Liệt kê nguồn dữ liệu
Bốn nguồn được ghi lại: lead, đơn hàng, quảng cáo và Zalo OA. Mỗi nguồn có người phụ trách và cách lấy.
ONMATE / TỰ ĐỘNG HÓA BÁO CÁO
Tự động hóa báo cáo
Giảm công tổng hợp, chủ động theo dõi báo cáo định kỳ.
ONMATE kết nối nguồn dữ liệu, chuẩn hóa mẫu báo cáo và thiết lập lịch gửi cho từng người phụ trách. Việc kiểm tra dữ liệu và cảnh báo lỗi giúp đội ngũ nhận biết báo cáo chưa đầy đủ trước khi sử dụng.
HÀNH TRÌNH BÁO CÁO TỰ ĐỘNG
Báo cáo tự động lấy số từ các nguồn, ghép thành bảng và gửi theo lịch. Người phụ trách nguồn.
Sáu chặng từ nguồn dữ liệu đến người nhận. Chọn một chặng để xem việc ở đó.
Dựng quy trình chạy
Luồng chạy sáng thứ Ba: đọc bốn nguồn, ghép thành bảng tuần, kiểm tra rồi gửi. Mỗi lần chạy để lại một dòng.
Kiểm tra trước khi gửi
Báo cáo qua năm điều kiện trước khi gửi. Thiếu nguồn thì giữ lại và báo CSKH A (mẫu), không gửi số thiếu.
Đặt lịch chạy
Ba lịch: kiểm tra nguồn chiều thứ Hai, gửi sáng thứ Ba, chạy lại nếu bị giữ. Mỗi lịch có người phụ trách.
Dựng mẫu báo cáo
Khung cố định hai phần, chín chỉ số, mỗi số ghi nguồn. Tuần nào cũng chỉ đổi số, không đổi chỗ đặt.
Chọn người nhận
Bốn vai trò, mỗi vai trò nhận phần việc của mình. Có gửi thử trước, danh sách có ngày duyệt.
Sáu chặng quay quanh một điểm. Chọn một chặng để đọc chi tiết.
Báo cáo
SÁU PHẦN VIỆCChọn một phần việc để xem
Chọn một phần việc để xem
toàn bộ cách làm.
Mỗi phần việc có màn hình làm việc, đầu vào và cách đo riêng.
Chạm vào một thẻ để đổi nội dung bên dưới.
Đang xemNguồn dữ liệu báo cáoNội dung của thẻ Nguồn dữ liệu báo cáoChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Nguồn dữ liệu trông thế nào.
Ba màn hình: danh sách nguồn, đoạn mã đọc nguồn và phiếu nguồn dữ liệu.
Bốn nguồn, số dòng, giờ đọc
Mỗi dòng là một nguồn: số dòng đọc được, giờ đọc và trạng thái. Nguồn nào chưa đọc được sẽ hiện rõ, không bị bỏ qua.
Đọc tiếp
Một nguồn, một dòng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
luong.nhathom.example/bao-cao-tuan/nguon
✦Công cụ luồng tự độngNhà Thơm (mẫu)Tìm luồngC
LuồngLần chạyKết nốiCài đặt
Nguồn dữ liệu
Báo cáo tuần Nhà Thơm (mẫu) · tuần 29/09 – 05/10| Nguồn | Số dòng | Đọc lúc | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| Lead từ CRM1 | 64 | Thứ Ba 08:00 | Đã đọc |
| Đơn hàng | 512 | Thứ Ba 08:00 | Đã đọc |
| Quảng cáo (bản xuất) | 4 | Thứ Ba 08:01 | Đã đọc |
| Zalo OA | 86 | Thứ Ba 08:013 | Đã đọc |
- 1Bốn nguồn, mỗi nguồn một dòng. Tên nguồn trùng tên trong bảng báo cáo, để người đọc biết số từ đâu.
- 2Số dòng đọc được: năm mươi mốt đơn hàng. Báo cáo dùng đúng số này để đối chiếu, không tự đoán.
- 3Giờ đọc ghi riêng từng nguồn. Zalo OA đọc lúc 08:01, nên người xem biết số lấy từ thời điểm nào.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Hàm đọc một nguồn
Một hàm Apps Script mở bảng tính chứa lead, đọc các dòng rồi ghi số dòng vào nhật ký. Mã chỉ là ví dụ.
Đọc tiếp
Mở, đọc, ghi nhật ký.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
script.google.com/home/projects/1AbC…/edit
Code.gs · hàm docNguon · ví dụ giả định
function docNguon() { const bang = SpreadsheetApp.openById(ID_BANG_LEAD);1 const dong = bang.getSheetByName("Lead").getDataRange().getValues(); Logger.log("Lead: " + (dong.length - 1) + " dòng");2 return dong;3}
- 1ID_BANG_LEAD là mã của tệp bảng tính chứa lead, không phải khóa truy cập. Khóa không bao giờ viết vào mã.
- 2Mỗi lần đọc ghi một dòng nhật ký: nguồn nào, được bao nhiêu dòng. Dòng tiêu đề được trừ ra.
- 3Hàm trả dữ liệu về cho bước ghép bảng. Mã trên chỉ là ví dụ; tài liệu Apps Script nói rõ cách dùng.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Phiếu nguồn dữ liệu
Phiếu ghi mỗi nguồn do ai giữ, ghi gì mỗi lần đọc và việc cần làm khi thiếu nguồn. Chủ shop (mẫu) viết.
Đọc tiếp
Ba mục, một người viết.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Phiếu nguồn dữ liệu – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Phiếu nguồn dữ liệu
Báo cáo tuần · Chủ shop (mẫu) viết · ví dụ giả định
Mỗi nguồn một người phụ trách1
CRM do Sale A (mẫu) giữ, đơn hàng do Chủ shop (mẫu), quảng cáo do Marketing A (mẫu), Zalo OA do CSKH A (mẫu).
Ghi giờ đọc và số dòng2
Mỗi lần chạy ghi nguồn nào được đọc lúc nào và được bao nhiêu dòng. Khóa truy cập thì không ghi.
Thiếu nguồn thì dừng3
Thiếu một trong bốn nguồn thì báo cáo không gửi, và người phụ trách nguồn đó nhận thư báo.
- 1Bốn nguồn, bốn người giữ. Khi dữ liệu thiếu, biết ngay hỏi ai.
- 2Mỗi lần chạy ghi nguồn, giờ đọc và số dòng. Khóa truy cập thì không ghi vào nhật ký.
- 3Thiếu một nguồn thì báo cáo không gửi. Người giữ nguồn nhận thư báo để sửa rồi chạy lại.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: làm việc với Google Sheets ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước lập danh sách nguồn.
Bắt đầu từ câu hỏi: con số này lấy từ đâu.
- 01Chủ shop (mẫu) liệt kê các con số cần: lead, đơn hàng, hội thoại Zalo, chiến dịch.
- 02Với mỗi con số, ghi hệ thống nào đang giữ nó và ai là người phụ trách.
- 03Ghi cách lấy dữ liệu: xuất tay, bảng tính chia sẻ hay kết nối bằng mã.
- 04Thử đọc từng nguồn một lần bằng tay và ghi số dòng nhận được.
- 05Chủ shop (mẫu) duyệt phiếu nguồn dữ liệu. Thêm nguồn mới thì cập nhật phiếu và ghi ngày.
Bạn đưa vào
- Con số cần
- Người phụ trách
- Cách lấy
- Giờ đọc
Nguồn dữ liệuONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Một phiếu nguồn dữ liệunguồn nàoai giữcách lấy và giờ đọc
Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: đọc và ghi giá trị ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho nguồn dữ liệu.
Cần danh sách con số, tên người phụ trách và quyền đọc từng nguồn.
NGUYÊN TẮC
Mỗi nguồn có một người phụ trách và một cách lấy ghi lại. Chỉ đọc những gì báo cáo cần, và không ghi khóa truy cập vào bảng.
BẢNG NGUỒN
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-nguon-bao-caoTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Loại nguồn | Số nguồn | Có người giữ | Cách lấy ghi lại |
| 2 | Hệ thống bán hàng | 21 | 2 | 2 |
| 3 | Quảng cáo | 1 | 1 | 1 |
| 4 | Hội thoại Zalo | 1 | 1 | 02 |
| 5 | Cộng | 4 | 43 | 3 |
Theo loạiGhi chú
- 1Hai nguồn thuộc hệ thống bán hàng: CRM và đơn hàng. Cả hai đều có người giữ và cách lấy ghi lại.
- 2Hội thoại Zalo có người giữ, nhưng cách lấy chưa ghi lại. Việc xuất bản ghi còn làm tay.
- 3Cộng bốn nguồn, bốn nguồn đều có người giữ. Còn một nguồn cần ghi lại cách lấy.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Người phụ trách
Mỗi nguồn một ngườiCách lấy
Ghi lại từng bướcGiờ đọc
Ghi mỗi lần chạyQuyền đọc
Chỉ phần cần dùngBộ tài nguyên4 mục
- GốcDanh sách nguồnChủ shop (mẫu) liệt kê.
