Hỏi nhu cầu
Chọn tối đa bốn câu hỏi, mỗi câu có lý do. Chatbot hỏi từng câu một và ghi phiếu nhu cầu.
ONMATE / AI SALES
AI Sales
Giúp đội ngũ bán hàng nắm nhu cầu và theo sát cơ hội tư vấn.
ONMATE xây dựng trợ lý hỗ trợ thu thập nhu cầu, phân loại khách hàng tiềm năng, tóm tắt thông tin và nhắc việc. Nhân viên tập trung tư vấn và quyết định các nội dung về giá, ưu đãi và điều khoản.
HÀNH TRÌNH XỬ LÝ LEAD
AI hỏi, chia nhóm, tóm tắt và nhắc việc. Nhân viên báo giá và chốt đơn.
Sáu chặng từ câu hỏi đầu tiên đến báo cáo lead. Chọn một chặng để xem việc ở đó.
Chia lead thành nhóm
Ba nhóm với điều kiện đo được, mỗi nhóm có người nhận. AI chỉ đề xuất, nhân viên được đổi.
Viết tóm tắt
Mỗi lead chuyển đi kèm một thẻ tóm tắt từ phiếu và hội thoại. Chỗ thiếu ghi chưa rõ.
Nhắc việc
Mỗi quy tắc nhắc có giờ, người nhận và điều kiện dừng. Mỗi lead nhắc tối đa hai lần.
Đặt giới hạn
Báo giá, hứa ngày giao và chốt đơn luôn dành cho nhân viên. Gặp việc lạ, AI dừng và chuyển người.
Đọc báo cáo lead
Một trang mỗi tuần: số lấy từ CRM, lead chưa được xem và việc giao cho tuần sau.
Sáu chặng quay quanh một điểm. Chọn một chặng để đọc chi tiết.
AI SALES
SÁU PHẦN VIỆCChọn một phần việc để xem
Chọn một phần việc để xem
toàn bộ cách làm.
Mỗi phần việc có màn hình làm việc, đầu vào và cách đo riêng.
Chạm vào một thẻ để đổi nội dung bên dưới.
Đang xemCâu hỏi thu nhu cầuNội dung của thẻ Câu hỏi thu nhu cầuChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Bộ câu hỏi trông thế nào.
Ba màn hình: bảng bốn câu hỏi, một cuộc trò chuyện trên Zalo OA và phiếu nhu cầu.
Bảng bốn câu hỏi
Mỗi câu hỏi có lý do hỏi và cột Bắt buộc. Phần Không hỏi ghi những điều chatbot không cần biết.
Đọc tiếp
Bốn câu, ba bắt buộc.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
tro-ly.nhathom.example/cau-hoi
✦Bảng điều khiển trợ lýTrợ lý Nhà Thơm (mẫu)Tìm trong bảng điều khiểnC
Tổng quanKiến thứcCông cụ và quyềnLuồng xử lýBộ câu hỏi thửChuyển cho ngườiNhật ký
Bộ câu hỏi thu nhu cầu
Bốn câu hỏi, mỗi câu có lý do hỏiBốn câu hỏi
| Câu hỏi | Để làm gì | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Bạn tặng hay tự dùng? | Chọn nhóm mùi1 | Có |
| Cần bao nhiêu hộp? | Chọn gói quà | Có |
| Cần nhận trước ngày nào? | Xếp lịch giao2 | Có |
| Bạn thích mùi nào? | Gợi ý sản phẩm | Không3 |
Không hỏi
Thu nhập, giấy tờ cá nhânKhông cần
Chỉ hỏi điều cần để tư vấn.
- 1Mỗi câu hỏi ghi lý do hỏi. Câu tặng hay tự dùng để chọn nhóm mùi cho đúng.
- 2Câu hỏi hạn nhận để nhân viên xếp lịch giao. Khách không phải giải thích thêm.
- 3Câu về mùi hương không bắt buộc. Khách bỏ qua vẫn chuyển được cho nhân viên.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Hỏi trên Zalo OA
Mỗi lượt chỉ một câu hỏi. Cuối cuộc, chatbot nói đã ghi phiếu và báo giá là việc của nhân viên.
Đọc tiếp
Hai câu hỏi, một lần chuyển.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
oa.zalo.me/manage/chat
ZaloOfficial AccountN
Tin nhắnNgười quan tâmThông báoThống kêCài đặt
Tin nhắn
Official Account · Nhà Thơm (mẫu)
Khách A (mẫu)Chatbot đang hỏi nhu cầu
Mình cần mua quà tân gia.14:20
Chào bạn, mình là trợ lý của Nhà Thơm (mẫu). Bạn cần mấy hộp để mình gợi ý gói quà?114:20
Hai hộp.14:21
Bạn cần nhận trước ngày nào? Mình ghi lại để nhân viên xếp lịch giao.214:21
Trước 18/10 nhé.14:22
Mình đã ghi phiếu và chuyển cho nhân viên. Báo giá là việc của nhân viên.314:22
Nhập tin nhắn…
- 1Chào xong chỉ hỏi một việc: cần mấy hộp. Mỗi lượt một câu hỏi.
- 2Hỏi hạn nhận và nói rõ để làm gì: nhân viên xếp lịch giao. Chưa hứa gì.
- 3Chatbot ghi phiếu, chuyển nhân viên và nói rõ báo giá là việc của nhân viên.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Phiếu nhu cầu
Câu trả lời của khách vào từng dòng: dịp, số lượng, hạn nhận, mùi hương. Mục khách chưa nói thì ghi Chưa nói.
Đọc tiếp
Bốn mục khách trả lời, một mục kênh.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Phiếu nhu cầu – Khách A (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Phiếu nhu cầu
Mẫu · chatbot điền, nhân viên đọc · ví dụ giả định
| Mục | Khách trả lời |
|---|---|
| Dịp | Quà tân gia1 |
| Số lượng | Hai hộp |
| Cần nhận trước | 18/102 |
| Mùi hương | Chưa nói3 |
| Kênh | Zalo OA |
- 1Dịp tặng ghi ngay dòng đầu, nhân viên biết nên gợi ý quà hay dùng cá nhân.
- 2Hạn nhận ghi thành ngày cụ thể 18/10, không để chữ gấp chung chung.
- 3Khách chưa nói mùi hương nên ghi Chưa nói, không đoán thay khách.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước dựng bộ câu hỏi.
Bắt đầu từ việc nhân viên hay hỏi lại, rồi mới viết câu hỏi.
- 01Sale A (mẫu) và Sale B (mẫu) ghi những điều hay phải hỏi lại khi lead mới về.
- 02Giữ tối đa bốn câu. Mỗi câu ghi lý do hỏi, câu nào không giải thích được thì bỏ.
- 03Chủ shop (mẫu) duyệt bộ câu hỏi và loại câu hỏi dữ liệu cá nhân chưa cần.
- 04Viết lời hỏi ngắn, mỗi lượt một câu, rồi chạy thử bằng ba cuộc trò chuyện giả định.
- 05Sau hai tuần, Sale A (mẫu) đọc các phiếu thiếu mục và sửa câu khách hay bỏ qua.
Bạn đưa vào
- Điều nhân viên hay hỏi lại
- Danh sách câu hỏi
- Người duyệt
- Cuộc trò chuyện thử
Bộ câu hỏiONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Một bộ tối đa bốn câu hỏimỗi câu có lý do hỏingười duyệt và lịch xem lại
Tài liệu tham khảo:Claude: tổng quan viết yêu cầu (prompt) ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho bộ câu hỏi.
Cần danh sách điều nhân viên hay hỏi lại và người duyệt.
NGUYÊN TẮC
Chỉ hỏi điều cần để tư vấn. Câu nào cũng có lý do hỏi, và dữ liệu cá nhân chưa cần thì không hỏi.
BỘ CÂU HỎI · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-ai-sales-cau-hoiTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Câu hỏi | Lý do hỏi | Bắt buộc | Duyệt bởi |
| 2 | 1 Tặng hay tự dùng | Chọn nhóm mùi1 | Có | Chủ shop (mẫu) |
| 3 | 2 Số hộp | Chọn gói quà | Có | Chủ shop (mẫu) |
| 4 | 3 Hạn nhận | Xếp lịch giao | Có | Sale A (mẫu)2 |
| 5 | 4 Mùi hương | Gợi ý sản phẩm | Không3 | Chủ shop (mẫu) |
Câu hỏiGhi chú
- 1Mỗi câu hỏi có một lý do hỏi. Không có lý do thì bỏ câu hỏi đó.
- 2Câu hạn nhận do Sale A (mẫu) duyệt vì liên quan lịch giao.
- 3Câu mùi hương không bắt buộc, khách bỏ qua vẫn đi tiếp.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Câu hỏi
Tối đa bốn câuLý do hỏi
Một dòng mỗi câuBắt buộc
Có hoặc khôngDuyệt bởi
Một tên mỗi câuBộ tài nguyên4 mục
- GốcĐiều hay phải hỏi lạiSale A (mẫu) tổng hợp.
- BảngBảng bốn câu hỏiMẫu bốn cột.
- DuyệtNgười duyệt bộ câu hỏiChủ shop (mẫu).
- ThửBa cuộc trò chuyện thửGiả định, không dùng khách thật.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: cơ sở kiến thức Kho hướng dẫn của HubSpot về lead, CRM và công cụ bán hàng. Đọc để chọn trường trong CRM sẽ nhận phiếu nhu cầu.
