Rà tệp
Mỗi tệp cũ có người phụ trách, số dòng gốc và độ tin cậy. Tệp gốc để chỉ đọc, việc làm trên bản sao.
ONMATE / CHUYỂN DỮ LIỆU SANG CRM
Chuyển dữ liệu sang CRM
Đưa dữ liệu khách hàng về CRM theo một cấu trúc thống nhất.
ONMATE rà soát tệp dữ liệu, chuẩn hóa trường thông tin và xử lý bản ghi trùng trước khi chuyển sang CRM. Dữ liệu được nhập thử và đối chiếu theo tiêu chí thống nhất trước khi triển khai chính thức.
HÀNH TRÌNH CHUYỂN DỮ LIỆU SANG CRM
Dữ liệu cũ vào CRM đáng tin khi làm trên bản sao, nhập thử và cộng lại khớp.
Sáu chặng từ rà tệp cũ đến đối soát sau nhập. Chọn một chặng để xem việc ở đó.
Làm sạch
Số điện thoại và ngày về một kiểu, khách trùng gộp thành một. Mỗi dòng bỏ có lý do.
Ánh xạ
Mỗi cột có một nơi đến hoặc một lý do không nhập. Trường mới tạo trước khi nhập.
Thứ tự nhập
Công ty nhập trước, rồi liên hệ, rồi giao dịch. Giao dịch cũ vào thẳng Chốt đơn.
Nhập thử
Lô nhỏ chạy trước. Mỗi dòng lỗi có nguyên nhân, và chỉ các dòng lỗi được chạy lại.
Đối soát
Dòng gốc bằng nhập mới cộng gộp cộng bỏ. Bốn số của tuần giữ nguyên sau nhập.
Sáu chặng quay quanh một điểm. Chọn một chặng để đọc chi tiết.
CHUYỂN DỮ LIỆU
SÁU PHẦN VIỆCChọn một phần việc để xem
Chọn một phần việc để xem
toàn bộ cách làm.
Mỗi phần việc có màn hình làm việc, đầu vào và cách đo riêng.
Chạm vào một thẻ để đổi nội dung bên dưới.
Đang xemRà tệp cũ trước khi nhậpNội dung của thẻ Rà tệp cũ trước khi nhậpChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Rà tệp trông thế nào.
Ba màn hình: thư mục tệp, tệp đang mở và phiếu rà tệp.
Gốc chỉ đọc, bản sao để làm
Mỗi tệp có bản gốc chỉ đọc và một bản sao. Làm sạch chỉ diễn ra trên bản sao, nên làm lại được.
Đọc tiếp
Ba tệp, sáu dòng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Thư mục tệp cũ – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Thư mục tệp dữ liệu cũ
Thứ Hai 12/10 · anh Long chép sang bản sao · ví dụ giả định
| Tệp | Thư mục | Sửa lần cuối | Quyền |
|---|---|---|---|
| khach-le-2025.xlsx | Gốc | 07/09/2026 | Chỉ đọc1 |
| khach-le-2025.xlsx | Bản sao2 | 12/10/2026 | Bạn Mai, anh Long3 |
| khach-zalo-sale-b.xlsx | Gốc | 21/08/2026 | Chỉ đọc |
| khach-zalo-sale-b.xlsx | Bản sao | 12/10/2026 | Bạn Mai, anh Long |
| form-website-cu.csv | Gốc | 07/09/2026 | Chỉ đọc |
| form-website-cu.csv | Bản sao | 12/10/2026 | Bạn Mai, anh Long |
- 1Tệp gốc để chế độ chỉ đọc. Không ai sửa tệp này, nó là chuẩn để đối soát sau khi nhập.
- 2Việc làm sạch chỉ diễn ra trên Bản sao. Tệp gốc còn nguyên, cần thì làm lại từ đầu.
- 3Chỉ bạn Mai và anh Long được sửa bản sao. Ghi tên sẵn để biết ai đã đụng vào tệp.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Mở tệp xem thật
Mở tệp ra đọc từng dòng. Số điện thoại viết nhiều kiểu, dòng thiếu số và email lộ ra ngay.
Đọc tiếp
Sáu dòng mẫu.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/spreadsheets
khach-zalo-sale-b (bản sao)Tệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tên Zalo | Số điện thoại | Ghi chú | Ngày | |
| 2 | Khách W (mẫu) | 0908 ••• 5081 | hỏi nến quà tặng | 3/9 | |
| 3 | Khách W (mẫu) | +84 9•• ••• 5082 | w•••@mau.example | đã gửi bảng giá | 05-09-2026 |
| 4 | Khách S (mẫu) | 09•• ••• 214 | 2026/08/21 | ||
| 5 | Khách X (mẫu) | 3 | zalo, hẹn gọi | 21/08 | |
| 6 | Khách O (mẫu) | 9•• ••• 760 | o•••@mau.example | 14/8 | |
| 7 | Khách S (mẫu) | 09•• ••• 214 | s•••@mau.example | xin mẫu hương | 19/08 |
Zalo Sale BGhi chú
- 1Số điện thoại viết cách khoảng trắng. Mỗi người gõ một kiểu, nên cùng một khách dễ bị tính thành hai người.
- 2Cùng Khách W nhưng số viết bắt đầu bằng +84. Làm sạch về một kiểu rồi mới tìm ra bản trùng.
- 3Dòng này không có số điện thoại, cũng không có email. Không liên lạc được, nên vào danh sách dòng bỏ.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Phiếu rà tệp
Phiếu ghi người phụ trách, số dòng, số cột, dòng thiếu thông tin và độ tin cậy của tệp.
Đọc tiếp
Năm mục.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Phiếu rà tệp – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Phiếu rà tệp: khach-zalo-sale-b.xlsx
Thứ Hai 12/10 · anh Long rà · chị Hạnh duyệt · ví dụ giả định
| Mục | Ghi |
|---|---|
| Người phụ trách tệp | Sale B (mẫu)1 |
| Số dòng, số cột | 420 dòng, 7 cột |
| Thiếu cả số và email | 40 dòng2 |
| Độ tin cậy | Thấp3 |
| Dùng để | Nhập liên hệ sau khi làm sạch |
- 1Mỗi tệp có một người giữ. Người này trả lời khi hỏi cột nào là gì và dòng nào còn đúng.
- 2Đếm dòng thiếu cả số điện thoại lẫn email. Bốn mươi dòng này không liên lạc được, sẽ bỏ khi làm sạch.
- 3Độ tin cậy Thấp vì nhiều dòng thiếu thông tin. Tệp này được xem tay kỹ hơn trước khi nhập.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: chuẩn bị tệp nhập ↗Bitrix24: nhập dữ liệu vào CRM (Import to Bitrix24 CRM) ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước rà một tệp cũ.
Chép bản sao trước, đọc kỹ sau, ghi lại thành phiếu.
- 01Chị Hạnh liệt kê mọi nơi đang giữ dữ liệu khách: tệp Excel, tệp từ form, sổ ghi tay.
- 02Anh Long chép từng tệp sang thư mục bản sao. Tệp gốc để chế độ chỉ đọc.
- 03Anh Long mở bản sao, đếm số dòng, số cột và ghi nghĩa từng cột theo lời người phụ trách tệp.
- 04Anh Long đếm dòng thiếu cả số điện thoại lẫn email, rồi ghi độ tin cậy của tệp.
- 05Chị Hạnh duyệt bảng năm tệp: tệp nào nhập, tệp nào để lại.
Bạn đưa vào
- Các tệp cũ
- Người phụ trách tệp
- Số dòng và cột
- Độ tin cậy
Rà tệpONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Bảng năm tệp, phiếu rà từng tệp, thư mục gốc chỉ đọc và bản sao.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: chuẩn bị tệp nhập ↗Bitrix24: nhập dữ liệu vào CRM (Import to Bitrix24 CRM) ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để rà tệp.
Cần mọi tệp cũ, người phụ trách và một thư mục bản sao.
NGUYÊN TẮC
Mỗi tệp có người phụ trách, số dòng gốc và độ tin cậy. Tệp gốc để chỉ đọc, mọi việc làm sạch chỉ diễn ra trên bản sao.
NĂM TỆP · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-ra-tepTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tệp | Người giữ | Dòng | Cột | Đối tượng | Độ tin cậy |
| 2 | khach-le-2025.xlsx | Chủ shop (mẫu)1 | 640 | 9 | Liên hệ | Cao |
| 3 | khach-zalo-sale-b.xlsx | Sale B (mẫu) | 420 | 7 | Liên hệ | Thấp2 |
| 4 | form-website-cu.csv | Anh Long | 610 | 8 | Liên hệ | Vừa |
| 5 | khach-doanh-nghiep.xlsx | Sale A (mẫu) | 96 | 8 | Công ty | Cao |
| 6 | don-qua-tang-cu.xlsx | Chủ shop (mẫu) | 96 | 9 | Giao dịch3 | Vừa |
Năm tệpGhi chú
- 1Mỗi tệp một người giữ. Chủ shop giữ hai tệp nên có hai dòng cùng tên, còn lại mỗi người một tệp.
- 2Độ tin cậy Thấp cho tệp Zalo của Sale B. Tệp này nhiều dòng thiếu số, nên được xem tay nhiều hơn.