- BảngBảng nguồn báo cáoLoại, số nguồn, người phụ trách, cách lấy.
- Quy ướcGiờ đọcGhi mỗi lần chạy.
- DuyệtPhiếu nguồn dữ liệuChủ shop (mẫu) duyệt.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Apps Script: Google Sheets Trang hướng dẫn làm việc với Google Sheets bằng Apps Script. Đọc để biết cách mở bảng tính, đọc và ghi ô.
- Nguồn
- Sheets API: đọc, ghi giá trị Trang về đọc và ghi giá trị ô bằng Sheets API. Đọc để biết cách chỉ định vùng ô cần lấy.
- Nguồn
- Sheets API: khái niệm Trang khái niệm của Sheets API. Đọc để biết bảng tính, trang tính và ô được mô tả thế nào.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: làm việc với Google Sheets ↗Google Sheets API: đọc và ghi giá trị ↗Google Sheets API: khái niệm ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc nguồn dữ liệu.
Đếm nguồn có người phụ trách, nguồn có cách lấy ghi lại và nguồn có ghi giờ đọc.
CẦN ĐO
Đủ điều kiện chỉ nói nguồn được ghi chép, không nói số liệu đúng.
ĐỌC NGUỒN
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc nguồn dữ liệu – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc nguồn dữ liệu
Tuần 29/09 – 05/10 · số nguồn đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số nguồn | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Nguồn có người phụ trách | 4 | 4 | Đủ1 |
| Nguồn có cách lấy ghi lại | 3 | 4 | Còn một2 |
| Nguồn có ghi giờ đọc | 4 | 4 | Đủ3 |
- 1Cả bốn nguồn đều có người giữ, nên thiếu dữ liệu thì biết ngay hỏi ai.
- 2Ba trên bốn nguồn có cách lấy ghi lại. Zalo OA còn xuất tay, nên cần ghi lại cách lấy.
- 3Cả bốn nguồn đều ghi giờ đọc. Đủ điều kiện chỉ nói nguồn được ghi chép, không nói số liệu đúng.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Nguồn có người phụ trách | Mỗi nguồn một người phụ trách | Nguồn không ai nhận |
| Cách lấy ghi lại | Ai cũng làm lại được | Chỉ một người biết |
| Giờ đọc | Ghi mỗi lần chạy | Không biết số lấy lúc nào |
| Nguồn thiếu | Báo người phụ trách nguồn | Báo cáo vẫn gửi thiếu |
CÁCH ĐỌC
Cả bốn nguồn có người phụ trách và ghi giờ đọc.
Đọc tiếp
Ba trên bốn nguồn có cách lấy ghi lại; Zalo OA còn xuất tay.
LƯU Ý
Bảng chỉ đếm việc ghi chép nguồn, không đo số liệu trong nguồn có đúng, đủ hay mới.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: làm việc với Google Sheets ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Số liệu nằm ở nhiều nơi
Bắt đầu từ danh sách con số cần.
- Liệt kê con số báo cáo cần
- Tìm nơi đang giữ từng số
- Ghi người phụ trách mỗi nơi
- Bỏ nguồn không dùng đến
Nguồn chỉ xuất được bằng tay
Bắt đầu từ việc ghi lại các bước xuất.
- Ghi từng bước xuất bản ghi
- Đặt tên và chỗ lưu cố định
- Hỏi nơi đó có cách xuất tự động không
- Giữ bước tay đến khi có cách khác
Hai nguồn cho hai số khác nhau
Bắt đầu từ việc chọn nguồn chuẩn.
- Ghi hai số và hai nguồn
- Hỏi người phụ trách nguồn vì sao khác
- Chọn một nguồn làm chuẩn
- Ghi lựa chọn vào phiếu nguồn
DẤU HIỆU
Báo cáo thiếu số Zalo
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Báo cáo hiện số hội thoại Zalo bằng không |
| Nguyên nhân | Bản xuất Zalo OA chưa được đưa vào bảng |
| Việc cần làm | Xuất bản ghi, đặt vào bảng rồi chạy lại |
Dòng hội thoại Zalo bị trống.
DẤU HIỆU
Số lead khác giữa hai nơi
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | CRM và bảng báo cáo ra hai số lead |
| Nguyên nhân | Hai nơi đọc hai kỳ khác nhau |
| Việc cần làm | Đặt cùng kỳ rồi đọc lại hai nơi |
CRM và bảng tính không khớp.
DẤU HIỆU
Không rõ số lấy từ đâu
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Có người hỏi con số này lấy từ đâu |
| Nguyên nhân | Phiếu nguồn chưa ghi nguồn của số |
| Việc cần làm | Ghi nguồn và người phụ trách vào phiếu |
Người đọc hỏi mà không ai trả lời.
Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: làm việc với Google Sheets ↗
Nội dung của thẻ Quy trình chạy báo cáoChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Quy trình trông thế nào.
Ba màn hình: sơ đồ luồng, một lần chạy và phiếu quy trình báo cáo.
Từ hẹn giờ đến gửi
Các bước nối nhau từ trên xuống: hẹn giờ, đọc bốn nguồn, ghép bảng, kiểm tra, rồi gửi hoặc giữ lại.
Đọc tiếp
Một chỗ rẽ ở bước kiểm tra.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
luong.nhathom.example/bao-cao-tuan
Báo cáo tuần Nhà Thơm (mẫu)Công cụ tự động hóa (mẫu)Bản thử
Thứ Ba 08:00 hằng tuầnHẹn giờ
1Đọc bốn nguồnCRM, đơn hàng, quảng cáo, Zalo OA
Ghép thành bảng tuầnChín chỉ số
2Đủ điều kiện gửi?
3Có
Gửi báo cáoBốn người nhận
Không
Giữ lại, báo ngườiGhi lý do
- 1Hẹn giờ là điểm bắt đầu: thứ Ba hằng tuần lúc 08:00. Không ai phải nhớ bấm chạy.
- 2Bốn nguồn được ghép thành một bảng tuần với chín chỉ số, theo đúng mẫu đã duyệt.
- 3Chỗ rẽ là bước kiểm tra. Đủ điều kiện thì gửi, không đủ thì giữ lại và báo người.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Lần chạy ngày 06/10
Mỗi bước có dấu cho biết đã xong hay chưa, kèm một dòng ghi chú. Mở lần chạy là biết báo cáo dừng ở đâu.
Đọc tiếp
Một lần chạy, một bản ghi.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
luong.nhathom.example/bao-cao-tuan/lan-chay/06-10
✦Công cụ luồng tự độngNhà Thơm (mẫu)Tìm luồngC
LuồngLần chạyKết nốiCài đặt
Lần chạy 06/10 08:00
Báo cáo tuần Nhà Thơm (mẫu) · tuần 29/09 – 05/10Từng bước
- Hẹn giờ thứ Ba108:00 · bắt đầu
- Đọc bốn nguồn4 trên 4 đã đọc
- Ghép bảng tuần2Chín chỉ số đã điền
- Kiểm tra trước khi gửiNăm quy tắc đều đạt
- Gửi báo cáo3Bốn người nhận
- 1Mỗi lần chạy là một bản ghi riêng, có giờ bắt đầu. Lần này bắt đầu lúc 08:00 ngày 06/10.
- 2Bước ghép điền chín chỉ số của tuần 29/09 – 05/10, mỗi chỉ số lấy từ một nguồn đã đọc.
- 3Bước cuối gửi cho bốn người nhận. Dấu xanh ở mỗi bước cho thấy bước đó đã chạy xong.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Phiếu quy trình báo cáo
Phiếu nói bước nào làm gì, bước nào dừng được và ai chạy lại. Chủ shop (mẫu) giữ phiếu.
Đọc tiếp
Ba mục, một người phụ trách.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Phiếu quy trình báo cáo – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Phiếu quy trình báo cáo
Báo cáo tuần · Chủ shop (mẫu) giữ · ví dụ giả định
Mỗi bước một việc1
Hẹn giờ, đọc, ghép, kiểm tra, gửi. Bước nào lỗi thì dừng ở bước đó, không chạy tiếp.
Bước nào được dừng2
Đọc nguồn, ghép, kiểm tra và gửi đều được dừng. Bước hẹn giờ chỉ bật hoặc tắt.
Người chạy lại3
Chủ shop (mẫu) chạy lại sau khi nguồn được sửa. Chạy lại ghi thêm một lần chạy, không xóa lần cũ.
- 1Năm việc nối nhau, mỗi bước một việc. Bước nào lỗi thì dừng, không chạy tiếp.
- 2Chỉ bước hẹn giờ không dừng được, vì nó chỉ bật hoặc tắt. Bảy bước còn lại dừng được khi lỗi.
- 3Chủ shop (mẫu) chạy lại sau khi nguồn được sửa. Lần chạy cũ vẫn còn trong nhật ký.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:n8n: node Schedule Trigger ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước vẽ quy trình.
Bắt đầu từ việc ai đang làm gì mỗi tuần.
- 01Chủ shop (mẫu) kể lại cách báo cáo tuần được làm bằng tay, từng thao tác một.