- Nguồn
- Claude: tổng quan viết yêu cầu (prompt) Trang giới thiệu cách viết yêu cầu rõ ràng cho Claude. Đọc để viết lời hỏi ngắn, mỗi lượt một việc.
- Nguồn
- Zalo Official Account Trang giới thiệu Official Account của Zalo, kênh doanh nghiệp nhắn tin với khách. Đọc để biết khách nhắn tới shop ở đâu.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗Claude: tổng quan viết yêu cầu (prompt) ↗Zalo Official Account ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc bộ câu hỏi.
Đếm lead có phiếu đủ, câu hỏi có lý do hỏi và lead dừng giữa chừng.
CẦN ĐO
Phiếu đủ chỉ nói khách đã trả lời hết, chưa nói AI hiểu đúng.
ĐỌC BỘ CÂU HỎI
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc bộ câu hỏi thu nhu cầu – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc bộ câu hỏi thu nhu cầu
Tuần 29/09 – 05/10 · lead từ form và Zalo · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Lead có phiếu đủ bốn mục | 44 | 51 | Còn bảy1 |
| Câu hỏi có lý do hỏi | 4 | 4 | Đủ2 |
| Lead dừng giữa chừng có người gọi lại | 5 | 7 | Còn hai3 |
- 1Lead có phiếu đủ bốn mục: 44 trên 51. Bảy lead còn thiếu mục, chatbot hỏi lại hoặc chuyển người.
- 2Câu hỏi có lý do hỏi: 4 trên 4. Câu nào không giải thích được thì bỏ.
- 3Lead dừng giữa chừng có người gọi lại: 5 trên 7. Hai lead còn chưa ai gọi.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Lead có phiếu đủ bốn mục | Phần lớn lead đủ mục | Câu hỏi quá dài, khách bỏ giữa chừng |
| Câu hỏi có lý do hỏi | Mọi câu đều có lý do | Câu hỏi thừa làm khách mệt |
| Lead dừng giữa chừng có người gọi lại | Mọi lead được gọi lại | Lead bỏ dở không ai biết |
| Lead bị hỏi lại quá một lần | Rất ít lead | Chatbot hỏi vòng vo |
CÁCH ĐỌC
44 trên 51 lead có phiếu đủ; bảy lead còn thiếu mục.
Đọc tiếp
Năm trên bảy lead dừng giữa chừng đã có người gọi lại.
LƯU Ý
Bảng chỉ nói phiếu đã đủ mục, không nói AI hiểu nhu cầu của khách đúng hay sai bao nhiêu.
Tài liệu tham khảo:Claude: xây dựng bộ thử (develop tests) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Nhân viên hay hỏi lại cùng câu
Bắt đầu từ danh sách câu hỏi lại.
- Ghi các câu hỏi lại trong một tuần
- Nhóm các câu giống nhau
- Giữ bốn câu hay gặp nhất
- Viết lý do hỏi cho từng câu
Đã có form nhưng nhiều ô trống
Bắt đầu từ ô bị bỏ trống.
- Đếm ô trống theo từng mục
- Chọn mục bị bỏ nhiều nhất
- Đổi lời hỏi hoặc bỏ mục
- Xem lại sau hai tuần
Khách nhắn nhiều, chưa có phiếu
Bắt đầu từ hội thoại thật.
- Đọc mười hội thoại gần đây
- Ghi điều nhân viên cần biết
- Viết bốn câu hỏi ngắn
- Chạy thử với ba hội thoại giả định
DẤU HIỆU
Khách bỏ giữa chừng
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Phiếu dừng ở câu thứ tư |
| Nguyên nhân | Bộ câu hỏi quá dài, có câu không cần |
| Việc cần làm | Bỏ câu không có lý do, giữ tối đa bốn câu |
Chatbot hỏi sáu câu liền, khách ngừng trả lời ở câu thứ tư.
DẤU HIỆU
Phiếu thiếu hạn nhận
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Phiếu không có hạn nhận |
| Nguyên nhân | Câu hạn nhận không bắt buộc |
| Việc cần làm | Đặt câu hạn nhận là bắt buộc, chạy thử lại |
Nhân viên gọi khách mà chưa biết khách cần nhận ngày nào.
DẤU HIỆU
Chatbot hỏi điều không cần
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Khách ngừng trả lời |
| Nguyên nhân | Câu hỏi chưa có lý do hỏi |
| Việc cần làm | Gỡ câu hỏi, ghi rõ mục Không hỏi |
Chatbot hỏi giấy tờ cá nhân khi khách mới hỏi mua quà.
Tài liệu tham khảo:Claude: tổng quan viết yêu cầu (prompt) ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
Nội dung của thẻ Phân nhóm leadChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Phân nhóm lead trông thế nào.
Ba màn hình: bảng ba nhóm, danh sách lead và quy tắc một trang.
Bảng ba nhóm
Ba nhóm với số lead của tuần, cộng lại đúng 64. Bên dưới là quy tắc để mỗi lead rơi vào đúng một nhóm.
Đọc tiếp
Ba nhóm, 64 lead.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
tro-ly.nhathom.example/nhom-lead
✦Bảng điều khiển trợ lýTrợ lý Nhà Thơm (mẫu)Tìm trong bảng điều khiểnC
Tổng quanKiến thứcCông cụ và quyềnLuồng xử lýBộ câu hỏi thửChuyển cho ngườiNhật ký
Phân nhóm lead
Tuần 29/09 – 05/10 · 64 lead mớiBa nhóm
Cần gọi trong ngày114
Cần gửi thêm thông tin230
Cần hỏi thêm nhu cầu320
Quy tắc nhóm
Gọi trong ngàyCó ngày cần nhận trong bảy ngày
Gửi thông tinĐủ phiếu, chưa có ngày gấp
Hỏi thêmPhiếu thiếu hoặc chưa ghi
- 1Nhóm gọi trong ngày có 14 lead, có ngày cần nhận trong bảy ngày tới. Sale A (mẫu) gọi trước.
- 2Nhóm gửi thêm thông tin có 30 lead: phiếu đủ, chưa có ngày gấp. Sale B (mẫu) gửi trong ngày.
- 3Nhóm hỏi thêm có 20 lead, phiếu thiếu mục. Cộng ba nhóm ra đúng 64 lead mới.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Danh sách lead
Mỗi lead hiện nhóm AI đề xuất. Nhân viên được đổi nhóm nhưng phải ghi lý do.
Đọc tiếp
Ba lead, ba nhóm.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
tro-ly.nhathom.example/lead
✦Bảng điều khiển trợ lýTrợ lý Nhà Thơm (mẫu)Tìm trong bảng điều khiểnC
Tổng quanKiến thứcCông cụ và quyềnLuồng xử lýBộ câu hỏi thửChuyển cho ngườiNhật ký
Danh sách lead
AI đề xuất nhóm, nhân viên xác nhậnLead hôm nay
Khách A (mẫu) · tặng 2 hộp · nhận trước 18/101Gọi trong ngày
Khách B (mẫu) · tự dùng · chưa có ngày2Gửi thông tin
Khách C (mẫu) · chưa rõ số lượng3Hỏi thêm
Nhân viên xác nhận
Đổi nhómĐược đổi, phải ghi lý do
Người nhậnSale A (mẫu) · Sale B (mẫu)
- 1Lead cần nhận trước 18/10 vào nhóm gọi trong ngày. AI chỉ đề xuất nhóm.
- 2Lead tự dùng, chưa có ngày nhận, vào nhóm gửi thông tin.
- 3Lead chưa rõ số lượng vào nhóm hỏi thêm. Nhân viên được đổi nhóm, kèm lý do.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Quy tắc một trang
Ba nhóm viết thành ba mục, mỗi mục có điều kiện, người nhận và hạn xử lý. Chủ shop (mẫu) duyệt bản này.
Đọc tiếp
Ba mục, ba cách xử lý.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Quy tắc phân nhóm lead – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Quy tắc phân nhóm lead
Bản nháp · Chủ shop (mẫu) duyệt · ví dụ giả định
1. Gọi trong ngày1
Có ngày cần nhận trong bảy ngày. Sale A (mẫu) gọi trước 17:30.
2. Gửi thêm thông tin2
Phiếu đủ, chưa có ngày gấp. Sale B (mẫu) gửi trong ngày.
3. Hỏi thêm nhu cầu3
Phiếu thiếu mục. Chatbot hỏi tiếp một lần rồi chuyển người.
- 1Nhóm gọi trong ngày: ngày cần nhận trong bảy ngày. Sale A (mẫu) gọi trước 17:30.
- 2Nhóm gửi thông tin: phiếu đủ, chưa có ngày gấp. Sale B (mẫu) gửi trong ngày.
- 3Nhóm hỏi thêm: phiếu thiếu mục. Chatbot hỏi tiếp một lần rồi chuyển người.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: điều kiện đưa bản ghi vào workflow ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước chia lead thành nhóm.
Viết điều kiện bằng con số trước, rồi mới để AI áp dụng.
- 01Chủ shop (mẫu) chọn ba nhóm xử lý khác nhau: gọi ngay, gửi thông tin, hỏi thêm.
- 02Mỗi nhóm viết một điều kiện đo được, ví dụ ngày cần nhận trong bảy ngày.