- 3Cột Đối tượng cho biết tệp thành gì trong CRM: Liên hệ, Công ty hay Giao dịch. Cột này quyết thứ tự nhập.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bản gốc
Chỉ đọcNgười phụ trách
Một tên mỗi tệpSố dòng gốc
Ghi trước khi sửaĐộ tin cậy
Cao, vừa hoặc thấpBộ tài nguyên4 mục
- Danh sáchBảng năm tệpTệp, người phụ trách, số dòng.
- PhiếuPhiếu rà từng tệpDòng thiếu và độ tin cậy.
- Thư mụcGốc và bản saoGốc để chỉ đọc.
- DuyệtNgười duyệtChị Hạnh ký tên.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: chuẩn bị tệp nhập Trang trợ giúp về tệp nhập. Dùng để xem cách đặt tiêu đề cột và định dạng tệp, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- Bitrix24: nhập dữ liệu vào CRM Trang trợ giúp về nhập dữ liệu. Dùng để xem tệp nào được nhận và cách chuẩn bị, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- Nghị định 13/2023 Văn bản về dữ liệu cá nhân. Tệp khách có tên và số điện thoại nên cần đọc, đây không phải tư vấn pháp lý.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: chuẩn bị tệp nhập ↗Bitrix24: nhập dữ liệu vào CRM (Import to Bitrix24 CRM) ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc bảng rà tệp.
Đếm tệp có người phụ trách, tệp đã chép bản sao và tệp ghi số dòng gốc.
CẦN ĐO
Tệp chưa có bản sao thì chưa được làm sạch.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc bảng rà tệp – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc bảng rà tệp
Thứ Hai 12/10 · 5 tệp, 1.862 dòng · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Tệp có người phụ trách | 5 | 5 | Đủ1 |
| Tệp đã chép bản sao | 4 | 5 | Còn một2 |
| Tệp ghi cả số dòng gốc | 5 | 5 | Đủ3 |
- 1Năm trên năm tệp có người giữ. Tệp chưa có người giữ thì chưa ai trả lời được khi dữ liệu bị hỏi.
- 2Bốn trên năm tệp đã chép bản sao. Còn một tệp phải chép xong rồi mới làm sạch, không làm trên bản gốc.
- 3Năm trên năm tệp ghi số dòng gốc. Số này là mốc để đối soát sau khi nhập.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Tệp có người phụ trách | Năm trên năm | Hỏi cột này là gì mà không ai trả lời |
| Tệp đã chép bản sao | Bốn trên năm, còn một | Làm sạch trên tệp gốc rồi mất mốc đối soát |
| Tệp ghi cả số dòng gốc | Năm trên năm | Không có mốc để đối soát sau nhập |
| Tệp có độ tin cậy ghi rõ | Năm trên năm | Tệp xấu bị đối xử như tệp tốt |
CÁCH ĐỌC
5 trên 5 tệp có người phụ trách, 4 trên 5 đã chép bản sao, 5 trên 5 ghi số dòng gốc.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Định dạng tệp được nhận tùy công cụ, xem trang trợ giúp hiện hành.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: chuẩn bị tệp nhập ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Không biết tệp nào còn dùng được
Bắt đầu từ người phụ trách tệp.
- Hỏi người phụ trách tệp này để làm gì
- Mở tệp, đếm dòng và cột
- Đếm dòng thiếu số và email
- Ghi độ tin cậy vào phiếu
Tệp gốc bị sửa nhầm
Bắt đầu từ thư mục gốc.
- Mở thư mục tệp gốc
- Xem ngày sửa lần cuối
- Xin lại tệp từ người phụ trách
- Đặt tệp gốc về chế độ chỉ đọc
Không ai nhớ cột nào là gì
Bắt đầu từ vài dòng thật.
- Mở mười dòng đầu của tệp
- Hỏi người phụ trách nghĩa từng cột
- Ghi nghĩa vào phiếu rà
- Cột không ai biết thì đánh dấu bỏ
DẤU HIỆU
Không ai nhận tệp
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hỏi cột này là gì thì không ai trả lời |
| Nguyên nhân | Tệp chưa được giao cho ai |
| Việc cần làm | Chị Hạnh chọn một người phụ trách rồi ghi vào bảng |
Tệp có mà không có người phụ trách.
DẤU HIỆU
Mất mốc đối soát
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Số dòng gốc không còn khớp lúc đối soát |
| Nguyên nhân | Làm sạch ngay trên tệp gốc |
| Việc cần làm | Xin lại tệp từ người phụ trách, làm trên bản sao |
Tệp gốc đã bị làm sạch trực tiếp.
DẤU HIỆU
Hồ sơ rỗng vào CRM
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | CRM có khách không liên lạc được |
| Nguyên nhân | Không đếm dòng thiếu khi rà tệp |
| Việc cần làm | Đếm dòng thiếu, ghi vào phiếu rồi bỏ khi làm sạch |
Dòng thiếu số và email vẫn được nhập.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: chuẩn bị tệp nhập ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: nhập dữ liệu vào CRM (Import to Bitrix24 CRM) ↗
Nội dung của thẻ Làm sạch trên bản saoChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Làm sạch trông thế nào.
Ba màn hình: bốn quy tắc, số điện thoại trước và sau, nhóm trùng.
Bốn quy tắc làm sạch
Mỗi quy tắc một câu, kèm số dòng bị đụng. Người duyệt đọc là biết quy tắc nặng hay nhẹ.
Đọc tiếp
Bốn quy tắc.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Quy tắc làm sạch – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Quy tắc làm sạch dữ liệu cũ
Bản nháp · 4 quy tắc · bạn Mai viết · chị Hạnh duyệt · ví dụ giả định
| Quy tắc | Làm gì | Dòng |
|---|---|---|
| Số điện thoại về một kiểu | Bỏ khoảng trắng, thêm số 0 đầu1 | 402 |
| Ngày về một kiểu | Viết ngày/tháng/năm | 540 |
| Gộp liên hệ trùng | Cùng số điện thoại thì gộp một | 3122 |
| Bỏ dòng không liên lạc được | Thiếu cả số và email | 603 |
- 1Quy tắc viết bằng một câu: bỏ khoảng trắng, thêm số 0 đầu. Ai làm cũng ra cùng một kiểu số.
- 2Quy tắc gộp trùng đụng đến 312 dòng. Mỗi quy tắc ghi số dòng bị đụng để người duyệt biết nặng nhẹ.
- 3Bỏ dòng không liên lạc được đụng 60 dòng. Dòng bỏ vẫn nằm trong tệp gốc, chỉ không đưa vào CRM.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Số điện thoại trước và sau
Mọi biến thể của số về một kiểu chuẩn. Dòng không có số để trống, không đoán số.
Đọc tiếp
Bốn dòng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Số điện thoại trước và sau – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Số điện thoại trước và sau khi làm sạch
Khách W (mẫu) · số che · ví dụ giả định
| Trước | Sau | Quy tắc |
|---|---|---|
| 0908 ••• 508 | 09•• ••• 5081 | Bỏ khoảng trắng thừa |
| +84 9•• ••• 508 | 09•• ••• 508 | Đổi +84 thành số 02 |
| 9•• ••• 508 | 09•• ••• 508 | Thêm số 0 đầu |
| (không có số) | (để trống) | Không đoán số3 |
- 1Mọi biến thể về cùng một kiểu chuẩn. Có kiểu chuẩn thì mới so được hai số có giống nhau không.
- 2Số bắt đầu bằng +84 đổi thành số 0 đầu. Hai dòng của Khách W giờ có cùng một số.
- 3Dòng không có số để trống, không đoán số. Số đoán sai sẽ làm sale gọi nhầm người.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Nhóm trùng một khách
Ba dòng của Khách W (mẫu) xếp thành một nhóm. Bản có hoạt động mới nhất được giữ, hai bản kia gộp vào.
Đọc tiếp
Ba dòng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Nhóm trùng – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Nhóm trùng: Khách W (mẫu)
3 dòng cùng số 09•• ••• 508 · chọn bản giữ · ví dụ giả định
| Dòng | Tệp | Hoạt động mới nhất | Quyết định |
|---|---|---|---|
| Dòng 118 | khach-zalo-sale-b | 05/09/20261 | Giữ2 |
| Dòng 203 | khach-le-2025 | 12/03/2026 | Gộp vào3 |
| Dòng 77 | form-website-cu | 19/01/2026 | Gộp vào |
- 1Bản có hoạt động mới nhất được giữ. Ngày này đọc từ cột Ngày trong tệp, không đoán.
- 2Bản được giữ là bản duy nhất vào CRM cho Khách W. Hai bản còn lại không tạo thêm hồ sơ.
- 3Hai bản kia gộp vào bản giữ và chép ghi chú sang. Người duyệt xem nhóm này trước khi gộp.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗HubSpot: gộp bản ghi ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước làm sạch bản sao.
Viết quy tắc trước, chạy sau, chị Hạnh duyệt từng nhóm.
- 01Bạn Mai viết quy tắc làm sạch, mỗi quy tắc một câu: số điện thoại, ngày, trùng, dòng bỏ.
- 02Chị Hạnh duyệt từng quy tắc. Quy tắc chưa duyệt thì chưa chạy trên bản sao.
- 03Anh Long chạy quy tắc trên bản sao và ghi vào nhật ký số dòng bị đổi của từng tệp.
- 04Bạn Mai xem nhóm trùng, giữ bản có hoạt động mới nhất và chép ghi chú sang bản giữ.
- 05Ghi lý do cho từng dòng bỏ. Chị Hạnh xem nhật ký rồi ký duyệt bản sao đã sạch.
