Gom kho tài liệu
Sáu tài liệu về một kho, mỗi bản có số bản, ngày cập nhật và người phụ trách. Bản cũ đánh dấu đã loại.
ONMATE / AI AGENT NỘI BỘ DOANH NGHIỆP
AI Agent nội bộ doanh nghiệp
Giúp nhân viên tìm đúng thông tin trong kho kiến thức nội bộ.
ONMATE xây dựng trợ lý tra cứu tài liệu theo vai trò người dùng, kèm nguồn tham khảo trong câu trả lời. Tài liệu, quyền truy cập và quy trình cập nhật được thống nhất để thông tin hỗ trợ đúng công việc.
HÀNH TRÌNH TRỢ LÝ NỘI BỘ
Trợ lý nội bộ trả lời theo quyền người hỏi, kèm nguồn, có nhật ký. Người duyệt quyền.
Sáu chặng từ kho tài liệu đến hướng dẫn nhân viên. Chọn một chặng để xem việc ở đó.
Chia quyền theo vai trò
Bốn vai trò, bốn nhóm tài liệu. Ma trận ghi ai xem được gì, và Chủ shop (mẫu) duyệt từng thay đổi.
Trả lời kèm nguồn
Câu trả lời dẫn tên tài liệu và bản. Thiếu quyền thì trợ lý nói rõ cách xin; thiếu nguồn thì chuyển người.
Kiểm tra quyền
Mỗi lượt hỏi đối chiếu quyền trước khi đọc tài liệu. Năm quy tắc, bốn đã thử bằng câu hỏi thật.
Ghi nhật ký truy cập
Mỗi lượt hỏi một dòng: giờ, vai trò, tài liệu, kết quả. Một người xem lượt bị từ chối hằng tuần.
Hướng dẫn nhân viên
Mỗi vai trò một hướng dẫn: hỏi thế nào, điều không gửi, báo câu sai cho ai. Có ghi ngày đọc.
Sáu chặng quay quanh một điểm. Chọn một chặng để đọc chi tiết.
Quyền
SÁU PHẦN VIỆCChọn một phần việc để xem
Chọn một phần việc để xem
toàn bộ cách làm.
Mỗi phần việc có màn hình làm việc, đầu vào và cách đo riêng.
Chạm vào một thẻ để đổi nội dung bên dưới.
Đang xemKho tài liệu có phiên bảnNội dung của thẻ Kho tài liệu có phiên bảnChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Kho tài liệu trông thế nào.
Ba màn hình: danh sách tài liệu, lịch sử các bản và quy ước kho.
Tên, bản, ngày, người phụ trách
Mỗi dòng là một tài liệu đã duyệt, kèm bản, ngày cập nhật và người phụ trách. Bản cũ vẫn thấy được nhưng gắn nhãn Đã loại.
Đọc tiếp
Bảy tài liệu, một bản cũ đã loại.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
noi-bo.nhathom.example/kho
✦Trợ lý nội bộNhà Thơm (mẫu)Tìm tài liệuC
Kho tài liệuPhân quyềnHỏi đápKiểm tra quyềnNhật kýHướng dẫn
Kho tài liệu
Tài liệu đã duyệt · Nhà Thơm (mẫu)| Tài liệu | Bản | Cập nhật | Người phụ trách |
|---|---|---|---|
| Chính sách giao hàng | Bản 3 | 27/09 | CSKH A (mẫu) |
| Chính sách đổi trả | Bản 21 | 27/09 | CSKH A (mẫu) |
| Chính sách đổi trả | Bản 1 | Đã loại2 | — |
| Bảng sản phẩm | Bản 5 | 02/10 | Chủ shop (mẫu) |
| Quy trình xử lý khiếu nại | Bản 1 | 30/09 | CSKH A (mẫu) |
| Hợp đồng mẫu đại lý | Bản 1 | 15/09 | Chủ shop (mẫu)3 |
- 1Chính sách đổi trả có hai dòng: bản hai đang dùng, bản một đã loại. Trợ lý chỉ đọc bản đang dùng.
- 2Bản một mang nhãn Đã loại. Nó còn trong lịch sử nhưng đã ra khỏi nguồn của trợ lý.
- 3Hợp đồng mẫu đại lý do Chủ shop (mẫu) giữ. Mỗi tài liệu có đúng một người chịu trách nhiệm.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bản đang dùng, bản đã loại
Mỗi tài liệu có trang riêng ghi các bản, ngày đổi và người duyệt. Biết bản nào trợ lý đang đọc, và bản nào đã dừng.
Đọc tiếp
Hai bản, một bản đang dùng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
noi-bo.nhathom.example/kho/chinh-sach-doi-tra
✦Trợ lý nội bộNhà Thơm (mẫu)Tìm tài liệuC
Kho tài liệuPhân quyềnHỏi đápKiểm tra quyềnNhật kýHướng dẫn
Chính sách đổi trả
CSKH A (mẫu) giữ · Chủ shop (mẫu) duyệtLịch sử các bản
Bản 2 · 27/091Đang dùng
Bản 1 · 12/092Đã loại
Ai được hỏi về tài liệu này
Vai tròMọi vai trò
Duyệt
Người duyệtChủ shop (mẫu) · 27/093
- 1Bản hai, cập nhật ngày 27/09, là bản đang dùng. Trợ lý trích từ bản này.
- 2Bản một ngày 12/09 đã loại. Lịch sử giữ lại để biết đã đổi gì, nhưng không dùng làm nguồn.
- 3Chủ shop (mẫu) duyệt bản hai ngày 27/09. Người duyệt khác với người giữ tài liệu.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Quy ước kho tài liệu
Phiếu quy ước ghi tài liệu nào vào kho, ai giữ, ai duyệt và khi nào bản cũ phải ra khỏi nguồn của trợ lý.
Đọc tiếp
Ba mục, một người phụ trách.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Quy ước kho tài liệu – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Quy ước kho tài liệu
Trợ lý nội bộ · Chủ shop (mẫu) giữ · ví dụ giả định
Mỗi tài liệu một bản đang dùng1
Tài liệu có tên, bản, ngày cập nhật và người phụ trách. Trợ lý chỉ đọc bản đang dùng.
Bản cũ ra khỏi nguồn2
Có bản mới thì bản cũ được loại khỏi nguồn của trợ lý, nhưng còn trong lịch sử.
Một người chịu trách nhiệm3
Người phụ trách báo khi tài liệu đổi. Người duyệt là người khác với người viết.
- 1Mỗi tài liệu có tên, bản, ngày và người giữ. Ghi đủ bốn thứ này thì mới vào kho.
- 2Có bản mới thì bản cũ ra khỏi nguồn. Câu trả lời không trích bản đã được thay.
- 3Người giữ báo khi tài liệu đổi. Người duyệt phải là người khác với người viết.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước dựng kho tài liệu.
Bắt đầu từ việc quyết định tài liệu nào được vào.
- 01Liệt kê tài liệu nhân viên hay hỏi tới, và chọn những tài liệu đã duyệt.
- 02Mỗi tài liệu ghi tên, bản, ngày cập nhật và một người phụ trách.
- 03Tài liệu có nhiều bản thì chọn một bản đang dùng, các bản còn lại gắn nhãn Đã loại.
- 04Chủ shop (mẫu) duyệt bản đang dùng và ghi ngày duyệt trên phiếu.
- 05Nạp bản đang dùng vào kho của trợ lý, rồi thử hỏi một câu cho mỗi tài liệu.
Bạn đưa vào
- Tài liệu đã duyệt
- Người phụ trách
- Các bản
- Ngày cập nhật
Kho tài liệuONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Bảy tài liệu có bản, ngày và người phụ trách
bản cũ đã ra khỏi nguồn.
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho kho tài liệu.
Cần tài liệu đã duyệt, tên người phụ trách và quy ước đặt tên bản.
NGUYÊN TẮC
Trợ lý chỉ đọc bản đang dùng. Mỗi tài liệu có một người phụ trách, và bản cũ ra khỏi nguồn nhưng vẫn còn trong lịch sử.
BẢNG KHO
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-kho-tai-lieuTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nhóm tài liệu | Số tài liệu | Có người giữ | Có ngày duyệt |
| 2 | Chính sách, câu hỏi | 31 | 3 | 3 |
| 3 | Sản phẩm | 2 | 2 | 2 |
| 4 | Nội bộ | 2 | 2 | 12 |
| 5 | Cộng | 7 | 73 | 6 |
Theo nhómGhi chú
- 1Nhóm chính sách và câu hỏi có ba tài liệu: giao hàng, đổi trả và câu hỏi thường gặp.
- 2Nhóm nội bộ có hai tài liệu nhưng mới một tài liệu có ngày duyệt. Cần bổ sung ngày.
- 3Cộng bảy tài liệu, cả bảy đều có người giữ. Sáu tài liệu có ngày duyệt.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bản
Một bản đang dùngNgười phụ trách
Mỗi tài liệu một ngườiNgày duyệt
Ghi trên phiếuBản cũ
Ra khỏi nguồn, còn lịch sửBộ tài nguyên4 mục
- GốcTài liệu đã duyệtBản đang dùng của từng tài liệu.
- BảngBảng kho tài liệuNhóm, số tài liệu, người phụ trách, ngày duyệt.
- Quy ướcĐặt tên bảnTên, bản, ngày cập nhật.