- 03Mỗi nhóm có một người nhận và hạn xử lý, ghi trên cùng một dòng.
- 04AI chỉ đề xuất nhóm. Nhân viên được đổi nhóm và ghi lý do đổi.
- 05Cuối tuần Sale A (mẫu) đọc các lead bị đổi nhóm để sửa lại điều kiện.
Bạn đưa vào
- Phiếu nhu cầu
- Điều kiện từng nhóm
- Người nhận
- Hạn xử lý
Phân nhóm leadONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Mỗi lead về đúng một nhóm: có điều kiện, người nhận, hạn xử lý và lý do nếu bị đổi.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: điều kiện đưa bản ghi vào workflow ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì để phân nhóm lead.
Cần phiếu nhu cầu và danh sách người nhận từng nhóm.
NGUYÊN TẮC
Điều kiện nhóm phải đo được. Chữ như gấp hay tiềm năng khiến mỗi người hiểu một kiểu.
NHÓM LEAD · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-ai-sales-nhom-leadTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nhóm | Điều kiện | Người nhận | Lead tuần |
| 2 | Gọi trong ngày | Cần nhận trong 7 ngày1 | Sale A (mẫu) | 14 |
| 3 | Gửi thông tin | Phiếu đủ, chưa gấp | Sale B (mẫu) | 30 |
| 4 | Hỏi thêm | Phiếu thiếu mục | Chủ shop (mẫu)2 | 20 |
| 5 | Tổng | 643 |
Nhóm leadGhi chú
- 1Điều kiện nhóm gọi viết bằng con số: ngày cần nhận trong bảy ngày. Ai đọc cũng áp được.
- 2Nhóm hỏi thêm do Chủ shop (mẫu) giao người, vì chưa rõ lead cần gì.
- 3Tổng 64 lead, khớp số lead mới trong CRM tuần 29/09 – 05/10.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Điều kiện
Viết bằng con sốNgười nhận
Một tên mỗi nhómHạn xử lý
Ghi giờ cụ thểĐổi nhóm
Phải ghi lý doBộ tài nguyên4 mục
- GốcPhiếu nhu cầuChatbot điền, nhân viên đọc.
- BảngBảng ba nhóm leadMẫu bốn cột.
- DuyệtNgười duyệt quy tắcChủ shop (mẫu).
- LịchBuổi xem lead bị đổi nhómMỗi cuối tuần.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: điều kiện đưa bản ghi vào workflow Trang hướng dẫn đặt điều kiện để một bản ghi, như lead, vào workflow. Đọc để viết điều kiện nhóm bằng thuộc tính rõ ràng.
- Nguồn
- HubSpot: cơ sở kiến thức Kho hướng dẫn của HubSpot về lead và CRM. Đọc để biết cách ghi trạng thái và người phụ trách của lead.
- Nguồn
- NIST: sổ tay khung quản lý rủi ro AI (Playbook) Sổ tay đi kèm khung quản lý rủi ro AI của NIST, gợi ý việc làm cho từng mục. Đọc để quyết định chỗ nào cần người xem lại.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: điều kiện đưa bản ghi vào workflow ↗HubSpot: cơ sở kiến thức ↗NIST: sổ tay khung quản lý rủi ro AI (Playbook) ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc phân nhóm lead.
Đếm nhóm có người nhận, lead được xem trong ngày và lead nhóm gọi đã được gọi.
CẦN ĐO
Nhóm đầy đủ chỉ nói lead có đường đi, chưa nói xếp nhóm đúng.
ĐỌC PHÂN NHÓM
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc phân nhóm lead – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc phân nhóm lead
Tuần 29/09 – 05/10 · số lead đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Nhóm có người nhận | 3 | 3 | Đủ1 |
| Lead được nhân viên xem trong ngày | 52 | 64 | Còn mười hai2 |
| Lead nhóm gọi đã được gọi | 12 | 14 | Còn hai3 |
- 1Nhóm có người nhận: 3 trên 3. Mỗi nhóm có một người chịu trách nhiệm.
- 2Lead được nhân viên xem trong ngày: 52 trên 64. Mười hai lead chờ sang hôm sau.
- 3Lead nhóm gọi đã được gọi: 12 trên 14. Hai lead cần Sale A (mẫu) gọi bù.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Nhóm có người nhận | Mỗi nhóm có tên | Nhóm không ai chịu trách nhiệm |
| Lead được xem trong ngày | Gần hết lead được xem | Lead nằm chờ không ai biết |
| Lead nhóm gọi đã được gọi | Mọi lead gọi được gọi | Lead cần gấp bị bỏ quên |
| Lead bị đổi nhóm có lý do | Mọi lần đổi có ghi | Điều kiện nhóm chưa hợp lý |
CÁCH ĐỌC
3 trên 3 nhóm có người nhận; 52 trên 64 lead được xem trong ngày.
Đọc tiếp
Hai lead nhóm gọi chưa được gọi, cần gọi bù.
LƯU Ý
Bảng chỉ nói lead đã có người nhận và được xem, không nói AI xếp nhóm đúng hay sai bao nhiêu lead.
Tài liệu tham khảo:NIST: sổ tay khung quản lý rủi ro AI (Playbook) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Lead về lẫn lộn, ai cũng thấy
Bắt đầu từ ba nhóm.
- Đọc 20 lead gần nhất
- Gom theo cách xử lý
- Chọn ba nhóm
- Viết điều kiện cho từng nhóm
Đã có nhóm nhưng hay bị đổi
Bắt đầu từ lý do đổi.
- Lọc lead bị đổi nhóm
- Đọc lý do đổi
- Sửa điều kiện hay bị lệch
- Chạy lại với tuần sau
Nhiều lead chưa ai xem
Bắt đầu từ người nhận.
- Liệt kê lead chưa được xem
- Xem nhóm nào thiếu người
- Gán người nhận cho từng nhóm
- Đặt nhắc việc cho nhóm gọi
DẤU HIỆU
Lead gấp nằm nhóm chậm
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Lead gấp không được gọi trong ngày |
| Nguyên nhân | Ngày cần nhận chưa vào phiếu nhu cầu |
| Việc cần làm | Đặt câu hạn nhận là bắt buộc, xếp lại nhóm |
Khách cần nhận trước 18/10 nhưng bị xếp nhóm gửi thông tin.
DẤU HIỆU
Hai nhóm chồng lên nhau
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hai người cùng nhận một lead |
| Nguyên nhân | Điều kiện hai nhóm không loại trừ nhau |
| Việc cần làm | Sửa điều kiện để mỗi lead vào một nhóm |
Một lead vừa vào nhóm gọi vừa vào nhóm gửi thông tin.
DẤU HIỆU
Nhóm hỏi thêm ngày càng dài
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Nhóm hỏi thêm không giảm |
| Nguyên nhân | Nhóm này chưa có người nhận |
| Việc cần làm | Chủ shop (mẫu) giao người và đặt hạn hỏi tiếp |
Lead thiếu mục nằm lại, không ai hỏi tiếp.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: điều kiện đưa bản ghi vào workflow ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
Nội dung của thẻ Tóm tắt cho nhân viênChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Bản tóm tắt trông thế nào.
Ba màn hình: thẻ tóm tắt, thư gửi nhân viên và luồng gắn vào CRM.
Thẻ tóm tắt lead
Bốn dòng thông tin và ô Chatbot đã nói, cho thấy chatbot chưa hứa điều gì với khách.
Đọc tiếp
Một thẻ, năm mục.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
tro-ly.nhathom.example/tom-tat
✦Bảng điều khiển trợ lýTrợ lý Nhà Thơm (mẫu)Tìm trong bảng điều khiểnC
Tổng quanKiến thứcCông cụ và quyềnLuồng xử lýBộ câu hỏi thửChuyển cho ngườiNhật ký
Tóm tắt cho nhân viên
Một thẻ cho mỗi leadKhách A (mẫu)
CầnQuà tân gia, hai hộp1
Hạn nhậnTrước 18/102
Còn thiếuĐịa chỉ giao, mùi hương3
Việc kế tiếpSale A (mẫu) gọi trước 17:30
Chatbot đã nói
Chưa báo giá, chưa hứa ngày giaoĐúng giới hạn
- 1Dòng Cần tóm gọn nhu cầu bằng một câu: quà tân gia, hai hộp.
- 2Hạn nhận ghi riêng thành một dòng, nhân viên nhìn là biết việc nào gấp.
- 3Dòng Còn thiếu cho nhân viên biết chỗ cần hỏi tiếp: địa chỉ giao và mùi hương.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tóm tắt gửi nhân viên
Cùng nội dung ở dạng thư ngắn gửi Sale A (mẫu). Ba phần: khách cần, chatbot đã nói, việc kế tiếp.
Đọc tiếp
Ba phần, một trang.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Tóm tắt lead gửi Sale A (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Tóm tắt lead · Khách A (mẫu)
Gửi lúc 14:23 · Zalo OA · ví dụ giả định
Khách cần1
Quà tân gia, hai hộp, nhận trước 18/10.
Chatbot đã nói2
Đã hỏi số hộp và hạn nhận. Chưa báo giá, chưa hứa ngày giao.
Việc kế tiếp3
Gọi trước 17:30 hôm nay, hỏi địa chỉ giao.