Bạn đưa vào
- Bản sao tệp
- Quy tắc đã duyệt
- Nhóm trùng
- Nhật ký làm sạch
Làm sạchONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Bản sao đã sạch, nhật ký số dòng bị đổi và danh sách dòng bỏ có lý do.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗HubSpot: gộp bản ghi ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để làm sạch.
Cần bản sao tệp, bốn quy tắc và nhật ký.
NGUYÊN TẮC
Quy tắc viết trước khi chạy, mỗi quy tắc ghi số dòng bị đụng. Dòng bỏ vẫn nằm trong tệp gốc, chỉ không đưa vào CRM.
THEO TỆP · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-nhat-ky-lam-sachTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tệp | Dòng gốc | Đổi số | Đổi ngày | Gộp | Bỏ |
| 2 | khach-le-2025 | 640 | 150 | 210 | 100 | 20 |
| 3 | khach-zalo-sale-b | 420 | 1901 | 120 | 90 | 40 |
| 4 | form-website-cu | 610 | 62 | 210 | 1222 | 0 |
| 5 | Cộng | 1.670 | 402 | 540 | 312 | 603 |
Theo tệpQuy tắc
- 1Tệp Zalo của Sale B đổi số điện thoại nhiều nhất: 190 dòng. Người gõ tay, mỗi người một kiểu.
- 2Form website cũ có 122 dòng gộp, nhiều nhất. Cùng một khách điền form nhiều lần, mỗi lần một dòng.
- 3Cộng ra 60 dòng bỏ. Số này phải khớp số dòng đã ghi lý do; hiện mới có 58, cần ghi nốt hai dòng.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Quy tắc
Một câu, có người duyệtSố điện thoại
Một kiểu chuẩnGộp trùng
Giữ bản mới nhấtDòng bỏ
Ghi lý doBộ tài nguyên4 mục
- Quy tắcBốn quy tắcMỗi quy tắc một câu.
- Nhật kýNhật ký theo tệpSố dòng đổi, gộp, bỏ.
- NhómDanh sách nhóm trùngBản giữ, bản gộp vào.
- DuyệtNgười duyệtChị Hạnh ký tên.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: quản lý bản ghi trùng Trang trợ giúp về bản ghi trùng. Dùng để xem CRM nhận ra bản trùng theo thuộc tính nào, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: gộp bản ghi Trang trợ giúp về gộp bản ghi. Dùng để xem cách chọn bản giữ và điều gì xảy ra với thông tin của bản gộp vào.
- Nguồn
- Nghị định 13/2023 Văn bản về dữ liệu cá nhân. Gộp và bỏ dòng đụng đến thông tin khách, đây không phải tư vấn pháp lý.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗HubSpot: gộp bản ghi ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc bảng làm sạch.
Đếm quy tắc đã duyệt, dòng gộp có ghi nhóm trùng và dòng bỏ có ghi lý do.
CẦN ĐO
Dòng bỏ không có lý do là dòng không ai giải thích được.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc bảng làm sạch – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc bảng làm sạch
Bản sao tệp · 1.670 dòng liên hệ · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Quy tắc đã có người duyệt | 4 | 4 | Đủ1 |
| Dòng gộp có ghi nhóm trùng | 312 | 312 | Đủ2 |
| Dòng bỏ có ghi lý do | 58 | 60 | Còn hai3 |
- 1Bốn trên bốn quy tắc đã có người duyệt. Quy tắc chưa duyệt thì chưa chạy trên bản sao.
- 2312 trên 312 dòng gộp đều ghi nhóm trùng. Mỗi nhóm cho biết bản nào giữ, bản nào gộp.
- 358 trên 60 dòng bỏ đã ghi lý do. Còn hai dòng phải ghi nốt trước khi nhập.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Quy tắc đã có người duyệt | Bốn trên bốn | Quy tắc chạy mà chưa ai xem |
| Dòng gộp có ghi nhóm trùng | 312 trên 312 | Gộp rồi không biết bản nào đã mất |
| Dòng bỏ có ghi lý do | 58 trên 60, còn hai | Dòng biến mất không ai giải thích |
| Nhóm trùng có ghi bản giữ | Đủ cả nhóm | Giữ nhầm bản cũ |
CÁCH ĐỌC
4 trên 4 quy tắc đã duyệt, 312 trên 312 dòng gộp có ghi nhóm trùng, 58 trên 60 dòng bỏ có lý do.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Cách CRM nhận ra bản trùng tùy công cụ, xem trang trợ giúp hiện hành.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Một khách có nhiều hồ sơ
Bắt đầu từ số điện thoại.
- Đưa số về một kiểu chuẩn
- Tìm các dòng cùng số
- Chọn bản có hoạt động mới nhất
- Gộp ghi chú sang bản giữ
Số điện thoại không nhận ra
Bắt đầu từ các kiểu viết.
- Liệt kê các kiểu viết trong tệp
- Viết một quy tắc cho mỗi kiểu
- Chạy trên bản sao
- Đếm lại số kiểu còn sót
Dòng bỏ bị hỏi lại
Bắt đầu từ lý do.
- Mở danh sách dòng bỏ
- Ghi lý do bằng lời
- Giữ dòng bỏ trong tệp riêng
- Chị Hạnh xem danh sách
DẤU HIỆU
Một khách hiện hai lần
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Khách W (mẫu) có hai hồ sơ |
| Nguyên nhân | Số +84 và số 0 đầu chưa về một kiểu |
| Việc cần làm | Thêm quy tắc đổi +84 thành 0 rồi gộp lại |
Số viết hai kiểu nên không nhận ra trùng.
DẤU HIỆU
Gộp nhầm hai người
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Gộp xong thấy ghi chú của hai người lẫn nhau |
| Nguyên nhân | Chỉ so số điện thoại, không xem tên |
| Việc cần làm | Xem tay nhóm trùng trước khi gộp |
Hai khách dùng chung một số.
DẤU HIỆU
Số dòng bỏ không khớp
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hai dòng bỏ chưa có lý do |
| Nguyên nhân | Ghi lý do sau khi chạy quy tắc, quên vài dòng |
| Việc cần làm | Ghi nốt hai dòng trước khi nhập |
Phiếu ghi 60, mới có 58 lý do.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: gộp bản ghi ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: quản lý bản ghi trùng ↗
Nội dung của thẻ Ánh xạ cột sang trường CRMChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Ánh xạ trông thế nào.
Ba màn hình: ánh xạ ở HubSpot, ánh xạ ở Bitrix24 và bảng nhóm cột.
Ánh xạ ở HubSpot
Mỗi cột trong tệp ghép với một thuộc tính. Cột chưa có chỗ là Thuộc tính mới, cột bỏ ghi Không nhập.
Đọc tiếp
Sáu cột mẫu.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪUTiếp
app.hubspot.com/import/12345678/map
Danh bạHội thoạiTiếp thịBán hàngDịch vụTự động hóaBáo cáoN
Nhập · Ánh xạ cột
khach-le-2025 (bản sao) · Danh bạ · bước 3 trên 4
Đối tượng: Danh bạTệp: khach-le-2025Dòng: 640
| Cột trong tệp | Thuộc tính trong CRM | Dữ liệu mẫu |
|---|---|---|
| Tên khách | Họ tên1 | Khách A (mẫu) |
| SĐT | Số điện thoại | 09•• ••• 214 |
| a•••@mau.example | ||
| Ngày mua đầu | Thuộc tính mới2 | 14/03/2026 |
| Nguồn cũ | Không nhập3 | zalo, Zalo OA, ZALO |
| Lô nhập | Thuộc tính mới | Nhập thử 1 |
- 1Tên khách ghép vào Họ tên, một cột ghép một thuộc tính. Dữ liệu mẫu bên phải giúp kiểm chéo.
- 2Ngày mua đầu chưa có thuộc tính nên là Thuộc tính mới. Bạn Mai tạo nó trước, rồi mới ghép.
- 3Nguồn cũ ghi Không nhập. Cùng một nguồn bị viết ba kiểu, và Nguồn khách của CRM không bị trộn.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Ánh xạ ở Bitrix24
Cột của tệp công ty ghép với trường Bitrix24. Trường Lô nhập là trường mới, thêm vào bản sao trước khi nhập.
Đọc tiếp
Năm cột mẫu.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
nhathom-mau.bitrix24.com/crm/company/import/
Bitrix24Tìm người, tài liệu, khách…MờiN
Luồng tinChat và cuộc gọiLịchCRMCông việcTài liệuHộp thưNhân viênBáo cáo
Nhập công ty
Chọn tệpÁnh xạ trườngNhập
khach-doanh-nghiep (bản sao) · 96 dòng
| Cột trong tệp | Trường Bitrix24 | Dữ liệu mẫu |
|---|---|---|
| Tên công ty | Tên công ty1 | Công ty D (mẫu) |
| Website | Website | congtyd.example |
| Điện thoại | Điện thoại cơ quan | 028 •••• 310 |
| Phụ trách | Người phụ trách2 | Sale A (mẫu) |
| Lô nhập | Trường mới3 | Nhập thử 1 |
- 1Tên công ty ghép vào Tên công ty. Đây cũng là khóa để liên hệ và giao dịch nối vào sau.
- 2Phụ trách ghép vào Người phụ trách. Tên phải khớp người dùng trong CRM, viết khác thì không tìm ra người.