- DuyệtPhiếu quy ước khoChủ shop (mẫu) duyệt.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- NIST AI RMF Trang giới thiệu khung quản lý rủi ro AI của NIST. Đọc để biết cách nhìn rủi ro khi dùng AI trong tổ chức.
- Nguồn
- NIST: Playbook Sổ tay đi kèm khung. Đọc để lấy ví dụ về việc cần ghi chép và ai chịu trách nhiệm.
- Nguồn
- Claude: trích dẫn Trang về trích dẫn nguồn của Claude. Đọc để biết cách đưa tài liệu vào và nhận lại đoạn được trích.
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗NIST: sổ tay khung quản lý rủi ro AI (Playbook) ↗Claude: trích dẫn nguồn (citations) ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc kho tài liệu.
Đếm tài liệu có người phụ trách, có ngày duyệt và bản cũ đã ra khỏi nguồn.
CẦN ĐO
Đủ điều kiện chỉ nói kho được quản lý, không nói nội dung đúng.
ĐỌC KHO
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc kho tài liệu – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc kho tài liệu
Kho ngày 05/10 · số tài liệu đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số tài liệu | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Tài liệu có người phụ trách | 7 | 7 | Đủ1 |
| Tài liệu có ngày duyệt | 6 | 7 | Còn một2 |
| Bản cũ đã loại khỏi nguồn | 1 | 1 | Đủ3 |
- 1Cả bảy tài liệu đều có người giữ, nên tài liệu sai thì biết ngay hỏi ai.
- 2Sáu trên bảy tài liệu có ngày duyệt. Còn một tài liệu cần ghi ngày duyệt.
- 3Bản cũ duy nhất đã ra khỏi nguồn. Đủ điều kiện chỉ nói kho được quản lý, không nói nội dung đúng.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Người phụ trách | Mỗi tài liệu một người | Không ai nhận |
| Ngày duyệt | Ghi trên phiếu | Không rõ ai duyệt |
| Bản cũ | Ra khỏi nguồn | Còn lẫn trong nguồn |
| Ngày cập nhật | Thấy trên danh sách | Không biết cũ hay mới |
CÁCH ĐỌC
Cả bảy tài liệu có người phụ trách, sáu trên bảy có ngày duyệt.
Đọc tiếp
Bản cũ duy nhất đã ra khỏi nguồn của trợ lý.
LƯU Ý
Bảng chỉ đếm việc ghi chép của kho, không đo nội dung tài liệu đúng hay sai.
Tài liệu tham khảo:NIST: sổ tay khung quản lý rủi ro AI (Playbook) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Dùng nhầm chính sách cũ
Bắt đầu từ bản đang dùng.
- Liệt kê các bản của tài liệu
- Chọn một bản đang dùng
- Gắn nhãn Đã loại cho bản cũ
- Thử hỏi để xem trợ lý trích bản mới
Tài liệu không ai nhận
Bắt đầu từ người phụ trách.
- Liệt kê tài liệu chưa có người phụ trách
- Hỏi ai viết và ai dùng nhiều
- Ghi một người phụ trách cho mỗi tài liệu
- Xem lại danh sách mỗi quý
Bản nháp lẫn vào kho
Bắt đầu từ ngày duyệt.
- Đánh dấu tài liệu chưa có ngày duyệt
- Tách ra khỏi nguồn của trợ lý
- Gửi Chủ shop (mẫu) duyệt
- Đưa vào nguồn sau khi có ngày duyệt
DẤU HIỆU
Trợ lý trích chính sách cũ
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Nguồn trích ghi bản một thay vì bản hai |
| Nguyên nhân | Bản một chưa ra khỏi nguồn của trợ lý |
| Việc cần làm | Loại bản một rồi nạp lại bản hai |
Câu trả lời dẫn một bản đã thay.
DẤU HIỆU
Trợ lý chưa biết tài liệu mới
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Tài liệu mới có trong kho nhưng không được trích |
| Nguyên nhân | Tài liệu chưa được nạp vào nguồn |
| Việc cần làm | Nạp tài liệu rồi thử hỏi lại một câu |
Hỏi mà trợ lý nói chưa có thông tin.
DẤU HIỆU
Hai người cùng sửa một tài liệu
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Hai bản cùng ngày, nội dung khác nhau |
| Nguyên nhân | Không ai là người phụ trách tài liệu |
| Việc cần làm | Chọn một người phụ trách, người kia gửi góp ý |
Bản mới ghi đè bản của người kia.
Tài liệu tham khảo:Claude: trích dẫn nguồn (citations) ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗
Nội dung của thẻ Phân quyền theo vai tròChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Phân quyền trông thế nào.
Ba màn hình: ma trận quyền, quyền của một vai trò và phiếu phân quyền.
Vai trò và nhóm tài liệu
Mỗi hàng là một nhóm tài liệu, mỗi cột là một vai trò. Ô ghi Xem hoặc Không, nên ai cũng đọc được ai xem được gì.
Đọc tiếp
Ba nhóm, bốn vai trò.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
noi-bo.nhathom.example/phan-quyen
✦Trợ lý nội bộNhà Thơm (mẫu)Tìm tài liệuC
Kho tài liệuPhân quyềnHỏi đápKiểm tra quyềnNhật kýHướng dẫn
Phân quyền
Vai trò và nhóm tài liệu · bốn vai trò| Nhóm tài liệu | Chủ shop | Sale A | CSKH A | Marketing |
|---|---|---|---|---|
| Chính sách, sản phẩm (5) | Xem1 | Xem | Xem | Xem |
| Quy trình khiếu nại (1) | Xem | Không | Xem2 | Không |
| Hợp đồng mẫu đại lý (1) | Xem | Không3 | Không | Không |
- 1Chủ shop (mẫu) xem được cả ba nhóm tài liệu. Đây cũng là vai trò duyệt quyền.
- 2CSKH A xem được quy trình khiếu nại vì đó là việc của vai trò này. Sale A và Marketing A thì không.
- 3Hợp đồng mẫu đại lý chỉ Chủ shop xem. Sale A hỏi sẽ nhận câu từ chối kèm cách xin quyền.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Quyền của Sale A
Trang của một vai trò liệt kê tài liệu được xem, tài liệu đang đóng và cách xin thêm quyền.
Đọc tiếp
Năm tài liệu mở, hai đóng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
noi-bo.nhathom.example/phan-quyen/sale-a
✦Trợ lý nội bộNhà Thơm (mẫu)Tìm tài liệuC
Kho tài liệuPhân quyềnHỏi đápKiểm tra quyềnNhật kýHướng dẫn
Sale A (mẫu)
Vai trò bán hàng · xem trước quyềnĐược xem
Chính sách và sản phẩm1Năm tài liệu
Không được xem
Quy trình xử lý khiếu nại2Đóng
Hợp đồng mẫu đại lýĐóng
Cần xem thêm
Xin quyền ởChủ shop (mẫu)3
- 1Sale A xem được năm tài liệu về chính sách và sản phẩm, đủ cho việc tư vấn hằng ngày.
- 2Quy trình khiếu nại đang đóng với vai trò này. Trợ lý sẽ từ chối nếu được hỏi.
- 3Xin quyền ở Chủ shop (mẫu). Quyền thêm vào chỉ có hiệu lực sau khi được duyệt và ghi ngày.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Phiếu phân quyền
Phiếu ghi ba nguyên tắc: quyền theo vai trò, mặc định đóng và mọi thay đổi quyền phải có người duyệt.
Đọc tiếp
Ba mục, một người duyệt.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Phiếu phân quyền – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Phiếu phân quyền
Trợ lý nội bộ · Chủ shop (mẫu) duyệt · ví dụ giả định
Quyền theo vai trò1
Mỗi vai trò có một danh sách nhóm tài liệu được xem. Quyền cấp cho vai trò, không cấp cho từng lần hỏi.
Mặc định là đóng2
Tài liệu mới vào kho thì chưa vai trò nào xem được, cho đến khi Chủ shop (mẫu) duyệt nhóm.
Đổi quyền phải duyệt3
Thêm hay bớt quyền của một vai trò thì Chủ shop (mẫu) duyệt và ghi ngày.
- 1Quyền gắn với vai trò. Người mới nhận vai trò nào thì có quyền của vai trò đó.
- 2Tài liệu mới chưa vai trò nào xem được. Chủ shop (mẫu) duyệt nhóm rồi mới mở.
- 3Mọi thay đổi quyền có người duyệt và ngày duyệt, nên sau này tra lại được.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước chia quyền theo vai trò.
Bắt đầu từ danh sách vai trò thật của doanh nghiệp.
- 01Liệt kê các vai trò thật đang làm việc, mỗi vai trò một tên rõ ràng.
- 02Chia tài liệu thành nhóm theo mức nhạy cảm, ví dụ chính sách, quy trình khiếu nại, hợp đồng.
- 03Với từng nhóm, ghi vai trò nào được xem. Nhóm mới thì mặc định đóng.
- 04Chủ shop (mẫu) duyệt ma trận và ghi ngày duyệt.
- 05Thử từng vai trò bằng một câu hỏi trong quyền và một câu ngoài quyền.
Bạn đưa vào
- Danh sách vai trò
- Nhóm tài liệu
- Ai được xem
- Người duyệt
Ma trận quyềnONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Ma trận ba nhóm, bốn vai trò, có người duyệt và đã thử từng vai trò.
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho phân quyền.
Cần danh sách vai trò, nhóm tài liệu và tên người duyệt quyền.