- 02Gom thao tác thành bốn nhóm: đọc nguồn, ghép bảng, kiểm tra, gửi.
- 03Đặt hẹn giờ làm bước đầu, rồi nối các nhóm theo thứ tự đã kể.
- 04Thêm chỗ rẽ sau bước kiểm tra: đủ điều kiện thì gửi, không thì giữ lại.
- 05Chạy thử một lần với dữ liệu mẫu, đọc từng bước trong lần chạy rồi mới bật.
Bạn đưa vào
- Cách làm tay
- Các nhóm bước
- Hẹn giờ
- Chỗ rẽ
Quy trìnhONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Một sơ đồ luồng đã chạy thử, có hẹn giờ, chỗ rẽ và phiếu quy trình.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho quy trình.
Cần cách làm tay hiện tại, danh sách bước và tên người phụ trách luồng.
NGUYÊN TẮC
Mỗi bước một việc, bước nào lỗi thì dừng ở bước đó. Luồng nào cũng có người phụ trách và nhật ký từng lần chạy.
BẢNG BƯỚC
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-quy-trinh-bao-caoTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nhóm bước | Số bước | Dừng được khi lỗi | Có nhật ký |
| 2 | Hẹn giờ, đọc nguồn | 51 | 42 | 5 |
| 3 | Ghép bảng, kiểm tra | 2 | 2 | 2 |
| 4 | Gửi | 1 | 1 | 1 |
| 5 | Cộng | 8 | 73 | 8 |
Theo nhómGhi chú
- 1Nhóm đầu có năm bước: hẹn giờ và bốn lần đọc nguồn.
- 2Bốn trong năm bước nhóm này dừng được khi lỗi. Bước hẹn giờ chỉ bật hoặc tắt.
- 3Cộng tám bước, bảy bước dừng được khi lỗi. Cả tám bước đều có nhật ký.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Một bước
Một việc duy nhấtDừng khi lỗi
Không chạy tiếpNhật ký
Mỗi bước một dòngNgười phụ trách
Có tên, có thư báoBộ tài nguyên4 mục
- GốcCách làm tayChủ shop (mẫu) kể lại.
- BảngBảng quy trìnhNhóm bước, dừng được, nhật ký.
- Quy ướcDừng khi lỗiBước nào lỗi thì dừng.
- DuyệtPhiếu quy trìnhChủ shop (mẫu) duyệt.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Apps Script Trang chủ tài liệu Google Apps Script. Đọc để biết Apps Script là gì và viết mã nối các dịch vụ của Google ra sao.
- Nguồn
- n8n: Schedule Trigger Trang về node Schedule Trigger của n8n. Đọc để biết một luồng được hẹn chạy theo giờ, ngày hoặc tuần thế nào.
- Nguồn
- Power Automate Trang tài liệu của Power Automate. Đọc để xem công cụ này mô tả luồng tự động có hẹn giờ ra sao.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script ↗n8n: node Schedule Trigger ↗Microsoft Power Automate: tài liệu ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc quy trình báo cáo.
Đếm bước có người phụ trách, bước có nhật ký và bước dừng được khi lỗi.
CẦN ĐO
Đủ điều kiện chỉ nói quy trình có ghi chép, không nói báo cáo đúng.
ĐỌC QUY TRÌNH
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc quy trình báo cáo – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc quy trình báo cáo
Tuần 29/09 – 05/10 · số bước đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số bước | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Bước có người phụ trách | 8 | 8 | Đủ1 |
| Bước có ghi nhật ký | 8 | 8 | Đủ2 |
| Bước dừng được khi lỗi | 7 | 8 | Còn một3 |
- 1Cả tám bước đều có người giữ, nên lỗi ở bước nào cũng có người nhận thư báo.
- 2Cả tám bước đều ghi nhật ký. Đủ điều kiện chỉ nói bước có ghi, không nói kết quả đúng.
- 3Bảy trên tám bước dừng được khi lỗi. Bước hẹn giờ chỉ bật hoặc tắt.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Bước có người phụ trách | Mỗi bước có tên người | Bước không ai nhận |
| Bước có nhật ký | Ghi mỗi lần chạy | Chạy mà không dấu vết |
| Bước dừng được | Lỗi thì dừng ở đó | Lỗi vẫn chạy tiếp |
| Chạy lại | Ghi thêm lần chạy | Xóa lần chạy cũ |
CÁCH ĐỌC
Cả tám bước có người phụ trách và có nhật ký.
Đọc tiếp
Bảy trên tám bước dừng được khi lỗi; bước hẹn giờ chỉ bật hoặc tắt.
LƯU Ý
Bảng chỉ đếm việc ghi chép của luồng, không đo báo cáo có đúng, đủ hay hữu ích.
Tài liệu tham khảo:n8n: xử lý lỗi ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Báo cáo làm bằng nhiều thao tác tay
Bắt đầu từ việc kể lại từng thao tác.
- Kể thao tác theo thứ tự
- Gom thành nhóm bước
- Chọn bước máy làm được
- Giữ bước cần người xem
Luồng chạy xong mà không ai biết
Bắt đầu từ nhật ký lần chạy.
- Ghi mỗi lần chạy một dòng
- Ghi bước dừng nếu có
- Gửi thư báo khi bước lỗi
- Xem nhật ký mỗi tuần
Có bước chỉ người mới làm được
Bắt đầu từ việc đánh dấu bước tay.
- Đánh dấu bước cần người
- Ghi ai làm và lúc nào
- Cho luồng chờ đến khi xong
- Ghi lại khi bước tay xong
DẤU HIỆU
Luồng chạy nhưng báo cáo không đi
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Lần chạy hiện hoàn tất nhưng không ai nhận thư |
| Nguyên nhân | Nhánh gửi chưa nối với bước kiểm tra |
| Việc cần làm | Nối nhánh gửi rồi chạy thử với dữ liệu mẫu |
Lần chạy hiện xong mà không có thư.
DẤU HIỆU
Một bước lỗi nhưng luồng vẫn chạy
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Báo cáo gửi đi dù một nguồn đã lỗi |
| Nguyên nhân | Bước đọc chưa đặt dừng khi lỗi |
| Việc cần làm | Đặt dừng khi lỗi cho bước đọc nguồn |
Các bước sau chạy trên dữ liệu thiếu.
DẤU HIỆU
Chạy lại làm báo cáo gửi hai lần
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Người nhận có hai thư cùng một tuần |
| Nguyên nhân | Chạy lại không kiểm tra thư đã gửi chưa |
| Việc cần làm | Ghi mã tuần đã gửi và kiểm tra trước khi gửi |
Người nhận có hai thư giống nhau.
Tài liệu tham khảo:n8n: xử lý lỗi ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script ↗
Nội dung của thẻ Kiểm tra trước khi gửiChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Kiểm tra trông thế nào.
Ba màn hình: các quy tắc, một lần chạy bị giữ lại và phiếu kiểm tra.
Năm quy tắc kiểm tra
Mỗi dòng là một quy tắc kèm việc làm khi không đạt. Nguồn thiếu thì báo người phụ trách nguồn, số lệch thì báo Chủ shop (mẫu).
Đọc tiếp
Một quy tắc, một việc làm.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
luong.nhathom.example/bao-cao-tuan/kiem-tra
✦Công cụ luồng tự độngNhà Thơm (mẫu)Tìm luồngC
LuồngLần chạyKết nốiCài đặt
Quy tắc kiểm tra
Báo cáo tuần Nhà Thơm (mẫu) · năm quy tắc| Quy tắc | Khi không đạt |
|---|---|
| Đủ bốn nguồn1 | Giữ lại, báo người phụ trách nguồn |
| Mỗi nguồn có dòng | Giữ lại, báo người phụ trách nguồn |
| Lead theo nguồn cộng đủ tổng2 | Giữ lại, báo Chủ shop (mẫu) |
| Phễu cộng đủ số lead | Giữ lại, báo Chủ shop (mẫu) |
| Kỳ báo cáo đúng tuần | Giữ lại, báo Chủ shop (mẫu)3 |
- 1Quy tắc đầu hỏi: đủ cả bốn nguồn chưa. Thiếu thì giữ lại và báo người giữ nguồn.
- 2Lead theo nguồn cộng lại phải bằng tổng lead. Ba mươi sáu, mười lăm và mười ba cộng lại là sáu mươi bốn.
- 3Kỳ báo cáo phải đúng tuần. Kỳ sai thì giữ lại và báo Chủ shop (mẫu) xem lại.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Lần chạy ngày 22/09
Tuần đó thiếu bản xuất Zalo OA. Bước kiểm tra không đạt, báo cáo không gửi và CSKH A (mẫu) nhận thư báo.