- 3Lô nhập là trường mới, thêm vào bản sao trước khi nhập. Nhờ nó, mọi bản ghi nhập đều lọc riêng được.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bảng nhóm cột
Mười cột chia ba nhóm: sáu cột có sẵn chỗ, hai cột cần trường mới, hai cột không nhập.
Đọc tiếp
Ba nhóm.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Bảng ánh xạ – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Bảng ánh xạ: khach-le-2025
Bản nháp · 10 cột · bạn Mai viết · chị Hạnh duyệt · ví dụ giả định
| Nhóm cột | Số cột | Việc |
|---|---|---|
| Có sẵn trong CRM | 61 | Ánh xạ thẳng |
| Cần tạo trường mới | 2 | Bạn Mai tạo trước khi nhập2 |
| Không nhập | 2 | Ghi lý do trong bảng3 |
- 1Sáu cột có sẵn chỗ trong CRM. Những cột này ánh xạ thẳng, không cần tạo gì thêm.
- 2Hai cột cần trường mới. Bạn Mai tạo trước khi nhập, vì không có trường thì cột không có chỗ đặt.
- 3Hai cột không nhập, mỗi cột ghi lý do trong bảng. Có lý do thì sau này không ai hỏi vì sao mất.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: nhập bản ghi cho một đối tượng ↗Bitrix24: nhập dữ liệu vào CRM (Import to Bitrix24 CRM) ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước ánh xạ một tệp.
Đọc cột trước, tạo trường thiếu, rồi mới ghép.
- 01Anh Long liệt kê các cột của bản sao và ghi nghĩa từng cột theo lời người phụ trách tệp.
- 02Bạn Mai ghép từng cột với một trường CRM, cột nào chưa có chỗ thì đánh dấu cần trường mới.
- 03Chị Hạnh duyệt tên và kiểu của trường mới. Bạn Mai tạo trường trong CRM trước khi nhập.
- 04Cột không ghép được thì ghi Không nhập kèm lý do. Cột không rõ nghĩa không đưa vào CRM.
- 05Anh Long thử bước ánh xạ và đọc dữ liệu mẫu hiện bên phải mỗi cột.
Bạn đưa vào
- Các cột của tệp
- Trường trong CRM
- Trường mới
- Bảng ánh xạ
Ánh xạONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Bảng ánh xạ từng tệp, danh sách trường mới đã tạo và danh sách cột không nhập kèm lý do.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: nhập bản ghi cho một đối tượng ↗HubSpot: tạo và sửa thuộc tính (properties) ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để ánh xạ.
Cần danh sách cột, trường CRM và bảng ánh xạ.
NGUYÊN TẮC
Mỗi cột có một nơi đến hoặc một lý do không nhập. Không cột nào bị bỏ lặng lẽ.
ÁNH XẠ · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-anh-xa-khach-le-2025Tệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Cột trong tệp | Trường CRM | Kiểu | Ghi chú |
| 2 | Tên khách | Họ tên | Chữ | Một ô, giữ nguyên |
| 3 | SĐT | Số điện thoại | Số | Đã chuẩn hóa |
| 4 | Chữ | Viết thường | ||
| 5 | Địa chỉ | Địa chỉ | Chữ | Giữ nguyên |
| 6 | Ngày mua đầu | Ngày mua đầu (mới)1 | Ngày | ngày/tháng/năm |
| 7 | Ghi chú | Ghi chú | Chữ dài | Chép cả ghi chú bản trùng |
| 8 | Người chăm | Người phụ trách2 | Người dùng | Khớp ba người dùng |
| 9 | Lô nhập | Lô nhập (mới) | Chữ | Thêm vào bản sao |
| 10 | Nguồn cũ | (không nhập)3 | — | Viết 11 kiểu |
| 11 | Tag màu | (không nhập) | — | Không rõ nghĩa |
Ánh xạCột bỏ
- 1Ngày mua đầu chưa có trường trong CRM. Bạn Mai tạo trường mới kiểu ngày trước khi nhập.
- 2Người chăm khớp với ba người dùng trong CRM. Tên viết khác thì ánh xạ không tìm ra người.
- 3Nguồn cũ không nhập vì có 11 cách viết. Cột này giữ trong tệp gốc, Nguồn khách của CRM không bị trộn.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cột của tệp
Ghi theo lời người phụ tráchTrường CRM
Tên và kiểu rõTrường mới
Tạo trước khi nhậpCột không nhập
Ghi lý doBộ tài nguyên4 mục
- BảngBảng ánh xạMười cột, mỗi cột một dòng.
- TrườngDanh sách trường mớiTên và kiểu trường.
- BỏCột không nhậpKèm lý do từng cột.
- DuyệtNgười duyệtChị Hạnh ký tên.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: nhập bản ghi cho một đối tượng Trang trợ giúp về nhập. Dùng để xem bước ghép cột với thuộc tính, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: tạo và sửa thuộc tính Trang trợ giúp về thuộc tính. Dùng để xem các kiểu thuộc tính và cách tạo thuộc tính mới, tùy gói.
- Nguồn
- Bitrix24: nhập dữ liệu vào CRM Trang trợ giúp về nhập dữ liệu. Dùng để xem cách ghép cột với trường, theo bản hiện hành.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: nhập bản ghi cho một đối tượng ↗HubSpot: tạo và sửa thuộc tính (properties) ↗Bitrix24: nhập dữ liệu vào CRM (Import to Bitrix24 CRM) ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc bảng ánh xạ.
Đếm cột đã có chỗ đặt, cột bỏ có lý do và trường mới có người duyệt.
CẦN ĐO
Cột bỏ không có lý do dễ bị hiểu thành bỏ sót.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc bảng ánh xạ – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc bảng ánh xạ
khach-le-2025 · 10 cột · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Cột đã ánh xạ | 8 | 10 | Hai cột bỏ1 |
| Cột bỏ có ghi lý do | 2 | 2 | Đủ2 |
| Trường mới có người duyệt | 2 | 2 | Đủ3 |
- 1Tám trên mười cột đã có chỗ đặt. Hai cột còn lại bỏ có chủ ý, không phải bị sót.
- 2Hai trên hai cột bỏ có ghi lý do. Cột bỏ không lý do dễ bị hiểu thành quên.
- 3Hai trên hai trường mới có người duyệt. Chị Hạnh xem tên và kiểu trường trước khi bạn Mai tạo.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Cột đã ánh xạ | Tám trên mười, hai cột bỏ | Cột nằm lơ lửng, không biết đi đâu |
| Cột bỏ có ghi lý do | Hai trên hai | Cột bỏ bị hiểu thành bị sót |
| Trường mới có người duyệt | Hai trên hai | Trường mới đặt tên lộn xộn |
| Tên người khớp người dùng CRM | Ba trên ba | Khách nhập xong không ai phụ trách |
CÁCH ĐỌC
8 trên 10 cột đã ánh xạ, 2 trên 2 cột bỏ có lý do, 2 trên 2 trường mới có người duyệt.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Tên bước và tên trường tùy công cụ, xem trang trợ giúp hiện hành.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: nhập bản ghi cho một đối tượng ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Cột không biết để vào đâu
Bắt đầu từ nghĩa của cột.
- Hỏi người phụ trách tệp nghĩa của cột
- Tìm trường CRM giống nghĩa
- Chưa có thì ghi cần trường mới
- Không rõ nghĩa thì ghi Không nhập
Dữ liệu vào nhầm trường
Bắt đầu từ dữ liệu mẫu.
- Mở bước ánh xạ
- Đọc dữ liệu mẫu bên phải mỗi cột
- So với nghĩa trong bảng ánh xạ
- Sửa cột ghép nhầm rồi thử lại
Tên người không nhận ra
Bắt đầu từ danh sách người dùng.
- Mở danh sách người dùng CRM
- So với tên trong cột người chăm
- Đổi tên trong bản sao cho khớp
- Chạy thử với vài dòng
DẤU HIỆU
Cột bị bỏ lặng lẽ
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Nhập xong thiếu ngày mua đầu |
| Nguyên nhân | Cột chưa có trường nên bị bỏ qua |
| Việc cần làm | Tạo trường mới kiểu ngày rồi ánh xạ lại |
Nhập xong không thấy ngày mua đầu.
DẤU HIỆU
Người phụ trách bị trống
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Khách nhập xong không có người phụ trách |
| Nguyên nhân | Tên trong tệp viết khác tên người dùng CRM |
| Việc cần làm | Đổi tên trong bản sao cho khớp rồi chạy lại |
Cột người chăm không khớp ai.
DẤU HIỆU
Nguồn khách bị trộn
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Báo cáo nguồn có thêm mười một kiểu viết |
| Nguyên nhân | Nhập cột nguồn cũ vào Nguồn khách |
| Việc cần làm | Không nhập cột này, giữ trong tệp gốc |
Một nguồn viết nhiều kiểu.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: nhập dữ liệu vào CRM (Import to Bitrix24 CRM) ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo và sửa thuộc tính (properties) ↗
Nội dung của thẻ Thứ tự nhập ba lôChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Thứ tự nhập trông thế nào.
Ba màn hình: kế hoạch ba lô, giao dịch đã nối và bảng khóa nối.
Kế hoạch ba lô
Lô 1 công ty, lô 2 liên hệ, lô 3 giao dịch. Mỗi lô ghi số dòng và lô cần có trước.