- 1Phần Khách cần chỉ chép lại điều khách đã nói, không thêm suy đoán.
- 2Phần Chatbot đã nói liệt kê điều đã hỏi và nhắc rõ chưa báo giá, chưa hứa gì.
- 3Việc kế tiếp có giờ và việc cụ thể, người nhận không phải đoán.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Luồng gắn vào CRM
Từ phiếu đủ tới tóm tắt rồi tới hồ sơ lead. Nếu nhân viên sửa thì chỗ sửa được ghi lại.
Đọc tiếp
Ba khối, hai nhánh.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
luong.nhathom.example/lead/tom-tat
Tóm tắt lead Nhà Thơm (mẫu)Công cụ tự động hóa (mẫu)Bản thử
Lead đủ phiếu nhu cầuTừ Zalo OA hoặc form
Viết tóm tắtChỉ từ phiếu và hội thoại
1Nhân viên đọc?
Đúng
Gắn vào hồ sơ leadTrong CRM
2Cần sửa
Nhân viên sửaGhi lại chỗ thiếu
3- 1Tóm tắt chỉ viết từ phiếu và hội thoại. Không có trong đó thì không viết.
- 2Nhân viên thấy đúng thì tóm tắt được gắn vào hồ sơ lead trong CRM.
- 3Nhân viên sửa chỗ thiếu và ghi lại. Chỗ sửa dùng để viết lại mẫu tóm tắt.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước viết tóm tắt cho nhân viên.
Chốt khuôn tóm tắt trước, rồi mới để AI điền.
- 01Sale A (mẫu) nói nhân viên cần biết gì ngay khi nhận lead, tối đa năm mục.
- 02Viết khuôn: khách cần, hạn nhận, còn thiếu, chatbot đã nói, việc kế tiếp.
- 03AI chỉ điền từ phiếu và hội thoại. Không có thông tin thì ghi chưa rõ.
- 04Tóm tắt gắn vào hồ sơ lead trong CRM, kèm liên kết tới hội thoại gốc.
- 05Nhân viên sửa chỗ sai và ghi lại. Cuối tuần xem chỗ sửa nhiều nhất để đổi khuôn.
Bạn đưa vào
- Phiếu nhu cầu
- Hội thoại gốc
- Khuôn tóm tắt
- Người nhận
Tóm tắt leadONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Một thẻ tóm tắt cho mỗi lead chuyển điđủ năm mụccó liên kết tới hội thoại gốc
Tài liệu tham khảo:Claude: hạn chế thông tin không có căn cứ ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho bản tóm tắt.
Cần phiếu nhu cầu, hội thoại gốc và một khuôn tóm tắt.
NGUYÊN TẮC
Tóm tắt chỉ chép lại điều có trong phiếu và hội thoại. Chỗ nào thiếu thì ghi chưa rõ, không điền thay.
MẪU TÓM TẮT
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-ai-sales-tom-tatTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Mục | Lấy từ | Ví dụ | Nếu thiếu |
| 2 | Khách cần | Phiếu nhu cầu | Quà tân gia, hai hộp | Ghi chưa rõ1 |
| 3 | Hạn nhận | Phiếu nhu cầu | Trước 18/10 | Ghi chưa có |
| 4 | Chatbot đã nói | Hội thoại | Chưa báo giá | Luôn ghi2 |
| 5 | Việc kế tiếp | Quy tắc nhóm | Gọi trước 17:303 | Chủ shop giao |
Mẫu tóm tắtGhi chú
- 1Thiếu thông tin thì ghi chưa rõ, không điền cho đủ. Nhân viên biết chỗ cần hỏi.
- 2Dòng Chatbot đã nói luôn có, để nhân viên biết chưa hứa gì với khách.
- 3Việc kế tiếp lấy từ quy tắc nhóm: nhóm gọi thì gọi trước 17:30.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Khuôn
Năm mục cố địnhNguồn
Phiếu và hội thoạiChỗ thiếu
Ghi chưa rõNgười đọc
Một tên mỗi leadBộ tài nguyên4 mục
- GốcPhiếu nhu cầuChatbot điền.
- BảngKhuôn tóm tắtMẫu bốn cột.
- DuyệtNgười duyệt khuônChủ shop (mẫu).
- LịchBuổi xem chỗ nhân viên sửaMỗi cuối tuần.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: cơ sở kiến thức Kho hướng dẫn của HubSpot về lead và hồ sơ khách. Đọc để chọn nơi gắn bản tóm tắt trong hồ sơ lead.
- Nguồn
- Claude: hạn chế thông tin không có căn cứ Trang nêu các cách giúp mô hình giảm câu trả lời thiếu căn cứ, như cho phép nói không biết. Đọc để viết quy tắc ghi chưa rõ trong tóm tắt.
- Nguồn
- Claude: trích dẫn nguồn (citations) Tài liệu mô tả cách để câu trả lời chỉ ra đoạn tài liệu mà nó dựa vào. Đọc để mỗi dòng tóm tắt chỉ ra được nó lấy từ đâu.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗Claude: hạn chế thông tin không có căn cứ ↗Claude: trích dẫn nguồn (citations) ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc bản tóm tắt.
Đếm lead chuyển có tóm tắt, tóm tắt đã mở và tóm tắt đã gắn vào CRM.
CẦN ĐO
Đã mở, đã gắn chỉ nói tóm tắt tới tay nhân viên, chưa nói đúng.
ĐỌC TÓM TẮT
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc tóm tắt cho nhân viên – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc tóm tắt cho nhân viên
Tuần 29/09 – 05/10 · số tóm tắt đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Lead chuyển có tóm tắt | 51 | 51 | Đủ1 |
| Tóm tắt nhân viên đã mở đọc | 47 | 51 | Còn bốn2 |
| Tóm tắt đã gắn vào hồ sơ CRM | 49 | 51 | Còn hai3 |
- 1Lead chuyển có tóm tắt: 51 trên 51. Không lead nào chuyển mà thiếu tóm tắt.
- 2Tóm tắt nhân viên đã mở: 47 trên 51. Bốn tóm tắt chưa ai mở.
- 3Tóm tắt đã gắn vào hồ sơ CRM: 49 trên 51. Hai tóm tắt còn nằm ngoài CRM.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Lead chuyển có tóm tắt | Mọi lead đều có | Nhân viên vẫn phải hỏi lại |
| Tóm tắt nhân viên đã mở | Gần hết được mở | Tóm tắt viết xong không ai đọc |
| Tóm tắt đã gắn vào CRM | Gần hết đã gắn | Tóm tắt nằm ngoài hồ sơ |
| Tóm tắt có chỗ nhân viên sửa | Ít chỗ sửa | Khuôn chưa hợp, sửa mãi |
CÁCH ĐỌC
51 trên 51 lead chuyển có tóm tắt; 47 trên 51 đã được mở.
Đọc tiếp
Hai tóm tắt chưa gắn vào CRM, bốn tóm tắt chưa ai mở.
LƯU Ý
Bảng chỉ nói tóm tắt đã tới tay nhân viên, không nói AI viết đúng hay sai bao nhiêu tóm tắt.
Tài liệu tham khảo:Claude: xây dựng bộ thử (develop tests) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Nhân viên phải đọc cả hội thoại
Bắt đầu từ khuôn năm mục.
- Hỏi nhân viên cần biết gì khi nhận lead
- Chọn tối đa năm mục
- Viết khuôn tóm tắt
- Chạy thử với ba hội thoại
Tóm tắt có nhưng không ai mở
Bắt đầu từ nơi nhân viên đọc.
- Hỏi nhân viên đọc ở đâu
- Chuyển tóm tắt tới đúng chỗ
- Rút tóm tắt còn bốn dòng
- Đếm lại số tóm tắt đã mở
Tóm tắt hay sai chi tiết
Bắt đầu từ chỗ nhân viên sửa.
- Lọc các tóm tắt bị sửa
- Ghi chi tiết nào hay sai
- Siết quy tắc ghi chưa rõ
- Chạy thử với phiếu thiếu mục
DẤU HIỆU
Tóm tắt có điều không có trong phiếu
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Tóm tắt có chi tiết lạ |
| Nguyên nhân | Khuôn chưa có quy tắc ghi chưa rõ |
| Việc cần làm | Thêm quy tắc, chạy lại với phiếu thiếu mục |
Tóm tắt ghi khách thích mùi nhẹ dù khách chưa nói.
DẤU HIỆU
Nhân viên vẫn hỏi lại khách
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Khách phải trả lời hai lần |
| Nguyên nhân | Hạn nhận chưa là một mục riêng |
| Việc cần làm | Tách hạn nhận thành một dòng trong khuôn |
Sale B (mẫu) nhắn hỏi lại hạn nhận dù đã có tóm tắt.
DẤU HIỆU
Tóm tắt không có trong CRM
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hồ sơ lead trống phần ghi chú |
| Nguyên nhân | Bước gắn vào CRM bị lỗi |
| Việc cần làm | Xem nhật ký luồng, chạy lại cho lead đó |
Nhân viên mở hồ sơ lead nhưng không thấy tóm tắt.
Tài liệu tham khảo:Claude: hạn chế thông tin không có căn cứ ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
Nội dung của thẻ Nhắc việc cho nhân viênChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Nhắc việc trông thế nào.
Ba màn hình: bảng quy tắc nhắc, luồng chạy mỗi ngày và danh sách việc.