NGUYÊN TẮC
Quyền gắn với vai trò, không gắn với từng lần hỏi. Mặc định là đóng, và đổi quyền phải có người duyệt.
BẢNG QUYỀN
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-phan-quyenTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nhóm vai trò | Số vai trò | Có quyền ghi rõ | Có người duyệt |
| 2 | Quản lý | 11 | 1 | 1 |
| 3 | Khiếu nại | 1 | 1 | 1 |
| 4 | Bán hàng, marketing | 2 | 2 | 12 |
| 5 | Cộng | 4 | 4 | 33 |
Theo nhómGhi chú
- 1Nhóm quản lý có một vai trò, đã ghi rõ quyền và có người duyệt.
- 2Nhóm bán hàng và marketing có hai vai trò, mới một vai trò có người duyệt quyền.
- 3Cộng bốn vai trò, cả bốn ghi rõ quyền. Ba vai trò có người duyệt, còn một cần bổ sung.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Vai trò
Tên theo công việc thậtNhóm
Chia theo mức nhạy cảmMặc định
Đóng cho đến khi duyệtĐổi quyền
Phải có người duyệtBộ tài nguyên4 mục
- GốcDanh sách vai tròVai trò thật của doanh nghiệp.
- BảngBảng phân quyềnNhóm vai trò, quyền ghi rõ, người duyệt.
- Quy ướcNhóm tài liệuChia theo mức nhạy cảm.
- DuyệtPhiếu phân quyềnChủ shop (mẫu) duyệt.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- NIST AI RMF Trang giới thiệu khung của NIST. Đọc để xem khung nói gì về vai trò và trách nhiệm.
- Nguồn
- OWASP Top 10 cho LLM Danh sách rủi ro cho ứng dụng dùng mô hình ngôn ngữ lớn. Đọc để xem nhóm rủi ro về lộ thông tin.
- Nguồn
- NIST: Playbook Sổ tay đi kèm khung. Đọc để lấy ví dụ về cách ghi lại ai chịu trách nhiệm việc gì.
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn ↗NIST: sổ tay khung quản lý rủi ro AI (Playbook) ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc phân quyền.
Đếm vai trò có quyền ghi rõ, có người duyệt và nhóm tài liệu mặc định đóng.
CẦN ĐO
Đủ điều kiện chỉ nói phiếu có ghi, không nói quyền đã đặt đúng.
ĐỌC QUYỀN
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc phân quyền – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc phân quyền
Danh sách ngày 05/10 · số mục đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số mục | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Vai trò có quyền ghi rõ | 4 | 4 | Đủ1 |
| Vai trò có người duyệt quyền | 3 | 4 | Còn một2 |
| Nhóm tài liệu mặc định đóng | 3 | 3 | Đủ3 |
- 1Cả bốn vai trò có danh sách nhóm tài liệu được xem, ghi rõ trên phiếu.
- 2Ba trên bốn vai trò có người duyệt quyền. Còn một vai trò cần ghi người duyệt.
- 3Cả ba nhóm tài liệu đều mặc định đóng. Đủ điều kiện chỉ nói phiếu có ghi, không nói quyền đã đặt đúng.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Quyền ghi rõ | Mỗi vai trò một danh sách | Chỉ nói miệng |
| Người duyệt | Tên và ngày trên phiếu | Không ai duyệt |
| Mặc định | Nhóm mới đóng | Nhóm mới mở sẵn |
| Đổi quyền | Có ghi ngày | Đổi mà không ghi |
CÁCH ĐỌC
Cả bốn vai trò có quyền ghi rõ, ba trên bốn có người duyệt.
Đọc tiếp
Cả ba nhóm tài liệu mặc định đóng.
LƯU Ý
Bảng chỉ đếm việc ghi chép, không kiểm tra từng quyền đã được đặt đúng trong công cụ.
Tài liệu tham khảo:NIST: sổ tay khung quản lý rủi ro AI (Playbook) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Ai cũng thấy hết
Bắt đầu từ nhóm tài liệu.
- Chia tài liệu theo mức nhạy cảm
- Ghi vai trò được xem mỗi nhóm
- Đóng nhóm nhạy cảm cho đến khi duyệt
- Thử bằng một câu hỏi ngoài quyền
Vai trò mới vào làm
Bắt đầu từ vai trò gần nhất.
- Chọn vai trò gần nhất với việc
- Xem quyền của vai trò đó
- Hỏi Chủ shop (mẫu) nếu cần thêm
- Ghi ngày cấp và người duyệt
Cần mở thêm một tài liệu
Bắt đầu từ phiếu đề nghị.
- Ghi tài liệu và lý do cần
- Gửi người duyệt quyền
- Duyệt thì cập nhật ma trận
- Ghi ngày vào phiếu phân quyền
DẤU HIỆU
Trợ lý trích tài liệu ngoài quyền
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Sale A nhận được đoạn trích từ hợp đồng |
| Nguyên nhân | Nhóm hợp đồng bị đặt mở khi nạp |
| Việc cần làm | Đóng nhóm rồi thử lại bằng câu ngoài quyền |
Một vai trò đọc được nhóm đang đóng.
DẤU HIỆU
Vai trò hỏi bị từ chối nhầm
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | CSKH A bị từ chối khi hỏi về khiếu nại |
| Nguyên nhân | Vai trò chưa được thêm vào nhóm khiếu nại |
| Việc cần làm | Thêm vai trò vào nhóm, ghi ngày duyệt |
Câu hỏi trong quyền vẫn bị chặn.
DẤU HIỆU
Phiếu quyền khác quyền thật
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Câu thử cho kết quả khác với phiếu |
| Nguyên nhân | Quyền được sửa trong công cụ nhưng phiếu chưa sửa |
| Việc cần làm | Sửa cho khớp rồi thử lại câu hỏi mẫu |
Phiếu ghi một đằng, công cụ đặt khác.
Tài liệu tham khảo:OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn ↗
Nội dung của thẻ Câu trả lời có nguồnChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Câu trả lời trông thế nào.
Ba màn hình: hội thoại có dẫn nguồn, trang nguồn và quy ước trả lời.
Trả lời kèm nguồn
Câu trả lời trích tài liệu, mục, bản và ngày. Câu ngoài quyền được từ chối kèm cách xin quyền, không trích nội dung.
Đọc tiếp
Hai câu hỏi, hai kết quả.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
noi-bo.nhathom.example/hoi-dap
Cuộc trò chuyệnHỏi đổi trảHỏi chọn mùiHỏi hợp đồng
Trợ lý AI (mẫu)Bản mô phỏng
Khách muốn đổi hàng, mình trả lời thế nào?
Theo mục "Điều kiện đổi trả" của chính sách. Mình trích đúng đoạn đó:
Chính sách đổi trả · mục 2Bản 2 · 27/091
Hợp đồng đại lý có điều khoản gì?
Vai trò của bạn chưa được xem tài liệu này nên mình không trích. Bạn có thể xin quyền ở Chủ shop (mẫu).
Thiếu quyền2Cách xin quyền3
Nhập câu hỏi thử
- 1Câu trả lời trích mục hai của chính sách đổi trả, ghi bản và ngày để người hỏi tự mở ra đối chiếu.
- 2Hợp đồng đại lý nằm ngoài quyền của vai trò này, nên trợ lý nói thiếu quyền và không trích nội dung.
- 3Câu từ chối có kèm đường đi: xin quyền ở Chủ shop (mẫu). Người hỏi biết làm gì tiếp.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Đoạn được trích
Trang nguồn ghi tài liệu, mục và bản. Trước khi trích, trợ lý kiểm tra người hỏi có quyền và bản có đang dùng.
Đọc tiếp
Hai việc kiểm tra trước khi trích.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
noi-bo.nhathom.example/hoi-dap/0731
✦Trợ lý nội bộNhà Thơm (mẫu)Tìm tài liệuC
Kho tài liệuPhân quyềnHỏi đápKiểm tra quyềnNhật kýHướng dẫn
Nguồn của câu trả lời
Hội thoại 0731 · Sale A (mẫu)Đoạn được trích
Tài liệuChính sách đổi trả1
Mục2 · Điều kiện đổi trả2
Bản và ngàyBản 2 · 27/09
Kiểm tra trước khi trích
Người hỏi được xem tài liệuCó
Đang là bản dùng3Đúng
- 1Tên tài liệu hiện đúng như trong kho, để người xem mở ra được đúng tài liệu đó.
- 2Mục hai, Điều kiện đổi trả, là đoạn được trích. Người hỏi đọc lại đúng đoạn này.
- 3Trước khi trích, trợ lý kiểm tra bản có đang dùng không. Bản đã loại thì không trích.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Quy ước trả lời
Phiếu ghi ba quy ước: câu nào cũng có nguồn, không có nguồn thì nói chưa có, câu nhạy cảm thì chuyển người.
Đọc tiếp
Ba mục, một người duyệt.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Quy ước trả lời – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Quy ước trả lời
Trợ lý nội bộ · CSKH A (mẫu) viết · Chủ shop (mẫu) duyệt · ví dụ giả định
Câu trả lời nào cũng có nguồn1
Mỗi câu ghi tên tài liệu, mục, bản và ngày để người hỏi tự mở ra kiểm tra.
Không có nguồn thì nói không có2
Tài liệu chưa nói đến thì trợ lý nói là chưa có thông tin, rồi chuyển người, không đoán.