Đọc tiếp
Ba lô.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Thứ tự nhập – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Thứ tự nhập
Bản nháp · 3 lô · bạn Mai viết · chị Hạnh duyệt · ví dụ giả định
| Lô | Đối tượng | Dòng | Cần có trước |
|---|---|---|---|
| Lô 1 | Công ty | 88 | Không cần1 |
| Lô 2 | Liên hệ | 1.298 | Công ty đã nhập2 |
| Lô 3 | Giao dịch | 90 | Công ty và liên hệ3 |
- 1Lô 1 là Công ty và không cần lô nào trước. Công ty đứng đầu vì liên hệ và giao dịch nối vào nó.
- 2Lô 2 là Liên hệ, cần công ty đã nhập. Liên hệ nối vào công ty nên công ty phải có sẵn.
- 3Lô 3 là Giao dịch, cần cả công ty lẫn liên hệ. Giao dịch đứng cuối vì nó nối vào cả hai.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Giao dịch cũ đã nối
Giao dịch cũ vào thẳng Chốt đơn với ngày chốt cũ, nối công ty và liên hệ đã nhập.
Đọc tiếp
Một giao dịch mẫu.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
app.hubspot.com/contacts/12345678/record/0-3/301
Danh bạHội thoạiTiếp thịBán hàngDịch vụTự động hóaBáo cáoN
Quà tặng cuối năm 2025
Giao dịch cũ · Chốt đơn
Hoạt động
Nhập từ tệp don-qua-tang-cuDòng 14 · lô giao dịch
Lô 3- 1Giao dịch cũ vào thẳng giai đoạn Chốt đơn với ngày chốt cũ. Nhờ vậy nó không lẫn vào 43 giao dịch đang mở.
- 2Công ty D (mẫu) đã nối vào giao dịch. Nối được vì công ty đã nhập ở lô 1.
- 3Khách K (mẫu) cũng nối vào giao dịch, nhờ lô liên hệ nhập trước. Mở khách này là thấy đơn cũ.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Khóa nối giữa các lô
Mỗi đối tượng có khóa riêng và khóa nối với lô trước. Tên công ty phải viết giống từng chữ ở mọi tệp.
Đọc tiếp
Ba dòng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Khóa nối – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Khóa nối giữa các lô
Bản nháp · bạn Mai viết · anh Long kiểm từng tệp · ví dụ giả định
| Đối tượng | Khóa của chính nó | Nối với lô trước bằng |
|---|---|---|
| Công ty | Tên công ty1 | Không nối với lô nào trước |
| Liên hệ | Email hoặc số điện thoại | Tên công ty của lô 12 |
| Giao dịch | Tên giao dịch | Tên công ty và số điện thoại liên hệ3 |
- 1Công ty dùng Tên công ty làm khóa. Tên phải viết giống nhau từng chữ ở mọi tệp, kể cả dấu.
- 2Liên hệ nối vào công ty bằng Tên công ty của lô 1. Viết khác một chữ là nối không ra.
- 3Giao dịch nối cả công ty lẫn liên hệ. Anh Long kiểm cột nối của từng tệp trước khi chạy lô.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: nhập và liên kết công ty, liên hệ, giao dịch ↗HubSpot: nhập bản ghi cho một đối tượng ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước lên thứ tự nhập.
Vẽ liên kết trước, xếp lô sau, thử rồi mới chạy.
- 01Bạn Mai vẽ các liên kết: liên hệ thuộc công ty nào, giao dịch thuộc ai.
- 02Bạn Mai xếp ba lô: đối tượng được nối vào nhập trước, đối tượng nối vào nó nhập sau.
- 03Anh Long kiểm cột nối của từng tệp, nhất là tên công ty phải viết giống nhau từng chữ.
- 04Giao dịch cũ vào thẳng Chốt đơn với ngày chốt cũ, để không lẫn vào các giao dịch đang mở.
- 05Chị Hạnh duyệt thứ tự và danh sách người chạy. Người chạy khác người duyệt.
Bạn đưa vào
- Liên kết giữa các đối tượng
- Ba lô nhập
- Khóa nối
- Người chạy lô
Thứ tự nhậpONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Kế hoạch ba lô, bảng khóa nối của từng tệp, danh sách người chạy lô.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: nhập và liên kết công ty, liên hệ, giao dịch ↗HubSpot: nhập bản ghi cho một đối tượng ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để xếp thứ tự.
Cần sơ đồ liên kết, bảng khóa nối và người chạy từng lô.
NGUYÊN TẮC
Lô nào được nối vào thì nhập trước. Mỗi lô ghi lô cần có trước, người chạy và người duyệt là hai người khác nhau.
BA LÔ · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-lich-nhapTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Lô | Đối tượng | Tệp | Dòng nhập | Cần có trước | Người chạy |
| 2 | Lô 1 | Công ty | khach-doanh-nghiep | 88 | Không cần1 | Anh Long |
| 3 | Lô 2 | Liên hệ | 3 tệp liên hệ | 1.2982 | Lô 1 đã xong | Anh Long |
| 4 | Lô 3 | Giao dịch | don-qua-tang-cu | 90 | Lô 1 và lô 23 | Bạn Mai |
Ba lôGhi chú
- 1Lô 1 không cần lô nào trước, nên chạy đầu tiên. Cột Dòng nhập là số dòng sau khi đã làm sạch.
- 2Số 1.298 là ba tệp liên hệ sau khi gộp trùng và bỏ dòng. Lô 2 chỉ chạy khi lô 1 đã xong.
- 3Lô 3 cần cả công ty lẫn liên hệ. Chưa chạy xong hai lô trước thì không chạy lô giao dịch.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Thứ tự lô
Công ty, liên hệ, giao dịchKhóa nối
Viết giống từng chữNgười chạy
Khác người duyệtGiao dịch cũ
Vào thẳng Chốt đơnBộ tài nguyên4 mục
- Kế hoạchKế hoạch ba lôLô, số dòng, lô cần trước.
- KhóaBảng khóa nốiCột nối của từng tệp.
- NgườiNgười chạy từng lôMột tên mỗi lô.
- DuyệtNgười duyệtChị Hạnh ký tên.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Bitrix24: nhập và liên kết công ty, liên hệ, giao dịch Trang trợ giúp về liên kết khi nhập. Dùng để xem cách nối các bản ghi nhập với nhau, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: nhập bản ghi cho một đối tượng Trang trợ giúp về nhập. Dùng để xem cách nhập từng đối tượng, việc nối các đối tượng xem trang hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: chuẩn bị tệp nhập Trang trợ giúp về tệp nhập. Dùng để xem cách đặt tiêu đề cột, theo bản hiện hành.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: nhập và liên kết công ty, liên hệ, giao dịch ↗HubSpot: nhập bản ghi cho một đối tượng ↗HubSpot: chuẩn bị tệp nhập ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc thứ tự nhập.
Đếm lô có thứ tự rõ, giao dịch nối được công ty và lô có người chạy.
CẦN ĐO
Giao dịch không nối được công ty phải có lý do bỏ.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc thứ tự nhập – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc thứ tự nhập
3 lô · 1.476 dòng sẽ nhập · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Lô nhập có thứ tự rõ | 3 | 3 | Đủ1 |
| Giao dịch nối được công ty | 90 | 96 | Còn sáu2 |
| Lô nhập có người chạy | 3 | 3 | Đủ3 |
- 1Ba trên ba lô có thứ tự rõ: công ty, rồi liên hệ, rồi giao dịch. Ai chạy cũng theo cùng thứ tự.
- 290 trên 96 giao dịch nối được công ty. Sáu giao dịch còn lại bỏ khi nhập và được ghi lý do.
- 3Ba trên ba lô có người chạy. Người chạy khác người duyệt, nên một người không tự làm rồi tự gật.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Lô nhập có thứ tự rõ | Ba trên ba | Chạy lô giao dịch khi công ty chưa có |
| Giao dịch nối được công ty | 90 trên 96, còn sáu | Giao dịch nằm lơ lửng, không có công ty |
| Lô nhập có người chạy | Ba trên ba | Không ai biết lô nào đã chạy |
| Lô có người duyệt | Ba trên ba | Người chạy tự làm rồi tự gật |
CÁCH ĐỌC
3 trên 3 lô có thứ tự rõ, 90 trên 96 giao dịch nối được công ty, 3 trên 3 lô có người chạy.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Cách nối bản ghi lúc nhập tùy công cụ, xem trang trợ giúp hiện hành.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: nhập và liên kết công ty, liên hệ, giao dịch ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Không biết nhập cái nào trước
Bắt đầu từ liên kết.
- Vẽ liên kết giữa các đối tượng
- Đối tượng được nối vào nhập trước
- Đối tượng nối vào nó nhập sau
- Ghi thứ tự vào kế hoạch ba lô
Giao dịch không nối được công ty
Bắt đầu từ tên công ty.
- Mở dòng giao dịch báo lỗi
- So tên công ty với lô 1
- Sửa tên trong bản sao
- Chạy lại dòng đó
Lô chạy sai thứ tự
Bắt đầu từ lô đã chạy.
- Dừng, không chạy lô tiếp theo
- Lọc khách theo Lô nhập
- Báo bạn Mai và chị Hạnh
- Quyết định cách sửa rồi chạy lại
DẤU HIỆU
Giao dịch không có công ty
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Giao dịch vào CRM mà không nối công ty |
| Nguyên nhân | Lô giao dịch chạy trước lô công ty |
| Việc cần làm | Theo kế hoạch ba lô, chạy công ty trước |
Lô giao dịch chạy trước lô công ty.