Bảng quy tắc nhắc
Ba quy tắc, mỗi quy tắc có giờ nhắc và người nhận. Phần Dừng nhắc ghi khi nào thôi nhắc và số lần tối đa.
Đọc tiếp
Ba quy tắc, hai lần nhắc.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
tro-ly.nhathom.example/nhac-viec
✦Bảng điều khiển trợ lýTrợ lý Nhà Thơm (mẫu)Tìm trong bảng điều khiểnC
Tổng quanKiến thứcCông cụ và quyềnLuồng xử lýBộ câu hỏi thửChuyển cho ngườiNhật ký
Nhắc việc cho nhân viên
Ba quy tắc nhắc, mỗi quy tắc có người nhậnQuy tắc nhắc
| Khi nào | Nhắc lúc | Nhắc ai |
|---|---|---|
| Nhóm gọi, chưa có người nhận | 11:001 | Chủ shop (mẫu) |
| Đã gọi, chưa ghi kết quả | 09:00 hôm sau2 | Sale A (mẫu) |
| Báo giá, chưa có phản hồi | Sau ba ngày | Sale B (mẫu)3 |
Dừng nhắc
Lead đã Chốt đơn hoặc Bỏ dởDừng
Một lead nhận tối đa hai lần nhắc.
- 1Lead nhóm gọi chưa có người nhận thì đến 11:00 nhắc Chủ shop (mẫu) giao người.
- 2Lead đã gọi mà chưa ghi kết quả thì 09:00 hôm sau nhắc Sale A (mẫu).
- 3Báo giá chưa phản hồi sau ba ngày thì nhắc Sale B (mẫu). Mỗi quy tắc có một người nhận.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Luồng chạy mỗi ngày
Đến 11:00, luồng quét lead nhóm gọi. Có người nhận thì nhắc người đó, chưa có thì nhắc Chủ shop (mẫu).
Đọc tiếp
Một điều kiện, hai nhánh.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
luong.nhathom.example/lead/nhac-viec
Nhắc việc lead Nhà Thơm (mẫu)Công cụ tự động hóa (mẫu)Bản thử
Đến 11:00 mỗi ngàyQuét lead nhóm gọi
Đã có người nhận?
1Có
Nhắc người nhậnMột tin, có tên lead
2Chưa
Nhắc Chủ shop (mẫu)Nhờ giao người
3- 1Đến 11:00 mỗi ngày, luồng quét lead nhóm gọi và kiểm tra đã có người nhận chưa.
- 2Đã có người nhận thì nhắc đúng người đó, một tin có tên lead.
- 3Chưa có người nhận thì nhắc Chủ shop (mẫu) giao người, không nhắc cả nhóm.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Danh sách việc hôm nay
Mỗi việc có tên lead, việc cụ thể và hạn giờ. Nhân viên đánh dấu xong ngay trong CRM.
Đọc tiếp
Ba việc, ba hạn.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Việc hôm nay – Sale A (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Việc hôm nay · Sale A (mẫu)
Thứ Hai 12/10/2026 · nhắc từ trợ lý · ví dụ giả định
| Lead | Việc | Hạn |
|---|---|---|
| Khách A (mẫu) | Gọi hỏi địa chỉ giao1 | 17:30 |
| Khách D (mẫu) | Ghi kết quả cuộc gọi2 | 09:00 |
| Khách E (mẫu) | Hỏi phản hồi báo giá | 10:003 |
Xong việc nào, đánh dấu việc đó trong CRM.
- 1Mỗi việc có tên lead và việc cụ thể. Nhân viên không phải mở CRM để tìm.
- 2Việc ghi kết quả cuộc gọi cũng được nhắc, để hồ sơ lead không bị bỏ trống.
- 3Mỗi việc có hạn giờ. Việc quá hạn được nhắc tối đa hai lần rồi dừng.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: chọn hành động của workflow ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước đặt nhắc việc.
Chọn việc hay bị quên trước, rồi mới đặt giờ nhắc.
- 01Sale A (mẫu) và Sale B (mẫu) kể những việc hay bị quên sau khi lead về.
- 02Mỗi việc viết thành một quy tắc: khi nào nhắc, nhắc ai, dừng khi nào.
- 03Mỗi quy tắc có đúng một người nhận. Nhắc cả nhóm thì không ai thấy là việc của mình.
- 04Đặt dừng: lead Chốt đơn hoặc Bỏ dở thì thôi nhắc, tối đa hai lần mỗi lead.
- 05Cuối tuần xem việc nào vẫn bị bỏ sau khi nhắc, rồi sửa giờ hoặc người nhận.
Bạn đưa vào
- Việc hay bị quên
- Giờ nhắc
- Người nhận
- Điều kiện dừng
Nhắc việcONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Ba quy tắc nhắc: mỗi quy tắc có giờ, người nhận, điều kiện dừng và tối đa hai lần nhắc.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: chọn hành động của workflow ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho nhắc việc.
Cần danh sách việc hay bị quên và người nhận từng việc.
NGUYÊN TẮC
Mỗi lời nhắc có một người nhận và một điều kiện dừng. Nhắc không dừng chỉ khiến nhân viên bỏ qua.
NHẮC VIỆC · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-ai-sales-nhac-viecTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Quy tắc | Khi nào | Nhắc ai | Dừng khi |
| 2 | Chưa có người nhận | 11:00 mỗi ngày | Chủ shop (mẫu)1 | Có người nhận |
| 3 | Chưa ghi kết quả | 09:00 hôm sau | Sale A (mẫu) | Có ghi chú |
| 4 | Báo giá chưa phản hồi | Sau ba ngày | Sale B (mẫu) | Chốt đơn hoặc Bỏ dở2 |
| 5 | Số lần nhắc | Tối đa hai3 |
Quy tắc nhắcGhi chú
- 1Mỗi quy tắc có tên người nhận. Nhắc cả nhóm thì không ai thấy việc là của mình.
- 2Điều kiện dừng viết ngay trên dòng: Chốt đơn hoặc Bỏ dở thì thôi nhắc.
- 3Mỗi lead nhận tối đa hai lần nhắc, để nhân viên không quen với tin nhắc.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Quy tắc
Một việc, một quy tắcNgười nhận
Một tên mỗi quy tắcGiờ nhắc
Ghi giờ cụ thểDừng khi
Ghi ngay trên dòngBộ tài nguyên4 mục
- GốcDanh sách việc hay quênSale A (mẫu) tổng hợp.
- BảngBảng quy tắc nhắcMẫu bốn cột.
- DuyệtNgười duyệt quy tắcChủ shop (mẫu).
- LịchBuổi xem việc vẫn bị bỏMỗi cuối tuần.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: chọn hành động của workflow Trang liệt kê các hành động có thể đưa vào workflow của HubSpot. Đọc để chọn hành động nhắc việc hợp với quy tắc đã viết.
- Nguồn
- HubSpot: điều kiện đưa bản ghi vào workflow Trang hướng dẫn đặt điều kiện để bản ghi vào workflow. Đọc để viết điều kiện lead nào được nhắc.
- Nguồn
- n8n: node Schedule Trigger Trang mô tả node chạy luồng theo lịch của n8n. Đọc để đặt luồng quét lead vào giờ cố định mỗi ngày.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: chọn hành động của workflow ↗HubSpot: điều kiện đưa bản ghi vào workflow ↗n8n: node Schedule Trigger ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc nhắc việc.
Đếm lead nhóm gọi có người nhận, lead đã gọi có ghi kết quả và lead báo giá có phản hồi.
CẦN ĐO
Số nhắc chỉ nói việc đã tới người nhận, chưa nói việc đã xong tốt.
ĐỌC NHẮC VIỆC
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc nhắc việc – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc nhắc việc
Tuần 29/09 – 05/10 · số lead đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Lead nhóm gọi có người nhận | 12 | 14 | Còn hai1 |
| Lead đã gọi có ghi kết quả | 38 | 52 | Còn mười bốn2 |
| Lead báo giá có phản hồi sau ba ngày | 19 | 26 | Còn bảy3 |
- 1Lead nhóm gọi có người nhận trước 11:00: 12 trên 14. Hai lead chờ Chủ shop (mẫu) giao.
- 2Lead đã gọi có ghi kết quả: 38 trên 52. Mười bốn lead chưa ghi, nhắc sáng hôm sau.
- 3Lead báo giá có phản hồi sau ba ngày: 19 trên 26. Bảy lead cần Sale B (mẫu) hỏi lại.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Lead nhóm gọi có người nhận trước 11:00 | Gần hết lead có người | Lead gấp không ai gọi |
| Lead đã gọi có ghi kết quả | Mọi cuộc gọi có ghi | Hồ sơ lead bỏ trống |
| Lead báo giá có phản hồi sau ba ngày | Gần hết có phản hồi | Báo giá bị bỏ quên |
| Lead nhận quá hai lần nhắc | Rất ít lead | Nhân viên quen với tin nhắc |
CÁCH ĐỌC
12 trên 14 lead nhóm gọi có người nhận trước 11:00.
Đọc tiếp
38 trên 52 lead đã gọi có ghi kết quả, mười bốn lead còn thiếu.
LƯU Ý
Bảng chỉ nói lời nhắc đã tới người nhận, không nói AI nhắc đúng lead hay đúng lúc bao nhiêu lần.