Đọc tiếp
Một lần giữ, một thư báo.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
luong.nhathom.example/bao-cao-tuan/lan-chay/22-09
✦Công cụ luồng tự độngNhà Thơm (mẫu)Tìm luồngC
LuồngLần chạyKết nốiCài đặt
Lần chạy 22/09 08:00
Báo cáo tuần Nhà Thơm (mẫu) · bị giữ lạiTừng bước
- Hẹn giờ thứ Ba08:00 · bắt đầu
- Đọc bốn nguồn1Thiếu Zalo OA · 3 trên 4
- Kiểm tra: đủ bốn nguồn2Không đạt · giữ lại
- Báo người phụ trách nguồn3CSKH A (mẫu) nhận thư báo
- Gửi báo cáoChưa gửi · chờ chạy lại
- 1Tuần 15/09 – 21/09, bước đọc chỉ được ba trên bốn nguồn. Zalo OA thiếu bản xuất.
- 2Quy tắc đủ bốn nguồn không đạt, nên báo cáo bị giữ lại, không gửi dữ liệu thiếu.
- 3CSKH A (mẫu) nhận thư báo, xuất bản ghi Zalo rồi chạy lại. Báo cáo chỉ gửi sau khi đủ nguồn.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Phiếu kiểm tra báo cáo
Phiếu viết năm quy tắc, việc làm khi không đạt và một lưu ý: đạt kiểm tra chưa có nghĩa là số đúng.
Đọc tiếp
Ba mục, một lưu ý.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Phiếu kiểm tra báo cáo – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Phiếu kiểm tra báo cáo
Báo cáo tuần · Chủ shop (mẫu) viết · ví dụ giả định
Năm quy tắc1
Đủ nguồn, có dòng, lead cộng đủ, phễu cộng đủ, đúng kỳ. Mỗi quy tắc là một câu hỏi trả lời có hoặc không.
Không đạt thì giữ lại2
Báo cáo không gửi. Người phụ trách nguồn nhận thư báo, kèm tên quy tắc và nguồn đang thiếu.
Đạt không có nghĩa là đúng3
Đạt kiểm tra chỉ nói các số khớp nhau, không nói số đúng với thực tế. Người đọc vẫn xem lại.
- 1Năm quy tắc, mỗi quy tắc một câu hỏi có hoặc không. Dễ thử, dễ giải thích.
- 2Không đạt thì báo cáo không gửi. Thư báo nói rõ quy tắc nào và nguồn nào còn thiếu.
- 3Đạt kiểm tra chỉ nói số khớp nhau. Số có đúng với thực tế hay không vẫn do người đọc xem lại.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:n8n: xử lý lỗi ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước lập quy tắc kiểm tra.
Bắt đầu từ lần báo cáo từng sai hoặc thiếu.
- 01Chủ shop (mẫu) nhớ lại những lần báo cáo gửi đi mà thiếu hoặc lệch số.
- 02Với mỗi lần, viết một câu hỏi có hoặc không mà máy kiểm tra được.
- 03Với mỗi câu, ghi việc làm khi không đạt và người nhận thư báo.
- 04Thử từng quy tắc bằng một bản dữ liệu lỗi, xem báo cáo có bị giữ lại không.
- 05Chủ shop (mẫu) duyệt năm quy tắc. Thêm hay bớt quy tắc thì ghi ngày.
Bạn đưa vào
- Lần từng lệch
- Câu hỏi có/không
- Thư báo
- Bản dữ liệu lỗi
Kiểm traONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Năm quy tắc đã thử bằng bản lỗi, mỗi quy tắc có việc làm khi không đạt.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: làm việc với Google Sheets ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để kiểm tra.
Cần danh sách lần từng lệch, vài bản dữ liệu lỗi và người nhận thư báo.
NGUYÊN TẮC
Quy tắc là câu hỏi có hoặc không. Đạt chỉ nói các số khớp nhau, không nói số đúng, nên người đọc vẫn xem lại.
BẢNG QUY TẮC
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-kiem-tra-bao-caoTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nhóm kiểm tra | Số quy tắc | Đã thử bằng bản lỗi | Có người nhận thư |
| 2 | Đủ nguồn | 21 | 2 | 2 |
| 3 | Số khớp nhau | 2 | 12 | 2 |
| 4 | Đúng kỳ | 1 | 1 | 1 |
| 5 | Cộng | 5 | 43 | 5 |
Theo nhómGhi chú
- 1Hai quy tắc về nguồn: đủ bốn nguồn và mỗi nguồn có dòng.
- 2Nhóm số khớp nhau có hai quy tắc, mới thử một quy tắc bằng bản lỗi. Quy tắc còn lại cần thêm bản lỗi.
- 3Cộng năm quy tắc, bốn quy tắc đã thử bằng bản lỗi. Cả năm đều có người nhận thư báo.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Có hoặc không
Mỗi quy tắc một câu hỏiThư báo
Có người nhậnGiữ lại
Không gửi số thiếuThử bản lỗi
Mỗi quy tắc một lầnBộ tài nguyên4 mục
- GốcLần từng lệchChủ shop (mẫu) nhớ lại.
- BảngBảng quy tắcNhóm, số quy tắc, đã thử.
- Quy ướcGiữ lạiKhông đạt thì không gửi.
- DuyệtPhiếu kiểm traChủ shop (mẫu) duyệt.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Apps Script: Google Sheets Trang hướng dẫn làm việc với Google Sheets bằng Apps Script. Đọc để biết cách đọc ô rồi so sánh trong mã.
- Nguồn
- n8n: xử lý lỗi Trang xử lý lỗi của n8n. Đọc để biết cách đặt luồng báo khi một lần chạy thất bại.
- Nguồn
- Sheets API: đọc, ghi giá trị Trang về đọc và ghi giá trị ô bằng Sheets API. Đọc để biết cách lấy giá trị ô về để kiểm tra.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: làm việc với Google Sheets ↗n8n: xử lý lỗi ↗Google Sheets API: đọc và ghi giá trị ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc kiểm tra báo cáo.
Đếm quy tắc đã thử bằng bản lỗi, lần chạy có ghi kết quả và lần giữ lại có báo người.
CẦN ĐO
Đủ điều kiện chỉ nói quy trình chạy đủ bước, không nói số đúng.
ĐỌC KIỂM TRA
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc kiểm tra báo cáo – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc kiểm tra báo cáo
Bốn tuần 08/09 – 05/10 · số mục đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số mục | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Quy tắc đã thử bằng bản lỗi | 4 | 5 | Còn một1 |
| Lần chạy có ghi kết quả kiểm tra | 4 | 4 | Đủ2 |
| Lần giữ lại đã báo người phụ trách nguồn | 1 | 1 | Đủ3 |
- 1Bốn trên năm quy tắc đã thử bằng bản lỗi. Còn một quy tắc chưa biết có chặn đúng không.
- 2Cả bốn lần chạy đều ghi kết quả kiểm tra, kể cả lần bị giữ lại.
- 3Một lần giữ lại đã báo đúng người giữ nguồn. Đủ điều kiện chỉ nói quy trình chạy đủ bước, không nói số đúng.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Quy tắc đã thử | Có bản lỗi cho mỗi quy tắc | Quy tắc chưa từng thử |
| Kết quả mỗi lần | Đạt hoặc giữ lại, có ghi | Không ghi kết quả |
| Lần giữ lại | Báo đúng người phụ trách nguồn | Giữ mà không báo ai |
| Thư báo | Nêu quy tắc và nguồn | Chỉ nói có lỗi |
CÁCH ĐỌC
Bốn trên năm quy tắc đã thử bằng bản lỗi.
Đọc tiếp
Cả bốn lần chạy ghi kết quả, và một lần giữ lại đã báo đúng người.
LƯU Ý
Bảng chỉ đếm việc thử và ghi chép, không đo báo cáo gửi đi có đúng với thực tế.
Tài liệu tham khảo:n8n: xử lý lỗi ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Báo cáo từng gửi đi với số thiếu
Bắt đầu từ quy tắc đủ nguồn.
- Liệt kê nguồn bắt buộc
- Viết quy tắc đủ nguồn
- Viết quy tắc mỗi nguồn có dòng
- Thử bằng bản thiếu một nguồn
Hai con số phải khớp mà lại lệch
Bắt đầu từ quy tắc cộng lại.
- Chọn hai con số phải khớp
- Viết phép so sánh
- Ghi mức lệch được chấp nhận
- Thử bằng một bản lệch
Người đọc không biết vì sao thư không đến
Bắt đầu từ thư báo khi giữ lại.
- Viết thư báo ngắn
- Nêu quy tắc và nguồn thiếu
- Gửi cho người phụ trách nguồn
- Ghi việc đã báo vào nhật ký
DẤU HIỆU
Báo cáo vẫn gửi dù thiếu nguồn
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Báo cáo gửi đi với dòng Zalo bằng không |
| Nguyên nhân | Quy tắc đủ nguồn chưa đếm nguồn trống |
| Việc cần làm | Sửa quy tắc để nguồn trống bị giữ lại |
Một nguồn trống mà báo cáo đã đi.
DẤU HIỆU
Báo cáo bị giữ mà không ai biết
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Thứ Ba không có báo cáo, không có thư báo |
| Nguyên nhân | Thư báo chưa gắn với người phụ trách nguồn |
| Việc cần làm | Gắn người nhận thư báo cho mỗi quy tắc |
Báo cáo không đến, thư báo cũng không.