Câu nhạy cảm chuyển người3
Hợp đồng, khiếu nại nặng và việc cần quyết định do người trả lời. Trợ lý chỉ chuyển.
- 1Mỗi câu trả lời ghi tài liệu, mục, bản và ngày. Người hỏi tự mở ra kiểm tra được.
- 2Tài liệu không nói đến thì trợ lý nói chưa có thông tin. Không đoán cho đủ câu.
- 3Hợp đồng, khiếu nại nặng và việc cần quyết định do người trả lời. Trợ lý chỉ chuyển.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:Claude: trích dẫn nguồn (citations) ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước cho câu trả lời có nguồn.
Bắt đầu từ cách ghi nguồn mà nhân viên mở ra kiểm tra được.
- 01Chọn cách ghi nguồn: tên tài liệu, mục, bản và ngày cập nhật.
- 02Chỉ cho trợ lý đọc các bản đang dùng của tài liệu mà vai trò được xem.
- 03Cho trợ lý trích đoạn liên quan trước, rồi mới viết câu trả lời dựa trên đoạn đó.
- 04Viết quy ước: không có nguồn thì nói chưa có thông tin và chuyển cho người.
- 05Thử mười câu mẫu, trong đó có câu ngoài tài liệu, và đọc từng nguồn được trích.
Bạn đưa vào
- Tài liệu đang dùng
- Quyền của vai trò
- Cách ghi nguồn
- Mười câu mẫu
Có nguồnONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Mười câu mẫu đã thử, mỗi câu có nguồn hoặc có người nhận khi thiếu nguồn.
Tài liệu tham khảo:Claude: trích dẫn nguồn (citations) ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho câu trả lời có nguồn.
Cần cách ghi nguồn, bộ câu hỏi mẫu và người xem lại.
NGUYÊN TẮC
Câu trả lời nào cũng có nguồn để tự kiểm tra. Không có nguồn thì nói chưa có thông tin, rồi chuyển người, không đoán.
BẢNG CÂU MẪU
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-cau-hoi-mauTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Loại câu hỏi | Số câu mẫu | Có dẫn nguồn | Có người xem lại |
| 2 | Chính sách, sản phẩm | 6 | 51 | 5 |
| 3 | Tài liệu nội bộ | 3 | 3 | 2 |
| 4 | Ngoài tài liệu | 1 | 02 | 1 |
| 5 | Cộng | 10 | 8 | 83 |
Theo loạiGhi chú
- 1Nhóm chính sách và sản phẩm có sáu câu, năm câu dẫn được nguồn. Một câu cần bổ sung tài liệu.
- 2Câu ngoài tài liệu không có nguồn và được chuyển cho người xem lại. Đây là cách xử lý mong đợi.
- 3Cộng mười câu mẫu, tám câu dẫn nguồn và tám câu có người xem lại.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Nguồn
Tài liệu, mục, bản, ngàyThiếu nguồn
Nói chưa có, chuyển ngườiNgoài quyền
Từ chối, nêu cách xinXem lại
Người đọc câu mẫuBộ tài nguyên4 mục
- GốcTài liệu đang dùngCác bản đã duyệt trong kho.
- BảngBảng câu hỏi mẫuLoại câu, dẫn nguồn, người xem lại.
- Quy ướcCách ghi nguồnTài liệu, mục, bản và ngày.
- DuyệtQuy ước trả lờiChủ shop (mẫu) duyệt.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- Claude: trích dẫn Trang về trích dẫn nguồn của Claude. Đọc để biết cách đưa tài liệu vào và nhận lại đoạn được trích.
- Nguồn
- Claude: giảm bịa Trang về giảm câu trả lời bịa. Đọc để xem gợi ý cho phép trả lời không biết và dựa vào đoạn trích.
- Nguồn
- NIST AI RMF Trang giới thiệu khung của NIST. Đọc để biết khung nói gì về ghi chép và theo dõi hệ thống AI.
Tài liệu tham khảo:Claude: trích dẫn nguồn (citations) ↗Claude: hạn chế thông tin không có căn cứ ↗NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc câu trả lời mẫu.
Đếm câu có dẫn nguồn, câu thiếu nguồn có người nhận và câu có người xem lại.
CẦN ĐO
Đủ điều kiện chỉ nói có nguồn và có người xem, không nói câu đúng.
ĐỌC CÂU MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc câu trả lời mẫu – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc câu trả lời mẫu
Bộ mười câu mẫu · số câu đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số câu | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Câu mẫu có dẫn nguồn | 8 | 10 | Còn hai1 |
| Câu thiếu nguồn chuyển cho người | 2 | 2 | Đủ2 |
| Câu mẫu có người xem lại | 8 | 10 | Còn hai3 |
- 1Tám trên mười câu mẫu có dẫn nguồn. Hai câu còn lại cần thêm tài liệu hoặc đổi cách hỏi.
- 2Cả hai câu thiếu nguồn được chuyển cho người. Trợ lý không trả lời thay khi không có nguồn.
- 3Tám trên mười câu có người xem lại. Đủ điều kiện chỉ nói có người xem, không nói câu đúng.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Dẫn nguồn | Tài liệu, mục, bản, ngày | Nguồn chung chung |
| Thiếu nguồn | Có người nhận | Trợ lý tự đoán |
| Người xem lại | Mỗi câu mẫu có một | Không ai đọc |
| Bản được trích | Đúng bản đang dùng | Trích bản cũ |
CÁCH ĐỌC
Tám trên mười câu mẫu có dẫn nguồn, hai câu còn lại được chuyển cho người.
Đọc tiếp
Tám câu có người xem lại.
LƯU Ý
Bảng chỉ đếm việc ghi chép, không chấm câu trả lời đúng hay sai.
Đọc tiếp
Người đọc nguồn mới biết.
Tài liệu tham khảo:Claude: hạn chế thông tin không có căn cứ ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Nhân viên không tin câu trả lời
Bắt đầu từ cách ghi nguồn.
- Thêm tài liệu, mục, bản, ngày
- Cho phép mở tài liệu từ nguồn
- Thử mười câu mẫu
- Đọc từng nguồn được trích
Trợ lý trả lời dù thiếu tài liệu
Bắt đầu từ quy ước thiếu nguồn.
- Viết câu chuẩn khi thiếu nguồn
- Chọn người nhận câu chuyển
- Thử với câu ngoài tài liệu
- Ghi lượt thiếu nguồn vào nhật ký
Câu hỏi nhạy cảm
Bắt đầu từ danh sách việc chuyển người.
- Liệt kê việc do người quyết định
- Ghi vào quy ước trả lời
- Cho trợ lý chỉ chuyển, không đoán
- Thử bằng ba câu nhạy cảm
DẤU HIỆU
Nguồn ghi sai mục
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Người đọc không thấy ý ở mục được ghi |
| Nguyên nhân | Tài liệu đổi số mục mà kho chưa nạp lại |
| Việc cần làm | Nạp lại bản mới rồi thử hỏi lại |
Câu trích mục hai nhưng ý ở mục ba.
DẤU HIỆU
Trợ lý trả lời không kèm nguồn
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Câu trả lời không có dòng nguồn |
| Nguyên nhân | Yêu cầu chưa buộc phải dẫn nguồn |
| Việc cần làm | Sửa yêu cầu rồi thử lại mười câu mẫu |
Có câu trả lời mà không có tài liệu.
DẤU HIỆU
Câu trả lời lẫn ý ngoài tài liệu
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Câu trả lời có ý không có trong nguồn |
| Nguyên nhân | Chưa có quy ước nói chưa có thông tin |
| Việc cần làm | Thêm quy ước, thử lại câu ngoài tài liệu |
Có ý không nằm trong đoạn được trích.
Tài liệu tham khảo:Claude: hạn chế thông tin không có căn cứ ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Claude: trích dẫn nguồn (citations) ↗
Nội dung của thẻ Kiểm tra quyền khi hỏiChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Kiểm tra quyền trông thế nào.
Ba màn hình: các bước của một lượt hỏi, quy tắc truy cập và câu hỏi thử quyền.
Các bước của một lượt
Mỗi lượt hỏi đi qua năm bước. Bước đối chiếu quyền dừng lại nếu vai trò chưa được xem tài liệu, và lượt vẫn được ghi.
Đọc tiếp
Năm bước, một bước dừng.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
noi-bo.nhathom.example/kiem-tra-quyen/0731
✦Trợ lý nội bộNhà Thơm (mẫu)Tìm tài liệuC
Kho tài liệuPhân quyềnHỏi đápKiểm tra quyềnNhật kýHướng dẫn
Một lượt kiểm tra quyền
Lượt 0731 · Sale A (mẫu)Các bước của một lượt hỏi
- Xác định vai tròSale A (mẫu)
- Chọn tài liệu liên quan1Hợp đồng mẫu đại lý
- Đối chiếu quyền2Vai trò chưa được xem
- Từ chối kèm lý doNêu cách xin quyền
- Ghi nhật ký3Vai trò, giờ, tài liệu
- 1Trợ lý chọn tài liệu liên quan theo tên, chưa đọc nội dung. Ở đây là hợp đồng mẫu đại lý.
- 2Bước đối chiếu quyền dừng lại: Sale A chưa được xem tài liệu này. Từ đây trợ lý không đọc tiếp.