Tài liệu tham khảo:NIST: sổ tay khung quản lý rủi ro AI (Playbook) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Lead hay nằm chờ
Bắt đầu từ lead nhóm gọi.
- Lọc lead nhóm gọi chưa có người nhận
- Giao người nhận
- Đặt nhắc lúc 11:00
- Đếm lại sau một tuần
Nhân viên bỏ qua tin nhắc
Bắt đầu từ số lần nhắc.
- Đếm số tin nhắc mỗi người nhận
- Giảm xuống tối đa hai lần
- Thêm điều kiện dừng
- Hỏi nhân viên tin nào hữu ích
Việc đã làm vẫn bị nhắc
Bắt đầu từ điều kiện dừng.
- Liệt kê lead đã xử lý vẫn bị nhắc
- Xem bước nào chưa cập nhật CRM
- Nối điều kiện dừng vào giai đoạn lead
- Chạy thử với ba lead
DẤU HIỆU
Nhắc nhầm người
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Người nhận không biết lead |
| Nguyên nhân | Trường người phụ trách trong CRM còn trống |
| Việc cần làm | Điền người phụ trách rồi chạy lại quy tắc |
Việc gọi lại gửi tới Sale B (mẫu), dù lead của Sale A (mẫu).
DẤU HIỆU
Nhắc lead đã chốt
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Tin nhắc đến sau khi chốt |
| Nguyên nhân | Điều kiện dừng chưa gắn giai đoạn |
| Việc cần làm | Dừng nhắc khi lead Chốt đơn hoặc Bỏ dở |
Khách đã Chốt đơn nhưng nhân viên vẫn nhận tin nhắc.
DẤU HIỆU
Nhắc dồn một lúc
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Nhân viên bỏ qua cả loạt |
| Nguyên nhân | Mỗi lead một tin riêng |
| Việc cần làm | Gom các việc thành một danh sách mỗi người |
Mười tin nhắc tới cùng lúc vào 11:00.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: điều kiện đưa bản ghi vào workflow ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:HubSpot: chọn hành động của workflow ↗
Nội dung của thẻ Giới hạn của AIChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Giới hạn trông thế nào.
Ba màn hình: bảng việc được làm, một cuộc trò chuyện thử và quy tắc một trang.
Bảng việc được làm
Việc được làm có công tắc. Báo giá, hứa ngày giao và chốt đơn ghi Chuyển người và không có công tắc.
Đọc tiếp
Ba việc bật, ba việc chuyển người.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
tro-ly.nhathom.example/gioi-han
✦Bảng điều khiển trợ lýTrợ lý Nhà Thơm (mẫu)Tìm trong bảng điều khiểnC
Tổng quanKiến thứcCông cụ và quyềnLuồng xử lýBộ câu hỏi thửChuyển cho ngườiNhật ký
Giới hạn của trợ lý bán hàng
Việc được làm và việc dành cho ngườiĐược làm1
Hỏi nhu cầu và ghi phiếu
Viết tóm tắt cho nhân viên
Nhắc việc theo quy tắc
Dành cho nhân viên2
Báo giá và giảm giáChuyển người
Hứa ngày giaoChuyển người
Chốt đơnChuyển người
Khi gặp ngoài danh sách
Hành độngDừng và chuyển người3
- 1Danh sách việc được làm ngắn: hỏi nhu cầu, tóm tắt, nhắc việc. Bật mới chạy.
- 2Báo giá, hứa ngày giao và chốt đơn luôn chuyển người, không có công tắc bật.
- 3Gặp việc ngoài danh sách thì dừng và chuyển người, thay vì đoán.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Thử hỏi giảm giá
Khách hỏi giảm giá. Chatbot nói rõ không báo giá, chuyển nhân viên và ghi hạn nhận vào phiếu.
Đọc tiếp
Hai câu hỏi, hai cách xử lý.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
nhathom.example/chat
Cuộc trò chuyệnHỏi giảm giáHỏi ngày giaoChọn mùi
Trợ lý AI (mẫu)Bản mô phỏng
Mua hai hộp thì giảm bao nhiêu vậy?
Mình không báo giá hay hứa giảm giá. Mình chuyển nhân viên, Sale A (mẫu) sẽ trả lời bạn.
Không báo giá1Chuyển người2
Vậy giao trước 18/10 được không?
Mình ghi lại hạn 18/10 vào phiếu. Việc hứa ngày giao do nhân viên xác nhận.
Ghi vào phiếu3
Nhập tin nhắn
- 1Khách hỏi giảm giá, trợ lý nói rõ là không báo giá hay hứa giảm giá.
- 2Trợ lý chuyển nhân viên và nêu tên người sẽ trả lời, khách biết ai làm tiếp.
- 3Hạn 18/10 được ghi vào phiếu. Việc hứa ngày giao vẫn do nhân viên xác nhận.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Quy tắc một trang
Ba điều viết thành ba mục: không báo giá, không hứa ngày giao hay chốt đơn, gặp việc lạ thì dừng.
Đọc tiếp
Ba mục, một người duyệt.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Giới hạn của trợ lý bán hàng – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Giới hạn của trợ lý bán hàng
Bản duyệt · Chủ shop (mẫu) · ví dụ giả định
1. Không báo giá, không giảm giá1
Hỏi về giá là chuyển người, kèm phiếu nhu cầu.
2. Không hứa ngày giao, không chốt đơn2
Ghi hạn khách cần. Nhân viên xác nhận.
3. Gặp việc lạ, dừng3
Khiếu nại, hóa đơn, dữ liệu cá nhân: chuyển người.
- 1Giá và giảm giá là việc của nhân viên. Chatbot chuyển kèm phiếu nhu cầu.
- 2Ngày giao và chốt đơn cũng vậy: chatbot chỉ ghi lại hạn khách cần.
- 3Khiếu nại, hóa đơn, dữ liệu cá nhân là việc lạ. Gặp là dừng và chuyển người.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước đặt giới hạn cho AI.
Liệt kê việc dành cho người trước, phần còn lại mới giao cho AI.
- 01Chủ shop (mẫu) liệt kê việc chỉ nhân viên được làm: báo giá, hứa giao, chốt đơn.
- 02Viết ra việc AI được làm. Việc nào không có trong danh sách thì AI dừng và chuyển người.
- 03Thêm việc lạ cần chuyển ngay: khiếu nại, hóa đơn, dữ liệu cá nhân.
- 04Chạy thử mười câu khách hay hỏi về giá, giảm giá, ngày giao và đọc từng câu trả lời.
- 05Mỗi tuần Chủ shop (mẫu) đọc lại mười hội thoại mẫu và sửa giới hạn nếu cần.
Bạn đưa vào
- Việc dành cho người
- Việc AI được làm
- Việc lạ
- Câu hỏi thử
Giới hạn AIONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Một trang giới hạnviệc AI làmviệc luôn chuyển ngườiviệc lạ cần dừng và người duyệt
Tài liệu tham khảo:OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho giới hạn AI.
Cần danh sách việc dành cho người và câu khách hay hỏi.
NGUYÊN TẮC
AI chỉ làm việc có trong danh sách. Việc nào không có thì dừng và chuyển người, không đoán.
GIỚI HẠN · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-ai-sales-gioi-hanTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Việc | Ai làm | Chatbot làm | Duyệt bởi |
| 2 | Hỏi nhu cầu | Chatbot | Có1 | Chủ shop (mẫu) |
| 3 | Báo giá | Sale A (mẫu) | Không2 | Chủ shop (mẫu) |
| 4 | Hứa ngày giao | Sale B (mẫu) | Không | Chủ shop (mẫu) |
| 5 | Chốt đơn | Sale A (mẫu)3 | Không | Chủ shop (mẫu) |
Giới hạnGhi chú
- 1Hỏi nhu cầu là việc duy nhất chatbot làm trọn. Chủ shop (mẫu) duyệt bộ câu hỏi.
- 2Báo giá ghi Không kèm tên người làm, chatbot chỉ chuyển.
- 3Chốt đơn thuộc về Sale A (mẫu). Mọi việc chốt đều có tên người.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Được làm
Danh sách ngắnDành cho người
Có tên người làmViệc lạ
Dừng và chuyểnDuyệt bởi
Một tên cho cả trangBộ tài nguyên4 mục
- GốcDanh sách việc dành cho ngườiChủ shop (mẫu) viết.
- BảngBảng giới hạnMẫu bốn cột.
- ThửMười câu hỏi thửGiả định.
- LịchBuổi đọc lại hội thoại mẫuMỗi tuần.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn Danh sách các rủi ro của ứng dụng dùng mô hình ngôn ngữ lớn. Đọc để biết vì sao nên giới hạn quyền của AI.
- Nguồn
- NIST: khung quản lý rủi ro AI Khung tự nguyện của NIST giúp tổ chức nhận diện và quản lý rủi ro khi dùng AI. Đọc để ghi người chịu trách nhiệm cho từng giới hạn.
- Nguồn
- Claude: hạn chế thông tin không có căn cứ Trang nêu các cách giúp mô hình giảm câu trả lời thiếu căn cứ, như cho phép nói không biết. Đọc để viết quy tắc dừng khi thiếu thông tin.
Tài liệu tham khảo:OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn ↗NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗Claude: hạn chế thông tin không có căn cứ ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc giới hạn của AI.
