứ Hai.
Chọn một ô để quay lại đúng phần nội dung ở trên.
01
NĂM BƯỚC TRIỂN KHAI
ONMATE làm gì, và doanh nghiệp nhận lại được gì.
Mỗi bước kết thúc bằng một thứ xem được. Bấm một bước để xem việc làm và thứ được bàn giao.
01 · Chuẩn bị
02 · Thiết lập
03 · Bàn giao
BƯỚC 01
Mô tả cách bán hiện tại
Khách đến từ đâu, ai nhận, bước nào kế tiếp.
Bàn giaoBản mô tả quy trìnhBƯỚC 02
Chốt cấu hình
Trường, giai đoạn, quyền, quy tắc phân công.
Bàn giaoBảng cấu hìnhBƯỚC 03
Nối kênh và nhập dữ liệu
Form, tin nhắn, cuộc gọi; dữ liệu cũ đã làm sạch.
Bàn giaoKênh đã nối, dữ liệu đã nhậpBƯỚC 04
Chạy thử với khách mẫu
Đi hết một vòng từ lúc để lại thông tin tới lúc chốt.
Bàn giaoBáo cáo chạy thửBƯỚC 05
Bàn giao và đào tạo
Hướng dẫn theo vai trò, người phụ trách CRM, lịch rà soát.
Bàn giaoTài liệu bàn giaoTài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
02
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Những câu hay được hỏi trước khi bắt đầu.
Chọn một chủ đề. Câu trả lời nói rõ cả điều làm được lẫn điều không ai bảo đảm được.
Đào tạo mất bao nhiêu buổi?
Tùy số vai trò và mức độ quen CRM. ONMATE đề xuất các buổi ngắn rải theo tuần sau khi xem đội của bạn; trang này không đưa con số cố định.
Có cần đào tạo lại khi đổi CRM hay cấu hình không?
Có, ít nhất cho phần thay đổi. Hướng dẫn một trang được cập nhật cùng lúc để người mới không học theo bản cũ.
Ai nên giữ CRM sau bàn giao?
Một người trong đội hiểu cách bán và có thời gian rà soát định kỳ. ONMATE đề xuất, bạn chốt.
ONMATE có rà soát hộ sau bàn giao không?
Có thể, theo phạm vi riêng. Nếu không, bảng sức khỏe dữ liệu và lịch rà soát giúp người phụ trách CRM tự làm.
Bao lâu thì dùng được?
Tham khảo: một đội nhỏ, ít kênh khoảng 2–3 tuần; nhiều kênh, nhiều người dùng khoảng 4–8 tuần; chuyển dữ liệu lớn hoặc nhiều phòng ban có thể hơn. Con số chốt sau khi xem quy trình bán và dữ liệu hiện có của bạn.
Chi phí tính thế nào?
Theo phạm vi: số người dùng, số kênh nối, lượng dữ liệu cần chuyển, mức tùy chỉnh và buổi đào tạo. Phí gói của CRM (Bitrix24, HubSpot…) trả riêng cho nhà cung cấp. ONMATE đề xuất sau khi xem hiện trạng; trang này không nêu giá.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: trung tâm trợ giúp ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗
03
BẮT ĐẦU
Kể điều bạn cần, bắt đầu từ đây.
Chỉ cần họ tên và số điện thoại. Các mục còn lại bỏ trống cũng được.
Yêu cầu đã sẵn sàng
Yêu cầu chưa được gửi. Bạn có thể sao chép nội dung và gửi qua Messenger hoặc kênh liên hệ bên dưới để bắt đầu trao đổi.
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Dịch vụ
- Điều cần trao đổi
- Ngân sách