DẤU HIỆU
Quy tắc chặn nhầm báo cáo đúng
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Báo cáo bị giữ dù hai số đã khớp |
| Nguyên nhân | Phép so sánh dùng hai kỳ khác nhau |
| Việc cần làm | Đặt cùng kỳ cho hai bên rồi thử lại |
Báo cáo bị giữ dù số khớp.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: MailApp ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:n8n: xử lý lỗi ↗
Nội dung của thẻ Lịch chạy báo cáoChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Lịch chạy trông thế nào.
Ba màn hình: danh sách trình kích hoạt, cài đặt lịch và phiếu lịch chạy.
Ba lịch, ba hàm
Mỗi dòng là một lịch: hàm nào chạy, theo sự kiện gì và vào khung giờ nào. Có lịch kiểm tra nguồn, lịch gửi và lịch chạy lại.
Đọc tiếp
Một lịch, một hàm.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
script.google.com/home/projects/1AbC…/triggers
Trình kích hoạt · ví dụ giả định
| Hàm | Sự kiện | Thời gian |
|---|---|---|
| kiemTraNguon | Theo thời gian | Thứ Hai, 17:00 – 18:001 |
| guiBaoCaoTuan2 | Theo thời gian | Thứ Ba, 08:00 – 09:00 |
| chayLaiNeuGiu | Theo thời gian | Thứ Ba, 10:00 – 11:003 |
- 1Chiều thứ Hai kiểm tra nguồn trước, để còn thời gian sửa nếu thiếu.
- 2Hàm gửi báo cáo chạy trong khung thứ Ba, 08:00 – 09:00. Giờ chạy chính xác trong khung do công cụ chọn.
- 3Hàm chạy lại chỉ có việc khi báo cáo đang bị giữ. Nếu không, nó không làm gì.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Ngày, giờ, múi giờ
Màn cài đặt ghi ngày chạy, giờ chạy, múi giờ và cách xử lý ngày nghỉ. Chủ shop (mẫu) giữ lịch và sửa được.
Đọc tiếp
Bốn thông số, một người phụ trách.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
luong.nhathom.example/bao-cao-tuan/lich
✦Công cụ luồng tự độngNhà Thơm (mẫu)Tìm luồngC
LuồngLần chạyKết nốiCài đặt
Lịch chạy
Báo cáo tuần Nhà Thơm (mẫu)Lịch hằng tuần
Ngày chạyThứ Ba1
Giờ chạy08:00
Múi giờGiờ Việt Nam (GMT+7)
Khi ngày chạy là ngày nghỉ
Chạy vàoNgày làm việc kế tiếp2
Người phụ trách lịch
Chủ shop (mẫu)Sửa lịch, xem lần chạy3
- 1Báo cáo chạy vào thứ Ba. Ngày này đặt sau khi dữ liệu tuần đã khép.
- 2Ngày chạy trùng ngày nghỉ thì chạy vào ngày làm việc kế tiếp, để báo cáo không bị bỏ lỡ.
- 3Chủ shop (mẫu) giữ lịch: sửa giờ, xem lần chạy và ghi ngày sửa.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Phiếu lịch chạy
Phiếu nói vì sao chọn thứ Ba 08:00, vì sao có lần kiểm tra chiều thứ Hai và ngày nghỉ thì làm thế nào.
Đọc tiếp
Ba mục, một người phụ trách.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Phiếu lịch chạy – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Phiếu lịch chạy
Báo cáo tuần · Chủ shop (mẫu) giữ · ví dụ giả định
Ngày giờ chạy1
Thứ Ba 08:00, sau khi dữ liệu tuần đã khép. Giờ này là lựa chọn của shop, đổi được.
Kiểm tra nguồn trước2
Chiều thứ Hai kiểm tra nguồn trước. Thiếu thì báo người phụ trách nguồn, còn thời gian để sửa.
Ngày nghỉ3
Trùng ngày nghỉ thì chạy vào ngày làm việc kế tiếp. Chủ shop (mẫu) sửa lịch và ghi ngày sửa.
- 1Thứ Ba 08:00 là lựa chọn của shop, sửa được. Dữ liệu tuần đã khép trước giờ này.
- 2Chiều thứ Hai có một lần kiểm tra nguồn, để thiếu dữ liệu thì còn kịp sửa.
- 3Chủ shop (mẫu) sửa lịch và ghi ngày sửa. Trùng ngày nghỉ thì chạy ngày làm việc kế tiếp.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: trigger cài đặt (installable) ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước đặt lịch chạy.
Bắt đầu từ lúc dữ liệu tuần đã khép.
- 01Chủ shop (mẫu) hỏi người phụ trách nguồn: dữ liệu của tuần khép vào lúc nào.
- 02Chọn ngày giờ chạy sau lúc đó, và ghi đây là lựa chọn của shop.
- 03Thêm một lần kiểm tra nguồn trước ngày chạy, để thiếu thì còn kịp sửa.
- 04Ghi cách xử lý ngày nghỉ và lịch chạy lại khi báo cáo bị giữ.
- 05Thử từng lịch bằng cách chạy tay một lần, rồi mới bật lịch tự động.
Bạn đưa vào
- Lúc dữ liệu khép
- Ngày giờ chạy
- Lịch chạy lại
- Người phụ trách lịch
Lịch chạyONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Ba lịch đã thử chạy tay, có người phụ trách và quy tắc cho ngày nghỉ.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: trigger cài đặt (installable) ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho lịch chạy.
Cần giờ dữ liệu khép, danh sách ngày nghỉ và tên người phụ trách lịch.
NGUYÊN TẮC
Giờ chạy là lựa chọn của shop và sửa được. Mỗi lịch có người phụ trách, và chỉ bật sau khi đã chạy tay một lần.
BẢNG LỊCH
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-lich-bao-caoTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nhóm lịch | Số lịch | Có người giữ | Đã thử chạy tay |
| 2 | Chạy báo cáo | 11 | 1 | 1 |
| 3 | Kiểm tra trước | 1 | 1 | 1 |
| 4 | Chạy lại khi giữ | 1 | 1 | 02 |
| 5 | Cộng | 3 | 33 | 2 |
Theo nhómGhi chú
- 1Lịch chạy báo cáo có một lịch, một người giữ và đã thử chạy tay.
- 2Lịch chạy lại khi giữ chưa thử chạy tay. Cần giả lập một báo cáo bị giữ để thử.
- 3Cộng ba lịch, cả ba đều có người giữ. Còn một lịch cần thử chạy tay.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Ngày giờ
Lựa chọn của shopNgười phụ trách
Mỗi lịch một ngườiChạy tay
Thử trước khi bậtNgày nghỉ
Có quy tắc chạy bùBộ tài nguyên4 mục
- GốcGiờ dữ liệu khépNgười phụ trách nguồn báo.
- BảngBảng lịch chạyNhóm, số lịch, người phụ trách, chạy tay.
- Quy ướcNgày nghỉChạy ngày làm việc kế tiếp.
- DuyệtPhiếu lịch chạyChủ shop (mẫu) duyệt.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Apps Script: trigger Trang về trigger cài đặt của Apps Script. Đọc để biết trigger theo thời gian hoạt động thế nào và có hạn chế gì.
- Nguồn
- n8n: Schedule Trigger Trang về node Schedule Trigger của n8n. Đọc để biết cách đặt lịch chạy theo giờ, ngày hoặc tuần.
- Nguồn
- Power Automate Trang tài liệu của Power Automate. Đọc để xem công cụ này đặt luồng chạy theo lịch ra sao.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: trigger cài đặt (installable) ↗n8n: node Schedule Trigger ↗Microsoft Power Automate: tài liệu ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc lịch chạy.
Đếm lịch có người phụ trách, lần chạy có ghi giờ bắt đầu và lịch đã thử chạy tay.
CẦN ĐO
Đủ điều kiện chỉ nói lịch có ghi chép, không nói báo cáo đến đúng lúc.
ĐỌC LỊCH
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc lịch chạy – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc lịch chạy
Bốn tuần 08/09 – 05/10 · số mục đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số mục | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Lịch có người phụ trách | 3 | 3 | Đủ1 |
| Lần chạy có ghi giờ bắt đầu | 4 | 4 | Đủ2 |
| Lịch đã thử bằng chạy tay | 2 | 3 | Còn một3 |
- 1Cả ba lịch đều có người giữ, nên lịch nào đổi cũng có người chịu trách nhiệm.
- 2Bốn lần chạy trong bốn tuần đều ghi giờ bắt đầu. Đủ điều kiện chỉ nói có ghi chép, không nói chạy đúng ý.
- 3Hai trên ba lịch đã thử bằng chạy tay. Lịch chạy lại khi giữ còn chờ thử.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Lịch có người phụ trách | Mỗi lịch một người | Lịch không ai nhận |
| Giờ bắt đầu | Ghi mỗi lần chạy | Không biết chạy lúc nào |
| Đã thử chạy tay | Thử trước khi bật | Bật luôn không thử |
| Ngày nghỉ | Có quy tắc chạy bù | Bỏ lỡ một tuần |
CÁCH ĐỌC
Cả ba lịch có người phụ trách, cả bốn lần chạy ghi giờ bắt đầu.