- 3Lượt hỏi được ghi vào nhật ký, kể cả khi bị từ chối: vai trò, giờ và tài liệu được nhắc đến.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Năm quy tắc truy cập
Mỗi quy tắc nói rõ trợ lý làm gì khi bị vi phạm: từ chối, không dùng làm nguồn hoặc chuyển người.
Đọc tiếp
Năm quy tắc, một người duyệt.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
noi-bo.nhathom.example/kiem-tra-quyen/quy-tac
✦Trợ lý nội bộNhà Thơm (mẫu)Tìm tài liệuC
Kho tài liệuPhân quyềnHỏi đápKiểm tra quyềnNhật kýHướng dẫn
Quy tắc truy cập
Năm quy tắc · Chủ shop (mẫu) duyệt| Quy tắc | Khi vi phạm |
|---|---|
| Hỏi ngoài quyền của vai trò1 | Từ chối, nêu cách xin quyền |
| Tài liệu chưa duyệt | Không dùng làm nguồn2 |
| Bản cũ đã loại | Không trích, dùng bản mới |
| Hỏi về thông tin cá nhân khách | Từ chối, chuyển người3 |
| Thiếu nguồn để trả lời | Nói chưa có, chuyển người |
- 1Hỏi ngoài quyền là quy tắc đầu tiên: trợ lý từ chối và nêu cách xin quyền.
- 2Tài liệu chưa duyệt không được dùng làm nguồn, dù đã nằm trong kho.
- 3Hỏi về thông tin cá nhân của khách thì trợ lý từ chối và chuyển cho người phụ trách.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Thử quyền bằng câu hỏi thật
Mỗi quy tắc có một câu hỏi thử với vai trò cụ thể, và kết quả mong đợi được viết trước khi mở quyền.
Đọc tiếp
Bốn câu thử.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
noi-bo.nhathom.example/kiem-tra-quyen/thu
✦Trợ lý nội bộNhà Thơm (mẫu)Tìm tài liệuC
Kho tài liệuPhân quyềnHỏi đápKiểm tra quyềnNhật kýHướng dẫn
Câu hỏi thử quyền
Bốn câu thử · kết quả mong đợi| Câu hỏi thử | Vai trò | Mong đợi |
|---|---|---|
| Hợp đồng đại lý | Sale A | Từ chối1 |
| Quy trình khiếu nại | Marketing A2 | Từ chối |
| Hợp đồng đại lý | CSKH A | Từ chối |
| Đổi trả, hỏi bản cũ3 | Sale A | Trích bản 2 |
- 1Mong đợi khi Sale A hỏi hợp đồng đại lý là bị từ chối. Câu thử được viết trước khi mở quyền.
- 2Marketing A thử hỏi quy trình khiếu nại, cũng ngoài quyền. Mỗi vai trò bị giới hạn có ít nhất một câu thử.
- 3Câu thử cuối kiểm tra bản cũ: hỏi đổi trả theo bản đã loại, mong đợi là trích bản hai.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước kiểm tra quyền.
Bắt đầu từ thứ tự: quyền trước, đọc tài liệu sau.
- 01Ghi thứ tự mỗi lượt hỏi: xác định vai trò, chọn tài liệu, đối chiếu quyền, rồi mới đọc.
- 02Viết quy tắc: hỏi ngoài quyền, tài liệu chưa duyệt, bản cũ, thông tin cá nhân của khách.
- 03Với mỗi quy tắc, ghi trợ lý làm gì khi bị vi phạm và nói gì với người hỏi.
- 04Viết câu hỏi thử cho từng quy tắc, kèm vai trò hỏi và kết quả mong đợi.
- 05Chạy từng câu thử, ghi kết quả, rồi Chủ shop (mẫu) duyệt quy tắc.
Bạn đưa vào
- Vai trò hỏi
- Tài liệu được nhắc
- Quy tắc truy cập
- Câu hỏi thử
Kiểm tra quyềnONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Năm quy tắc có người duyệt, bốn quy tắc đã thử bằng câu hỏi thật.
Tài liệu tham khảo:OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho kiểm tra quyền.
Cần ma trận quyền, danh sách quy tắc và các câu hỏi thử.
NGUYÊN TẮC
Quyền được kiểm tra trước khi đọc tài liệu, không đọc trước rồi mới lọc. Câu từ chối nói cần quyền nào, không kể nội dung.
BẢNG QUY TẮC
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-kiem-tra-quyenTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Loại kiểm tra | Số quy tắc | Đã thử | Có người duyệt |
| 2 | Xác định vai trò | 21 | 2 | 2 |
| 3 | Đối chiếu tài liệu | 2 | 12 | 2 |
| 4 | Ghi nhật ký | 1 | 1 | 1 |
| 5 | Cộng | 5 | 43 | 5 |
Theo loạiGhi chú
- 1Xác định vai trò có hai quy tắc. Cả hai đều đã thử và có người duyệt.
- 2Đối chiếu tài liệu có hai quy tắc nhưng mới thử một. Cần thêm một câu hỏi thử.
- 3Cộng năm quy tắc, bốn quy tắc đã thử. Cả năm quy tắc có người duyệt.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Thứ tự
Quyền trước, đọc sauTừ chối
Nêu quyền cần, hỏi aiCâu thử
Mỗi quy tắc một câuNhật ký
Cả lượt bị từ chốiBộ tài nguyên4 mục
- GốcMa trận quyềnLấy từ phần phân quyền.
- BảngBảng quy tắcLoại, số quy tắc, đã thử, người duyệt.
- Quy ướcCâu từ chốiNêu quyền cần và hỏi ai.
- DuyệtQuy ước truy cậpChủ shop (mẫu) duyệt.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- OWASP Top 10 cho LLM Danh sách rủi ro cho ứng dụng dùng mô hình ngôn ngữ lớn. Đọc để xem nhóm rủi ro về lộ thông tin nhạy cảm.
- Nguồn
- OWASP: chèn lệnh Bảng gợi ý của OWASP về phòng chèn lệnh vào yêu cầu. Đọc để xem các cách phòng được mô tả.
- Nguồn
- NIST AI RMF Trang giới thiệu khung của NIST. Đọc để biết khung nói gì về kiểm tra và theo dõi rủi ro.
Tài liệu tham khảo:OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn ↗OWASP: phòng chèn lệnh vào yêu cầu (prompt injection) ↗NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc kiểm tra quyền.
Đếm quy tắc đã thử bằng câu hỏi thật, có người duyệt và lượt từ chối có ghi nhật ký.
CẦN ĐO
Đủ điều kiện chỉ nói có thử và có ghi, không nói quyền đặt đúng.
ĐỌC QUY TẮC
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc kiểm tra quyền – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc kiểm tra quyền
Quy tắc ngày 05/10 · số mục đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số mục | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Quy tắc đã thử bằng câu hỏi thật | 4 | 5 | Còn một1 |
| Quy tắc có người duyệt | 5 | 5 | Đủ2 |
| Lượt từ chối có ghi nhật ký | 4 | 4 | Đủ3 |
- 1Bốn trên năm quy tắc đã thử bằng câu hỏi thật. Còn một quy tắc cần câu thử.
- 2Cả năm quy tắc có người duyệt, ghi tên và ngày trên phiếu.
- 3Cả bốn lượt từ chối có dòng trong nhật ký. Đủ điều kiện chỉ nói có ghi, không nói quyền đặt đúng.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Đã thử | Mỗi quy tắc một câu | Quy tắc chưa thử |
| Người duyệt | Tên và ngày | Không ai duyệt |
| Từ chối | Có ghi nhật ký | Từ chối mà không ghi |
| Lý do | Nêu quyền cần | Chỉ nói không được |
CÁCH ĐỌC
Bốn trên năm quy tắc đã thử, cả năm có người duyệt.
Đọc tiếp
Cả bốn lượt từ chối trong tuần có dòng nhật ký.
LƯU Ý
Bảng chỉ đếm việc thử và ghi chép, không chứng minh trợ lý không bao giờ lộ tài liệu.
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Lo trợ lý lộ tài liệu
Bắt đầu từ thứ tự kiểm tra.
- Ghi thứ tự: quyền trước, đọc sau
- Liệt kê nhóm tài liệu nhạy cảm
- Thử bằng câu hỏi ngoài quyền
- Đọc nhật ký xem lượt có bị chặn
Chưa ai thử câu vượt quyền
Bắt đầu từ danh sách quy tắc.
- Liệt kê các quy tắc truy cập
- Viết một câu thử cho mỗi quy tắc
- Chạy thử với đúng vai trò
- Ghi kết quả vào bảng quy tắc
Câu từ chối khó hiểu
Bắt đầu từ lời từ chối.
- Đọc năm câu từ chối gần nhất
- Thêm quyền cần và người để xin
- Bỏ phần kể nội dung tài liệu
- Nhờ một nhân viên đọc thử
DẤU HIỆU
Câu từ chối lộ nội dung
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Câu từ chối nêu một điều khoản của hợp đồng |
| Nguyên nhân | Trợ lý đã đọc tài liệu trước khi đối chiếu quyền |
| Việc cần làm | Đổi thứ tự: đối chiếu quyền rồi mới đọc |
Câu từ chối nhắc lại ý của tài liệu.
DẤU HIỆU
Tài liệu chưa duyệt vẫn được trích
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Nguồn trích là tài liệu chưa có ngày duyệt |
| Nguyên nhân | Quy tắc tài liệu chưa duyệt chưa được áp dụng |
| Việc cần làm | Tách tài liệu chưa duyệt khỏi nguồn |
Bản nháp xuất hiện trong nguồn.