DẤU HIỆU
Sáu giao dịch không nối được
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Sáu giao dịch báo không tìm thấy công ty |
| Nguyên nhân | Tên công ty trong tệp giao dịch khác lô 1 |
| Việc cần làm | Sửa tên trong bản sao, không đoán công ty |
Tên công ty viết khác nhau.
DẤU HIỆU
Giao dịch cũ lẫn vào giao dịch mở
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Số giao dịch đang mở khác 43 |
| Nguyên nhân | Giao dịch cũ nhập vào giai đoạn đang mở |
| Việc cần làm | Nhập giao dịch cũ thẳng vào Chốt đơn |
Số giao dịch đang mở không còn là 43.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: xử lý lỗi khi nhập ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: nhập và liên kết công ty, liên hệ, giao dịch ↗
Nội dung của thẻ Nhập thử một lô nhỏChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Nhập thử trông thế nào.
Ba màn hình: kết quả lô thử, nhật ký lỗi và khách của lô thử.
Kết quả lô thử
Một trăm dòng gửi: 94 tạo mới, 4 cập nhật bản có sẵn, 2 lỗi. Dòng lỗi nói rõ dòng, cột và lỗi.
Đọc tiếp
Bốn số.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
app.hubspot.com/import/12345678/summary
Danh bạHội thoạiTiếp thịBán hàngDịch vụTự động hóaBáo cáoN
Nhập · Kết quả lô thử 1
khach-zalo-sale-b (bản sao) · 100 dòng · Danh bạ
Kết quả lô thử 11
Dòng gửi100Tạo mới94Cập nhật bản có sẵn4Lỗi2
Dòng lỗi2
| Dòng | Cột | Lỗi |
|---|---|---|
| 37 | Ngày | Ngày không có thật |
| 81 | Thiếu dấu @ |
4 dòng trùng khách đã có trong CRM: CRM cập nhật bản cũ, không tạo thêm bản mới.3
- 1100 dòng gửi: 94 tạo mới, 4 cập nhật bản có sẵn, 2 lỗi. Ba số kia cộng lại bằng 100.
- 2Bảng Dòng lỗi nói rõ dòng nào, cột nào, lỗi gì. Có chỗ để sửa, không phải đoán.
- 3Bốn dòng trùng khách đã có trong CRM thì cập nhật bản cũ. Xem kỹ phần này trước khi nhập hết.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Nhật ký lỗi nhập thử
Mỗi dòng lỗi ghi nguyên nhân và cách xử lý. Lỗi một dòng thì sửa tay, lỗi lặp lại thì thêm quy tắc.
Đọc tiếp
Hai dòng lỗi.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Nhật ký lỗi nhập thử – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Nhật ký lỗi nhập thử
Lô thử 1 · bạn Mai ghi · chị Hạnh duyệt cách sửa · ví dụ giả định
| Dòng | Lỗi | Cách xử lý |
|---|---|---|
| 37 | Ngày không có thật (31/02)1 | Sửa tay, ghi vào nhật ký2 |
| 81 | Email thiếu dấu @ | Thêm quy tắc: để trống ô email3 |
- 1Dòng 37 có ngày 31/02, không có thật. Máy không đoán được ngày đúng nên không tự sửa.
- 2Lỗi ngày sửa tay trong bản sao và ghi vào nhật ký. Lỗi một dòng thì sửa tay, không cần quy tắc mới.
- 3Lỗi email thiếu @ có thể lặp lại ở lô sau, nên thêm quy tắc. Chị Hạnh duyệt quy tắc mới.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Khách của lô thử
Lọc theo Lô nhập thấy khách của lô thử, tách khỏi khách thật. Nguồn khách để trống.
Đọc tiếp
Ba khách mẫu.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/khach-hang?lo-nhap=nhap-thu-1
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Khách của Lô nhập “Nhập thử 1”
Lọc theo Lô nhập · dữ liệu mẫuLô nhập: Nhập thử 1
Tạo mới941
Cập nhật bản có sẵn42
| Tên | Số điện thoại | Nguồn khách | Lô nhập |
|---|---|---|---|
| Khách W (mẫu) | 09•• ••• 508 | —3 | Nhập thử 1 |
| Khách S (mẫu) | 09•• ••• 214 | — | Nhập thử 1 |
| Khách O (mẫu) | 09•• ••• 760 | — | Nhập thử 1 |
- 1Lọc theo Lô nhập ra 94 khách tạo mới. Một bộ lọc Lô nhập là đủ để xem riêng lô thử.
- 2Bốn khách cập nhật bản có sẵn, không thêm hồ sơ. Xem tay bốn bản này để chắc thông tin cũ còn nguyên.
- 3Nguồn khách để trống với khách đã nhập. Báo cáo theo nguồn của tuần không đếm nhầm họ.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: xử lý lỗi khi nhập ↗Bitrix24: nhập dữ liệu vào CRM (Import to Bitrix24 CRM) ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước nhập thử.
Chọn lô nhỏ, nhập, đọc lỗi, sửa, chạy lại đúng dòng lỗi.
- 01Bạn Mai chọn một lô nhỏ từ bản sao, đủ các kiểu dòng: sạch, trùng và dòng hay lỗi.
- 02Anh Long gắn Lô nhập cho lô thử rồi chạy nhập. Mọi bản ghi của lô đều mang nhãn này.
- 03Bạn Mai đọc báo cáo của công cụ: tạo mới, cập nhật bản có sẵn, lỗi và từng dòng lỗi.
- 04Bạn Mai mở mười bản ghi, xem tay có khớp tệp không. Chị Hạnh duyệt cách sửa lỗi.
- 05Sửa lỗi trong bản sao, chạy lại đúng các dòng lỗi rồi mới chạy hết lô.
Bạn đưa vào
- Lô nhỏ từ bản sao
- Nhãn Lô nhập
- Báo cáo lỗi
- Bản ghi xem tay
Nhập thửONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Kết quả lô thử, nhật ký lỗi và cách xử lý, danh sách bản ghi đã xem tay.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: nhập bản ghi cho một đối tượng ↗HubSpot: xử lý lỗi khi nhập ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để nhập thử.
Cần lô nhỏ, nhãn Lô nhập và nhật ký lỗi.
NGUYÊN TẮC
Mọi bản ghi nhập đều mang nhãn Lô nhập, nên lọc riêng được. Lỗi nào cũng ghi nguyên nhân và cách xử lý trong nhật ký.
NHẬP THỬ · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-nhat-ky-nhap-thuTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Lô thử | Dòng gửi | Tạo mới | Cập nhật | Lỗi | Việc sau |
| 2 | Liên hệ · zalo-sale-b | 100 | 94 | 4 | 21 | Sửa tay, chạy lại 2 dòng2 |
| 3 | Liên hệ · chạy lại | 2 | 2 | 0 | 0 | Đạt |
| 4 | Công ty · doanh-nghiep | 20 | 20 | 0 | 0 | Đạt |
| 5 | Giao dịch · qua-tang | 10 | 9 | 0 | 1 | Sửa tên công ty3 |
Nhập thửGhi chú
- 1Cột Lỗi ghi số dòng lỗi của lô. Lô thử đầu có hai dòng lỗi, chưa đạt.
- 2Việc sau ghi cách sửa: sửa tay rồi chạy lại đúng hai dòng lỗi, không chạy lại cả lô.
- 3Lô giao dịch có một dòng lỗi vì tên công ty không khớp. Sửa tên trong bản sao rồi chạy lại.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Lô nhỏ
Đủ các kiểu dòngLô nhập
Gắn cho mọi bản ghiDòng lỗi
Ghi nguyên nhânXem tay
Mười bản ghiBộ tài nguyên4 mục
- LôLô thửTừ bản sao, đủ kiểu dòng.
- Nhật kýNhật ký nhập thửDòng lỗi và cách sửa.
- Xem tayDanh sách bản ghi đã xemMở và so với tệp.
- DuyệtNgười duyệtChị Hạnh ký tên.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: xử lý lỗi khi nhập Trang trợ giúp về lỗi khi nhập. Dùng để xem các loại lỗi thường gặp và cách đọc báo cáo, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- HubSpot: nhập bản ghi cho một đối tượng Trang trợ giúp về nhập. Dùng để xem các bước nhập và kết quả, theo bản hiện hành.
- Nguồn
- Bitrix24: nhập dữ liệu vào CRM Trang trợ giúp về nhập dữ liệu. Dùng để xem các bước nhập, theo bản hiện hành.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: xử lý lỗi khi nhập ↗HubSpot: nhập bản ghi cho một đối tượng ↗Bitrix24: nhập dữ liệu vào CRM (Import to Bitrix24 CRM) ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc nhật ký nhập thử.
Đếm dòng không lỗi, lỗi đã ghi nguyên nhân và bản ghi xem tay khớp tệp.
CẦN ĐO
Lỗi chưa ghi nguyên nhân sẽ lặp lại ở lô thật.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc nhật ký nhập thử – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc nhật ký nhập thử
Lô thử 1 · 100 dòng · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Dòng thử nhập không lỗi | 98 | 100 | Còn hai1 |
| Lỗi đã ghi nguyên nhân | 2 | 2 | Đủ2 |
| Bản ghi thử xem tay khớp tệp | 10 | 10 | Đủ3 |
- 198 trên 100 dòng thử nhập không lỗi. Hai dòng còn lại chờ sửa rồi chạy lại.