Đếm giới hạn đã viết, lead hỏi giá có phiếu chờ nhân viên và hội thoại mẫu đã đọc lại.
CẦN ĐO
Đủ giới hạn chỉ nói luật đã viết ra, chưa nói AI luôn giữ.
ĐỌC GIỚI HẠN
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc giới hạn của AI – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc giới hạn của AI
Tuần 29/09 – 05/10 · số việc quản lý đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Giới hạn ghi trong tài liệu | 4 | 4 | Đủ1 |
| Lead hỏi giá đã có phiếu chờ nhân viên | 15 | 17 | Còn hai2 |
| Hội thoại mẫu Chủ shop đã đọc lại | 8 | 10 | Còn hai3 |
- 1Giới hạn ghi trong tài liệu: 4 trên 4. Mỗi giới hạn có một dòng viết rõ.
- 2Lead hỏi giá đã có phiếu chờ nhân viên: 15 trên 17. Hai lead hỏi giá chưa có phiếu.
- 3Hội thoại mẫu Chủ shop (mẫu) đã đọc lại: 8 trên 10. Hai hội thoại còn chờ đọc.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Giới hạn ghi trong tài liệu | Mỗi giới hạn một dòng | Giới hạn chỉ nằm trong đầu mỗi người |
| Lead hỏi giá có phiếu chờ nhân viên | Gần hết có phiếu | Khách hỏi giá không ai trả lời |
| Hội thoại mẫu đã đọc lại | Mọi hội thoại mẫu đã đọc | Lỗi nằm yên nhiều tuần |
| Việc lạ có người nhận | Mỗi loại việc có tên | Khiếu nại không ai nhận |
CÁCH ĐỌC
Giới hạn: 4 trên 4 đã ghi.
Đọc tiếp
Lead hỏi giá có phiếu chờ nhân viên: 15 trên 17. Hội thoại mẫu đã đọc lại: 8 trên 10.
LƯU Ý
Bảng chỉ nói giới hạn đã viết và được xem lại, không nói AI giữ giới hạn đúng bao nhiêu lần.
Tài liệu tham khảo:NIST: sổ tay khung quản lý rủi ro AI (Playbook) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Chưa có giới hạn nào
Bắt đầu từ việc dành cho người.
- Liệt kê việc chỉ nhân viên được làm
- Viết việc AI được làm
- Thêm việc lạ phải chuyển
- Chủ shop (mẫu) duyệt trang
Đã có nhưng AI vẫn lỡ lời
Bắt đầu từ câu bị lỡ.
- Tìm hội thoại AI nói quá phạm vi
- Ghi câu khách đã hỏi
- Thêm giới hạn cho câu đó
- Chạy lại câu hỏi thử
Nhân viên không biết AI làm gì
Bắt đầu từ bản một trang.
- Rút giới hạn còn một trang
- Gửi cho cả nhóm
- Hỏi điều còn chưa rõ
- Sửa trang theo góp ý
DẤU HIỆU
Chatbot nêu mức giá
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Chatbot báo giá thay nhân viên |
| Nguyên nhân | Báo giá chưa nằm trong việc dành cho người |
| Việc cần làm | Ghi báo giá vào danh sách chuyển người, chạy lại |
Khách hỏi giá hai hộp, chatbot đưa ra một con số.
DẤU HIỆU
Chatbot hứa ngày giao
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Khách tin vào ngày chưa ai hứa |
| Nguyên nhân | Giới hạn chỉ ghi giá, quên ngày giao |
| Việc cần làm | Thêm hứa ngày giao vào giới hạn |
Chatbot nói giao trước 18/10 dù chưa ai xác nhận.
DẤU HIỆU
Việc lạ không được chuyển
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Khiếu nại nằm trong phiếu nhu cầu |
| Nguyên nhân | Chưa có quy tắc cho việc lạ |
| Việc cần làm | Thêm khiếu nại vào danh sách việc lạ, chỉ định người nhận |
Khách nhắn khiếu nại, chatbot vẫn hỏi tiếp nhu cầu.
Tài liệu tham khảo:OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗
Nội dung của thẻ Báo cáo leadChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Báo cáo lead trông thế nào.
Ba màn hình: bảng tuần, bảng các chặng và danh sách việc cần xem lại.
Bảng lead trong tuần
Lead theo nguồn cộng lại bằng 64, rồi phiếu nhu cầu đủ mục và số lead chưa được xem.
Đọc tiếp
Ba khối, một tuần.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
tro-ly.nhathom.example/bao-cao
✦Bảng điều khiển trợ lýTrợ lý Nhà Thơm (mẫu)Tìm trong bảng điều khiểnC
Tổng quanKiến thứcCông cụ và quyềnLuồng xử lýBộ câu hỏi thửChuyển cho ngườiNhật ký
Báo cáo lead tuần
29/09 – 05/10/2026 · 64 lead mớiLead theo nguồn
Form136 / 64
Zalo OA15 / 64
Gọi điện13 / 64
Phiếu nhu cầu
Đủ bốn mục244 / 51
Việc tuần sau
Lead chưa được xem312
- 1Lead theo nguồn cộng lại ra 64: form 36, Zalo OA 15, gọi điện 13. Số khớp CRM.
- 2Phiếu nhu cầu đủ bốn mục: 44 trên 51 lead từ form và Zalo. Phần vàng là còn thiếu.
- 3Mười hai lead chưa được xem là việc đầu tiên của tuần sau.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bảng các chặng
Từ lead mới tới chốt đơn, mỗi dòng một chặng. Chú thích cạnh số nói rõ lead nào chưa đi tiếp.
Đọc tiếp
Bốn chặng, số của CRM.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Báo cáo lead tuần – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Báo cáo lead tuần
29/09 – 05/10/2026 · gửi Chủ shop (mẫu) · ví dụ giả định
| Chặng | Số lead | Ghi chú |
|---|---|---|
| Lead mới | 641 | |
| Đã liên hệ | 52 | 12 chưa2 |
| Có báo giá | 26 | |
| Chốt đơn | 93 |
Số liệu lấy từ CRM, AI chỉ trình bày lại.
- 1Lead mới 64 là số đầu của báo cáo. Mỗi chặng sau chỉ đếm lead đã đi tới đó.
- 2Đã liên hệ 52. Ghi chú nói rõ mười hai lead chưa liên hệ.
- 3Chốt đơn 9 do CRM ghi. AI không tự đếm hay đoán lead nào sẽ chốt.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Danh sách việc cần xem lại
Ba việc cho tuần sau, mỗi việc có người nhận. AI chỉ gom, người xem quyết định.
Đọc tiếp
Ba việc, hai người nhận.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
tro-ly.nhathom.example/bao-cao/can-xem
✦Bảng điều khiển trợ lýTrợ lý Nhà Thơm (mẫu)Tìm trong bảng điều khiểnC
Tổng quanKiến thứcCông cụ và quyềnLuồng xử lýBộ câu hỏi thửChuyển cho ngườiNhật ký
Việc cần xem lại
Gom từ các phần trước, một danh sáchTuần 29/09 – 05/10
Hai lead nhóm gọi chưa được gọi1Sale A (mẫu)
Bảy phiếu thiếu mục2Chatbot hỏi lại
Bốn tóm tắt chưa mở3Sale B (mẫu)
Ghi chú
Danh sách do người xem, AI chỉ gom.
- 1Hai lead nhóm gọi chưa được gọi, giao cho Sale A (mẫu) gọi bù.
- 2Bảy phiếu thiếu mục. Chatbot hỏi lại một lần rồi chuyển người.
- 3Bốn tóm tắt chưa mở, nhờ Sale B (mẫu) đọc trước khi gọi.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước làm báo cáo lead.
Chốt số nào cần xem, lấy từ đâu, rồi mới trình bày.
- 01Chủ shop (mẫu) chọn ba đến năm số cần xem mỗi tuần, ví dụ lead mới và đã liên hệ.
- 02Mỗi số ghi nguồn: lấy từ CRM hay từ phiếu của chatbot, không lấy từ phỏng đoán.
- 03AI trình bày số thành bảng ngắn và gom những lead chưa được xem hay chưa gọi.
- 04CSKH A (mẫu) đối chiếu các số với CRM trước khi gửi cho Chủ shop (mẫu).
- 05Chủ shop (mẫu) đọc báo cáo, giao việc tuần sau cho Sale A (mẫu) và Sale B (mẫu).
Bạn đưa vào
- Số lead từ CRM
- Phiếu nhu cầu
- Khoảng thời gian
- Người nhận báo cáo
Báo cáo leadONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Một trang báo cáo mỗi tuần: số có nguồn, chú thích lead chưa đi tiếp và việc cho tuần sau.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho báo cáo lead.
Cần số lead từ CRM, phiếu nhu cầu và người nhận báo cáo.
NGUYÊN TẮC
Số nào cũng ghi nguồn. AI chỉ trình bày lại số có sẵn, không tự đếm hay tự đoán.
BÁO CÁO · MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-ai-sales-bao-cao-tuanTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Chỉ số | Tuần 29/09 – 05/10 | Nguồn số | Người xem |
| 2 | Lead mới | 64 | CRM1 | Chủ shop (mẫu) |
| 3 | Đã liên hệ | 52 | CRM | Chủ shop (mẫu) |
| 4 | Phiếu nhu cầu đủ | 44 / 51 | Phiếu của chatbot2 | CSKH A (mẫu) |
| 5 | Chốt đơn | 93 | CRM | Chủ shop (mẫu) |
Báo cáo tuầnGhi chú
- 1Mỗi số có nguồn. Lead mới lấy từ CRM, không lấy từ phỏng đoán của AI.