DẤU HIỆU
Lượt bị từ chối không có trong nhật ký
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Câu hỏi bị từ chối nhưng nhật ký không có dòng |
| Nguyên nhân | Nhật ký chỉ ghi lượt trả lời thành công |
| Việc cần làm | Ghi cả lượt từ chối, rồi thử lại một câu |
Lượt hỏi mất dấu.
Tài liệu tham khảo:OWASP: phòng chèn lệnh vào yêu cầu (prompt injection) ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn ↗
Nội dung của thẻ Nhật ký truy cậpChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Nhật ký trông thế nào.
Ba màn hình: nhật ký các lượt hỏi, tổng hợp tuần và quy ước nhật ký.
Mỗi lượt một dòng
Mỗi dòng ghi giờ, vai trò và kết quả. Xanh là có nguồn, đỏ là bị từ chối, vàng là thiếu nguồn và chuyển người.
Đọc tiếp
Năm lượt gần nhất.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
noi-bo.nhathom.example/nhat-ky
✦Trợ lý nội bộNhà Thơm (mẫu)Tìm tài liệuC
Kho tài liệuPhân quyềnHỏi đápKiểm tra quyềnNhật kýHướng dẫn
Nhật ký truy cập
Tuần 29/09–05/10 · 42 lượtNăm lượt gần nhất
- Sale AHỏi đổi trả · có nguồn1
- Marketing AHỏi khiếu nại · từ chối
- CSKH AHỏi giao hàng · có nguồn
- Sale AHỏi hợp đồng · từ chối2
- Chủ shopHỏi chính sách mới · thiếu nguồn3
- 1Mỗi lượt hỏi một dòng: giờ, vai trò và kết quả. Lượt này có nguồn nên màu xanh.
- 2Sale A hỏi hợp đồng và bị từ chối. Dòng vẫn được ghi, để Chủ shop (mẫu) thấy ai cần quyền gì.
- 3Lượt thiếu nguồn màu vàng. Trợ lý chuyển cho người, và dòng này nhắc bổ sung tài liệu.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bốn mươi hai lượt hỏi
Trang tổng hợp đếm số lượt theo kết quả. Số này cho biết trợ lý được dùng thế nào, không đo câu trả lời đúng hay sai.
Đọc tiếp
Ba kết quả, một tuần.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
noi-bo.nhathom.example/nhat-ky/tuan
✦Trợ lý nội bộNhà Thơm (mẫu)Tìm tài liệuC
Kho tài liệuPhân quyềnHỏi đápKiểm tra quyềnNhật kýHướng dẫn
Tổng hợp tuần
Tuần 29/09–05/10 · 42 lượt hỏiKết quả các lượt hỏi
Trả lời có nguồn135 / 42
Từ chối vì thiếu quyền24 / 42
Thiếu nguồn, chuyển người33 / 42
- 1Ba mươi lăm trên bốn mươi hai lượt hỏi được trả lời kèm nguồn. Đây là số lượt, không phải độ đúng.
- 2Bốn lượt bị từ chối vì thiếu quyền. Số này cho biết vai trò nào hay cần xin quyền.
- 3Ba lượt thiếu nguồn được chuyển cho người. Danh sách này là việc bổ sung tài liệu tuần sau.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Quy ước nhật ký
Phiếu ghi nhật ký giữ gì và không giữ gì, ai xem hằng tuần, và thời hạn giữ do shop đặt.
Đọc tiếp
Ba mục, một người phụ trách.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Quy ước nhật ký – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Quy ước nhật ký
Trợ lý nội bộ · Chủ shop (mẫu) giữ · ví dụ giả định
Mỗi lượt hỏi một dòng1
Dòng ghi vai trò, giờ, tài liệu được dùng và kết quả: có nguồn, từ chối hay chuyển người.
Không ghi nội dung nhạy cảm2
Nhật ký không chép lại mật khẩu hay thông tin cá nhân của khách nếu có người lỡ nhập vào.
Có người xem hằng tuần3
Chủ shop (mẫu) xem lượt bị từ chối và lượt thiếu nguồn mỗi tuần. Thời hạn giữ nhật ký do shop đặt.
- 1Dòng nhật ký có vai trò, giờ, tài liệu và kết quả. Chừng đó là đủ để tra lại.
- 2Nhật ký không chép lại nội dung nhạy cảm. Lỡ có người nhập mật khẩu vào ô hỏi thì không lưu.
- 3Chủ shop (mẫu) xem lượt từ chối và lượt thiếu nguồn mỗi tuần. Thời hạn giữ nhật ký do shop đặt.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước dựng nhật ký truy cập.
Bắt đầu từ việc quyết định mỗi dòng ghi những gì.
- 01Chọn các trường mỗi dòng ghi: giờ, vai trò, tài liệu được dùng và kết quả.
- 02Ghi rõ điều không ghi: mật khẩu và thông tin cá nhân của khách nếu có người lỡ nhập.
- 03Chia kết quả thành ba loại: có nguồn, bị từ chối và thiếu nguồn chuyển người.
- 04Chọn người xem hằng tuần, và những lượt cần xem lại.
- 05Đặt thời hạn giữ nhật ký theo quyết định của shop, rồi ghi vào phiếu.
Bạn đưa vào
- Giờ
- Vai trò
- Tài liệu được dùng
- Kết quả
Nhật kýONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Nhật ký bốn mươi hai lượt, có người xem hằng tuần và thời hạn giữ do shop đặt.
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho nhật ký truy cập.
Cần danh sách trường cần ghi, người xem hằng tuần và thời hạn giữ.
NGUYÊN TẮC
Nhật ký ghi vai trò, giờ, tài liệu và kết quả, không chép lại nội dung nhạy cảm. Thời hạn giữ do shop quyết định.
BẢNG NHẬT KÝ
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-nhat-ky-tuanTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Kết quả lượt hỏi | Số lượt | Ghi vai trò, giờ | Người xem lại |
| 2 | Trả lời có nguồn | 351 | 35 | 2 |
| 3 | Từ chối thiếu quyền | 4 | 4 | 32 |
| 4 | Thiếu nguồn, chuyển người | 3 | 3 | 3 |
| 5 | Cộng | 42 | 42 | 83 |
Theo kết quảGhi chú
- 1Ba mươi lăm lượt trả lời có nguồn, cả ba mươi lăm đều ghi vai trò và giờ.
- 2Ba trên bốn lượt từ chối có người xem lại. Còn một lượt cần được xem.
- 3Cộng bốn mươi hai lượt đều ghi vai trò và giờ. Tám lượt có người xem lại.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Trường ghi
Giờ, vai trò, kết quảKhông ghi
Nội dung nhạy cảmNgười xem
Hằng tuần, một ngườiThời hạn giữ
Do shop quyết địnhBộ tài nguyên4 mục
- GốcDanh sách trườngGiờ, vai trò, tài liệu, kết quả.
- BảngBảng nhật ký tuầnKết quả, số lượt, người xem lại.
- Quy ướcĐiều không ghiMật khẩu, thông tin cá nhân của khách.
- DuyệtQuy ước nhật kýChủ shop (mẫu) duyệt.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- NIST AI RMF Trang giới thiệu khung của NIST. Đọc để biết khung nói gì về theo dõi và ghi chép khi vận hành hệ thống AI.
- Nguồn
- NIST: Playbook Sổ tay đi kèm khung. Đọc để lấy ví dụ về cách ghi chép và xem lại hệ thống đang chạy.
- Nguồn
- Nghị định 13/2023 Văn bản gốc về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Đọc nguyên văn; đây không phải tư vấn pháp lý.
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗NIST: sổ tay khung quản lý rủi ro AI (Playbook) ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc nhật ký tuần.
Đếm lượt có vai trò và giờ, lượt bị từ chối có người xem lại và lần rà hằng tuần.
CẦN ĐO
Đủ điều kiện chỉ nói có ghi và có xem, không nói mọi lượt đều đúng.
ĐỌC NHẬT KÝ
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc nhật ký tuần – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc nhật ký tuần
Tuần 29/09–05/10 · số lượt đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số lượt | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Lượt hỏi ghi vai trò và giờ | 42 | 42 | Đủ1 |
| Lượt từ chối có người xem lại | 3 | 4 | Còn một2 |
| Nhật ký có người rà trong tuần | 1 | 1 | Đủ3 |
- 1Cả bốn mươi hai lượt đều có vai trò và giờ. Đây là điều kiện tối thiểu để tra lại.
- 2Ba trên bốn lượt từ chối có người xem lại. Còn một lượt cần được xem.
- 3Nhật ký tuần được rà một lần. Đủ điều kiện chỉ nói có rà, không nói mọi lượt đều đúng.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Vai trò, giờ | Mọi lượt đều ghi | Lượt thiếu dòng |
| Lượt từ chối | Có người xem lại | Không ai xem |
| Lần rà tuần | Một lần mỗi tuần | Bỏ quên nhiều tuần |
| Nội dung nhạy cảm | Không lưu | Lưu cả mật khẩu |
CÁCH ĐỌC
Cả bốn mươi hai lượt ghi vai trò và giờ, ba trên bốn lượt từ chối có người xem lại.
Đọc tiếp
Tuần này được rà một lần.
LƯU Ý
Bảng chỉ đếm việc ghi chép và xem lại, không nói câu trả lời nào đúng hay sai.