Đọc tiếp
Hai trên ba lịch đã thử chạy tay.
LƯU Ý
Bảng chỉ đếm việc ghi chép của lịch, không đo giờ chạy có hợp lý hay báo cáo có được đọc.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: trigger cài đặt (installable) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Báo cáo hay đến muộn
Bắt đầu từ lúc dữ liệu khép.
- Hỏi lúc dữ liệu tuần khép
- Chọn giờ chạy sau lúc đó
- Thêm lần kiểm tra trước
- Xem lại giờ sau vài tuần
Ngày chạy trùng ngày nghỉ
Bắt đầu từ quy tắc chạy bù.
- Lấy danh sách ngày nghỉ
- Chọn chạy sớm hay chạy bù
- Ghi quy tắc vào phiếu lịch
- Thử với một ngày nghỉ mẫu
Không ai nhớ ai giữ lịch
Bắt đầu từ việc ghi người phụ trách.
- Ghi một người phụ trách mỗi lịch
- Ghi cách đổi người phụ trách
- Ghi ngày đổi lịch gần nhất
- Nhắc xem lịch mỗi quý
DẤU HIỆU
Báo cáo không chạy vào thứ Ba
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Thứ Ba không có lần chạy nào trong nhật ký |
| Nguyên nhân | Lịch chưa được bật sau khi sửa |
| Việc cần làm | Bật lịch rồi chạy tay một lần để thử |
Đến thứ Ba mà chưa có lần chạy.
DẤU HIỆU
Báo cáo chạy hai lần trong tuần
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Nhật ký có hai lần chạy cùng một tuần |
| Nguyên nhân | Có hai lịch cùng gọi một hàm |
| Việc cần làm | Giữ một lịch, tắt lịch còn lại |
Hai lần chạy cho cùng một tuần.
DẤU HIỆU
Giờ chạy lệch so với giờ đặt
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Lần chạy ghi giờ khác giờ đã đặt |
| Nguyên nhân | Múi giờ của luồng khác múi giờ của shop |
| Việc cần làm | Đặt lại múi giờ Việt Nam rồi chạy thử |
Lần chạy bắt đầu khác giờ dự định.
Tài liệu tham khảo:n8n: node Schedule Trigger ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: trigger cài đặt (installable) ↗
Nội dung của thẻ Mẫu báo cáo tuầnChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Mẫu báo cáo trông thế nào.
Ba màn hình: bảng báo cáo, bố cục hai phần và quy ước mẫu.
Chỉ số, giá trị, nguồn
Mỗi dòng một chỉ số, kèm giá trị, nguồn và ghi chú. Lead mới là 64, tách theo ba nguồn trong cột ghi chú.
Đọc tiếp
Một dòng, một chỉ số.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/spreadsheets
bao-cao-tuan-nha-thom-mauTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Chỉ số | Giá trị | Nguồn | Ghi chú |
| 2 | Lead mới | 641 | CRM | Form 36 · Zalo 15 · Gọi 13 |
| 3 | Hội thoại Zalo | 86 | Zalo OA2 | 15 để lại số |
| 4 | Đơn hàng | 51 | Hệ thống đơn hàng | Tuần 29/09 – 05/103 |
Báo cáo tuầnDữ liệu thôGhi chú
- 1Lead mới là sáu mươi bốn, đúng bằng số lead trong CRM. Ghi chú tách ra theo nguồn.
- 2Mỗi dòng ghi nguồn của số. Hội thoại Zalo lấy từ Zalo OA, nên hỏi lại đúng chỗ.
- 3Ghi chú nói rõ kỳ số liệu, tuần 29/09 – 05/10, để số cũ không bị nhầm với số mới.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Hai phần cố định
Phần một là bốn con số chính, phần hai là phễu lead năm giai đoạn. Dòng cuối ghi số tính đến hết ngày nào.
Đọc tiếp
Mỗi tuần chỉ đổi số.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
luong.nhathom.example/bao-cao-tuan/mau
✦Công cụ luồng tự độngNhà Thơm (mẫu)Tìm luồngC
LuồngLần chạyKết nốiCài đặt
Bố cục báo cáo
Báo cáo tuần Nhà Thơm (mẫu)Phần 1 · Con số chính
Lead mới641
Hội thoại Zalo86
Đơn hàng51
Chiến dịch chạy4
Phần 2 · Phễu lead
Ba giai đoạn đầu8 · 21 · 142
Chốt đơn · Bỏ dở9 · 12
Dòng cuối thư
Ghi chúSố tới hết 05/103
- 1Phần một là bốn con số chính. Thứ tự cố định, mỗi tuần chỉ đổi số.
- 2Phần hai là phễu lead năm giai đoạn, cộng lại đủ sáu mươi bốn lead.
- 3Dòng cuối thư ghi số tính đến hết ngày 05/10, để người đọc biết số dừng ở đâu.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Quy ước mẫu báo cáo
Phiếu nói khung cố định, ghi nguồn dưới mỗi số và một câu để đọc. Câu đó mô tả, không hứa kết quả.
Đọc tiếp
Ba mục, một người viết.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Quy ước mẫu báo cáo – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Quy ước mẫu báo cáo
Báo cáo tuần · Chủ shop (mẫu) viết · ví dụ giả định
Khung cố định1
Hai phần: con số chính và phễu lead. Mỗi tuần chỉ đổi số, không đổi chỗ đặt.
Nguồn ghi dưới mỗi số2
Mỗi con số ghi lấy từ nguồn nào, đến ngày nào, để người đọc hỏi lại đúng chỗ.
Một câu để đọc3
Dưới bảng có một câu nói con số dùng để làm gì. Câu đó mô tả, không hứa kết quả.
- 1Khung cố định giúp người đọc tìm số ở cùng một chỗ mỗi tuần.
- 2Mỗi số ghi nguồn và ngày, nên có thắc mắc thì biết hỏi người giữ nguồn nào.
- 3Câu giải thích mô tả con số dùng để làm gì. Không câu nào hứa kết quả.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: làm việc với Google Sheets ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước dựng mẫu báo cáo.
Bắt đầu từ câu hỏi người đọc cần biết gì.
- 01Chủ shop (mẫu) hỏi từng người nhận: tuần nào cũng cần biết con số nào.
- 02Chọn số con số vừa đủ, chia thành hai phần để dễ tìm lại mỗi tuần.
- 03Với mỗi số, ghi nó lấy từ nguồn nào và đến ngày nào.
- 04Viết một câu cho mỗi nhóm số, nói số đó dùng để làm gì, không hứa kết quả.
- 05Điền thử bằng số của một tuần cũ, rồi nhờ người nhận đọc thử.
Bạn đưa vào
- Câu hỏi người đọc
- Danh sách chỉ số
- Nguồn từng số
- Số tuần cũ
Mẫu báo cáoONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Một mẫu báo cáo hai phần, mỗi số có nguồn, mỗi nhóm có một câu để đọc.
Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: đọc và ghi giá trị ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho mẫu báo cáo.
Cần câu hỏi của người đọc, danh sách chỉ số và số của một tuần cũ.
NGUYÊN TẮC
Khung cố định, chỉ đổi số. Mỗi số ghi nguồn, và không ô nào trong mẫu cần nhập tay.
BẢNG CHỈ SỐ
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-mau-bao-caoTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nhóm chỉ số | Số chỉ số | Có ghi nguồn | Có câu giải thích |
| 2 | Lead và phễu | 61 | 6 | 4 |
| 3 | Zalo và quảng cáo | 2 | 2 | 2 |
| 4 | Đơn hàng | 1 | 1 | 02 |
| 5 | Cộng | 9 | 9 | 63 |
Theo nhómGhi chú
- 1Nhóm lead và phễu có sáu chỉ số: lead mới và năm giai đoạn của phễu.
- 2Chỉ số đơn hàng chưa có câu giải thích. Cần một câu nói số đơn hàng này tính từ đâu.
- 3Cộng chín chỉ số, sáu chỉ số có câu giải thích. Còn ba chỉ số cần viết thêm.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Khung cố định
Chỉ đổi sốGhi nguồn
Dưới mỗi sốCâu giải thích
Mỗi nhóm một câuÔ công thức
Không nhập tayBộ tài nguyên4 mục
- GốcCâu hỏi người đọcChủ shop (mẫu) hỏi.
- BảngBảng chỉ sốNhóm, số chỉ số, nguồn, câu giải thích.
- Quy ướcGhi nguồnDưới mỗi số.
- DuyệtQuy ước mẫuChủ shop (mẫu) duyệt.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Apps Script: Google Sheets Trang hướng dẫn làm việc với Google Sheets bằng Apps Script. Đọc để biết cách ghi giá trị vào ô của bảng tính.
- Nguồn
- Sheets API: đọc, ghi giá trị Trang về đọc và ghi giá trị ô bằng Sheets API. Đọc để biết cách ghi dữ liệu vào đúng vùng ô của bảng.