- 2Hai trên hai lỗi đã ghi nguyên nhân. Lỗi không ghi nguyên nhân sẽ lặp lại ở lô thật.
- 3Mười trên mười bản ghi xem tay khớp tệp. Bạn Mai mở từng bản, đối chiếu với dòng trong tệp.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Dòng thử nhập không lỗi | 98 trên 100, còn hai | Lỗi sang lô thật mới biết |
| Lỗi đã ghi nguyên nhân | Hai trên hai | Cùng lỗi lặp lại ở lô sau |
| Bản ghi thử xem tay khớp tệp | Mười trên mười | Nhập đúng số nhưng sai nội dung |
| Bản cập nhật có sẵn được xem tay | Bốn trên bốn | Thông tin cũ bị ghi đè không ai biết |
CÁCH ĐỌC
98 trên 100 dòng không lỗi, 2 trên 2 lỗi đã ghi nguyên nhân, 10 trên 10 bản ghi xem tay khớp tệp.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Cách xử lý dòng trùng tùy công cụ, xem trang trợ giúp hiện hành.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: xử lý lỗi khi nhập ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Không biết nhập thử bao nhiêu dòng
Bắt đầu từ các kiểu dòng.
- Liệt kê các kiểu dòng trong tệp
- Chọn vài dòng mỗi kiểu
- Gom thành một lô nhỏ
- Chạy lô thử
Báo cáo có dòng lỗi
Bắt đầu từ dòng lỗi.
- Mở bảng Dòng lỗi
- Đọc dòng, cột và lỗi
- Ghi nguyên nhân vào nhật ký
- Sửa tay hoặc thêm quy tắc
Khách cũ bị cập nhật
Bắt đầu từ các bản cập nhật.
- Lọc theo Lô nhập
- Mở từng bản được cập nhật
- So với bản trước khi nhập
- Quyết định giữ hay sửa lại
DẤU HIỆU
Lỗi ngày không có thật
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Báo cáo ghi lỗi ở cột Ngày của dòng 37 |
| Nguyên nhân | Ngày không có thật trong tệp |
| Việc cần làm | Sửa tay trong bản sao và ghi vào nhật ký |
Dòng 37 có ngày 31/02.
DẤU HIỆU
Lỗi email thiếu @
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Báo cáo ghi lỗi ở cột Email của dòng 81 |
| Nguyên nhân | Email viết thiếu dấu @ |
| Việc cần làm | Thêm quy tắc để trống ô email, chị Hạnh duyệt |
Dòng 81 có email sai.
DẤU HIỆU
Bản có sẵn bị cập nhật
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Bốn khách cũ bị cập nhật thay vì tạo mới |
| Nguyên nhân | Dòng trùng khách đã có trong CRM |
| Việc cần làm | Xem tay bốn bản rồi quyết định trước khi nhập hết |
Bốn dòng trùng khách đã có.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: xử lý lỗi khi nhập ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: nhập bản ghi cho một đối tượng ↗
Nội dung của thẻ Đối soát sau khi nhậpChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Đối soát trông thế nào.
Ba màn hình: báo cáo đối soát, dòng bỏ và bảng của chủ sau nhập.
Báo cáo đối soát
Mỗi đối tượng một dòng: gốc, nhập mới, gộp, bỏ và chênh. Chênh bằng 0 là mọi dòng gốc đều có chỗ đi.
Đọc tiếp
Bốn dòng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Báo cáo đối soát – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Báo cáo đối soát
Sau nhập chính thức · bạn Mai ghi · chị Hạnh duyệt · ví dụ giả định
| Đối tượng | Gốc | Nhập mới | Gộp | Bỏ | Chênh |
|---|---|---|---|---|---|
| Công ty | 96 | 88 | 5 | 3 | 0 |
| Liên hệ | 1.6701 | 1.298 | 312 | 60 | 02 |
| Giao dịch | 96 | 90 | 0 | 6 | 0 |
| Cộng | 1.862 | 1.476 | 317 | 69 | 03 |
- 1Liên hệ có 1.670 dòng gốc, nhiều nhất. Ba tệp liên hệ cộng lại 640, 420 và 610.
- 2Chênh bằng 0 nghĩa là gốc bằng nhập mới cộng gộp cộng bỏ. 1.298 cộng 312 cộng 60 ra 1.670.
- 3Dòng Cộng chênh bằng 0: 1.862 dòng gốc đều có chỗ đi. Chênh khác 0 thì chưa nhập xong.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Dòng bỏ và lý do
69 dòng bỏ chia theo lý do, đối tượng và người quyết. Dòng bỏ giữ trong tệp riêng, không xóa.
Đọc tiếp
Ba lý do.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Dòng bỏ và lý do – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Dòng bỏ và lý do
69 dòng · giữ trong tệp riêng, không xóa · ví dụ giả định
| Lý do | Đối tượng | Số dòng | Người quyết |
|---|---|---|---|
| Thiếu cả số điện thoại và email1 | Liên hệ | 60 | Chị Hạnh |
| Công ty không có tên | Công ty | 32 | Anh Long |
| Không nối được công ty | Giao dịch | 6 | Chị Hạnh3 |
- 1Lý do ghi bằng lời, không ghi chữ “lỗi”. Người đọc sau hiểu vì sao dòng không vào CRM.
- 2Ba công ty không có tên. Công ty không tên thì không có khóa nối, nên anh Long bỏ.
- 3Sáu giao dịch không nối được công ty do chị Hạnh quyết. Giao dịch bỏ nằm trong tệp riêng, không xóa.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bảng của chủ sau nhập
Bốn số của tuần vẫn là 64, 43, 9 và 12. Khách nhập nằm riêng, tìm bằng Lô nhập.
Đọc tiếp
Bốn số.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
crm.nhathom.example/bao-cao/bang-cua-chu
NKhách hàngNhà Thơm (mẫu)Tìm khách hàngN
Khách hàngQuy trình bánViệc cần làmBáo cáoKết nốiCài đặt
Bảng của chủ sau nhập
Tuần 29/09 – 05/10 · sau khi nhập dữ liệu cũ · dữ liệu mẫuBốn số của tuần1
Khách mới64Giao dịch đang mở43Chốt đơn9Bỏ dở12
Dữ liệu đã nhập, tính riêng
Liên hệ có Lô nhập1.2982
Giao dịch cũ ở Chốt đơn90
Nguồn kháchĐể trống3
- 1Bốn số của tuần 29/09 – 05/10 vẫn là 64, 43, 9 và 12. Số khách mới bỏ các bản ghi có Lô nhập.
- 2Khách nhập nằm riêng, tìm bằng Lô nhập. Có 1.298 liên hệ mang nhãn này.
- 3Nguồn khách của khách cũ để trống, nên báo cáo theo nguồn không đếm nhầm họ.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: xuất bản ghi ↗HubSpot: tạo danh sách và phân đoạn (lists, segments) ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước đối soát.
Cộng trước, giải thích dòng bỏ, xem tay, rồi so với báo cáo tuần.
- 01Bạn Mai lấy số dòng gốc từ bảng rà tệp, số nhập mới, gộp, bỏ từ nhật ký.
- 02Bạn Mai cộng từng tệp và từng đối tượng. Chênh khác 0 thì dừng, tìm dòng thiếu.
- 03Anh Long kiểm mỗi dòng bỏ đều có lý do và nằm trong tệp riêng, không bị xóa.
- 04Bạn Mai mở khoảng ba mươi bản ghi, so tay với tệp gốc. Bản lệch thì sửa.
- 05Chị Hạnh mở bảng của chủ, thấy bốn số của tuần không đổi thì ký duyệt đối soát.
Bạn đưa vào
- Bảng rà tệp
- Nhật ký nhập
- Dòng bỏ và lý do
- Bảng của chủ
Đối soátONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Báo cáo đối soát, danh sách dòng bỏ và lý do, chữ ký duyệt của chị Hạnh.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: xuất bản ghi ↗HubSpot: tạo danh sách và phân đoạn (lists, segments) ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để đối soát.
Cần bảng rà tệp, nhật ký nhập và danh sách dòng bỏ.
NGUYÊN TẮC
Số dòng gốc phải bằng nhập mới cộng gộp cộng bỏ. Chênh khác 0 nghĩa là còn dòng chưa biết đi đâu, chưa được bàn giao.
THEO TỆP · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-doi-soat-theo-tepTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tệp | Gốc | Nhập mới | Gộp | Bỏ | Chênh |
| 2 | khach-le-2025 | 640 | 520 | 100 | 20 | 01 |
| 3 | khach-zalo-sale-b | 420 | 290 | 90 | 402 | 0 |
| 4 | form-website-cu | 610 | 488 | 122 | 0 | 0 |
| 5 | khach-doanh-nghiep | 96 | 88 | 5 | 3 | 0 |
| 6 | don-qua-tang-cu | 96 | 90 | 0 | 6 | 0 |
| 7 | Cộng | 1.862 | 1.476 | 317 | 69 | 03 |
Theo tệpTheo đối tượng
- 1Mỗi tệp có chênh bằng 0: dòng gốc bằng nhập mới cộng gộp cộng bỏ.
- 2Tệp Zalo bỏ 40 dòng, đúng số 40 trên phiếu rà tệp. Hai nơi khớp nhau là dấu hiệu đáng tin.