- 2Phiếu nhu cầu đủ lấy từ phiếu của chatbot, CSKH A (mẫu) đối chiếu.
- 3Chốt đơn 9 là số trong CRM. Báo cáo chỉ trình bày lại.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Chỉ số
Ba đến năm sốNguồn số
Ghi cạnh mỗi sốKhoảng tuần
Ghi ngày đầu và cuốiNgười xem
Một tên mỗi chỉ sốBộ tài nguyên4 mục
- GốcSố lead từ CRMCSKH A (mẫu) xuất.
- BảngBảng báo cáo tuầnMẫu bốn cột.
- DuyệtNgười nhận báo cáoChủ shop (mẫu).
- LịchBuổi đọc báo cáoSáng thứ Hai.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- HubSpot: cơ sở kiến thức Kho hướng dẫn của HubSpot về lead, CRM và báo cáo. Đọc để chọn số lead cần xem mỗi tuần.
- Nguồn
- NIST: sổ tay khung quản lý rủi ro AI (Playbook) Sổ tay đi kèm khung quản lý rủi ro AI của NIST, gợi ý việc làm cho từng mục. Đọc để quyết định ai đối chiếu số trước khi gửi.
- Nguồn
- Claude: xây dựng bộ thử (develop tests) Trang hướng dẫn tạo bộ thử để kiểm tra đầu ra của Claude. Đọc để lập vài ca thử cho phần AI gom việc cần xem.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗NIST: sổ tay khung quản lý rủi ro AI (Playbook) ↗Claude: xây dựng bộ thử (develop tests) ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc báo cáo lead.
Đếm lead có ghi nguồn, lead có bước kế tiếp và lead đã liên hệ trong tuần.
CẦN ĐO
Báo cáo đủ chỉ nói số có nguồn, chưa nói lead sẽ ra sao.
ĐỌC BÁO CÁO
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc báo cáo lead – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc báo cáo lead
Tuần 29/09 – 05/10 · số lead đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượng | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Lead có ghi nguồn | 64 | 64 | Đủ1 |
| Lead có bước kế tiếp ghi rõ | 58 | 64 | Còn sáu2 |
| Lead đã liên hệ trong tuần | 52 | 64 | Còn mười hai3 |
- 1Lead có ghi nguồn: 64 trên 64. Số lead theo nguồn cộng lại bằng số lead mới.
- 2Lead có bước kế tiếp ghi rõ: 58 trên 64. Sáu lead chưa biết ai làm gì tiếp.
- 3Lead đã liên hệ trong tuần: 52 trên 64. Mười hai lead sang tuần sau.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Lead có ghi nguồn | Mọi lead có nguồn | Lead không rõ từ đâu về |
| Lead có bước kế tiếp ghi rõ | Gần hết lead có bước | Lead nằm chờ không ai biết |
| Lead đã liên hệ trong tuần | Phần lớn lead | Lead bị quên qua tuần |
| Số báo cáo khớp CRM | Hai số khớp | Báo cáo và CRM lệch nhau |
CÁCH ĐỌC
Lead có ghi nguồn: 64 trên 64.
Đọc tiếp
Lead có bước kế tiếp: 58 trên 64. Lead đã liên hệ trong tuần: 52 trên 64, còn mười hai lead.
LƯU Ý
Bảng chỉ nói lead đã đi tới đâu, không nói AI gom việc đúng hay sai, cũng không dự báo chốt đơn.
Tài liệu tham khảo:NIST: sổ tay khung quản lý rủi ro AI (Playbook) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Chưa có báo cáo nào
Bắt đầu từ ba số.
- Chọn ba số cần xem mỗi tuần
- Ghi nguồn cho từng số
- Dựng bảng một trang
- Gửi thử cho Chủ shop (mẫu)
Báo cáo có nhưng không ai đọc
Bắt đầu từ người đọc.
- Hỏi Chủ shop (mẫu) cần số nào
- Bỏ số không ai dùng
- Đưa việc cần xem lên đầu trang
- Đặt giờ đọc cố định
Số báo cáo lệch với CRM
Bắt đầu từ nguồn số.
- Chọn một số bị lệch
- Đối chiếu với CRM
- Tìm bước đếm khác nhau
- Sửa cách lấy số
DẤU HIỆU
Hai số không khớp
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Tổng nguồn thấp hơn lead mới |
| Nguyên nhân | Một lead chưa có nguồn |
| Việc cần làm | Điền nguồn cho lead đó, thêm ô Chưa rõ nguồn |
Tổng lead theo nguồn là 63, trong khi lead mới là 64.
DẤU HIỆU
Báo cáo gửi muộn
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Buổi đọc báo cáo bị lùi |
| Nguyên nhân | Bước đối chiếu số làm muộn |
| Việc cần làm | Xuất số sớm hơn và đặt hạn đối chiếu |
Chủ shop (mẫu) nhận báo cáo vào chiều thứ Hai thay vì sáng.
DẤU HIỆU
Danh sách việc quá dài
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Việc cần xem bị bỏ qua |
| Nguyên nhân | Chưa giới hạn số việc mỗi tuần |
| Việc cần làm | Chỉ giữ ba việc đầu và giao người nhận |
Mục việc cần xem có hai mươi dòng, không ai làm hết.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:NIST: sổ tay khung quản lý rủi ro AI (Playbook) ↗
NHỚ NHANH
Sáu phần việc, từ câu hỏi đến báo cáo lead.
Chọn một ô để quay lại đúng phần nội dung ở trên.
01
NĂM BƯỚC TRIỂN KHAI
ONMATE làm gì, và doanh nghiệp nhận lại được gì.
Mỗi bước kết thúc bằng một thứ xem được. Bấm một bước để xem việc làm và thứ được bàn giao.
01 · Chuẩn bị
02 · Xây và thử
03 · Vận hành
BƯỚC 01
Chọn việc cần giao
Việc lặp, đầu vào, đầu ra, người chịu trách nhiệm.
Bàn giaoPhạm vi thử nghiệmBƯỚC 02
Chuẩn bị kiến thức, dữ liệu
Tài liệu đã duyệt, quy tắc, quyền truy cập.
Bàn giaoKho kiến thứcBƯỚC 03
Dựng và nối công cụ
Kịch bản, kết nối kênh và hệ thống đang dùng.
Bàn giaoBản chạy thửBƯỚC 04
Kiểm thử với tình huống thật
Bộ câu hỏi thử, ca lỗi, ca phải chuyển người.
Bàn giaoBáo cáo kiểm thửBƯỚC 05
Vận hành, theo dõi, điều chỉnh
Đọc nhật ký, sửa quy tắc, mở rộng dần.
Bàn giaoNhật ký và báo cáoTài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
02
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Những câu hay được hỏi trước khi bắt đầu.
Chọn một chủ đề. Câu trả lời nói rõ cả điều làm được lẫn điều không ai bảo đảm được.
AI có tự báo giá cho khách không?
Chỉ nêu giá trong bảng giá đã duyệt. Báo giá ngoài bảng, giảm giá và hợp đồng do nhân viên bán hàng quyết định.
AI có thay nhân viên bán hàng không?
Không. AI thu nhu cầu và tóm tắt để nhân viên bớt hỏi lại; người vẫn là người tư vấn sâu và chốt đơn.
Thông tin liên hệ của khách được dùng thế nào?
Chỉ hỏi khi khách đồng ý và nêu rõ cách dùng. ONMATE dẫn tới quy định về dữ liệu cá nhân hiện hành; đây không phải tư vấn pháp lý, bạn nên xác nhận với người có chuyên môn.
Sau khi chạy còn phải làm gì?
Cần cập nhật bảng giá, chương trình và bộ câu hỏi khi thay đổi, đọc các bản tóm tắt thiếu ý và theo dõi lead chờ quá hạn.
Bao lâu thì có bản chạy thử?
Tham khảo: quy mô nhỏ (một việc, một kênh) khoảng 2–3 tuần; quy mô vừa (nhiều kênh, nhiều kịch bản) khoảng 4–6 tuần; quy mô lớn (tích hợp CRM, ERP) khoảng 2–3 tháng. Con số chốt sau khi khảo sát việc, dữ liệu và hệ thống của bạn.
Chi phí tính thế nào?
Theo phạm vi: số việc, số kênh, số hệ thống kết nối, mức kiểm thử và thời gian vận hành. Phí dùng mô hình AI hoặc công cụ tự động hóa trả riêng cho nhà cung cấp theo gói của họ. ONMATE đề xuất sau khi xem việc cần giao; trang này không nêu giá.
Tài liệu tham khảo:HubSpot: cơ sở kiến thức ↗NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
03
BẮT ĐẦU
Kể điều bạn cần, bắt đầu từ đây.
Chỉ cần họ tên và số điện thoại. Các mục còn lại bỏ trống cũng được.
Yêu cầu đã sẵn sàng
Yêu cầu chưa được gửi. Bạn có thể sao chép nội dung và gửi qua Messenger hoặc kênh liên hệ bên dưới để bắt đầu trao đổi.
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Dịch vụ
- Điều cần trao đổi
- Ngân sách