- Nguồn
- Sheets API: khái niệm Trang khái niệm của Sheets API. Đọc để biết trang tính, vùng ô và ký hiệu A1 được dùng thế nào.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: làm việc với Google Sheets ↗Google Sheets API: đọc và ghi giá trị ↗Google Sheets API: khái niệm ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc mẫu báo cáo.
Đếm chỉ số có ghi nguồn, chỉ số có câu giải thích và ô còn nhập tay.
CẦN ĐO
Đủ điều kiện chỉ nói mẫu đầy đủ, không nói người đọc hiểu hay dùng đến.
ĐỌC MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc mẫu báo cáo – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc mẫu báo cáo
Tuần 29/09 – 05/10 · số chỉ số đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số chỉ số | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Chỉ số có ghi nguồn | 9 | 9 | Đủ1 |
| Chỉ số có câu giải thích | 6 | 9 | Còn ba2 |
| Ô trong mẫu còn nhập tay | 0 | 9 | Đủ3 |
- 1Cả chín chỉ số đều ghi nguồn, nên không có số nào không biết từ đâu.
- 2Sáu trên chín chỉ số có câu giải thích. Ba chỉ số còn lại cần viết thêm.
- 3Không ô nào trong mẫu còn nhập tay. Số đổi theo nguồn, người không sửa số trong mẫu.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Chỉ số có nguồn | Mỗi số một nguồn | Số không rõ gốc |
| Câu giải thích | Mỗi nhóm một câu | Bảng toàn số trần |
| Ô nhập tay | Không còn ô nào | Số sửa tay mỗi tuần |
| Kỳ số liệu | Ghi ở dòng cuối | Số cũ lẫn số mới |
CÁCH ĐỌC
Cả chín chỉ số có ghi nguồn, không ô nào nhập tay.
Đọc tiếp
Sáu trên chín chỉ số có câu giải thích; còn ba chỉ số cần viết thêm.
LƯU Ý
Bảng chỉ đếm việc ghi chép của mẫu, không đo người đọc có hiểu, tin hay dùng báo cáo.
Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: đọc và ghi giá trị ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Mỗi tuần báo cáo một kiểu
Bắt đầu từ khung cố định.
- Chọn các con số tuần nào cũng cần
- Chia thành hai phần
- Cố định thứ tự và chỗ đặt
- Mỗi tuần chỉ đổi số
Người đọc hỏi số lấy từ đâu
Bắt đầu từ cột nguồn.
- Thêm cột nguồn vào bảng
- Ghi kỳ số liệu ở dòng cuối
- Ghi người phụ trách nguồn
- Cho người đọc biết hỏi ai
Số trong báo cáo hay bị sửa tay
Bắt đầu từ việc bỏ ô nhập tay.
- Tìm các ô đang sửa tay
- Đổi thành ô lấy từ bảng thô
- Khóa ô công thức
- Ghi người được sửa mẫu
DẤU HIỆU
Một chỉ số hiện bằng không
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Một chỉ số hiện bằng không cả tuần |
| Nguyên nhân | Ô công thức trỏ vào cột đã đổi tên |
| Việc cần làm | Sửa công thức rồi đối chiếu với nguồn |
Ô trong bảng báo cáo trống hoặc bằng không.
DẤU HIỆU
Phễu cộng lại không đủ lead
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Tổng năm giai đoạn khác tổng lead |
| Nguyên nhân | Một giai đoạn bị bỏ khỏi công thức |
| Việc cần làm | Thêm giai đoạn vào công thức rồi so lại |
Năm giai đoạn cộng không bằng tổng.
DẤU HIỆU
Người đọc nhầm số của hai tuần
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Người đọc lẫn số tuần này với tuần trước |
| Nguyên nhân | Dòng cuối chưa ghi kỳ số liệu |
| Việc cần làm | Ghi kỳ số liệu ở dòng cuối và trong chủ đề |
Hai báo cáo giống nhau, số khác nhau.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: làm việc với Google Sheets ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: đọc và ghi giá trị ↗
Nội dung của thẻ Người nhận báo cáoChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Người nhận trông thế nào.
Ba màn hình: danh sách người nhận, thư báo cáo và phiếu người nhận.
Bốn người, bốn phần
Mỗi dòng là một vai trò, phần báo cáo người đó nhận và hộp thư. Hộp thư dùng tên miền mẫu.
Đọc tiếp
Một người, một phần.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
luong.nhathom.example/bao-cao-tuan/nguoi-nhan
✦Công cụ luồng tự độngNhà Thơm (mẫu)Tìm luồngC
LuồngLần chạyKết nốiCài đặt
Người nhận
Báo cáo tuần Nhà Thơm (mẫu) · bốn người| Vai trò | Nhận phần nào | Hộp thư |
|---|---|---|
| Chủ shop (mẫu)1 | Cả hai phần | chushop@nhathom.example |
| Sale A (mẫu) | Phễu lead2 | sale-a@nhathom.example |
| Marketing A (mẫu) | Con số chính | marketing-a@nhathom.example |
| CSKH A (mẫu) | Hội thoại Zalo | cskh-a@nhathom.example3 |
- 1Mỗi vai trò một dòng. Chủ shop (mẫu) nhận cả hai phần của báo cáo.
- 2Sale A (mẫu) chỉ nhận phễu lead, phần liên quan đến việc gọi lại khách.
- 3Hộp thư dùng tên miền mẫu. CSKH A (mẫu) nhận phần hội thoại Zalo.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Thư gửi sáng thứ Ba
Thư có người nhận, chủ đề ghi kỳ số liệu, vài con số chính và dòng cuối nói đây là dữ liệu mẫu.
Đọc tiếp
Một thư, một kỳ.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
mail.google.com/mail/u/0/#inbox/FMfcgz…
Thư báo cáo · Thứ Ba 06/10, 08:00
Đếnchushop@nhathom.example1
Chủ đề[Báo cáo tuần] Nhà Thơm (mẫu) · 29/09 – 05/102
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Lead mới | 64 |
| Đơn hàng | 51 |
| Hội thoại Zalo | 86 |
Dòng cuốiDữ liệu mẫu · số tới hết 05/103
- 1Thư gửi tới hộp thư của Chủ shop (mẫu). Mỗi người nhận một thư riêng, không lộ địa chỉ của nhau.
- 2Chủ đề ghi tên báo cáo và kỳ số liệu 29/09 – 05/10, để tìm lại thư dễ.
- 3Dòng cuối ghi đây là dữ liệu mẫu và số tính đến hết 05/10.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Phiếu người nhận
Phiếu nói mỗi người nhận phần nào, ai duyệt khi đổi danh sách và gửi thử trước khi mở cho người mới.
Đọc tiếp
Ba mục, một người phụ trách.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Phiếu người nhận – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Phiếu người nhận
Báo cáo tuần · Chủ shop (mẫu) giữ · ví dụ giả định
Mỗi người một phần1
Chủ shop (mẫu) nhận cả hai phần. Ba người còn lại chỉ nhận phần việc của mình.
Đổi danh sách phải duyệt2
Thêm hay bớt người nhận thì Chủ shop (mẫu) duyệt và ghi ngày. Người đã nghỉ thì gỡ ngay.
Gửi thử trước3
Thư tự động đã gửi thì khó thu lại. Mỗi người nhận mới được gửi thử cho Chủ shop (mẫu) xem trước.
- 1Mỗi người nhận một phần. Chủ shop (mẫu) nhận cả hai phần, ba người còn lại nhận phần việc của mình.
- 2Thêm hay bớt người nhận cần Chủ shop (mẫu) duyệt và ghi ngày. Người đã nghỉ thì gỡ ngay.
- 3Thư tự động đã gửi thì khó thu lại, nên gửi thử cho Chủ shop (mẫu) xem trước khi mở cho người mới.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: MailApp ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước lập danh sách người nhận.
Bắt đầu từ việc ai cần số nào.
- 01Chủ shop (mẫu) hỏi từng vai trò: số nào giúp việc của vai trò đó.
- 02Chia báo cáo thành các phần, rồi gán mỗi vai trò một phần.
- 03Ghi hộp thư của từng vai trò; mỗi người nhận một thư riêng.
- 04Gửi thử cho Chủ shop (mẫu) xem trước khi mở cho người nhận khác.
- 05Chủ shop (mẫu) duyệt danh sách. Thêm hay bớt người nhận thì duyệt lại và ghi ngày.
Bạn đưa vào
- Vai trò
- Phần báo cáo
- Hộp thư
- Thư gửi thử
Người nhậnONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Một danh sách người nhận, mỗi người một phần, đã gửi thử và có ngày duyệt.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: MailApp ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho người nhận.
Cần danh sách vai trò, hộp thư và phần báo cáo mỗi vai trò cần.
NGUYÊN TẮC
Mỗi người chỉ nhận phần việc của mình. Đổi danh sách thì có người duyệt, và người đã nghỉ thì gỡ ngay.
BẢNG NGƯỜI NHẬN
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-nguoi-nhan-bao-caoTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nhóm người nhận | Số người | Có phần riêng | Đã gửi thử |
| 2 | Quản lý | 11 | 1 | 1 |
| 3 | Bán hàng | 1 | 1 | 1 |
| 4 | Marketing và CSKH | 2 | 2 | 12 |
| 5 | Cộng | 4 | 4 | 33 |
Theo nhómGhi chú
- 1Một người ở nhóm quản lý, là Chủ shop (mẫu), nhận cả hai phần.