- 3Dòng Cộng: 1.862 gốc, 1.476 nhập mới, 317 gộp, 69 bỏ. Ba cột sau cộng lại bằng cột gốc.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Số dòng gốc
Lấy từ bảng rà tệpChênh
Phải bằng 0Dòng bỏ
Có lý do, không xóaXem tay
Ba mươi bản ghiBộ tài nguyên4 mục
- Báo cáoBáo cáo đối soátGốc, nhập, gộp, bỏ, chênh.
- BỏDanh sách dòng bỏKèm lý do, giữ riêng.
- Xem tayDanh sách bản ghi đã xemMở và so với tệp gốc.
- DuyệtNgười duyệtChị Hạnh ký tên.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: xuất bản ghi Trang trợ giúp về xuất bản ghi. Dùng để xuất danh sách đã nhập và đếm lại, tùy gói và tùy quyền.
- Nguồn
- HubSpot: tạo danh sách và phân đoạn Trang trợ giúp về danh sách. Dùng để xem cách lọc theo thuộc tính như Lô nhập, tùy gói.
- Nguồn
- Nghị định 13/2023 Văn bản về dữ liệu cá nhân. Dữ liệu nhập có tên và số điện thoại khách, đây không phải tư vấn pháp lý.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: xuất bản ghi ↗HubSpot: tạo danh sách và phân đoạn (lists, segments) ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc báo cáo đối soát.
Đếm đối tượng có chênh bằng 0, dòng bỏ có lý do và bản ghi xem tay khớp tệp gốc.
CẦN ĐO
Chênh khác 0 là dữ liệu còn thiếu, chưa được bàn giao.
ĐỌC BẢNG · MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc báo cáo đối soát – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc báo cáo đối soát
Sau nhập chính thức · 1.862 dòng gốc · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Đối tượng có chênh bằng 0 | 3 | 3 | Đủ1 |
| Dòng bỏ có ghi lý do | 69 | 69 | Đủ2 |
| Bản ghi xem tay khớp tệp gốc | 28 | 30 | Còn hai3 |
- 1Ba trên ba đối tượng có chênh bằng 0. Công ty, Liên hệ và Giao dịch đều cân.
- 2Cả 69 dòng bỏ đều có lý do. Hai dòng còn thiếu lý do ở bảng làm sạch đã được ghi nốt.
- 328 trên 30 bản ghi xem tay khớp tệp gốc. Hai bản lệch phải mở ra sửa trước khi bàn giao.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Đối tượng có chênh bằng 0 | Ba trên ba | Dòng gốc biến mất không dấu vết |
| Dòng bỏ có ghi lý do | 69 trên 69 | Không ai giải thích được dòng bỏ |
| Bản ghi xem tay khớp tệp gốc | 28 trên 30, còn hai | Nhập đúng số nhưng sai nội dung |
| Bốn số của tuần giữ nguyên | Bốn trên bốn | Dữ liệu cũ lẫn vào báo cáo tuần |
CÁCH ĐỌC
3 trên 3 đối tượng chênh bằng 0, 69 trên 69 dòng bỏ có lý do, 28 trên 30 bản ghi xem tay khớp tệp gốc.
LƯU Ý
Số mẫu chỉ để tập đọc.
Đọc tiếp
Cách xuất và lọc theo Lô nhập tùy công cụ, xem trang trợ giúp hiện hành.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: tạo danh sách và phân đoạn (lists, segments) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Số nhập không khớp số gốc
Bắt đầu từ từng tệp.
- Cộng từng tệp trước
- Tìm tệp có chênh khác 0
- Đối chiếu dòng gốc với nhật ký
- Nhập dòng thiếu hoặc ghi lý do bỏ
Bản ghi xem tay bị lệch
Bắt đầu từ bản lệch.
- Mở bản ghi trong CRM
- Mở dòng cùng khách trong tệp gốc
- Tìm cột bị lệch
- Sửa bản ghi hoặc sửa ánh xạ
Báo cáo tuần đổi số sau nhập
Bắt đầu từ Lô nhập.
- Mở báo cáo khách mới của tuần
- Loại bản ghi có Lô nhập
- Kiểm giao dịch cũ đã ở Chốt đơn
- So lại với bốn số trước nhập
DẤU HIỆU
Chênh khác 0
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Nhập mới, gộp, bỏ cộng lại ít hơn dòng gốc |
| Nguyên nhân | Có dòng chưa nhập và chưa ghi lý do bỏ |
| Việc cần làm | Tìm dòng thiếu rồi nhập hoặc ghi lý do bỏ |
Dòng gốc nhiều hơn tổng ba cột.
DẤU HIỆU
Khách mới tăng bất thường
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Số khách mới của tuần tăng vọt sau nhập |
| Nguyên nhân | Báo cáo đếm cả khách có Lô nhập |
| Việc cần làm | Loại bản ghi có Lô nhập khỏi bộ lọc khách mới |
Bảng của chủ không còn là 64.
DẤU HIỆU
Nhập đúng số, sai nội dung
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Địa chỉ khách nằm ở cột ghi chú |
| Nguyên nhân | Ánh xạ cột sai |
| Việc cần làm | Sửa ánh xạ và chạy lại lô đó |
Số khớp mà nội dung lệch.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: xuất bản ghi ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: xuất bản ghi ↗
NHỚ NHANH
Sáu phần việc, từ rà tệp cũ đến đối soát sau nhập.
Chọn một ô để quay lại đúng phần nội dung ở trên.
01
NĂM BƯỚC TRIỂN KHAI
ONMATE làm gì, và doanh nghiệp nhận lại được gì.
Mỗi bước kết thúc bằng một thứ xem được. Bấm một bước để xem việc làm và thứ được bàn giao.
01 · Chuẩn bị
02 · Thiết lập
03 · Bàn giao
BƯỚC 01
Mô tả cách bán hiện tại
Khách đến từ đâu, ai nhận, bước nào kế tiếp.
Bàn giaoBản mô tả quy trìnhBƯỚC 02
Chốt cấu hình
Trường, giai đoạn, quyền, quy tắc phân công.
Bàn giaoBảng cấu hìnhBƯỚC 03
Nối kênh và nhập dữ liệu
Form, tin nhắn, cuộc gọi; dữ liệu cũ đã làm sạch.
Bàn giaoKênh đã nối, dữ liệu đã nhậpBƯỚC 04
Chạy thử với khách mẫu
Đi hết một vòng từ lúc để lại thông tin tới lúc chốt.
Bàn giaoBáo cáo chạy thửBƯỚC 05
Bàn giao và đào tạo
Hướng dẫn theo vai trò, người phụ trách CRM, lịch rà soát.
Bàn giaoTài liệu bàn giaoTài liệu tham khảo:Bitrix24: nhập dữ liệu vào CRM (Import to Bitrix24 CRM) ↗HubSpot: xử lý lỗi khi nhập ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
02
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Những câu hay được hỏi trước khi bắt đầu.
Chọn một chủ đề. Câu trả lời nói rõ cả điều làm được lẫn điều không ai bảo đảm được.
ONMATE có xóa tệp gốc không?
Không. ONMATE làm trên bản sao; tệp gốc được giữ nguyên để đối soát và để bạn khôi phục khi cần.
Nhập sai thì có sửa được không?
Thường sửa được nếu phát hiện sớm, nên ONMATE nhập thử một lô nhỏ trước. Với dữ liệu đã nhập hết, cách xóa hay cập nhật hàng loạt phụ thuộc CRM và cần xem tài liệu của nhà cung cấp.
Có chuyển được từ CRM cũ không chỉ từ bảng tính?
Có thể nếu CRM cũ cho xuất dữ liệu. ONMATE xem tệp xuất và làm theo cùng quy trình rà, làm sạch, ánh xạ, nhập thử, đối soát.
Dữ liệu khách có cần xin phép lại không?
Tùy cơ sở bạn đã thu thập dữ liệu. ONMATE nhắc điểm cần xem theo văn bản hiện hành; vấn đề cụ thể cần người có chuyên môn xác nhận.
Bao lâu thì dùng được?
Tham khảo: một đội nhỏ, ít kênh khoảng 2–3 tuần; nhiều kênh, nhiều người dùng khoảng 4–8 tuần; chuyển dữ liệu lớn hoặc nhiều phòng ban có thể hơn. Con số chốt sau khi xem quy trình bán và dữ liệu hiện có của bạn.
Chi phí tính thế nào?
Theo phạm vi: số người dùng, số kênh nối, lượng dữ liệu cần chuyển, mức tùy chỉnh và buổi đào tạo. Phí gói của CRM (Bitrix24, HubSpot…) trả riêng cho nhà cung cấp. ONMATE đề xuất sau khi xem hiện trạng; trang này không nêu giá.
Tài liệu tham khảo:Bitrix24: nhập dữ liệu vào CRM (Import to Bitrix24 CRM) ↗HubSpot: nhập bản ghi cho một đối tượng ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
03
BẮT ĐẦU
Kể điều bạn cần, bắt đầu từ đây.
Chỉ cần họ tên và số điện thoại. Các mục còn lại bỏ trống cũng được.
Yêu cầu đã sẵn sàng
Yêu cầu chưa được gửi. Bạn có thể sao chép nội dung và gửi qua Messenger hoặc kênh liên hệ bên dưới để bắt đầu trao đổi.
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Dịch vụ
- Điều cần trao đổi
- Ngân sách