Tài liệu tham khảo:NIST: sổ tay khung quản lý rủi ro AI (Playbook) ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Không biết ai đã hỏi gì
Bắt đầu từ các trường ghi.
- Chọn trường: giờ, vai trò, tài liệu, kết quả
- Bật ghi cho mọi lượt hỏi
- Chia kết quả thành ba loại
- Đọc thử năm dòng gần nhất
Nhật ký có mà không ai đọc
Bắt đầu từ người xem hằng tuần.
- Chọn một người xem hằng tuần
- Chọn những lượt cần xem lại
- Ghi ngày xem vào phiếu
- Đặt giờ nhắc cố định mỗi tuần
Sợ nhật ký lưu quá nhiều
Bắt đầu từ điều không ghi.
- Liệt kê điều không được ghi
- Bỏ phần nhạy cảm trước khi ghi
- Thử nhập một chuỗi giả định
- Đặt thời hạn giữ nhật ký
DẤU HIỆU
Nhật ký thiếu lượt hỏi
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Nhân viên nói đã hỏi nhưng không có dòng |
| Nguyên nhân | Lượt bị từ chối chưa được ghi |
| Việc cần làm | Ghi cả ba loại kết quả, rồi thử lại |
Số lượt trong nhật ký ít hơn thực tế.
DẤU HIỆU
Nhật ký lưu cả thông tin khách
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Một dòng nhật ký có thông tin cá nhân của khách |
| Nguyên nhân | Nhật ký chép nguyên câu hỏi |
| Việc cần làm | Bỏ phần nhạy cảm trước khi ghi, xử lý dòng cũ |
Có dòng chứa thông tin cá nhân.
DẤU HIỆU
Không rõ ai xem lại
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Cột người xem lại để trống |
| Nguyên nhân | Chưa chọn người xem hằng tuần |
| Việc cần làm | Chọn một người, ghi vào quy ước nhật ký |
Lượt từ chối nằm đó không ai nhận.
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗
Nội dung của thẻ Hướng dẫn nhân viênChọn thẻ khác
01
TRÔNG NHƯ THẾ NÀO
Hướng dẫn trông thế nào.
Ba màn hình: trang hướng dẫn, hướng dẫn theo vai trò và quy ước đào tạo.
Ba điều cần biết
Trang mở đầu nói hỏi thế nào, điều không gửi vào ô hỏi và báo cho ai khi thấy câu trả lời sai.
Đọc tiếp
Ba khối, một trang.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
noi-bo.nhathom.example/huong-dan
✦Trợ lý nội bộNhà Thơm (mẫu)Tìm tài liệuC
Kho tài liệuPhân quyềnHỏi đápKiểm tra quyềnNhật kýHướng dẫn
Hướng dẫn nhân viên
Dùng trợ lý nội bộ · bản 1Hỏi thế nào
Nêu rõ việc cần biết1
Mỗi lần một câu hỏi
Không gửi vào ô hỏi
Mật khẩu, mã đăng nhậpKhông
Thông tin cá nhân của khách2Không
Thấy câu trả lời sai
Báo choCSKH A (mẫu)3
- 1Hướng dẫn mở đầu bằng cách hỏi: nêu rõ việc cần biết, mỗi lần một câu.
- 2Mật khẩu và thông tin cá nhân của khách không gửi vào ô hỏi. Hướng dẫn nói rõ điều này.
- 3Thấy câu trả lời sai thì báo CSKH A (mẫu), kèm mã hội thoại để tra lại.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Bốn vai trò, bốn hướng dẫn
Mỗi vai trò có việc hay hỏi riêng và cột đã đọc. Nhìn vào đó biết ai cần được nhắc đọc hướng dẫn.
Đọc tiếp
Ba người đã đọc, một chưa.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
noi-bo.nhathom.example/huong-dan/vai-tro
✦Trợ lý nội bộNhà Thơm (mẫu)Tìm tài liệuC
Kho tài liệuPhân quyềnHỏi đápKiểm tra quyềnNhật kýHướng dẫn
Hướng dẫn theo vai trò
Bốn vai trò · ngày 05/10| Vai trò | Việc hay hỏi | Đã đọc |
|---|---|---|
| Chủ shop (mẫu) | Tài liệu và quyền1 | Đã đọc |
| Sale A (mẫu) | Sản phẩm, đổi trả | Đã đọc |
| CSKH A (mẫu) | Giao hàng, khiếu nại2 | Đã đọc |
| Marketing A (mẫu) | Chọn mùi, câu hỏi thường gặp | Chưa đọc3 |
- 1Mỗi vai trò có việc hay hỏi riêng. Chủ shop (mẫu) hỏi nhiều về tài liệu và quyền.
- 2CSKH A (mẫu) hay hỏi về giao hàng và khiếu nại, nên hướng dẫn lấy ví dụ từ hai việc này.
- 3Marketing A (mẫu) chưa đọc hướng dẫn. Cột đã đọc cho biết ai cần được nhắc.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Quy ước đào tạo nhân viên
Phiếu ghi mỗi vai trò một hướng dẫn, đọc xong thì ghi ngày, và có đường báo câu trả lời sai.
Đọc tiếp
Ba mục, một người duyệt.
MÔ PHỎNG · SỐ MẪU
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Quy ước đào tạo nhân viên – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Quy ước đào tạo nhân viên
Trợ lý nội bộ · CSKH A (mẫu) viết · Chủ shop (mẫu) duyệt · ví dụ giả định
Mỗi vai trò một hướng dẫn1
Hướng dẫn nói vai trò đó hay hỏi gì, xem được gì và không xem được gì. Viết bằng ví dụ của chính công việc.
Đọc xong thì ghi nhận2
Nhân viên đọc xong có ghi ngày. Người mới đọc trước khi dùng trợ lý.
Có đường báo câu trả lời sai3
Hướng dẫn nói báo cho ai, kèm mã hội thoại. Người nhận ghi lại và sửa tài liệu nếu cần.
- 1Mỗi vai trò một hướng dẫn, viết bằng ví dụ từ chính công việc của vai trò đó.
- 2Đọc xong thì ghi ngày. Người mới đọc trước khi dùng trợ lý lần đầu.
- 3Hướng dẫn nói báo câu sai cho ai. Người nhận ghi lại và sửa tài liệu nếu cần.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗
02
LÀM NHƯ THẾ NÀO
Năm bước viết hướng dẫn nhân viên.
Bắt đầu từ những câu mỗi vai trò hay hỏi.
- 01Hỏi từng vai trò những việc hay phải tra cứu, rồi gom thành ví dụ.
- 02Viết cách hỏi: nêu rõ việc cần biết, mỗi lần một câu hỏi.
- 03Ghi điều không gửi vào ô hỏi, như mật khẩu và thông tin cá nhân của khách.
- 04Ghi người nhận khi thấy câu trả lời sai, kèm mã hội thoại cần đưa.
- 05Phát hướng dẫn cho từng vai trò, ghi ngày đọc, rồi nhắc người chưa đọc.
Bạn đưa vào
- Vai trò
- Việc hay hỏi
- Điều không gửi
- Người nhận báo sai
Hướng dẫnONMATE cùng doanh nghiệp
Bạn nhận lại
- Bốn hướng dẫn theo vai trò, có ngày đọc và đường báo câu trả lời sai.
Tài liệu tham khảo:Claude: hạn chế thông tin không có căn cứ ↗
03
CẦN CHUẨN BỊ GÌ
Cần chuẩn bị gì cho hướng dẫn.
Cần danh sách vai trò, ví dụ câu hỏi thật và tên người nhận báo sai.
NGUYÊN TẮC
Hướng dẫn viết theo vai trò, bằng ví dụ của chính công việc. Có ngày đọc, và có người nhận khi câu trả lời sai.
BẢNG HƯỚNG DẪN
docs.google.com/spreadsheets
nhathom-huong-dan-nhan-vienTệp Chỉnh sửa Xem Chèn Định dạng Dữ liệu
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nhóm | Số vai trò | Có hướng dẫn | Đã đọc |
| 2 | Quản lý | 11 | 1 | 1 |
| 3 | Khiếu nại, bán hàng | 2 | 2 | 2 |
| 4 | Marketing | 1 | 1 | 02 |
| 5 | Cộng | 4 | 4 | 33 |
Theo nhómGhi chú
- 1Nhóm quản lý có một vai trò và đã có hướng dẫn riêng.
- 2Nhóm marketing có hướng dẫn nhưng chưa ai đọc. Cần nhắc Marketing A (mẫu).
- 3Cộng bốn vai trò đều có hướng dẫn, ba vai trò đã đọc.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Theo vai trò
Mỗi vai trò một bảnVí dụ thật
Lấy từ công việcNgày đọc
Ghi khi đọc xongBáo câu sai
Có người nhậnBộ tài nguyên4 mục
- GốcCâu hỏi thậtCác việc từng vai trò hay hỏi.
- BảngBảng hướng dẫnNhóm, có hướng dẫn, đã đọc.
- Quy ướcĐiều không gửiMật khẩu, thông tin cá nhân của khách.
- DuyệtQuy ước đào tạoChủ shop (mẫu) duyệt.
Xem đủ thông số và ghi chú
- Nguồn
- NIST AI RMF Trang giới thiệu khung của NIST. Đọc để biết khung đề cập đến người dùng hệ thống AI ra sao.