- 2Nhóm marketing và CSKH có hai người, mới gửi thử cho một người. Người còn lại chờ gửi thử.
- 3Cộng bốn người nhận, ba người đã được gửi thử. Còn một người cần gửi thử trước khi nhận thật.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Phần riêng
Mỗi người một phầnThư riêng
Không lộ địa chỉ nhauGửi thử
Trước khi nhận thậtNgười duyệt
Đổi danh sách phải duyệtBộ tài nguyên4 mục
- GốcDanh sách vai tròChủ shop (mẫu) liệt kê.
- BảngBảng người nhậnNhóm, số người, phần riêng, gửi thử.
- Quy ướcGửi thửTrước khi nhận thật.
- DuyệtPhiếu người nhậnChủ shop (mẫu) duyệt.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Apps Script: MailApp Trang tham chiếu về MailApp. Đọc để biết cách gửi thư từ Apps Script và đặt người nhận, chủ đề, nội dung.
- Nguồn
- Apps Script: web app Trang về web app của Apps Script. Đọc để biết một đoạn mã có thể thành trang web xem báo cáo trực tuyến.
- Nguồn
- Power Automate Trang tài liệu của Power Automate. Đọc để xem công cụ này mô tả bước gửi thư trong luồng tự động ra sao.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: MailApp ↗Google Apps Script: web app ↗Microsoft Power Automate: tài liệu ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc người nhận.
Đếm người nhận có phần riêng, người đã được gửi thử và danh sách có ngày duyệt.
CẦN ĐO
Đủ điều kiện chỉ nói danh sách có ghi chép, không nói thư được đọc.
ĐỌC NGƯỜI NHẬN
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc người nhận – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc người nhận
Tuần 29/09 – 05/10 · số người đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số người | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Người nhận có phần riêng | 4 | 4 | Đủ1 |
| Người nhận đã được gửi thử | 3 | 4 | Còn một2 |
| Danh sách có ngày duyệt cuối | 1 | 1 | Đủ3 |
- 1Cả bốn người nhận đều có phần riêng, nên không ai nhận phần việc không liên quan.
- 2Ba trên bốn người đã được gửi thử. Người còn lại cần thử trước lần gửi thật.
- 3Danh sách có ngày duyệt cuối. Đủ điều kiện chỉ nói danh sách có ghi chép, không nói thư được đọc.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Người nhận có phần riêng | Mỗi người một phần | Ai cũng nhận hết |
| Đã gửi thử | Xem trước khi nhận thật | Gửi thật luôn |
| Ngày duyệt | Ghi mỗi lần đổi | Không biết ai thêm |
| Người đã nghỉ | Gỡ ngay | Vẫn nhận báo cáo |
CÁCH ĐỌC
Cả bốn người nhận có phần riêng.
Đọc tiếp
Ba trên bốn người đã được gửi thử, và danh sách có ngày duyệt cuối.
LƯU Ý
Bảng chỉ đếm việc ghi chép danh sách, không đo thư có được mở, đọc hay dùng đến.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: MailApp ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Báo cáo gửi cho cả nhóm một bản
Bắt đầu từ việc chia phần.
- Hỏi mỗi vai trò cần số nào
- Chia báo cáo thành phần
- Gán phần cho vai trò
- Gửi thư riêng từng phần
Có người nghỉ mà vẫn nhận thư
Bắt đầu từ việc gỡ người nhận.
- Gỡ hộp thư khỏi danh sách
- Ghi ngày gỡ và người duyệt
- Soát danh sách mỗi tháng
- Báo người phụ trách báo cáo
Thêm người mới vào danh sách
Bắt đầu từ việc gửi thử.
- Hỏi vai trò và phần cần nhận
- Chủ shop (mẫu) duyệt
- Gửi thử một thư
- Thêm vào danh sách và ghi ngày
DẤU HIỆU
Thư báo cáo vào hộp thư rác
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Người nhận tìm thấy thư trong mục thư rác |
| Nguyên nhân | Hộp thư người nhận chưa tin địa chỉ gửi |
| Việc cần làm | Nhờ người nhận đánh dấu không phải thư rác |
Người nhận không thấy thư trong hộp thư chính.
DẤU HIỆU
Người nhận thấy phần không dành cho mình
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Một vai trò nhận cả hai phần của báo cáo |
| Nguyên nhân | Danh sách chưa gán phần riêng cho vai trò |
| Việc cần làm | Gán phần rồi gửi thử lại |
Một người nhận cả báo cáo.
DẤU HIỆU
Thư báo cáo đến hai lần
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Người nhận có hai thư cùng một tuần |
| Nguyên nhân | Hộp thư xuất hiện hai lần trong danh sách |
| Việc cần làm | Gỡ dòng trùng rồi duyệt lại danh sách |
Người nhận có hai thư giống nhau.
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: MailApp ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Google Apps Script: MailApp ↗
NHỚ NHANH
Sáu phần việc, từ nguồn dữ liệu đến người nhận.
Chọn một ô để quay lại đúng phần nội dung ở trên.
01
NĂM BƯỚC TRIỂN KHAI
ONMATE làm gì, và doanh nghiệp nhận lại được gì.
Mỗi bước kết thúc bằng một thứ xem được. Bấm một bước để xem việc làm và thứ được bàn giao.
01 · Chuẩn bị
02 · Xây và thử
03 · Vận hành
BƯỚC 01
Chọn việc cần giao
Việc lặp, đầu vào, đầu ra, người chịu trách nhiệm.
Bàn giaoPhạm vi thử nghiệmBƯỚC 02
Chuẩn bị kiến thức, dữ liệu
Tài liệu đã duyệt, quy tắc, quyền truy cập.
Bàn giaoKho kiến thứcBƯỚC 03
Dựng và nối công cụ
Kịch bản, kết nối kênh và hệ thống đang dùng.
Bàn giaoBản chạy thửBƯỚC 04
Kiểm thử với tình huống thật
Bộ câu hỏi thử, ca lỗi, ca phải chuyển người.
Bàn giaoBáo cáo kiểm thửBƯỚC 05
Vận hành, theo dõi, điều chỉnh
Đọc nhật ký, sửa quy tắc, mở rộng dần.
Bàn giaoNhật ký và báo cáoTài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Google Apps Script ↗Microsoft Power Automate: tài liệu ↗
02
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Những câu hay được hỏi trước khi bắt đầu.
Chọn một chủ đề. Câu trả lời nói rõ cả điều làm được lẫn điều không ai bảo đảm được.
Báo cáo tự động có chính xác không?
ONMATE kiểm tra đủ kỳ, khớp tổng và không trùng dòng trước khi gửi, nhưng không hệ thống nào đúng tuyệt đối; nguồn sai thì báo cáo sai, vì vậy cần có người đọc và nhật ký.
Làm được trên Google Sheets không?
Có thể, với Sheets và Apps Script, hoặc dùng Power Automate, n8n tùy hệ bạn dùng. ONMATE kiểm tra giới hạn và quyền theo tài liệu hiện hành của từng công cụ.
Nếu một nguồn lỗi thì sao?
Báo cáo được giữ lại, người phụ trách nhận thông báo, và báo cáo chỉ được gửi sau khi nguồn đủ. Báo cáo không được gửi như đủ dữ liệu.
Sau khi chạy còn phải làm gì?
Cần cập nhật khi nguồn hoặc mẫu thay đổi, đọc nhật ký các lần giữ lại và rà danh sách người nhận. Thời gian theo dõi tùy số báo cáo.
Bao lâu thì có bản chạy thử?
Tham khảo: quy mô nhỏ (một việc, một kênh) khoảng 2–3 tuần; quy mô vừa (nhiều kênh, nhiều kịch bản) khoảng 4–6 tuần; quy mô lớn (tích hợp CRM, ERP) khoảng 2–3 tháng. Con số chốt sau khi khảo sát việc, dữ liệu và hệ thống của bạn.
Chi phí tính thế nào?
Theo phạm vi: số việc, số kênh, số hệ thống kết nối, mức kiểm thử và thời gian vận hành. Phí dùng mô hình AI hoặc công cụ tự động hóa trả riêng cho nhà cung cấp theo gói của họ. ONMATE đề xuất sau khi xem việc cần giao; trang này không nêu giá.
Tài liệu tham khảo:Google Sheets API: khái niệm ↗Google Apps Script ↗Microsoft Power Automate: tài liệu ↗
03
BẮT ĐẦU
Kể điều bạn cần, bắt đầu từ đây.
Chỉ cần họ tên và số điện thoại. Các mục còn lại bỏ trống cũng được.
Yêu cầu đã sẵn sàng
Yêu cầu chưa được gửi. Bạn có thể sao chép nội dung và gửi qua Messenger hoặc kênh liên hệ bên dưới để bắt đầu trao đổi.
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Dịch vụ
- Điều cần trao đổi
- Ngân sách