- Nguồn
- OWASP Top 10 cho LLM Danh sách rủi ro cho ứng dụng dùng mô hình ngôn ngữ lớn. Đọc để chọn những điều cần dặn nhân viên.
- Nguồn
- Claude: giảm bịa Trang về giảm câu trả lời bịa. Đọc để xem các gợi ý, rồi chọn điều cần dặn nhân viên.
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn ↗Claude: hạn chế thông tin không có căn cứ ↗
04
ĐO ĐIỀU GÌ
Đọc hướng dẫn nhân viên.
Đếm vai trò có hướng dẫn riêng, nhân viên đã đọc và hướng dẫn có ghi cách báo câu sai.
CẦN ĐO
Đủ điều kiện chỉ nói có hướng dẫn và có người đọc, không nói làm đúng.
ĐỌC HƯỚNG DẪN
docs.google.com/document/d/1AbC…/edit
Đọc hướng dẫn nhân viên – Nhà Thơm (mẫu)
Chia sẻTệpChỉnh sửaXemChènĐịnh dạngCông cụ
Đọc hướng dẫn nhân viên
Hướng dẫn ngày 05/10 · số mục đủ điều kiện · ví dụ giả định
| Điều kiện | Số mục | Trên tổng | Đọc |
|---|---|---|---|
| Vai trò có hướng dẫn riêng | 4 | 4 | Đủ1 |
| Nhân viên đã đọc hướng dẫn | 3 | 4 | Còn một2 |
| Hướng dẫn ghi cách báo câu sai | 1 | 1 | Đủ3 |
- 1Cả bốn vai trò có hướng dẫn riêng, đúng với việc hay hỏi của vai trò.
- 2Ba trên bốn nhân viên đã đọc. Còn một người cần được nhắc đọc.
- 3Hướng dẫn có ghi cách báo câu sai. Đủ điều kiện chỉ nói có hướng dẫn, không nói nhân viên làm theo.
Giao diện và số liệu minh họa cho thương hiệu giả định Nhà Thơm; không phải kết quả của khách hàng.
Cách đọc số · số mẫu
| Chỉ số | Cho biết | Cần xem lại khi |
|---|---|---|
| Theo vai trò | Mỗi vai trò một bản | Một bản chung |
| Đã đọc | Có ngày đọc | Không biết ai đọc |
| Báo câu sai | Có người nhận | Không biết báo ai |
| Điều không gửi | Ghi rõ trên trang | Chỉ dặn miệng |
CÁCH ĐỌC
Cả bốn vai trò có hướng dẫn riêng, ba trên bốn nhân viên đã đọc.
Đọc tiếp
Hướng dẫn có ghi cách báo câu sai.
LƯU Ý
Bảng chỉ đếm hướng dẫn và ngày đọc, không đo nhân viên có làm theo hay không.
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗
05
CÁCH TRIỂN KHAI
Cách xử lý các tình huống thường gặp.
Số trong bảng là số mẫu để minh họa cách đọc, không phải kết quả dự kiến.
Nhân viên mới không biết hỏi gì
Bắt đầu từ ví dụ thật.
- Gom năm câu mỗi vai trò hay hỏi
- Viết thành ví dụ trong hướng dẫn
- Cho nhân viên mới thử hỏi
- Bổ sung ví dụ từ câu hỏi lạ
Có người lỡ gửi thông tin khách
Bắt đầu từ điều không gửi.
- Liệt kê điều không gửi vào ô hỏi
- Đặt ở đầu trang hướng dẫn
- Thêm lời nhắc cạnh ô hỏi
- Ghi người nhận khi lỡ gửi
Câu trả lời sai không ai báo
Bắt đầu từ đường báo.
- Chọn người nhận báo câu sai
- Ghi cách báo kèm mã hội thoại
- Người nhận ghi lại từng ca
- Sửa tài liệu nếu cần
DẤU HIỆU
Nhân viên chưa đọc hướng dẫn
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Một vai trò chưa có ngày đọc |
| Nguyên nhân | Hướng dẫn chưa được gửi riêng cho vai trò |
| Việc cần làm | Gửi hướng dẫn, nhắc đọc, ghi ngày |
Cột đã đọc còn trống.
DẤU HIỆU
Nhân viên hỏi quá dài
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Câu hỏi dài, nhiều ý, câu trả lời lan man |
| Nguyên nhân | Hướng dẫn chưa có ví dụ cách hỏi |
| Việc cần làm | Thêm ví dụ hỏi ngắn, mỗi lần một câu |
Câu hỏi nhiều ý, trả lời lan man.
DẤU HIỆU
Báo câu sai mà không ai xử lý
| Chỉ số | Giá trị |
|---|---|
| Hiện tượng | Câu báo sai chưa có người trả lời |
| Nguyên nhân | Hướng dẫn chưa nói rõ ai nhận |
| Việc cần làm | Ghi tên người nhận, nhắc xem hằng tuần |
Phản hồi nằm đó nhiều ngày.
Tài liệu tham khảo:OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn ↗
06
TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU
Danh sách kiểm tra.
Đánh dấu từng mục để xem mức sẵn sàng. Trạng thái chỉ lưu trên trình duyệt của bạn.
0%SẴN SÀNG
Tài liệu tham khảo:Claude: hạn chế thông tin không có căn cứ ↗
NHỚ NHANH
Sáu phần việc, từ kho tài liệu đến hướng dẫn nhân viên.
Chọn một ô để quay lại đúng phần nội dung ở trên.
01
NĂM BƯỚC TRIỂN KHAI
ONMATE làm gì, và doanh nghiệp nhận lại được gì.
Mỗi bước kết thúc bằng một thứ xem được. Bấm một bước để xem việc làm và thứ được bàn giao.
01 · Chuẩn bị
02 · Xây và thử
03 · Vận hành
BƯỚC 01
Chọn việc cần giao
Việc lặp, đầu vào, đầu ra, người chịu trách nhiệm.
Bàn giaoPhạm vi thử nghiệmBƯỚC 02
Chuẩn bị kiến thức, dữ liệu
Tài liệu đã duyệt, quy tắc, quyền truy cập.
Bàn giaoKho kiến thứcBƯỚC 03
Dựng và nối công cụ
Kịch bản, kết nối kênh và hệ thống đang dùng.
Bàn giaoBản chạy thửBƯỚC 04
Kiểm thử với tình huống thật
Bộ câu hỏi thử, ca lỗi, ca phải chuyển người.
Bàn giaoBáo cáo kiểm thửBƯỚC 05
Vận hành, theo dõi, điều chỉnh
Đọc nhật ký, sửa quy tắc, mở rộng dần.
Bàn giaoNhật ký và báo cáoTài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
02
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Những câu hay được hỏi trước khi bắt đầu.
Chọn một chủ đề. Câu trả lời nói rõ cả điều làm được lẫn điều không ai bảo đảm được.
Trợ lý có thấy hết tài liệu của công ty không?
Không. Mỗi vai trò chỉ được hỏi về tài liệu trong phạm vi quyền; trợ lý kiểm tra quyền trước khi trả lời và từ chối kèm cách xin quyền.
Dữ liệu có bị gửi ra ngoài không?
Tùy mô hình và hạ tầng bạn chọn. ONMATE nêu rõ dữ liệu đi qua đâu, dẫn tới điều khoản của nhà cung cấp và quy định dữ liệu cá nhân hiện hành; đây không phải tư vấn pháp lý, hãy xác nhận với người có chuyên môn.
Trợ lý trả lời sai thì sao?
ONMATE giới hạn nguồn, kèm nguồn trong câu trả lời và có nút phản hồi để báo sai; không có hệ thống nào đúng tuyệt đối nên cần người cập nhật tài liệu và theo dõi phản hồi.
Sau khi chạy còn phải làm gì?
Cần cập nhật tài liệu khi chính sách đổi, rà ma trận quyền khi cơ cấu thay đổi và đọc nhật ký truy cập. Thời gian theo dõi tùy số tài liệu và số vai trò.
Bao lâu thì có bản chạy thử?
Tham khảo: quy mô nhỏ (một việc, một kênh) khoảng 2–3 tuần; quy mô vừa (nhiều kênh, nhiều kịch bản) khoảng 4–6 tuần; quy mô lớn (tích hợp CRM, ERP) khoảng 2–3 tháng. Con số chốt sau khi khảo sát việc, dữ liệu và hệ thống của bạn.
Chi phí tính thế nào?
Theo phạm vi: số việc, số kênh, số hệ thống kết nối, mức kiểm thử và thời gian vận hành. Phí dùng mô hình AI hoặc công cụ tự động hóa trả riêng cho nhà cung cấp theo gói của họ. ONMATE đề xuất sau khi xem việc cần giao; trang này không nêu giá.
Tài liệu tham khảo:NIST: khung quản lý rủi ro AI ↗OWASP: Top 10 rủi ro cho ứng dụng mô hình ngôn ngữ lớn ↗Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân ↗
03
BẮT ĐẦU
Kể điều bạn cần, bắt đầu từ đây.
Chỉ cần họ tên và số điện thoại. Các mục còn lại bỏ trống cũng được.
Yêu cầu đã sẵn sàng
Yêu cầu chưa được gửi. Bạn có thể sao chép nội dung và gửi qua Messenger hoặc kênh liên hệ bên dưới để bắt đầu trao đổi.
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Dịch vụ
- Điều cần trao đổi
- Ngân sách